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1、1,GEC Program,欢迎参加公文训练教程,2,GEC Program,目 录第一部分 公文及公文处理第二部分 公文标识规则介绍第三部分 常用文体介绍第四部分 公文常见“病症”处理,3,GEC Program,第一部分公文及公文处理,4,GEC Program,公文，又称公务文书，是公司在经营管理中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是公司开展经营管理活动的重要工具。,.什么是公文？什么是应用文？,应用文是国家行政机关、企事业单位、民主党派，社会团体以及广大人民群众在日常工作、生产、学习、生活中办理公务或个人事务时，所常使用的具有直接实用价值和某种惯用体式的一类文章的总称。,一、概述,5
2、,GEC Program,通知请示批复函会议纪要命令决定公告通告通报议案报告意见、计划总结书信条据请柬聘书海报条例合同,广告启示文凭证明电报,大家记住噢，首先这些文体都属于应用文,这些是一般应用文,公文！,应用文与公文的关系,6,GEC Program,.公文种类,国家行政机关公文处理办法（国发200023号）规定，国家行政机关公文种类有通知、报告. 请示、批复、函、会议纪要、命令、决定、公告、通告、通报、议案、意见、等13种。 根据公司实际，公司公文种类一般不包括命令、公告、通告、议案四种，即公司公文种类为上面斜体字标出的9种，红色标示的文种公司没有。,第一部分 公文及公文处理,上行文,平行
3、文,下行文,请示.报告,函.答复,.命令.意见.会议记要.批复,7,GEC Program,写公文的准备,.不断提高自己的政治思想水平、认识问题和分析问题的能力。、具备掌握情况、调查研究、收集材料的能力、要精通本部门和本系统的业务、具有一定的写作知识和写作能力,怎么写好公文呢？,8,GEC Program,、公文特点 具有法定效力 具有规范体式,、公文处理 指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。,9,GEC Program,原则一：贯彻党政分开原则原则二：坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全原则三：坚持保密原则，保守国家秘密和公司商业 秘密的安
4、全。,.公文处理原则,第一部分 公文及公文处理,10,GEC Program,.公文管理机构,办公室（人事行政部）是公文处理的管理机构，主管本机构公文处理工作，同时指导各部门及下级单位公文处理工作.各部门（各机构）应当配备文件管理员负责本部门（本机构）公文处理工作。,第一部分 公文及公文处理,11,GEC Program,.公文组成,秘密等级、秘密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、主送单位、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期,第一部分 公文及公文处理,12,GEC Program,机 密半 年,XXXX财产保险股份有限公司,永保新发200999
5、号,关于的通知,分公司各部门，各二级机构： 正文 附件： 1。,二七年六月二日,2 急 件,主题词：财险 业务管理 通知 抄送：新疆保监局。 打印：XXX 共打印 7 份 承办：XXXX 联系电话：（） 永安财产保险股份有限公司 200年月2日印发,第一部分 公文及公文处理,13,GEC Program,二.公文组成,（一）秘密等级和保密期限：涉及国家和公司秘密的 公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、 “机密”级公文还应当标明份数序号。（二）紧急程度：“特急”、“急件”、“普通”三 种。紧急公文，应当根据公文的时间要求注明紧 急程度，必要时可注明公文的送出时间。,第一部分 公文及公文处
6、理,14,GEC Program,（三）发文机关标识：用发文单位的全称或者规范化 简称，后面可以加、也可以不加“文件”字样。 联合行文， 主办单位排列在前。（四）发文字号：由发文机关代字、年份和序号组成， 联合行文，只标明主办单位发文字号。如 “永保新发2001号”。（五）签发人：上行文应当注明签发人姓名。“请示” 还应当在附注处注明联系人姓名和电话；分公司所有的对外文件一律由总经理签发。下行文无须注明签发人。,第一部分 公文及公文处理,15,GEC Program,（六）公文标题：由介词“关于”、公文主题和文 种三部分组成。要求： 1.准确简要地概括公文的主要内容； 2.标明公文种类； 3.
