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1、7 总账系统日常业务处理通过总账系统日常业务处理的应用，掌握总账系统日常业务处理的相关内容，熟悉总账系统日常业务处理的各种操作，掌握凭证管理、出纳管理和账簿管理的具体内容和操作方法。7.1 总账系统日常业务处理的任务及相关资料1总账系统日常业务处理的任务在总账系统日常业务处理中，应完成以下任务：凭证管理包括填制凭证、审核凭证、凭证记账；出纳管理；账簿管理包括总账、科目余额表、明细账、辅助账的管理。2总账系统日常业务处理的相关资料 凭证管理1月份经济业务如下 ： 12日，市营一部陈明购买了 800 元的办公用品，以现金支付。附单据1张。借：营业费用 (5501) 800贷：现金 (1001) 8
2、00 13日，财务部王红从工行提取现金 7000 元，作为备用金。 ( 现金支票号 XJ001)借：现金 (1001) 7000贷：银行存款/工行存款。(100201) 7000 15日，收到瀚海集团投资资金10000美元，汇率 1：8.815。( 转账支票号ZZW001)借：银行存款/中行存款 (100202) 88150贷：实收资本 (3101) 88150 16日，经理办公室支付业务招待费1800元。 ( 转账支票号ZZR002)借：管理费用/招待费 (550205) 1800贷：银行存款/工行存款 (100201) 1800 18日，经理办公室孙宏出差归来，报销差旅费6000元，交回现
3、金1000元。借：管理费用/差旅费 (550204) 6000现金 (1001) 1000贷：其他应收款 (1133) 7000 出纳管理26日，市营二部王健借转账支票一张，票号ZZR003，预计金额6000元。要求：以“赵军”的身分进行填制凭证，凭证查询操作。以“王红”的身分进行出纳签字，现金、银行存款日记账和资金日报表的查询，支票登记操作。以“李力”的身分进行审核、记账、账簿查询操作。7.2 总账系统日常业务处理的具体应用以“赵军”的身分注册进入总账系统。操作员：“105”；密码：与设置103用户时一致。选择账套：“001山东济南宏达科技有限公司”；会计年度：默认；日期：默认。说明：1凭证
4、管理 填制凭证增加凭证输入一张完整的凭证 (业务 1) 执行“业务”“总账”-“凭证”“填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口。 单击“增加”按钮，增加一张空白凭证。 选择凭证类型“付款凭证”；输入制单日期；输入附单据数“1”。 输入摘要“购办公用品”；输入科目名称：“5501”，借方金额“800”，回车；摘要自动带到下一行，输入科目名称“1001”，贷方金额“800”。 单击“保存”按钮，弹出“凭证已成功保存 !”信息说明框，单击“确定”按钮。说明：采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，不能超过业务日期。凭证一旦保存，其凭证类别、 凭证编号不能修改。正文中不同行的摘要可以相 同也可以不同
5、，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。科目编码必须是末级的科目 编码。金额不能为“零”；红字以“-”号表示。可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光位置。增加凭证输入凭证的辅助核算信息 ( 业务2业务6)在凭证填制过程中，若某科目为“银行科目”、“外币科目”、“数量科目”、“辅助核算科目”，输完科目名称后，则须继续输入该科目的辅助核算信息。银行科目(业务2) 在填制凭证过程中，输完银行科目“100201”，弹出“辅助项”对话框。 输入结算方式“201”，票号“XJ001”，发生日期“2005-01-13”，单击“确认”按钮。 凭证输完后，单击“保存”按钮，若此张
