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1、基层工作 千 国各级各类国家综合档案馆中 =伙I最基层的、数量众多的区县级 档案馆，其档案开放工作是如何起 步、发展、变化的呢?笔者现以南京市 鼓楼区档案馆档案开放工作过程，作 一案例分析。 一、鼓楼区档案馆档案开放的 发展变化历程 鼓楼区档案馆的档案开放工作 始于1988年。根据中华人民共和 国档案法以及南京市档案馆开放 档案暂行办法的规定，区档案馆首 次开展了档案鉴定开放工作，制定 了相关的工作制度，如鼓楼区档案 馆开放档案实施细则、鼓楼区利 用开放档案须知等，对馆藏 19491959年满30年的982卷档 案进行了鉴定，确定可开放档案553 卷，暂缓开放111卷，不开放318 卷。199
2、3年，区档案馆会同区保密局 制定了鼓楼区档案馆馆藏档案解 密和划分控制使用范围实施细则， 并修订了鼓楼区档案馆开放档案 实施细则等。从1988年开始至 以南京市鼓楼区档案馆为例 口徐梅 2009年，先后分六批次对形成于 19491980年的馆藏档案，进行了 划控鉴定开放。具体开放情况见下 表。 从表中可知，到2009年馆藏档 案总卷数为57482，自形成之日起满 30年到期档案卷数为24389，经划 控、鉴定，可开放档案3622卷。档案 的实际开放率从首批开放的56竟 然逐渐下降到第六批的8(实际开 放率=档案馆实际开放档案数档 案馆剁期应开放档案数X lOO)。很 显然，相对于馆藏档案总数，
3、档案开 放的程度还很低。分析其中原因，笔 者认为有以下几点： 1、馆藏满30年的档案案卷数 量。区档案馆成立于1964年，档案 形成时间为建国后，即从1949年 始，几乎没有历史档案，因此无开放 历史档案的工作。且到期开放档案的 数量也少。馆藏档案数量增速较陕的 是2000年以后，而这些档案形成时 间多数不满30年。 2、馆藏档案内容及结构情况。 1999年前，区档案馆馆藏档案中文 南京市鼓楼区档案馆档案开放工作统计表 书档案居多，其它各类档案较少，这 就使开放档案受到一定局限。馆藏 档案结构单一，影响了档案开放的 程度。1999年后，档案数量增加，档 案种类也不断增多，特别是涉民档 案数量增
4、加较快，如婚姻、公证、房 产、拆迁、建筑执照等，但这些档案 涉及私人信息，属不宜开放档案之 歹U。 3、档案开放法规、规定不同时期 的变化，对于档案开放工作的影响。 如鼓楼区档案馆第一至四批开放档 案(19491971年)涉及全区党群系 统、区政府及各职能部门、街道、企事 业立档单位的38个全宗，到期应开 放档案12536卷，实际开放1726 卷，主要内容有：机构设立、人员编 制、干部任免、党团群组织建设、劳动 就业、知青下放安置、工农业生产规 划、年报、学历证明、婚姻登记、会计 等材料。其中，婚姻及会计等内容的 开放档案，在2008年上网公布目录 时经审核取消开放。第五至六批档案 开放的内容
5、则包含会议材料、报告批 复、人员任免、工作计划总结、先进表 当年馆藏 档案形成 当年馆藏满 序次 鉴定日期 三十年档案 开放卷数 开放率 开放全宗数 备注 档案总卷数 时间 案卷数 l 1988焦 8733 1 949-1959 982 553 56 32 2 1992正 16211 1960-1963 2399 447 19 37 3 1996正 22058 19641967 4246 588 14 42 含婚姻、会计 4 1999笠 30864 l968-1971 4909 l38 3 38 5 2004，正 39254 l972-1976 5268 911 17 45 6 2009正 5
6、7482 l977-1980 6585 548 8 42 r 54 档案与建设月刊 基层工作 彰、招工调资、知青上山下乡丁作、各 项工作情况统计报表等，而有关个人 信息的，如婚姻登记材料已明确不开 放。 4、原组卷规则对档案开放的影 响。由于种种原因，过去的案卷中还 有部分档案不同程度地存在着内容 混杂、标题不准确等问题，这影响着 开放档案的范围和数量。如一卷档案 里或许有几十件文件，但其中有一件 档案不能开放，则此卷档案即不列为 开放。 5、档案鉴定开放过程中的一些 主观因素。档案馆档案开放工作的受 重视程度，对档案开放法规、规定的 掌握程度和具体操作，都会影响到每 一卷档案经鉴定后能否开放
