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1、 1涉外文秘 （英语）课程教学大纲（2004 年制订，2005 年修订）课程编号: 100027英 文 名: English for Secretaries课程类别： 专业选修课前 置 课： 国际贸易实务、 商贸英语学 分： 2 学分课 时： 36 课时主讲教师： 周标等选定教材： 江晓云,SUP 秘书英语,广州：中南工业大学出版社,1999课程概述: 秘书英语作为 ESP(English for Specific Purposes)的一种，具有独特的语言现象和文体风格，应用于英语文秘这个特定的职业范围，涉及文秘工作的专门化内容，是正在从事或将从事秘书行业的人员学习或应用的专门用途英语。本课程
2、以英语专业高年级的本科生为教学对象，课程教学分为三个部分：第一部分为秘书的工作和职责，如接待来访、安排会务、使用电话、档案处理等，同时了解作为 21 世纪的现代秘书所面临的挑战、应具备的条件和能力。第二部分是商业流通中的秘书，了解秘书与银行、邮政、电子通讯等方面的关系，介绍电子邮件、传真、电传等方面的知识和应用。第三部分秘书英语写作，是课程的重点。其中将商业信函写作作为基础、重点，介绍便函、建议书、报告书等商业文件的写作，强调语言文体的规范化，使用现代英语。同时，每课都比较集中地提供与课文内容相关的文秘、商务、邮电通讯等方面的专业词汇和用语，供学习时应用。教学目的:本课程涉及文秘工作的各个方面
3、: 档案、处理邮件、电话联系、安排会议和出差、使用办公设备及写各种公函等,旨在培养学生的语言能力和专业知识的应用能力, 包括熟练的英语情景对话和得体的应用文、常用商业文件的写作能力培养。通过本课程的学习, 学生应掌握涉外接待事务, 了解涉外会议知识、涉外礼仪知识等, 掌握涉外文书的种类及写法。教学方法:教学目的决定教学内容和教学手段，英语文秘人员特殊的工作性质决定了其所应具备 2多方面的知识和能力。英语文秘人员应当是既懂专业同时又了解边缘学科知识，既通晓英,又懂得相关业务的复合型应用人才，秘书英语作为一门实用技能类课程，教学应紧紧抓住语言和应用这个关键。本课程教学通过大量实例, 模拟真实场景,
4、 介绍英文秘书应该具备的素质。在信函写作方面, 除了提供各种不同类型的信函样本, 还介绍了不同类型的信函的写作格式及常用表达方式。各章教学要求及教学要点第一部分 英文秘书的工作及职责 (Secretarial Jobs and Duties)第一章 一个好的秘书所需具备的资格 (Qualifications for a good secretary)课时分配: 1教学要求: 通过本章教学，使学生了解一个好的秘书所需具备的资格; 掌握秘书求职信的写作方法;了解招聘面试应该回答好的几个问题以及应该注意的细节。教学内容:1. Wanted: Executive Secretary2. Senior
5、Secretary Required3. Office Assistant/Administration Assistant4. Application for a secretarial position5. Making preparations for an interview思考题:1. What makes a good PA or secretary?第二章 办公室工作的方方面面 (Office Work Prospects)课时分配: 1教学要求: 通过本章教学，使学生了解文秘所必须掌握的现代办公设备, 如计算机操作系统、桌面印刷系统、信息传视系统、电子邮件的发送与接收等。教学内
6、容: 31. Office Work Prospects2. Desktop Publishing3. Electronic mail4. Video Conferencing5. Videotex思考题:1. what will a successful secretary do in the office?第三章 安排约会 (Arranging Appointments)课时分配: 1教学要求: 通过本章教学，使学生 了解安排约会时应该注意的事项, 学会写日志、日程表等。教学内容: 1. Appointments2. The Itinerary思考题:1. What should a se
7、cretary do in arranging appointments?第四章 接待 (Reception)课时分配: 1教学要求: 通过本章教学，使学生 了解接待客人应该注意的礼节, 学会填写来访记录。教学内容: 1. Reception2. Register of callers思考题:1. How to receive a visitor with an appointment or without an appointment?2. How to give a visitor a favorable impression?第五章 安排旅行 (Travel Arrangements)课
8、时分配：1 4教学要求: 通过本章教学，使学生学会给上司安排商务旅行, 包括安排日程、取得签证、订票、安排住宿、办理旅行支票等事务。教学内容: 1. Preparing arrangements2. Booking an Airline ticket3. Booking by Correspondence4. Itinerary思考题:1. What does a secretary usually do in Preparing arrangements?第六章 电话礼节 (Telephone Manners)课时分配：2教学要求:通过本章教学，使学生掌握打电话、接电话的礼节;学会用英语进行
9、熟练的电话交流, 写留言和做电话记录。教学内容:1. Telephone Manners When answering the phone When making a phone call When making a phone call abroad When making a phone call in business2. Taking telephone messages思考题:1. What are the good telephone manners?2. How to use the telephone effectively?3. What is a reverse charg
10、e call (American collect call)?第七章 商务会议 (Business Meetings)课时分配：2 5教学要求: 通过本章教学，使学生了解作为一名秘书在商务会议前要协助主席做好的准备工作,会议期间要做的工作以及会后所要做的工作,学会做会议记录。教学内容:1. Business Meetings Before the meeting During the Meeting After the Meeting思考题:1. How to prepare a conference?第八章 会议安排、会议议程以及会议记录(Programs, Agendas & Minute
11、s)课时分配：2教学要求:通过本章教学，使学生学会安排会议、会务活动, 特别是如何整理会议纪要。教学内容:1. Program of a conference2. Schedules of conference activities3. The minutes思考题:1. What are the main contents of the minutes?第九章 文档系统 (Filing Systems)课时分配：2教学要求: 通过本章教学，使学生掌握文件的存档系统、分类方法、存档要求以及存档规则。教学内容:1. Filing systems2. Methods of classificati
12、on3. Ten filing commandments 64. Filing rules in use思考题:1. What is the purpose of filing?2. File 510 of your English dictionaries according to the filing rules in use.第二部分 商业流通中的秘书 (Secretaries in Business Communication)第一章 商业单据 (Business Documents)课时分配：1教学要求:通过本章教学，使学生了解一般的商业单据,掌握其使用方法。教学内容:1. Stor
13、es Requisition2. Purchase Requisition3. Price list4. Quotation5. Order6. Advice note7. Delivery note8. Goods received note9. Invoice10. Credit note11. Statement 思考题:1. What are the eleven important business documents? How to use them?第二章 银行单据 (Banking Documents)课时分配：2教学要求:通过本章教学，使学生掌握国际汇票的概念及其用途、开票方
14、法;掌握信用证的概念及其用途、开证方法;了解提单的内容以及分类 ;了解汇票的概念、用途及种类。 7教学内容:1. International money order2. Letters of credit3. Bill of lading4. Bill of exchange思考题:1. What are the four banking documents commonly used in international transactions? What do you know about them?第三章 邮政服务及电子通讯 (Postal Service and Electronic C
15、orrespondence)课时分配：2教学要求: 通过本章教学，使学生了解并学会使用邮政服务及电子通讯手段。教学内容: 1. Postal service Exporting by air Air parcels Small packs for abroad Printed postage Impression Direct agents bags Paying customs charges here Cash on delivery Insurance Poste restante2. E-mail3. Fax4. Telex Format Rules for simplifying telex message Rules for simplifying words 85. Telegram Format Rules for simplifying telegram mes