6、支票未登记，则弹出“此支票尚未登记，是否登记?” 对话框。 单击“是”按钮，弹出“票号登记”对话框。 输入领用日期“2005-01-13”，领用部门“财务部”、姓名“王红”，限额“7000”，用途“备用金”，单击“确定”按钮。说明：选择支票控制，即该结算方式 设为支票管理， 银行账 辅助信息不能为空，而且该方式的票号应在支票登记簿中有记录。外币科目 (业务3) 在填制凭证过程中，输完外币科目“100202”，输入外币金额“10000”，根据自动显示的外币汇率“8.815”，自动算出并显示本币金额“88150”。 全输完后，单击“保存”按钮，保存凭证。说明：汇率栏中内容是固定的 ，不能输入或修改
7、。如使用变动汇率，汇率栏中显示最近一次汇率，可以直接在汇率栏中修改。辅助核算科目部门核算 ( 业务4) 在填制凭证过程中，输完部门核算科目“550205”，弹出“辅助项”对话框。 选择输入部门“经理办公室”。 单击“确认”按钮。辅助核算科目个人往来（业务5） 在填制凭证过程中，输入个人往来科目“1133”后，弹出“辅助项”对话框。 选择输入部门“经理办公室”，个人“孙宏”，发生日期“2005-01-18”。 单击“确认”按钮。说明：在输入个人信息时，若不输“部门名称” 只输“个人名称”时， 系统将根据所输个人名称自动输入其所属的部门。查询凭证 执行“凭证”“查询凭证”命令，打开“凭证查询”对话
8、框。 选择输入查询条件，单击“辅助条件”按钮，可输入更多查询条件。 单击“确认”按钮，进入“查询凭证”窗口。 双击某一凭证行，则屏幕可显示出此张凭证。说明：由各业务子系统生成的凭证 ，会自动传递到总账子系统，因此在查询凭证时可以查询到，并在审核、记账时同时对这些凭 证进行处理。修改凭证 执行“凭证”“填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口。 单击“查询”按钮，输入查询条件，找到要修改的凭证。 对于凭证的一般信息，将光标放在要修改的地方，直接修改；如果要修改凭证的辅助项信息，首先选中辅助核算科目行，然后将光标置于备注栏辅助项，待鼠标变形时双击，弹出“辅助项”对话框，在对话框中修改相关信息。 单击“
9、保存”按钮，保存相关信息。说明：未经审核的错误凭证可通过 “填制凭证”功能直接修改；已 审核的凭证应先取消审核后，再进行修改。若已采用制单序时控制，则在修改制单日期时， 该日期不能在上一张凭证的制单日期之前。若选择“不允许修改或作废他人填制的凭证”权限控制， 则 不能修改或作废他人填制的凭证。如果涉及银行科目分录中已 录入支票的信息，并对该支票做过报销处理，修改操作将不影响 “支票登记 簿”中的内容。外部系统传过来的凭证不能在 总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。冲销凭证 在“填制凭证”窗口，执行“制单”“冲销凭证”命令，打开“冲销凭证”对话框。 输入条件：选择“月份”、“凭
10、证类别”；输入“凭证号”等信息。 单击“确定”按钮，系统自动生成一张红字冲销凭证。说明：通过红字冲销法增加的凭证 ，应视同正常凭证进行保存和管理。制作红字冲销凭证，将错误凭证冲销后， 需要再编制正确的蓝字凭证进行补充。删除凭证作废凭证 先查询到要作废的凭证。 在“填制凭证”窗口中，执行“制单”“作废/恢复”命令。 凭证的左上角显示“作废”，表示该凭证己作废。说明：作废凭证仍保留凭证内容及 编号，只显示“作废” 字样。作废凭证不能修改，不能审核。在记账时，已作废的凭证应参与记账， 否则月末无法结账，但不对作废凭证作数据处理，相当于一张空凭证。账簿查询时，查不到作废凭证的数据。若当前凭证己作废，可
11、执行“编辑” “作废/恢复” 命令，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。整理凭证 在“填制凭证”窗口中，执行“制单”“凭证删除/整理”命令，打开“选择凭证期间”对话框。 选择要整理的“月份”。 单击“确定”按钮，打开“作废凭证表”对话框。 选择真正要删除的作废凭证。 单击“确定”按钮，系统将这些凭证从数据库中删除并对剩下凭证重新排号。说明：如果作废凭证不想保留 时，则可以通过“凭证删除/ 整理”功能，将其彻底删除， 并对未记账凭证重新编号。只能对未记账凭证作凭 证整理。己记张凭证作凭证整理 ，应先恢复本月月初的记账前状态，再作凭证整理。 出纳签字更换操作员 在“总账系统”的初始窗口，执行