7、除法规、规章名称加书名号外，一般不加 标点符号。,第一部分 公文及公文处理,16,GEC Program,（七）主送单位：公文主要受理单位，即需要按照公 文内容答复事项、办理工作的单位，其名称应使 用全称或规范化简称、统称。（八）正文：（九）附件：公文如有附件，应注明附件顺序和名称。但一份文件仅仅是下发一项制度或规定，那么该制度或规定可不视为附件，如关于下发员工休假制度的通知, 员工休假制度即不属 附件。,第一部分 公文及公文处理,17,GEC Program,（十）印章：公文除会议纪要外，应加盖印章。联合 上报的公文，由主办单位盖章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。 目前，分公司发文
8、一律加盖分公司公章（各部门 无发文权）。（十一）成文日期：以负责人最终签发日期为准。联 合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。,第一部分 公文及公文处理,18,GEC Program,（十二）附注：公文如有附注（需说明的其他事项），应当加括号标注。（十三）主题词：除会议纪要外，公文应标注主题词。主题词一般为3至5个，包括公文内容和文种。上行文应当按照上级机关的要求标注主题词。,第一部分 公文及公文处理,19,GEC Program,（十四）抄送单位：除主送单位外需知晓公文的其他 单位，使用全称或规范化简称、统称。（十五）承办：公司内下发的公文，在版记中抄送单 位之下加“承办：”及承办人联系
9、电 话，以方便联系工作。对外发文不加。,第一部分 公文及公文处理,20,GEC Program,（十六）文字：从左至右横写、横排。民族自治地方,可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。（十七）公文用纸：国际标准A4（210297mm)， 左侧装订。（十八）标识规则：公文各组成部分标识规则，参照 国家行政机关公文格式国家标准执行。稍后具体介绍。,第一部分 公文及公文处理,21,GEC Program,主送 抄送报送 抄报内部发送,以下五个词有什么区别？,主送机关是指主办与答复公文的机关；抄送机关是指需知道的有关机关；报送公文拟稿机关；抄报机关是指发文单位的上级机关。内部发送公司内
10、除主送外需知会的相关部门,22,GEC Program,三、行文及报送要求,（一）行文应当确有必要，注重效用。凡能通过当面 协商、电话联系等方式解决的问题，不要行文。（二）行文关系根据隶属关系和职权范围定，原则上 实行逐级行文，一般不得越级请示和报告。总公 司公文只发送二级机构，不直接发送三、四级机 构；三、四级机构一般不得直接向总公司行文。,第一部分 公文及公文处理,23,GEC Program,（三）分公司公文一律以分公司名义行文，由人事行政办公室统一编号、用印。各部门无发文权， 各部门不得向二级机构正式行文，只 能就相关工 作向三级机构对口部门发工作联系函（工作通知书）。（四）各下级机构
11、必须以单位名义向上级公司报送文件，一般不得直接向上级公司各部门行文。各二级机构的部门不得向总公司行文。,第一部分 公文及公文处理,24,GEC Program,（五）二级机构向下级单位重要行文，应当同时抄送总公司。（六）部门间对有关问题未经协商一致，不得各自向 下行文。如擅自行文，上级单位应当责令纠正或 撤消。（七）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单 位，需同时送其他单位的，应当用抄送形式，不得抄送其下级单位。“报告”不得夹带请示 事项。,第一部分 公文及公文处理,25,GEC Program,（八）除上级单位负责人直接交办事项外，不得以单 位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”
12、和“报告”。（九）受双重领导的单位向上级单位行文，应写明主 送单位和抄送单位。上级单位向受双重领导的 下级单位行文，必要时应当抄送其另一上级单位。,第一部分 公文及公文处理,26,GEC Program,四、报送文件的具体要求,（一）下级单位向上级单位行文一律采用“请示”和“报告”两种公文形式。如分公司向保监局行文，二级机构向总公司（三级机构向二级机构）行文.（二）公司报送保监局的请示，凡涉及机构设立、高 级管理人员任职资格审查（包括各种申报材料） 和任命、保险条款费率审批和备案、申请扩大业 务范围等方面的，一律报送3份。其他事项的“请 示”报送1份。“报告”一律报送3份。（三）二级机构应向保
13、监局派出机构行文，不得向保监会行文。,第一部分 公文及公文处理,27,GEC Program,（四）三级机构各单位、各部门不得擅自向保监局及个人寄送和传递公文。除正常的工作沟通联络外，也不得擅自通过电话等方式向保监局有关公文的批办情况。,第一部分 公文及公文处理,28,GEC Program,五、发文办理,发文办理指以本单位的名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。,第一部分 公文及公文处理,29,GEC Program,（一）草拟公文注意事项,1符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定。2情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条 理清楚，直述不曲，字词规范，标点准确，篇幅 力求简短。3公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权 和与主送单位的行文关系确定。4拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实 际需要确定紧急程度。,第一部分 公文及公文处理,30,GEC Program,5人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先 引标题，后用圆括号引发文字号。引用外文应当 注明中文含义。日期应当写具体的年、月、日， 不能写“去年”、“上月”、“昨天”，或不写年只写 月、日。年份要完整表述，如“1999年”不能写成 “99年”，正文中一般也不写成“一九九九年”。出版物上数字用法的规定（国家技术监督局发布）,
