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1、 ACO 有限公司【办公设备、办公文具管理办法】第 1 页 共 6 页ACO 有限公司办公设备、办公文具管理办法一、合理管理及节约公司办公成本，特制定本办法。二、本办法适用于公司办公设备的使用、维护与办公文具的领用及采购的管理。三、行政部负责本标准制定、修改、废止的起草工作。总经理负责本标准制事实定、修改、废止的核准。本办法由行政部实施和管理。 四、办公设备的管理办法（一）电话的管理：1、将电话管理予以合理化以利业务进行，充分发挥电话的最大效力，节省成本。2、凡隶属使用本公司的国内外长途电话及市内电话（含公私事） ，依本标准所规范的体制管理。3、管理办法（1）行政秘书接转总机应迅速、准确、用语
2、简练、清晰、礼貌、耐心、应使用“您好” 、 “请” 、 “对不起”等礼貌用语。（2）总机接听外线电话的基准用语为“您好，公司” ，当对方告知分机电话号码时，说“请稍等” ；如分机占线，说“对不起，电话在占线，请稍后再打。 ”（3）总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次没人接听即挂线。（4）办公人员上班时间不得与人在电话中闲聊，不得偷听或泄露公务机密。（5）不得在总机拨挂电话，非相关人员不得在总机上操作。（6）电话使用时间控制在 5分钟内，最多不得超过 10分钟，长话短说。使用前应对洽谈内容稍加构思记录。（7）各部门人员遇电话铃响时，应马上拿起话简，不等对方讲话，得先说出公司、部门名称。凡外
3、来电话，接话人外出时，应由总机或部门人员礼询对方事由、留言转告。（8）长途电话使用 公司尽可能使用如 IP电话等节省成本的方式拨打长途电话。 总台在每次拨打长话前应登录长途电话使用登记表备查。员工每次拨打长话前应登录长途电话使用登记表 。注意长话短说，非重大紧急情况，严禁用公司电话处理私人事务。 每月初管理部应将上月长途电话使用登记表与电信局的长途电话清单朝晖 行核对，核算出各部门的长话费用，对于私务的话费，应从其工资中扣除，情节严重者依奖惩处罚相关条例处理。（二）传真机的管理 ACO 有限公司【办公设备、办公文具管理办法】第 2 页 共 6 页1、传真机的使用申请、登记、维修等作业依本标准的
4、规定办理。2、传真机设置于行政区内，由行政秘书负责收发、登记、统计、报告等到作业。3、传真机的使用，仅限定业务上的连接，非业务（私用）一律禁止文件的收发（传真）事宜，倘有非业务使用者，初犯记小过，累犯记大过处分。4、凡员工因公须使用传真机时，应填写“文件传真申请单” ，并附有关传真机文件及说明理由，经行政总监批示后，送行政秘书办理。5、行政秘书凭“文件传真传出申请单”之核定后，才得办理对外传送作业，作业完毕应登记于“文件传真传出登记簿”内，原稿发还原申请人。6、文件对外传送后，在“文件传真出登记簿”内须记明发文编号、申请人姓名、传真日期、时间、事由、收文人姓名、收文（电传）号码等,于每月底影印
5、一份后，翌月一日（下班前）送总管理处核阅，逾期未报时，主办人员应记警告处分。7、凡外来公务文件（含内部传入） ，由行政秘书登记于“文件传真传入登记簿”内，并记明来文编号，来文者姓名，传真日期、时间、事由、经办（收文）人姓名等，于每月底影印一份后次月一日（下班前）呈行政总监核阅，逾期未报时，主办人员应记警告处分。8、行政秘书因公外出或下班时，由其他行政人员暂代行其职务，并确实作好开关机作业（节假日、休假日一律关机） 。9、行政秘书应随时注意纸张及机器的维护。（三）复印机的管理1、为有效使用复印机，控制复印内容及数量，特制定此制度。2、本公司复印机操作人员及所有需复印者，依本制度执行。3、行政部负
