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1、工厂应如何过外贸公司出口流程？(2007-07-28 10:54:06) 转载分类： 国际贸易知识集锦 通过外贸公司出口型企业跟单模式 接到客户订单后，与客户商讨开出形式发票资料，订单确认后根据客户订货要求或来样制作生产通知单、材料耗用表 BOM等分发给相关部分，结合仓库存量协助采购订购物料，生产中跟踪是否按客户要求生产，产品生产将要结束时同船公司及外贸公司联系出货事宜，工厂出货。第一部分：接单一、客户落单方式：01，电话（口头）；02，传真；03，E-mail；二、备注：有的公司要求必须有客户公司盖章、负责人签名的传真件，出货前必须收到原件；第二部分：审单一、产品名称、规格、数量的审查：客户
2、传真到厂的订单很多时候是英文的或只有一些产品代码，这时请对应客户相关资料册，查出客户产品的中文名称及规格。如：客户订单中显示 REF：1001652 1000 套，经查资料册，1001652 为 5X20W 走线灯。如为客户从未下过单的产品，经翻译产品描述后确定产品名称，最后登记入对应客户资料册，以便第二资下单时有资料可查；二、单价、金额审查：客户下订单时，有时会把单价标出，这时，应把工厂单价表拿出，对应单价条款，查看客户单价打印是否有误，同时复核金额有没有错；如客户下单时未标出金额，就应该拿出工厂单价表，查出对应单价，计算出金额。如果是新客户下单，应查以前给此客户的报价；三、交货期的审查：客
3、户下单时一般有规格，有具体交货期的要求，但是有的也未规定交货期的时候。无论客户是否有规定交货期，均应根据订单数量的多少，材料采购进仓的状况，现有生产部的生产排程，再结合客户的交货期要求，报一个实际的工厂交货期给客户。对于急单，能插单则插，不能插单者，与客户解释协商确定交货期；四、付款方式的审查：01，审查的内容主要为看客户的付款方式是否为本厂可以接受的方式。因为工厂上层领导很多时候都规定有些付款方式不接受。所以，每接到客户订单，应查看客户的付款方式是什么，是否为工厂可以接受。如果接到工厂不能接受的付款方式，应电话或传真告知客户这一付款方式是工厂不能接受的，请修改为工厂可以接受的其他付款方式；0
4、2，对于工厂来说，最有利的方式是信用证；五、单价条款的审查：主要审查订单的单价是否为对应单价条款。因为工厂的单价表中可能有 CNF 价、FOB价、工厂交货价（EXW）。不同的单价条款对应不同的单价；六、包装要求的审查：审查客户的包装要求工厂是否能够满足，客户提供的包装资料是否齐全，有无明显的错误。客户的包装资料一般包括内包装、外包装、标签、说明书。01，内包装：A，白盒包装；B，彩盒包装；如果彩盒客户提供菲林，工厂只负责印刷，那还较简单一点，但也要审查菲林尺寸，做出彩盒后能否装下产品。很多时候，客户对产品的了解不够工厂那么清楚，会弄错尺寸，该修改的要修改。C，吸塑包装（开吸塑模）；02，外包装
5、：印刷唛头；03，标签：主要看客户规定哪些地方需要贴标签，印刷要求是什么；七、交货方式的审查：交货方式主要有空运、海运、陆运、邮寄：01，如果是量少又较急的货物，采用空运；02，如果是货多而不急，一般采用空运，相对来说，海运的费用相对便宜；03，如果出货到香港，可以采用陆运；04，在接到订单时，首先看费用是由谁支付，客户支付的话，由客户决定采用何种交货方式；如果由工厂承担运费，尽量采用海运；如果产品单价所含运费只是海运费，而客户要求空运时，厂方可以要求客户承担多出部分的费用；第二部分：审单一、产品名称、规格、数量的审查：客户传真到厂的订单很多时候是英文的或只有一些产品代码，这时请对应客户相关资
