东平铁路工程项目文件管理与归档讲座

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1、1东平铁路工程项目文件管理与归档指导意见（2010.09.02）东平铁路工程项目是一条独立的合资铁路工程项目，将来是要独立运营，独立核算的，不管将来东平铁路公司对东平铁路运营是采用自管方式，还是选择托管方式对其进行经营管理，东平铁路公司的管理主体地位是不可否认的。因此，认真做好东平铁路工程文件的归档工作，是即具有现实意义，有具有长远意义。现实意义就是工程文件归档是工程项目的重要组成部分，没有工程文件的归档，就不能进行工程的正式验收。尤其是重点工程和合资铁路，工程档案作为正式验收中的单项验收，必须在工程正式验收之前，先通过包括工程档案验收在内的各项单项验收，才能进行最后的总验收。否则，就无法进行

2、最终的总验收。这就是无法回避的现实问题，必须要完成的工作任务。从长远的观点讲，工程项目文件按照标准要求归档，不仅能够为投入运营后管理和运用、维护、维修奠定一个良好的信息资源基础。而且，能够为有效维护企业合法权益提供充分的、有力的依据。尤其是合资公司，是依据出资方出资额度来享受相应权利的，是事前有所约定的，这些约定、权益的载体依据就是档案文件。而且，这些档案文件将长期产生着作用和影响。因此，无论是从现实的角度，还是从长远的角度讲工程项目参与的各方都应该严肃对待并认真做好工程文件的归档工作。2一项工程由抽象的非物质形态的活动，到转化为系统的、完整的、具有实际运营意义的完全物质形态，经历了一个复杂的

3、运行程序和过程。在这个工程中，形成了繁多的有保存意义和价值的文件和记录。在这个过程中，也自然地建立了建设、监理、设计、施工“四位一体” 的关系， 这种关系各方对工程文件的归档有着不同的责任、义务和要求。因此，要做到各司其职，各负其责，共同完成工程文件归档工作，以确保归档工程文件的齐全、完整和准确；确保工程项目顺利通过各项验收；确保工程项目运营后的长期利用。由于工程项目是建设、监理、设计和施工单位共同完成的，那么今天就结合工程项目文件归档要求以及重点项目验收的一些规定要求，表达四个方面的意思：一是重点建设项目档案验收的一些主要要求；二是铁道部现在执行的工程文件归档内容；三是工程文件的整理方法和要

4、求；四是工程文件的备份要求。、 重点建设项目文件的管理及归档主要要求为了确保国家重点（包括山东省）建设项目文件归档的齐全、完整与准确，以及归档文件质量，国家档案局颁发了国家重点建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002 国家行业标准），山东省档案局也制定了山东省重大建设项目档案验收办法，这是作为建设项目档案验收的基本依据。3国家重点建设项目文件归档要求与档案整理规范和山东省重大建设项目档案验收办法要求的主要方面：一是项目建设单位(业主、项目法人)负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件。明确了重大建设项目档案管理的组织者、责任者和管理者

5、均为建设单位。二是在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。这里应体现三个层面的要求。首先是合同中应体现项目档案执行的法规和标准，参建单位的责任及项目档案管理的总体要求；其次是档案文件的完整、准确、系统、安全及案卷分类整理质量要求，归档范围及移交、检查档案的方法等要求；最后是违反合同规定相应的处罚内容及补救措施等。三是项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。项目档案应完整、准确、系统。这一条是建设单位要求参建单位应该按照“三纳入” （纳入规划、纳入岗位职责、纳入业务工作程序、

6、纳入奖惩考核体系）、 “四参加 ” （设备开箱、科研成果申 报、工程验4收、产品鉴定）、 “四同步” （与部署同步、与检查同步、与考核同步、与验收同步）， “三核对” （核对归档率、完整率、准确率）等业务指导监督方法，逐项落实，确保项目档案的完整、准确和系统。归档率：实际归档的项目数/应当归档的项目数%应当归档的项目数通过什么方式来确定：根据可行性研究报告和固定资产帐查单位项目数、设备数通过年度计划和总结、大事记、公司会议记录、财务总账查单位重大活动、重要会议、科研成果和产品鉴定等。部门排序表，查直属部门数量完整率：完整文件份数/已归档文件总份数%如何确定文件的不完整：有印文没有定稿；有转发文

7、没有被转发文；正文标注有附件的实际没有；通知要求有报表的实际没有；有批复没有请示；表明有附图的没有图；文件漏页，破损的；有研究报告没有依据数据的；准确率：准确文件份数/已归档文件总份数%签发署名不准、不全的；没有标注时间的；伪造签名或增加内容的；签发人不具备合法条件的。四是建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位和材料、构件及设备供应单位应根据本规范的要求，完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。这一条主要是按照本标准做好项目档案的归档、编制、整理和移交工作。5五是重大建设项目文件的收集，其中包括：1、项目文件的形成和积累：项目文件产生于项目建设全过程，其形

