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1、武桥重工集团股份有限公司人事档案管理制度第一章 总 则第一条 为适应新形势发展的要求，进一步加强和改进人事档案管理工作，促进人事档案管理的科学化、标准化、规范化，有效地保护和利用档案，更好地为企业和员工服务，根据中华人民共和国档案法的有关规定，特制定本制度。第二条 人事档案管理工作，必须严格贯彻执行国家有关档案、保密的法律、法规和制度，确保人事档案的完整和安全。第二章 人事档案内容和分类第三条 人事档案的材料应历史地、全面地反映情况。其内容及分类：第一类 履历材料。包括：干部履历表、登记表、简历表、军人登记表，履历变 化情况等归到本类。第二类 自传材料；记载个人有关事项的材料。包括：自传和属于
2、自传性质的材料；第三类 考察、考核、鉴定材料；审计工作形成的材料。包括：考察材料；在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；定期考核材料，年度考核登记表、转业等鉴定材料。第四类 学历学位材料；职业（任职）资格考试材料；评（聘）专业技术职务（职称）材料；反映个人科研学术水平的材料；包括：（一）学历学位材料：高中、中专、高等院校毕业生登记表；普通高等教育、自学考试、党校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，学生登记表，学习成绩表， 毕业生登记表，授予学位的材料，论文评审材料，毕业证书、学位 证书复印件，党校学历证明。（二）职（执）业资格考试材料和评（聘）专业技术职务（职称）材料
3、：职（执）业资格考试合格人员登记表或职（执）业资格证书复印件；专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批等材料。（三）反映个人科研学术水平的材料：科研工作及个人表现评定材料，业务 考绩材料；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。（四）培训材料：为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、 结业登记（鉴定）表等材料。第五类 政 审材料；更改（认定）姓名、名族、籍贯、国籍、入党、入团时间。第六类 党、 团组织建 设工作中形成的材料。包括：中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；民主评议党员组织意见，党员登记表、上 级组织意见；中国共产
4、主义青年团入团志愿书等材料。第七类 表彰奖励材料：包括 :表彰、嘉 奖、记功和授予荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料等。第八类 涉纪涉法材料。包括： 处分决定、免予处分的意见、上级批复，核 实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除（变更、撤销）处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书公安机关作出行政拘留、限制人身自由。没收违法所得、收 缴非法财物、追缴违法所得的行政处理决定等。第九类 工资、任免、出国（境）、会 议代表材料。包括：（一）工资、待遇材料：新增人员工资审批表、转
5、正定级审批表，工资变动（套改）表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发（恢复）通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。（二）任免材料：聘用审批表；应征入伍、退伍军人登记表，招工审批表；解聘材料；干部任免审批表及相应考察材料；干部试用期满审批表；干部调动审批材料；军人转业（复员）审批表；退（离）休审批表等材料。自愿辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，辞退决定的材料。（三）出国、出境材料：首次因公出国（境）人员审查表，在国（境）外表现情况或鉴定等材料。第十类 有保存价值的材料。包括：（一）健康检查和处理工伤事故材料：录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤伤
6、残诊断书，确定致残等级材料。（二）其他材料：毕业生就业报到证（派遣证），人事争议仲裁裁决书（调解书）；劳动合同、解除劳动合同书。第三章 人事档案管理范围第四条 人事档案由人事主管部门保管。1、人事档案的保管集团 聘用人员人事档案由集团人力资源部统一管理。聘用人 员的档案原则上交由集团统一保管。股份公司、控股公司所属各子、分公司自行招聘的人员其人事档案由所属单位书面申请经集团人力资源部审核后，可纳入统一管理范围。子、分公司人事部 门负责收集、整理后移交集团人力资源部。（人事档案转移单见附件 1。）2、无原始档案的处理应交由集团统一保管的人事档案，档案不能及时转入的，应由本人填写无原始档案声明（见
7、附 2），由集团为其建立在集团工作期间的人事档案记录。3、解除劳动合同人员档案分别按以下方式处理：员工离职需向人力资源部缴纳全年档案托管费（暂定 120 元）如有确定接收单位的，根据对方单位出具的调档函，由人力资源部通过机要文件形式邮寄到其新单位，未确定接收单位的， 则托管到武汉市汉阳区人力资源和社会保障局。该费用为代收费用，具体标准以人事档案托管部门收费标准为准；超出一年继续托管的，后续托管费用自行办理。第四章 人事档案材料的收集、审核与归档第五条 档案材料的收集归档，必须严格按照中组部发人事档案材料收集归档规定认真执行。第六条 人事档案管理部门必须严格审核归档材料，重点审核：（一）归档材料
8、是否对象明确、齐全完整。归档材料必须对象明确，来源清楚，材料齐全。对头尾不清，来源不明的材料，要查清注明后在归档，凡是 查不清楚或对象不明确的材料，不能归档。（二）归档材料是否文字清楚、真实准确。归档材料必须字迹清楚，易于辨认，内容真实，客观准确。（三）归档材料一般应当为原件，证书、证件等特殊情况需要复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或人事部门公章。第七条 符合归档要求的材料，必须在接收半个月内归入本人档案。第五章 人事档案材料的整理第八条 人事档案整理工作的基本任务是将收集起来的每个员工的档案材料进行审核、分类、排序、编目、技 术加工和装订成卷，并在此基础上，不断对档案内
