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1、XXX 外贸公司外贸业务流程2014-1-4外销业务操作流程指南外销员：一、 回复询盘：1、认真报价（1）与工厂核对最新产品价格（2）查当日最新汇率（3）核算价格，单价条款要明确 （FOB, CFR, CIF）（4）交期要明确，并与货代联系询最新海运价格。（5）报价单中各种参数一定要准确，尤其是集装箱的装量。（6）付款方式要确认（LC, TT）。2、制作样品（1）收取客户打样费，如无必须和总经理确认才能垫付。（2）安排工厂打样。（3）一定要客户确认样品再下单。二、 客户下单：1、做外销合同或 PI（1）公司名称、客户名称一定要对，要逐一检查（2）订单号，PI 的时间一定要正确（3）商品名称一定
2、正确（4）单价金额、总金额和大写金额一定要正确核准（5）产品编号、数量、规格型号、质量及外包装要求都要核对XXX 外贸公司外贸业务流程2014-1-4标注清楚（6）一定要有正确的本公司正确的银行信息2、制作内销采购合同（1）公司名称、客户名称、抬头和日期一定要对，要逐一检查.（2）产品名称、规格、单价、总金额、重量、体积等一定要逐个检查，确保没有错误。（3）合同其他条款一定要做细做全。（4）质量要求、验货方式要写详细、清楚。（5）确认付款方式（6）确认出了问题的解决办法和索赔方式3、业务审批：内外销合同必须由总经理签字审批，才能进行操作执行。合同通过后，首先进行业务合同表登记。按表格的项目如实
3、填写。登记表要由业务员签名，并再经公司总经理签字，业务员把内外销合同交给跟单员跟进。三、 工厂生产及后续（1） 配合 QC 一起协商制定产品质量要求标准，并让工厂确认。（2）等收到客户银行预付款水单再安排工厂生产。（3）核对内销合同金额，支付预付货款（含打样费、模具费等）（4）督促并了解产品生产进度，及和工厂明确交货期限。（5）做好成本卡片记录及业务统计表登记。（6）通过出货验货合格、入仓等业务完成后，及时做好业务结算清单。XXX 外贸公司外贸业务流程2014-1-4跟单员：1.客户询盘：一般在客户下 perchase order 之前，都会有相关的order inquiry 给外销员，做一些
4、细节上的了解。2.得到订单：制作订单 PI。3.下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。4.下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产(1)如果是 l/c 付款的客户，通常是在交货期前 1 个月确认 l/c 已经收到，收到 l/c 后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。(2)如果是 t/t 付款的客户，要确认定金已经到账。(3)如果是放帐客户，或通过银行 D/P 等方式收汇等，需总经理确认。5、打预付款给工厂（1）核对工厂账号信息（2）核对本公司会计打款的账单信
5、息（3）电话跟踪工厂钱款是否到帐6、跟踪生产进程XXX 外贸公司外贸业务流程2014-1-4（1）随时掌握生产进程（2）确认货物尺寸、重量7.制备基本文件:工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件(应由业务跟单员制作，交给单证员)。8.商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。8.租船订仓(1)如果跟客人签定的合同是 fob china 条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口
6、岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(ingorder)，通常在开船一周前可拿到定仓纸。(2)如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。(3)如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。XXX 外贸公司外贸业务流程2014-1-4(4)向运输公司定仓时，一定要传
7、真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。8.1、要价格（海运或空运）（1）多找几个货代比对价格和船公司（2）选定价格和货代公司（3）确定好付款方式（预付还是月结）8.2、快递报关单证（1）快递报关单证给货代报关（报关单、agent 报关委托书、核销单、出口货物明细单、装箱单、CI、销售合同，空白单）（2）确认报关信息8.3、通知客户打余款（1）通知客户货已生产完成，拍照（2）及时让客户打余款（3）安排客户验货8.4、打余款给工厂（1）验货（2）打余款给工厂（3）工厂安排送货到指定仓库8.5、运输货物到目的港（1）货物运出后要提单（2）货到港后付货代运费XXX 外贸公司
8、外贸业务流程2014-1-4（3）货代要 invoice（4）货代核销单和报关单（5）核对并让工厂开具增值税发票四出口货物跟单的基本程序：出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。它以货，证，船，款为中心，包括备货，催证，改证，租船订仓，(报关，报验，装船)，制单，结汇等环节。我们将这些程序概括为：B制作装箱单：（P。30）装箱单着重表现货物的包装情况。应包括出货的品名规格，数量，箱数，毛净重，包装尺码，总体积，箱号，唛头-质管员(1)工厂验货，在交货期前一周由跟单员通知工厂及公司验货员验货。(2)如果客人要自己验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。(3)如果客人指