8、成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制，并有相应的检查、控制及考核措施。这一条应当体现三个层面的含义：一是将项目建设中文件的形成、积累和管理纳入项目建设计划中，计划内容必须有一条体现文件形成、积累、整理和归档质量的要求；二是将有关部门及人员的职责范围、工作标准和程序标准中增加对文件形成、签发手续、积累归档的要求，接受上级部门的检查；三是将档案考核工作纳入项目建设考核体系中，档案部门和监理部门要定期或不定期进行检查，并将奖惩结果归档备查。2、项目建设各阶段文件的收集及其责任项目准备阶段（前期）建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备、工艺和

9、涉外文件；勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。在这个阶段中，由于人员少、牵扯面广、工作量大、新业务多等客观情况，在项目文件收集时，容易出现问题的地方在以下三个方面：6建设单位在项目申请、论证阶段形成的可行性报告的依据材料；有关资金、土地、环保、招投标、拆迁等相关业务的依据文件；声像、电子资料等。举例项目施工阶段项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总；由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件；项目监理单位负责收集、积累项目监理文件。在这个阶

10、段，特别要求建设单位在发包前，除了重视建设进度、工程质量、技术保障等外，还应注意在合同条款上增加涉及项目档案质量、移交时间和违约处罚的具体要求。举例建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核，签署竣工文件，并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。监理单位的核心问题是要通过各种方式的监督、检查，确保项目文件的完整、准确和系统。在委托合同中应明确提出对项目档案质量的要求，特别是隐蔽工程项目档案的监控。举例项目试运行阶段7试运行单位负责收集、积累在生产技术准备和试运行中形成的文件；项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承建项

11、目的器材供应和财务管理中形成的文件。项目器材供应、财务管理中形成的文件，要保证完整、准确很不容易，需要建设单位和监理公司作为监督、检查、指导的重点单位。举例收集范围反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设项目档案。项目文件归档范围和保管期限见附录 A。档案部门应及时根据项目建设的发展，增加和调整归档范围的内容，避免归档范围成为一张空头支票。举例收集时间各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集；引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档，再行译校、复制和分发使用。项目文件质量要求（1） 字迹清楚， 图样 清晰，图表整洁

12、 ，签字认可手续完备。（2） 需永久 长 期保存的文件不应 用易褪色的书写材料( 红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。8（3）复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。（4）录音、录像文件应保证载体的有效性。（5） 长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。在项目档案验收过程中，文件质量出现问题比较多，希望在文件形成时注意类似问题。六是重大建设项目竣工文件的编制：（略：按照铁道部有关标准要求作）1、竣工文件编制要求（1） 项目施工及调试完成后，施工单 位、监理单位应根据工程实际情况和行业规定、标准以及合同规定的要求编制项目竣工文件。（2）

13、 竣工文件由施工单位负责编制， 监理单位负责审核。主要内容有：施工综合管理文件、测量文件、原始记录及质量评定文件、材料(构、配件)质量保证书及复试文件、测试(调试 )及随工检查记录 、建筑及安装工程总量表、工程说明、竣工图、重要工程质量事故报告等。（3） 根据附录 A 及建设项目实际情况， 进一步收集所缺少的重要文件；文件数量未满足合同或协议规定份数的，应按要求复制补齐。(4) 对施工文件、施工图及设备技术 文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改或补充标注到相应的文件上。9(5) 与施工 图有关的 设计变更、现场 洽商和材料变更可与竣工图编在一起，也可以单独组卷，但应由项目主管部门或建设

14、单位作出统一规定。(6) 凡为 易褪色材料(如复写纸、热敏纸等)形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。2、竣工图编制要求(1) 各项新建、扩建、改建、技术改造、技 术引进项目，在项目竣工时要编制竣工图。项目竣工图应由施工单位负责编制。如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和签字认可责任。(2) 竣工 图应完整、准确、清晰、 规范、修改到位，真 实反映项目竣工验收时的实际情况。(3) 按施工 图施工没有 变动的，由竣工 图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。(4) 一般性 图纸变 更及符合杠改或划改要求的 变更，可在原图

15、上更改，加盖并签署竣工图章。（5） 涉及 结构形式、工 艺、平面布置、 项目等重大改变及图面变更面积超过 35的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“ 竣” 字，或在新图图标内注明“竣工阶段”加盖并签署竣工图章。10（6） 同一建筑物、构筑物重复的标准 图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制。（7） 建设单位应负责或委托有资质 的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图。（8） 竣工图图幅应按 GBT106093 要求统一折叠。（9） 编 制竣工图总说 明及各专业的 编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及

16、编制情况。在竣工图编制过程中要特别注意突击编制竣工图的现象，凡是竣工图质量问题多建设项目，均与平时不注意按照规定编制竣工图，而是到验收前，施工公司大量人员抽走到别的工程时，留下少数人员替代技术人员补竣工图、签字手续。从严格意义上讲，就算补充内容基本准确，但由于不是当事人形成的竣工图，从反映历史真实面貌和承担质量安全责任提供司法凭证的角度来讲，这些竣工图失去了当时的真实状况，也算是伪造的。举例3、竣工图的更改方法（1） 文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。（2） 利用施工 图 更改，应在更改处 注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。（3 ） 无法在 图纸 上表达清楚的应 在标题栏上方或左11边用文字说明。（4） 图上各种引出说明应与图框平行，引出 线不交叉，不遮盖其他线条。（5） 有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的，应在修改变更处进行杠改。当更