6、责本标准制定、修改、废止的起草工作。行政部负责本标准制定、修改、废止的核准。4、管理办法（1）复印机由行政部秘书使用及保管，其他人员未经允许不得自行开机。（2）需复印文件资料者要登录复印文件登记表 ，详填复印时间、内容、张数。复印机管理人员核对无误后方可予以复印。（3）禁止复印公司机密资料和非公务资料（因特殊需要、经部门主管核准才可复印） 。5、维护（1）复印机管理人员应严格遵照操作手册进行操作。（2）平时随手保养，保持复印清洁。（3）定期（每月一次）请专业公司进行维护。五、办公用具的管理办法 ACO 有限公司【办公设备、办公文具管理办法】第 3 页 共 6 页（一）文具的分类：本公司文具用品
7、分为消耗品、管制消耗品、管制品等到三种。1、消耗品：刀片、胶水、胶带、大头针、回型针、橡皮盘、笔记本、复写纸、标内贴、使用笺、各类印刷表单、橡皮擦、铅笔、圆珠笔、钉书针、直尺等。2、管制消耗品：名片、签书笔、钢笔、白板笔、荧光笔、修正液、电池、印泥、卷宗夹、美工刀、邮票、笔筒等。3、管制品：钉书机、打孔机、打码机、会计章、日期戳、职章、公司章、计算机、卷尺等。（二）领用管理原则：依文具用品的分类不同而异1、一般文具：文具申请由各部门填写文具领用申请单 ，交行政总务部采购员统一采购。2、名片：名片的申请须因公务按实际需要填写签呈表 。注明印刷内容、数量，经部门主管签认后，送交采购部申购。如制作数
8、码名片需凭免费生产单交制作中心或金亮冲印部生产。3、在职及新进员工由该部门主管提出文具申请单，向行政部申领文具。人员离职时，应将剩余文具一并缴交至所属部门交接人，并由行政部督办。4、印刷品领用 一般印刷品（如名片、信封、便用笺、表格）的印刷、申购、保管均由库房负责，各部门特殊用途的表单及印刷品则自行保管。 印刷品如属部门特殊专用表单、应填写签呈表 ，在需求日前两周交采购部统一采购。六、办公用具采购原则由采购部统一向文具批发商采购，并于采购前经比价部多家比价后，选定其价廉物美的批发商进行采购，其必需品或采购不易或耗用量较大者，应酌予库存；特殊文具紧急措施需用时，可经总经理或人力资源中心总监同意授
9、权各部门自行采购。七、本办法由行政部负责制订修改，解释权归属行政部，自下文之日起执行。附件 1：长途电话使用登记表附件 2：文件传真申请单附件 3：文件传真传出登记簿附件 4：文件传真传入登记簿附件 5：复印文件登记表附件 6：文具领用申请表 ACO 有限公司【办公设备、办公文具管理办法】第 4 页 共 6 页附件 1：长途电话使用登记表长途电话使用登记表部门： 月份： 日 期 使用人 电话号码 通话事由 通话时间 确 认 批 准说明：1、不得使用长途电话处理私人业务；2、使用长途电话，事前应做好通话内容准备。附件 2：文件传真申请单文件传出申请单申请（发文）单 位收 文单 位发 文 时 间
10、年 月 日 时 分事 由收文（FAX）号 码 收 文 姓 名行政经理 主管 申请人核 准附件 3：传真传出登记簿传真传出登记簿月份： 发 出日 期发出时间 传 真 内 容 收文单位 收件人 发出部门 经手人 核准人 ACO 有限公司【办公设备、办公文具管理办法】第 5 页 共 6 页附件 4：传真传入登记簿传真传入登记簿月份： 接 收日 期接收时间 传 真 内 容 发文单位 发件人 收文部门 收件人 经手人附件 5：复印文件登记表复印文件登记表月份： 份数序号 日期 原稿页数A3 A4 B4 B5 使用部门 使用人 备注 ACO 有限公司【办公设备、办公文具管理办法】第 6 页 共 6 页附件 6：文具领用申请表文具领用申请表部 门： 年 月 日类别 项目 合计上月库存采购数量 单价金额合计 备注剪刀美工刀钉书机打孔机管制品类 米达尺白板笔荧光笔修正液补充液印台（泥）右上弹簧夹中间弹簧夹右上强力夹管制消耗品类中间强力夹圆珠笔（蓝）圆珠笔（红）笔记本复写纸标签胶水胶带（厚）胶带（簿）大头针回形针订书机橡皮筋消耗品类橡皮擦其他类总 计总务部： 部门主管： 单位主管： 制表人：