6、料册，查出客户产品的中文名称及规格。如：客户订单中显示 REF：1001652 1000 套，经查资料册，1001652 为 5X20W 走线灯。如为客户从未下过单的产品，经翻译产品描述后确定产品名称，最后登记入对应客户资料册，以便第二资下单时有资料可查；二、单价、金额审查：客户下订单时，有时会把单价标出，这时，应把工厂单价表拿出，对应单价条款，查看客户单价打印是否有误，同时复核金额有没有错；如客户下单时未标出金额，就应该拿出工厂单价表，查出对应单价，计算出金额。如果是新客户下单，应查以前给此客户的报价；三、交货期的审查：客户下单时一般有规格，有具体交货期的要求，但是有的也未规定交货期的时候。
7、无论客户是否有规定交货期，均应根据订单数量的多少，材料采购进仓的状况，现有生产部的生产排程，再结合客户的交货期要求，报一个实际的工厂交货期给客户。对于急单，能插单则插，不能插单者，与客户解释协商确定交货期；四、付款方式的审查：01，审查的内容主要为看客户的付款方式是否为本厂可以接受的方式。因为工厂上层领导很多时候都规定有些付款方式不接受。所以，每接到客户订单，应查看客户的付款方式是什么，是否为工厂可以接受。如果接到工厂不能接受的付款方式，应电话或传真告知客户这一付款方式是工厂不能接受的，请修改为工厂可以接受的其他付款方式；02，对于工厂来说，最有利的方式是信用证；五、单价条款的审查：主要审查订
8、单的单价是否为对应单价条款。因为工厂的单价表中可能有 CNF 价、FOB价、工厂交货价（EXW）。不同的单价条款对应不同的单价；六、包装要求的审查：审查客户的包装要求工厂是否能够满足，客户提供的包装资料是否齐全，有无明显的错误。客户的包装资料一般包括内包装、外包装、标签、说明书。01，内包装：A，白盒包装；B，彩盒包装；如果彩盒客户提供菲林，工厂只负责印刷，那还较简单一点，但也要审查菲林尺寸，做出彩盒后能否装下产品。很多时候，客户对产品的了解不够工厂那么清楚，会弄错尺寸，该修改的要修改。C，吸塑包装（开吸塑模）；02，外包装：印刷唛头；03，标签：主要看客户规定哪些地方需要贴标签，印刷要求是什
9、么；七、交货方式的审查：交货方式主要有空运、海运、陆运、邮寄：01，如果是量少又较急的货物，采用空运；02，如果是货多而不急，一般采用空运，相对来说，海运的费用相对便宜；03，如果出货到香港，可以采用陆运；04，在接到订单时，首先看费用是由谁支付，客户支付的话，由客户决定采用何种交货方式；如果由工厂承担运费，尽量采用海运；如果产品单价所含运费只是海运费，而客户要求空运时，厂方可以要求客户承担多出部分的费用；第三部分：制作生产通知单、仓库发料通知单、材料耗用明细表一、生产通知单的制作（P.O.：Production Order）01，收到客户订单，作为工厂一般不会把客户订单（Purchase O
10、rder）直接发到车间进行生产，须把客户订单转化为工厂生产通知单；02，在转化客户订单为生产通知单时，必须明确客户订单中的产品名称、规格型号、数量、包装要求、出货时间，并且在转化过程中不得有误，有什么特别要求一定要在生产单上注明。只有这些资料明确，各相关部门才能凭以安排备料生产，做好生产计划；03，值得一提的是，工厂交货期可以保守显示，如交期为 12 日时，你可以显示为 10日，留多一两多给自己以防生产安排时有什么不测；二、材料耗用明细表的制作（BOM： Bill of Materials）01，此表的制作是根据订单制作，一张订单一张材料耗用明细表；02，此表上要求显示物料名称、规格型号、单位
11、、所需用量，设仓库存量、订购数量；04，对此，作为制作此表的人员，对厂的产品一定要较熟悉，什么产品用什么材料，用多少心中有数；否则就只有拿着订单产品当做新产品一样把产品解剖而制作耗用表；05，值得一提的是，耗用表上一定要列出整张订单所用的全部材料，不得漏打、误打、多打，否则对相关部门备料、生产造成困扰，或者增加库存，重者造成老板经济损失；三、仓库发料通知单的制作：01，此单的制作因有几项同于材料耗用明细表，只是多了一个损耗率而己；02，以上表单制作出来经审核后须即时发放给相关部门；03，发放时请做好发放纪录；04，材料耗用明细表发放给仓管员后要跟踪，要求仓管人员即时查库存量并填在相应的栏中，仓