7、。长期以 来，由于馆藏档案总量不断增多、开 放鉴定繁杂，加上维持原状保险、开 放档案危险等诸多旧观念，档案开放 的速度及范围都受到一定的影响。 二、鼓楼区档案馆开放档案利 用状况 1、档案开放工作初期。鼓楼区档 案馆为了满足社会各界利用档案，方 便利用者，在查档接待室备置了以开 放档案全宗为单位编写的开放档案 目录，供利用者使用，并对开放档 案目录使用作了说明。但从“利用统 计台帐”来看，真正利用开放档案的 人次与卷次都很少。 2、开放档案的公布。2008年，区 档案馆将已开放馆藏档案案卷目录 公开上网，实现了开放档案目录网上 查询。该批开放档案形成于 19491976年，涉及全区党群系统、
8、区政府及各职能部门、街道、企事业 立档单位的42个全宗，总计2637 卷。同时将鼓楼区档案馆馆藏档案 开放情况说明一并上网。 2009年初，区档案馆来了一位 利用开放档案的香港公民，她是香港 大学学生，为撰写毕业论文来查阅有 关“人民公社”方面的档案资料。她在 网上看到开放档案目录，获知区档案 馆有她所需的相关内容的档案。对 此，接待人员经请示馆长同意后，调 阅数十卷相关内容的档案供其查阅、 摘抄利用。这对于档案馆的档案开放 及其利用工作来说，是一个很强烈的 信号，即档案开放与宣传的力度要加 大，要按法规扩大开放档案目录的公 布范围。 3、利用群体的变化。据区档案 馆近十年来的档案利用统计数据
9、来 看，档案利用从公务利用(机关工作 查考等)到非公务利用(公民个人利 用等)，各类档案利用需求逐步增 加。特别是在档案利用总量稳中有 升的情况下，非公务利用档案的需 求不断上升。公民个人为解决财产 继承、经济纠纷、婚姻关系、学历资 历证明、工作调动、劳动保险、身份 确定等问题查阅档案的越来越多。 而这部分档案内容均涉及个人信 息，是属于限制利用范围的。据统 计，在近十年档案利用中，非公务的 公民个人利用占7O之多。因此档 案开放与利用之间客观上存在着矛 盾。 三、对区县级档案馆档案开放 工作的几点思考 从对鼓楼区档案馆档案开放及 开放档案利用情况分析来看，档案开 放比例偏低，档案开放工作进展
10、缓 慢，控制比例一般都较大，开放年限 均以档案形成满30年为主，对于“经 济、科学、技术、文化等类档案向社会 开放的期限，可以少于三十年”，则无 HN0及。虽然区县级档案馆的档案开 放工作是一个不断发展变化的过程， 也是从无到有，逐步完善的过程。但 要适应社会对档案利用的日益增长 的多方面的需要，则还须有相关完备 的法律法规：I二作框架、业务工作的规 范操作、档案_亡作人员的努力等因素 共同作用。 笔者参与了鼓楼区档案馆第 五、第六批档案划控、鉴定、开放工 作，对改变目前现状作了一些思考。 1、加强档案开放工作的法律法 规建设。要在不断实践的基础上积极 进行研究，根据档案法的基本精 神，全面制
11、定规章和细则，如详细具 体的档案开放期限及其实施办法、措 施，要加强对经济、科学、技术、文化 等类档案开放工作的研究，增强可操 作性。同时以辩证的方法正确处理好 档案开放、利用与控制使用的关系， 积极稳妥地推进档案开放及利用工 2010年第7期 作。 2010年1月1口，南京市国家 综合档案馆档案开放与利用的办法 颁布实施。这表明了市级档案部门对 档案开放与利用工作的重视，更是对 区县级档案馆开展档案开放与利用 工作的政策性及业务性的指导。笔者 认为非常重要与及时。 2、强化业务工作的操作规范与 流程。为了确保档案开放工作按照规 范化、常规化要求进行，首先要确定 档案鉴定的原则、标准、程序、方
12、法和 档案开放的原则、范围、条件、形式。 其次要对馆藏档案和利用情况进行 深入地分析，研究确定档案馆馆藏档 案解密和划分控制使用范围，制定馆 藏档案开放鉴定工作规范及鉴定细 则。再就是要有统一的业务标准，科 学有序地指导该项：【：作，如研究制定 档案鉴定细化流程、馆藏档案开 放审查工作标准等，将完整规范的 鉴定开放工作分为馆藏档案前期调 查、初审、预审、复审、初步处理、集体 会审、组长终审等步骤，可以极大地 提高工作效率。 3、建立健全档案鉴定开放工作 队伍。区县级档案馆应当成立档案 开放鉴定领导小组，由局馆长亲自担 任小组的领导，并肩负起鉴定开放工 作的组织和领导_T作。小组成员均应 该由从
13、事档案工作多年，有丰富的实 践经验和深厚的专业基础的人员组 成。 总之，档案开放工作是一项政 策性、专业性很强的：I：作，要切实做 好区县级档案馆档案开放工作，必 须提高对档案开放 作的重视程 度，认识档案开放工作的必要性和 重要意义，明确其在区县级档案馆 中应有的位置。要加强相关的档案 法律法规建设，完善档案开放工作 法律体系。要把此项 作作为一项 常规业务基础I作来抓，而不是可 有可无，时断时续的。如果说档案馆 的最基本的职能是“收、管、用”，档案 开放工作则是这三项工作的延续与 深化。因此，区县级档案馆要加大力 度，加快步伐，切实适时地做好档案 开放工作。 (作者单位：南京市鼓楼区档案 局，江苏南京210009) 55
