《广州市民用建筑科研设计院档案管理制度 汇编》由会员分享，可在线阅读，更多相关《广州市民用建筑科研设计院档案管理制度 汇编（72页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、 广州市民用建筑科研设计院档案管理制度汇编广州市民用建筑科研设计院综合档案管理室一九九八年五月 目 录1. 广州市民用建筑科研设计院 综合档 案管理 暂 行办法 (1)2. 广州市民用建筑科研设计院档案管理分类方案(7)3. 广州市民用建筑科研设计院文件材料归档 和不归档 的范围(10)4. 广州市民用建筑科研设计院档案保管期限暂 行规定 (13)5. 文 书档案 的管理办 法(27)6. 工程设计档案管理办法 (30)7. 科研档案管理办法 (51)8. 设备档案管理办法 (53)9. 会计档案管理办法 (54)10.基建档案管理办法 (58)11.声像档案管理办法 (60)12.档案借阅
2、制度 (62)13.档案保管制度(64)14.档案保密制度(65)15.档案鉴 定 和 销毁制度(66)16.档案统计制度 (67)17.档案库 房管理制度 (68)18.档案部门 “三参加”档案工作“四同步” 制度 (69) 广州市民用建筑科研设计院综合档案管理暂行办法第一章 总 则第一条 为 加强我院综合档案 的科学管理，使我院档案管理规 范化、制度化，充分发挥档案 的作用，更好地为经济建 设服 务，根据中华人民共 和国档案法 和科学技 术档案工作条例，制定本办 法。第二条 综合档案是指我院在勘察设计、科学研究 和各 项 工作中所形成 的具有保存价值 的图纸、图表、技术资料、文字材料、报表
3、、凭证 、帐册、照片、录 音、 录像等。第三条 我院 的档案是我院 的历 史记录，是党 和国家宝贵财 富 的一部分。为维护档案 的完整 和安全，并便于利用，我院各类档案由院 综合档案管理室集中统一管理。第四条 综合档案工作是我院工作 的重要组成部分，是维护本院 经济利益、合法权益 和历史真实面貌 的一项 重要工作。各级领导 必 须高度重视，并切实加 强对综合档案工作 的领导。第二章 档案管理机构 和职责第五条 成立由主管科技工作 的副院长领导下 的院 综 合档案管理室，并建立副院长-档案管理人员- 科室兼职 档案员组 成 的单位管理网络 系统，其基本任务是：1.认 真贯彻执 行中华 人民共 和
4、国档案法 和 科学技术 档案工作条例 及档案工作 的方 针、政策 和各项规定。2.对 各部门预立卷 的档案 进行收集、整理、分类编 目、核定入库、保管 和 统计 。3.办 理档案 的借阅 、阅览。编制科学 的档案检索工具， 积极提供档案利用，并收集利用效果。4.对 各部门档案材料 的收集、整理、立卷归档工作进 行指 导 和 监督。5.组织对档案进行鉴 定，按规定 的程序及时对 到期 的档案进行销毁或处 理。6.贯彻执行党 和国家保密、保卫制度，确保档案 和机密 的安全。7.组织档案人 员参加各种形式 的档案专业培训，不断提高档案人 员 的 业务 素质 和工作能力。第六条 各所、科、室、公司必须
5、 指派政治思想好、作风正派，具有高中以上文化水平，并有一定专业知识 的人员 兼任档案 员， 负责本部 门产生 的文件、材-1- 料等收集、整理、立卷归 档工作。第七条 档案人 员 的 职责 ：1.努力学习马列主义 、毛泽东思想 和邓 小平建 设 有中国特色社会主义理 论，不断提高思想政治水平。2.认 真贯彻执 行党 和国家 的有关档案工作 的方 针 、政策 和规章制度。3.热爱档案工作，努力 钻研 业务 ，掌握档案 专业知识 ，不断提高工作水平。4.积 极、主 动、热情地为 档案利用者服务。5.严 格执行保密制度，确保档案安全。第三章 综合档案管理人员岗位责任制第八条 档案 负责人 职责 ：1
6、.档案管理室 负责人在院分管副院长领导下，全面负责本院档案资料 的系统管理工作。2.制 订本科室人员 的 岗位 责任，检查 督促档案员 履行 职责， 发挥档案 资 料在生产经营工作 的应有作用。3.制定档案室 的工作计划 和做好年终总结 ，严格按照档案工作 的原 则 和方法办事，执行请示汇报制度。4.检查、督促有关人员 做好档案 的收集、整理、 鉴 定、保管、统计 、利用等工作，把好进库档案 的质量关，做好档案资 料 的保密、保卫工作。5.组织档案人 员将档案进 行系 统 分类 和排列，并在院档案鉴定小组 的主持下做好档案鉴定及销毁工作。6.熟 练掌握库藏档案 的分类，能发现并解决档案管理工作
7、中出 现 的问题。7.组织档案人 员编制档案 检索工具 和专题资料，为查阅利用者准确、及时地提供所需资料。8.负责草拟一般 的档案管理工作制度、 规定、办法及其它一般业务 文件。第九条 专职 档案人 员岗 位 职责： 1.贯彻执行国家 和上级 档案主管部门有关档案工作 的方针政策 和法规，以及本院档案管理各项规章制度。2.对 本院各部 门、科室 的文件材料立卷 归档工作给予指导、 监 督 和检查。3.负责本院各种类别、各种载体档案 的接收、整理、分 类 、编目、保管、鉴 定、 统计等工作。4.熟悉库藏情况，积极提供档案利用，及时提供档案工作 的基本数据 和 资料，并对其进行二次加工分析，编制科