12、管员交来之材料耗用明细表须请仓管在上面签字，这是责任问题；第四部分：物料采购及物料进仓跟踪01，采购根据材料耗用明细表上的“所需用量”和“仓库存量”栏数据，再结合平时生产或运输过程中物料的损耗情况采购适量的物料；02，作为跟单员，在此环节中，可能会涉及采购单的制作、传真；03，发出采购单给厂商后，涉及物料进仓情况；04，制作采购单时，采购写给你的采购物料名称、规格型号、数量、单价、交货期不得有误，金额必须计算清楚，其余一些物料要求要表达清楚以便 QC 检验有凭有据；05，另采购单上涉及到付款条件的，多少天付款一定要表达清楚；06，打印好的采购单经采购员签字并复审后发给供应商，已传的最好记录或在
13、采购单上盖上类似FAXED的字样以便跟踪；07，采购单传出后还得跟踪供应商是否签字回传，如一两天内没回传的，须打个电话问清情况，是否为不能生产或其他原因；08，经签字回传的采购单除采购保存外，还应复印给财务和仓管，便于仓管收货和财务结算参考（财务结算当然不能只凭采购单，须根据供应商实际情况及退货情况结算）；09，对于物料进仓的跟踪，须清楚每一项物料采购了多少，要求送货时间；10，方便跟踪，每发出一张采购单时，最好做好物料采购状况的集中记录，可以用类似于物料进仓跟踪表来记录，把采购物料名称、数量、要求送货时间记录在表，到时哪些材料进多少，欠多少，还有哪些材料没进仓一看此表一目了然；11，如到了供
14、应商对应的送货时间还没货到厂的，那你一定得打电话问个明白，确认供应商送货时间而保证不影响生产进度，进而不误订单交期；12，为方便同供应商联系，最好把所有供应商的资料整理登记在册；第五部分：生产跟踪01，由于分发了生产通知单及仓库发料通知单，生产跟踪其实不是很难。最主要是看生产进度能否满足订单交货期，产品能否按订单要求进行生产；02，生产进度根据生产部的最新生产排程中相应订单完工日来确定是否能按期交货。如果排程中生产完工期满足订单交期，那就没事发生；若排程中完工期不能满足订单交期，那就得同生产部协商是否能加班或采用其他方式保证订单如期交货；03，生产部开始生产，作为跟单员，不是只坐在办公室等完工
15、，须到车间看产品是否按客户订货要求进行生产；04，检验不单单是品管部的事，作为跟单员，客户订货要求最清楚，所以，最好的办法就是拿着客户订货单，检验生产部每生产一种产品的首件是否与订货单要求一致，查看彩盒有无用错，标签有无贴错，零部件是否符合要求等。没有问题当然是好事；若发现异常，请求生产部即刻修改；05，订单更改的跟踪。客户所下订单，不可避免的会发生临时订货更改的事，一般来说，订单更改主要是数量、结构、包装要求的更改；06，收到客户的更改通知后，首先应确认更改内容是什么，工厂能否接受，工厂现有生产条件能否满足；07，如果工厂不能完成的修改，则同客户协商采用其他方法或本批货不修改；如果为工厂可以
16、完成的修改，则应第一时间内通过书面形式把更改内容通知相关部门，特别是生产部。该暂停生产要暂停生产，该采用其他方法生产的，应采用其他方法生产；第六部分：出货联系1，直接出口的同船公司联系，工厂不直接出口的同外贸公司联系；2，出货前三四天就应该联系出货事宜；3，首先应告诉外贸公司或船公司工厂的具体出货日期，同时传真出口货物的准确装箱单和拖柜装货的具体地址、电话、联系人给他们，有时为了方便司机便利到厂，可以传真多一张线路图给他们；4，请外贸公司查最近的一班客户同意的航线的船期（船期涉及到结关时间和装船时间）；5，船公司查清船期到厂并传真订舱单给工厂或外贸公司订舱；6，船公司的船期可能会与订单交货期发生冲突，例：订单交货期为 1 月 5 日，装船时间为 1 月 6 日，结关期为 1 月 4 日。为保证货物走此班船，工厂一定要在 1 月 4 日出货且报完关。这样一来，与当时订单的交期就提前了一天。有
