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1、1论秘书的角色定位1 引言上世纪八十年代初期，秘书学这一新兴学科的诞生，各界对于秘书的认识也有着各种各样分歧和争论。什么是秘书？这是秘书学的基本问题，研究者们从不同的角度对秘书的定义作了广泛的研究，形成了数十种表述。以往在人们的认知中，对秘书人员存在着一些传统固有的偏见，总是自然而然地把秘书人员与“端茶递水”的角色划上等号。而如今，21 世纪以来，随着经济社会迅速发展我国秘书工作职业化也不断推进，秘书职业俨然是职场上供需两旺的人才需求热点。据不完全统计，目前我国的秘书从业人员达 2300 万人。秘书工作的重要性受到越来越大的重视，日渐成为企业内参与管理的特殊助手。国外秘书行业的发展，目前暂时领
2、先于我国。以美国为例，对秘书的这一角色定位为具有熟练的办公室工作能力、不需上级督促即能主动负责，积极进取，干练果断，能在授权范围作正确决定的经理助手。全世界来说秘书的角色定位都发生了划时代的显著变化。学者们也从各方面对秘书这一职业的角色定位展开了系统的研究。毛新伟隐喻秘书有关秘书形象说法的解析用隐喻的手法列举分析了几种秘书的形象说法，来阐述秘书这一角色的定位：“笔杆子”、“二首长”、“不管部”、“门户、窗口、传话器”、“听用牌、甘草”。 韦经麟浅谈秘书的角色定位阐述了秘书处于枢纽地位，在工作中处于承上启下、沟通内外的地位。同时在文中阐述了现实生活中秘书角色定位的误区：“钦差大臣”自居、代别人种
3、田、上下不分家。黄若茜秘书角色意识论中写到外人对秘书职业的曲解也给秘书人员带来角色的困惑，从而对自身有了错误的角色定位，妨碍了秘书工作的顺利进行，传统的培养模式缺乏角色体验，摆正自身角色定位，能保证秘书活动符合其角色的本质规定。金文凯浅谈秘书角色的认知偏差及其对策提出当前对秘书角色定位意识的偏差包括领导对秘书角色的定位偏差，社会公众对秘书角色的定位偏差，秘书自身对秘书角色的定位偏差。希望通过该课题的研究，明确秘书角色定位的重大的研究意义，帮助秘书人员树立的正确的角色定位，完成不同角色的转换，更好的配合领导完成工作。22 秘书的定义与角色2.1 秘书的定义对于秘书的定义，我国官方目前还没有明确的
4、表述。然而在社会各界流传着很多的版本。归纳来说,有参谋助手说,也有办文、办会、办事说；有政务、事务服务说, 也有辅助决策说；有职业说,也有职务、职称说；有狭义、广义说,也有所谓“ 天上” 、“ 地下”说等等。各类工具书中也对秘书进行了不同的定义。现代汉语词典：秘书是掌管文书并协助机关或部门负贵人处理日常工作的人员。英汉词典：秘书缘于拉丁文secretarius，意为“可靠的职员”。辞海：秘书即领导的助手。国内在不同时期里出版的秘书著作和教科书中,对秘书下的定义更是多达几十种：1998年5月,劳动部在颁布的秘书职业技能标准中将“秘书”定义为：专门从事办公室程序工作,协肋领导处理日常事务,并为领导
5、决策及实施服务的人员。深入探索发现,每一种说法都有它存在的合理的理由，它们一定程度上代表着那时的秘书工作的研究水平。现今最时尚、最权威、最流行的说法是“秘书是领导的参谋助手”， 说它最时尚,是由于它是在改革开放新时期开始让人熟知的；说它最权威,是因为它屡次出现在领导的演讲和中央文件里；说它最流行,是现今社会大众都热衷于这样称呼它。其实,最本质的原因还是这个说法既符合秘书人员原本的精神面貌,又是给新时代秘书人员职业角色的重新定位,它深刻地揭示出秘书与领导之间本质的、内在的联系。然而,从下定义这个角度来看,上个说法仅仅是对秘书的特性、属性作了一个深层次的解说和界定,但光这个还是不够全面的。近几年来