8、学 的检索工具，为我院设计 、科研 和各 项 工作以及领导决策服务。-2- 5.严 格执行党 和国家 的保密制度，维护档案 的安全与完整。6.承 办领导交办 的其它有关档案工作事宜，参予档案资 料室 的其它日常工作。7. 档案保管人 员工作调动时，应在离职前办好交接手续 。第十条 兼职 档案员职责负责所在部门产生 的文件材料 的收集、整理、归档 和保管，并按期向院档案管理室移交。第四章 文件材料 的形成与归档第十一条 根据国家有关法 规 和上 级部门 的规定，特制定本院文件材料 的形成、积累 和立卷归档制度。第十二条 对我院在工程设计 和各项工作中形成 的具有保存价值 的文件材料（包括图纸、图
9、表、文字材料、照片、 录 像带、录音带、缩微胶卷、 计算机磁盘 和党、政、工、团、纪检监 察等工作中形成 的文件材料），根据谁产生 的文件材料由谁归 档 的原则，按归档要求 进行预 立卷，由各科室 的兼 职档案员或指定专人 负责 收集、整理、立卷归档，定期移交院档案管理室保管。第十三条 需立卷归档 的文件材料 的范围参见工程文件档案管理办法 和广州市民用建筑科研设计院文件材料归档 和不 归档范围 的规定。第十四条 文件材料归档 的要求：1.归 档 的文件材料必 须齐全、完整、准确、系统 ，符合文件材料形成 的规 律， 层次分明，真实反映各 项活动 的内容 和 历史过 程。2.归 档 的文件材料
10、属 “产品” 的（如工程设计图纸 和技 术资料等），应有产品 的校审 和 质量 的评定意见，责 任者逐级签名。3.归 档 的文件材料必须 符合文件 的格式、书 写示准、纸质优良、字迹工整、线条清楚、编号分类准确。属归 档 的文件材料，禁用圆珠笔、铅 笔书写或更改（结构计算书除外）。凡不符合上述要求 的档案材料，院档案管理室概不接收。第十五条 归 档 的时间：1.工程设计底图，按设计阶 段归档；技术文件在工程项目峻工后一个月内归档。2.科研文件材料在科研成果鉴定后三个月内归档。3.新 购设备（包括引进设备或技术 ）价值在 1.0 万元以上 的， 购 置部 门应在开箱时对技术资料进行核对登 记，并
11、整理 归档。归档文件应在完成设备 的安装、试调、交付使用后三个月内移交院档案室保管。价值 1.0 万元以下 的设备 的技术-3- 资料由购置部门核对登记 后交该部 门兼职 档案员保管。4.基建档案在基建项 目竣工验收半年内整理归档。5.各 项管理工作形成 的文件材料，本院重大会议 的文件材料，在翌年第二季度前由各职能部门分管领导审定后归 档；当年 职工大会会议文件，当年归档。6.财 会档案，在每年年度终 了后 暂 留财务科保存二年，期满后移交院档案室管理。7.特殊载体档案中 的照片、录音 带、录像 带，在各项活动结束后，由摄 （录）者整理，相本贴满后，一个月内移交院档案室，荣誉档案及 时 收集
12、、整理 归 案。第十六条 本院工作人员 因公外出参观学习、考察 和参加各种会议，所获得 的文件材料要按归档范围 的 规定，及时 向档案室归档。第五章 档案 的管理 和统计第十七条 本院各类档案分别 制定具体 的管理办法，列入本院 的技 术经济承包责任制范围，并制定严格 的考核 和 奖惩办 法，与评优 和奖 金挂 钩 。第十八条 档案 的分类详见院档案分类方案。第十九条 档案 的编 目与 检 索：1.编 制档案总目录 和分类 目录。2.各 类档案应根据实际需要编写 检索工具。第二十条 档案 的移交 和存放：1.移交 和接收档案时 ，必须 按各 类 档案交接手续办理，填写档案交接文据 表。2.新接
13、收 的档案材料整理完毕后，有条件时须经防虫消毒处理后才入库进柜。3.各 类档案须按规定 的保管要求，专柜存放。存放方法要科学，便于查找。4.库 藏档案要做到帐 、物相符，每年进行清理、核对， 对 破损或载 体变质 的档案，要及时进行修补 和复制。库 藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时，要注明原因，保存依据。5.档案库房要做到防盗、防火、防潮、防尘 、防虫、防光、防高温、防污染等，保持库房内适当 的温湿度。要具 备相 应 的 设备 和措施。第二十一条 档案室应建立必要 的登 记 和统计制度。对各 类档案 的收进、 库存、保管、利用等情况，定期进 行准确 的 统计。 统计情况于次年第一季度 报上
14、 级档案管理部门。-4- 第六章 档案 的利用与保密第二十二条 建立 和健全档案 的借阅、复制、利用制度； 简化借 阅 手续；编制必要 的检 索工具，方便借阅利用者。第二十三条 积极开展咨询 服务 ，主动协助本院工程技术人员 和外来收集 资料 的人员查阅 和收集有关资 料。第二十四条 对外提供科技档案资料，须经 院 领导 批准，并实 行统一 规定 的有偿服务。第二十五条 对于重要 的、有密级 的档案资料，在利用过程中，应严 格按有关保密制度执行，确保档案 的安全。第二十六条 对档案提供开发利用成 绩显著 的档案人员，应给予适当 奖 励。第七章 档案 的鉴定 和销毁第二十七条 档案 的鉴 定工作，由档案鉴定小组根据档案