12、“系统”“重新注册”命令，进入“注册总账”窗口。 以“王红”的身分重新注册总账系统，单击“确定”按钮。说明：凭证填制人和出纳签字人可以 为不同的人，也可以为同一个人。按照会计制度规定，凭证的填制与审核不能是同一个人。在进行出纳签字和审核之前 ，通常需先更换操作员。出纳签字 执行“凭证”“出纳签字”命令，打开“出纳签字”查询条件对话框。 输入查询条件：单击“全部”单选按钮，输入月份“2005.01”。 单击“确认”按钮，进入“出纳签字”的凭证列表窗口。 双击某一要签字的凭证或者单击“确定”按钮，进入“出纳签字”的签字窗口。 单击“签字”按钮，凭证底部的“出纳”处自动签上出纳人姓名。 单击“下张”
13、按钮，对其他凭证签字，最后单击“退出”按钮。说明：涉及指定为现金科目和银行科 目的凭证才需出纳签字。凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有取消签字后才可以 修改或删除， 取消签字只能由出纳人自己进行。凭证签字并非审核凭证 的必要步骤。若在设置总账参数时，不选择“出纳凭证必须 经由出纳签字”，则可以不执行“出纳签字”功能。可以执行“签字”“ 成批出纳签 字” 功能对所有凭证进行出纳签字。 审核凭证以“李力”的身分重新注册总账系统。 执行“凭证”“审核凭证”命令，打开“凭证审核”查询条件对话框。 输入查询条件，单击“确认”按钮，进入“凭证审核”的凭证列表窗口。 双击要审核的凭证或单击“确定”按钮，
14、进入“凭证审核”的审核凭证窗口。 检查要审核的凭证，无误后，单击“审核”按钮，凭证底部的“审核”处自动签上审核人姓名。 单击“下张”按钮，对其他凭证签字，最后单击“退出”按钮。说明：审核人必须具有审核权。当通 过“ 凭证审核权限”设置了明细审核权限时，还需要有对制单人所制凭证的审核权。作废凭证不能被审核，也不能被标错。审被人和制单人不能是同一个人 ，凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可修改或删除，己标记 作废的凭证不能被审核， 需先取消作 废标记后才能审核。 凭证记账以“李力”的身分重新注册总账系统。记账 执行“凭证”“记账”命令，进入“记账”窗口。 第一步，单击“全选”按钮
15、，选择所有要记账的凭证。单击“下一步”按钮。 第二步，显示记账报告。如果需要打印记账报告，可单击“打印”按钮。如果不打印记账报告，单击“下一步”按钮。 第三步，记账。单击“记账”按钮，打开“试算平衡表”对话框，单击“确认”按钮，系统开始登录有关的总账和明细账、辅助账。登记完后，弹出“记账完毕”信息说明对话框。 单击“确定”，记账完毕。注意 ：第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。上月未记账，本月不能记账。未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围。作废凭证不需审核可直接记账 。记账过程一旦因断电或其他原因被中断后 ，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据， 然后再重新记账。取消记账激活“恢复记账前状态” 菜单 在总账初始窗口，执行“期末”“对账”命令，进入“对账”窗口。 按 Ctrl+H 键，弹出“恢复记账前状态功能己被激活”信息说明框。 单击“确定”按钮，单击“退出”按钮。说明：如果退出系统后又重新进入系 统，或在“对账” 中按“Ctrl+H” 键，将重新隐藏“恢复记账前状态”功能。取消记账 执行“凭证”“恢复记账前状态”命令，打开“恢复记账前状态”对话框。 单击“最近一次记账前状态”单选按钮。 单击“确定”按钮，弹出“恢复记账完毕”信息说明对话框，单击“确定