6、,劳动部颁布的秘书职业技能标准中给秘书下了一个定义，狭义秘书定义是：专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事异并为领导决策及其实施服务的人员。广义秘书定义是：位居领导人身边或领导机构中枢, 从事办公室事务,办理文书,联系各方,保证领导工作正常运转,直接为领导工作服务并为各方面的事务与信息助手。还有人因为这写文强调解释，这个定义是以文件形式规定的资格考试教材的标准答案,因此它具有非常高的权威性。我们先暂时不去探查这个定义是否具有“官本位”的性质,但是通过权威性来论证定义的科学性是没有说服力的。这个定义综合了以往各种学说之长处, 它主要的特点是：一、反映了秘书工作的实质是直接为领导工作服
7、务的；二、显示出秘书的基本职能是协助领导处理政务及日常事务的人员。然而这个说法定义也存在着一些问题：在思维方法上应该从宏观上总观全局, 而不是孤立的、切割式的只看外在的表象,其实没有必要把从事统一工作的人在不同的分工、不同的服务方式中分为狭义或广义；下3定义不是在写文章,不需要列举很多具体的事实,而是要通过“具体抽象具体”的科学思维方法,透过现象观察本质,来得出既合乎事实,又能反映事物本质并且可以划定事物特定范围的总概括；定义中所提及到的行业术语、命题、概念和问题太多,例如 “处理政务及日常事务”、“为领导决策及其实施服务”以及“办理文书”、“联系各方”、“保证领导工作正常运转”、“直接为领导
8、工作服务”、“为各方面服务”、“事务与信息助手”等等,还附加一些“专门”、“位居领导人身边”之类的特殊要求。但是值得一提的是,我们完全可以在此基础上重新“加工制作”，概括、简化得出关于秘书新的定义。秘书人员在这一岗位上，首先应该对秘书的定义有一定的了解，才能更好的定位自己在工作中的位置以及所发挥的作用。2.2 秘书的抽象角色所谓秘书抽象的角色，是指某一个体在社会关系中所处的地位及这种地位要求的行为模式。秘书角色是由秘书在社会中的活动内容和活动方式所决定的。秘书角色是一种社会角色，它是依附领导的需要而存在的。秘书工作也是随着领导者的需要而产生的。秘书的位置就是为领导提供辅助和服务，秘书的权力、义
9、务和行为都是由这种位置所决定的。但是秘书在社会实践中担当的角色不是单一的，总的来说包括管理角色、组织角色、社会角色。2.3 秘书的具体角色谈论秘书具体角色的形象比喻时,有些是对角色的某种职责和工作表现来说的。在实践中,秘书的工作表现是多元化的。这些表现是秘书在工作中给人留下的一种印象，或者更简单一点说是秘书在工作中所实际扮演的一种角色。听差角色：听差是指随时准备听从差遣的人。秘书的职责虽然不能说就是相当于听差,但有时也确实像是听差。特别是领导的秘书,每天上班要在领导之前,下班在领导之后,听候领导招呼，有时即便是下班时间也要随叫随到,领导有交待什么就要马上去干,工作认真负责。刚开始作秘书时,往往
10、会无所适从,会很被动的等着领导安排事情作,因而秘书更像听差角色。所以,作为听差角色 既是工作要求,也由于秘书自己的原因，它是一种客观存在的具体形象。随从角色：领导走到哪里,秘书就跟到哪里,这是由于工作的需要。为领导开车门、端水杯、拿皮包等等,事不分大小,主动去服务。尤其是有时有些领导年纪较大,外出工作时也没有其他服务人员,秘书来照顾他们的生活细节,也算是随行要尽到的责任。但是也有些领导外出时就让秘书只去做这些事,有的秘书也4满足于只做这些事。因此,好些秘书外出前也没有什么计划, 座谈记录也不做,就只是跟着领导出去转了一圈,回来后既没有感受,也没有什么好的建议,只关注于陪同领导,安排吃喝,忽视了
11、其它工作,名副其实地成了随从。所以，秘书应既要做好 随行工作,也不能只充当随从角色。收发角色：收发是指通信部门中专职负责公文、报刊等收发传递的人。当然,在秘书的日常工作中,收发处理文件、电报、信件的的工作量也很大,但也只是秘书工作的一部分,而不是全部。有的单位和领导只要求秘书做好处理文件、信件和接听电话工作,其余的工作就很少让他们参与。在我国一些基层领导较为年轻，精力充沛,工作上让秘书负责的事务也较少，也有一些领导也习惯让秘书守着办公室,工作上会找其他部门人员协办。所以,秘书的收发角色是一种客观现实。文书角色：秘书与文书既有着相通的地方，又有明显的区别。秘书是直接协助领导机关或是领导人以及私人