9、定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。质检员 QC:现在外贸公司的 QC 除了出质量报告以外，要针对抽检产品后所发现的问题，与工厂协商改正！从而确保产品质量！所以对产品的了解XXX 外贸公司外贸业务流程2014-1-4要深一些，可以通过问题，知道是哪个环节出错，对于必须返工的产品有决定权，到底可以交货还是不可以交货！一般的大概流程是现在业务员处接单，按产品和价值及工厂决定是否进行初期或中期检验，到工厂抽检发现问题，与工厂沟通返工，首先要判断抽检时发现的缺陷影响交货否，联系业务员决定是否出货,这些是比
10、较基本的，最重要的是对产品要有一定的了解3.验货服务的种类(1)生产前检验：验货人员通过随机抽样对生产的原材料、初加工产品、零部件进行检验。(2)生产过程中的检验：验货人员对生产线上的半成品或刚下线的产(3)成品进行检验，检查纰漏和偏差，报告厂方，并提出纠正错误和偏差的有效方法。产成品交付前抽样检验：验货人员在产品生产及包装完成待交运前，对货物的数量、工艺、功能、颜色、尺寸规格和包装等细节进行检查。抽样方法可参考 ISO2859/NF X06-022/ANSI/ASQC Z1.4/BS 6001/DIN 40080 等国际认可的标准进行。如有公司有特别要求，可加大验货抽查率。(4)监督装运：验
11、货人员在最终产品付运前的抽样检验之后，在工厂基地、仓库或装箱传输过程中，协助厂家确认所用装箱是否符合应有的清洁状况和装箱条件等。前期工作流程1 出差同事出发前最少在前一天要致电与对方工厂联系好，避免到XXX 外贸公司外贸业务流程2014-1-4厂后没货可验或负责人又不在等情况出现2 带照相机并需确保有足够电量, 名片，卷尺，手工刀，小量封口胶袋（装办用）.等用品3 细阅验货资料和以前的验货报告，签办和其他有关资料，如有疑问，必须在验货前解决4 出差同事出发前必须先了解交通路线,天气情况.到达接待单位/工厂1 致电通知公司同事已到达目的地2 在正式验货前，要先了解订单的情况，如全批货完成了没有
12、? 如没有全批完成，那完成了多少？已打好包装的成品有多少？没完成的是否正在做？ (如实际数量与发单同事所通知的资料有所出入，要先致电回公司报告） ，如货正在生产中，那必须也要去看生产过程，尽量在生产过程中把问题找出来，告知工厂并要求改善？ 还有余数什么时候可完成？另已完成的货物，必须拍下和看看堆放情况并需点数（可点箱数/卡板数), 注意，此等情况要写在验货报告备注上。3 用照相机拍下和核对外箱唛头和装箱情况是否与落货通知书要求相同，如还没装箱，要问工厂纸箱到位没有？如已到， （就算还没装箱，都可先检查纸箱唛头，尺寸，纸箱的质量，清洁度和颜色等, 但最好让工厂安排先装一箱给我们检查） ，如纸箱还
13、没到，则要了解什么时候会到4 要称货物的重量（毛重）和要量度外箱的尺寸是否与所印和落货XXX 外贸公司外贸业务流程2014-1-4通知书相符合5 验货报告上，必须填写具体装箱资料， 如多少只(个)入一内盒(中盒)，多少只(个)入一外箱，写法参考：50 只/内盒, 300 只/外箱。还有，纸箱是否已打好最少 2 条打包带？记紧外箱要用工字形封箱胶带上下封好。6 所有出差跟单或验货同事发完报告回公司后，必须致电到公司通知和确认已收到报告，并通知同事计划什么时候会离开工厂。7 按照指示进行摔箱测试8 检查外箱有否破损，检查内盒（中箱）是否四页盒,检查内盒内的间格卡不能有杂色，要白底或灰9 检查产品有
14、否破损10 根据标准（一般以 AQL 的标准) 的数量指示抽查货物11 拍下货品情况包括不良品和在生产线上的情况12 核对货品与签办，菲林片和有关要求是否一致符合，如产品颜色，商标颜色和位置 ,大小，外观，产品表面处理效果(如不可有刮花痕,污渍.等)，产品功能等 (请特别注意(a) 丝印商标效果，不能有断字,拖丝等,以胶纸测试丝印看会否掉色, 商标必须完整, (b)产品颜色表面不可掉色或容易掉色 )13 检查彩盒有否破损， 有没有折痕磨花，印刷效果是否优良和打样一致14 检查货品各零件是否装好,装到位,不可易松或脱落16 检查货品功能是否正常和操作是否正常XXX 外贸公司外贸业务流程2014-
15、1-417 检查货品有否彼锋割手,不可有毛边利角割手18 检查货品和纸箱(包括包装彩合，纸卡，塑料袋，不干胶, 气泡袋，说明书，发泡等）的清洁度19 检查货品是否完好和在良好情况存放下20 按照落货通知书上指示即场拿走所需数量的船头办，记紧必须把有代表性的不良品也一并带走（十分重要) 。21 填写验货报告后，连同不良品与对方讲说一遍，然后让对方负责人签名并写上日期。22 如发现货物情况很差(很大机会不合格）或收到公司通知货物不合格需翻工，那出差同事需在现场马上问工厂翻工的安排和何时可把货翻好，然后回复公司。23对包装的情况进行检查，根据公司具体包装要求，逐一进行核对。24向工厂索要厂检报告，必
16、要是要求提供批量样品，如不能隔日回公司，应提前寄回公司，分别将各天的检验报告传真回公司，如有疑问的痴样，也应寄回公司，以便及早确认。25. 检验工作结束后，应当跟工厂相关负责人沟通，确认。告知本批次产品验货的初步结果，并出具草稿验货报告，验货员签名后再让工厂负责人员签名，并留复印件给工厂负责人员，表示双方对本次验货的结果无异议26每天汇报生产和检验的进度，征求公司的意见和次日工作的安排。XXX 外贸公司外贸业务流程2014-1-427结束检验，离开工厂。后期工作1 下载照片并发 email 到相关同事，在 email 里要加上对各图片的简单驻解2 整理样品打上标签，安排当天或羿日寄出到香港办公室3 把正本验货报告归档