9、容进行补充。档案管理工作的要求是：严格审核、准确分类、排列有序、目录清楚、装订整 齐。第九条 每类人事档案材料，都要依据材料之间的内在联系或材料的形成时间排列顺序。每类档案材料排序后，应用铅笔在每份材料首页的右上角编写类号和顺序号，并在其右下角逐页编写页数。凡有图文的页面，每面计算为一页，有封面的材料从封面开始计算。空白纸 和托裱用的衬页纸不计页数。复印和原件应视为一份材料，统一编写页数。第十条 每卷人事档案，必须有详细的档案材料目 录。目录是查阅档案内容的索引，要认真进行编写。具体要求：（一）档案材料应按照排列顺序，逐份逐项地进行编写，做到目录清楚，填写明确。书写目录要工整、准确、清楚、美
10、观，使用 规范的书写材料。档案目录不能粘贴涂改，要求统一使用 excel 表格或者其它软件制作档案目录（新版档案目录格式见附件一）（二）每类目录之前应注明材料类号和类别名称。（三）“序号”填写材料类 号和排列顺序号。材料 类号用大写的“一”至“十”，序号用阿拉伯数字。（四）“材料名称 ”根据材料 标题填写。没有 标题或标题不规范的，应另拟标题。并在备注栏中简要说明。（五）“材料形成 时间” ，一般采用材料落款时间。复印的档案材料，采用原材料形成时间。（六）“页数”填写材料页 数。（七）“备注”填写需要说 明的情况，包括附有考察材料的干部任免审批表、复印件等情况说明。（八）每类目录之后应留有适量
11、的空格，供补充档案材料时使用。第十一条 对纸张破损、幅面不规则，或字迹材料不符合 归档要求的档案材料，应进行技术加工。（一）对纸张破损或字迹材料不符合归档要求的档案材料，应采用复印、扫 描等方法进行复制。复制件应附在原件后，与原件作为一件。（二）幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整、文字不得损坏、便于阅读。剪裁时不得损坏档案材料内容，不要对档案进行过度裁剪。（三）幅面过小的材料应进行衬裱，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。（四）拆除档案材料上的订书钉、大头针、回形针等金属装订物。第十二条 每个档案材料，必须装订成卷。档案目录置于卷首，卷内材料排列顺序与目录相符。
12、档案材料应左边、下边、右边对齐，做到整齐、美 观、不掉页、不倒 页、不压字、不 损坏文件、方便 阅读。第十三条 档案卷夹材质符合档案保护要求卷夹背脊应附边签，用于书写档案编号、姓名、柜号等。书写姓名不得使用同音字。第六章 人事档案安全、保护、保密工作第十四条 为保证人事档案的安全，档案管理部门必须做到：（一）档案库房、档案人员办公室应两室分开。（二）档案库房要坚固，必须具备防火、防潮、防盗、通风、明亮等条件（注：温度为 14-24，相对湿度 45-65%）。第十五条 档案管理人员要认真贯彻和执行中华人民共和国档案法、 中华 人民共和国保守国家秘密法和人事档案工作有关规定，严格遵守安全保密制度，
13、保守党和国家的秘密，不准将归档范围之外的材料归入档案，不准擅自携带人事档案外出，不准擅自公布人事档案材料，不准私自或者允许他人涂改、伪造、撤换、增添或销毁档案材料。对违反档案工作法律和纪律，要视情节轻重和造成的后果，对负有主要责任的领导人员和直接责任人员进行批评教育，或给予党纪、政纪处分。第七章 人事档案查阅、借阅第十六条 人事档案的查阅、借阅事由。（一）在办理干部任免、考察、调动、工 资、福利待遇，政治 历史、学历、参加工作时间、年龄的审查，入党、入 团、组织处理、退休、治 丧等事项时，可 查阅、借阅档案。（二）档案一般不外借，如有特殊情况，必须借出使用时，本人写申请， 经主管部门负责人批准
14、，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。（三）查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，要爱护档案，严禁涂改、圈划、抽取撤换、拆散、损坏档案材料。 查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。（四）借用、查阅档案的单位和个人，不得擅自复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示人事档案主管部门经批准后才能复印。第八章 人事档案的转递第十七条 人事档案转递工作是指所在单位发生变化后，人事档案管理部门将其档案转给新的主管单位的一项工作。转递工作应符合以下要求：（一）转出和接收的档案必须做到信息准确、材料齐全、手续完备、整理规范，接收单位要在转递单的回执上签名盖章并退回原单位。（二）转出的档
15、案必须按统一规定的“转递人事档案材料通知单”（附件二）的项目详细登记，严密包封，通过机要交通转递，严禁邮寄或交交本人自带。第九章 附 则第十八条 本办法由集团公司人力资源部负责解释。第十九条 本办法自下发之日起施行。附件：1、人事档案转移单2、无原始档案声明3、转递人事档案材料通知单附件 1：人事档案转移单人事档案姓名数量档案接收单位档案封装人 日期： 年 月 日转移单位负责人签字备注附件 2：无原始档案声明本人 XXX，自 XXXX 年 XX 月 XX 日在武桥重工集团 xx 单位参加工作，因自身原因造成本人人事档案未能及时转入武桥重工集团股份有限公司。现申请自本人进入公司之日起，由公司重新建立本人在公司的档案记录，并郑重声明，本人原始档案与武桥重工无关，同时愿意承担由此可能造成的一切后果。声明人：xx日期：xxxx 年 x 月 x 日附件 3：武桥重工集团股份有限公司干部档案转递通知单存根【 】字第 号已将 等 同志的档案正本 卷，副本 卷,档案材料共 份,转往 年 月 日. .武桥重工集团股份有限公司干部档案转递通知单【 】字第 号：兹将 等 同志的档案材料转去，请按档案内所列目录清点查收，并将回执及时退回。武桥重工集团股份有限公司人力资源部年 月 日姓 名 转