12、处理日常工作的执行和承办人员。而文书是指机关和部队中专发公文、信件等业务的人员。总的来说，秘书的职责面比文书要宽，责任也比文书的责任大。文书的工作范围小,一般只负责抄抄写写、统计、记录、通知等具体的事务。秘书是领导的参谋、助手,而文书参谋的成份很少。文书工作只是秘书工作的其中一个面,但是实际工作中有的秘书也只是负责抄抄写写，也算是充当了文书的角色。公关角色：说到公关的角色,有人会认为那是企业中公共关系专职部门的工作,其实不是的。公共关系的兴起虽然是在我国实行改革开放以后,同时也在社会各界受到重视，但它客观存在其实已经很久了。公共关系是指一个社会组织在日常运转中所发生的各种内部和外部的社会信息沟
13、通关系。公关活动是一个组织为创造优良的社会关系环境,争取公众舆论支持的一种协调、沟通、传播活动。公关活动包括日常的、自觉的、自发的、专职的等各种形式。企业中的公关部是专职的公关部门。虽然秘书人员不是专门的公关人员,在党政机关中也没有设立专门的公关部门,不过秘书人员平日里处理和协调各种关系的活动和工作中多少都带有公关的色彩。因此，不同于庸俗的关系，秘书的公关角色是为了更好地做好工作。管家角色：称秘书为管家,似乎贬低了秘书人员的形象,模糊了秘书的工作职能,其实不是的。有一些领导会有生活秘书,专职负责料理领导的日常生活,同时帮助处理领导的一些家务事，这样就会减少一些家务的烦扰,能更加集中精力抓工作。
14、还有一些已经离职了的领导,他们虽然已经不工作了,但仍然配着秘书，领导不工作，秘书还要工作。所以这时候秘书也只能转移工作重点,所做的工作自然也就和管家差不多了。5助手角色：助手的意思就是帮手,辅助别人办事。秘书的助手职能,即是指秘书具有协助领导人、领导机构办文、办事、办会等的职能。这种概述其实也只是笼统的,无论秘书有多少层面的作用,实质上都是助手作用。因此,助手的概念是十分宽泛的。秘书的跨度非常广，不管是比较高阶的秘书，例如在西方国家一些政要的高级秘书实际上是他们的高级顾问，或者是某个部门的长官，也或是领导集团的成员，或者是一些普通的只需要做某些具体事务工作的服务性的秘书人员,他们都是起了一定的
15、助手作用。所以,人们对秘书人员的助手职能的认识最为深刻和统一。虽然说不同的秘书的地位、职权、能力、水平都有差别,他们的助手作用的必然也是有差别大小的。但是,有一点是改变不了的,那就是秘书的助手角色。参谋角色：秘书和参谋两者之间有很多相似处,例如工作的从属性、被动性、机密性、辅助性、政策性等。除此之外,参而不决、谋而不断,也是两者共同的工作属性。然而秘书和参谋毕竟是有区别的，两者在工作身份、业务分工、知识结构、工作技能等方面都有一定的区别。参谋的角色,也负责着一些秘书性的工作,而秘书也可以起到出谋划策的作用。要求秘书重视发挥参谋作用,旨在提高秘书工作的水平层次,因为秘书的作用不能一直只是停留在处
16、理一些简单的事务上,适当的发挥参谋性角色才能更好地成为领导工作上的得力助手。当然与此同时,我们不能否认,秘书的首要职责是办文、办事、办会。应该在能够办好这些的基础上,再去当领导的参谋。虽说要注重发挥秘书人员的参谋意识,但也不能过分的夸大秘书的参谋作用。有人认为秘书的参谋作用是其他参谋人员无可取代的,这就是言过其实了。从现实的情况来看，秘书的参谋作用是有局限的,很多时候是要在领导向其咨询的情况下才得以进行的。还有一些工作涉及到核心机密,主管部门的参谋人员可以协助领导拟定,而秘书人员不经过允许是不可以参与的。因此，秘书在充当参谋角色时必须要把握好分寸,不能一味的重办轻谋，也不能过分的重谋轻办。63 秘书角色定位的现状自从我国加入 WTO，秘书已经不再是简单的行政事务人员，其职能在工作中一步步地发生着变化，从过去的发文打字，到现在在职权范围内协助处理一些事务，参与制订各种规划，秘书已经成为上级领导不可或缺的助手。因此相对地对秘书的要求也有了进一步提升，不仅要熟练地掌握办公室的工作技能
