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1、 I 謦 囊 | 黪 l 誊 | 髑 a鼍 f 办公量 备 幅泰玉鼙 I 文董舫虹 办公自动化系统中电子文件 在线归档方法的研究与实践 随着我国办公自动化建设的不断推 进，由此形成了大量的办公自动化电子 文件。 全国档案信息化建设实施纲 要的战略目标，一是要实现档案信息 的数字化和网络化。二是要实现档案信 息接受、传递、存储和提供利用的一体 化。三是要实现档案信息的高度共享。 中央企业现行的办公自动化系统中流转 完毕的电子公文是电子档案的重要组成 部分，电子公文的背景信息和流转又是 电子文件真实性、完整性、有效性的保 证，如何做到办公自动化系统与档案管 理系统的跨系统无缝连接，实现电子公 文从
2、制发(接收)到流转完毕，全部信 息按原貌在线接收归档，是档案信息化 建设要研究解决的问题。本文结合自己 参加的央企数字档案馆建设的实践谈谈 自己的见解。 一、开发跨系统中间软件 目前办公自动化系统的数据库一般 多采用Notes数据库。而档案管理系统 的数据库一般多采用关系数据库，OA 电子公文在线归档，也就是档案管理系 统和Domino业务系统无缝连接。 Domino是一个比较独特、比较封闭的 系统，因此，如何在一个开放的平台 上，将DominoNotes应用和档案管理 系统有机地结合起来，是需要解决的一 个重要问题。 开发的跨系统中间软件是针对 domino数据库的Notes办公自动化系 统
3、生成的电子文件，不失真地将其目录 信息和原文信息转存到档案系统数据 库，并保留原文上的红头、红章、和电 子签名以及背景信息和流转信息等。转 换成档案管理所要求的标准文本格式 后，上传到档案馆文件服务器，并建立 归档、存储、检索利用等环境，保持 Notes的原样显示，包括显示样式，领 导签名图片。原文附件等。 二、中间软件各模块功能 (一)目录数据的提取。oA中一 个文档有很多项目。甚至几百个，大部 分是OA内部流转过程的一些相关信息 与档案关系不大，可根据档案管理的需 求，提取需要的信息(只要notes中存 在)。内于要将notes数据库归档到档案 管理系统，难免存在不符合要求的文档， 所以在
4、解读之前，要对数据的完整性进 行检测，只解读符合要求的文档。以齐 鲁石化档案管理系统为例，将全宗号、 类别号、保管期限、年度设为主键，内 容不能为空。在解读的开始阶段。先对 以上字段的值进行判断，如不符合要求。 拒绝解读，符合要求，取得我们需要的 项目的值，将其写入到xml或其它格式 的临时文件，或存放在一临时数组中。 (二)电子正文的解读。在oA中， 电子正文以附件的形式放到文档中，可 以是多种文件，包括二进制文件、压缩 文件、可执行文件甚至整个Notes数据 库文件。而且数量也不定。虽然在 notes系统中，可以手工将附件保存到 磁盘(硬盘和软盘均可)或者一个文件 服务器上。但对于存在成百
5、上千条文档 的notes数据库来说，不具可行性。通 过电子正文解读模块可以原封不动地将 所有电子正文按正确的格式解读出来， 存放在本机临时文件夹。 一般oA有两种文档：即来文和发 文。通过电子正文解读模块可以生成与 notes中的电子正文界面相似的文件。 电子签名技术是通过计算机来采集 和验证个人签名，并将文档捆绑在一起 来达到与纸上签名同样的效果，从而实 现无纸化办公的一种技术。它是在计算 机一步步普及到社会生活中，特别是在 办公自动化应用中的一种新技术。其应 用范围非常广阔，前景也非常光明。随 着计算机的更加普及，它必将逐步渗透 到人们生活的各个方面，成为计算机应 用中必不可少的组成部分。
6、在文件的阅 办单(来文)的领导批示意见一栏中有 领导的电子签名，成功地将电子签名图 片取出是本程序的难点，在cs模式下 它是指粘贴到文档中的nf域中，直接 解读是行不通的。我们巧妙的读取了 bs模式下电子签名所链接的人名库 找出需要的电子签名。通过一系列的转 换，出现在了它该出现的地方。 (三)压缩模块。为了提高文件上 传到服务器上的效率。对解读出的电子 正文进行了压缩。格式选择了压缩比更 小的rar格式。同样放到本机硬盘中。 (四)上传模块。至此对notes应用 的domino数据库操作完毕，在如何对其 利用方面，我们处理得也比较灵活。对 于档案管理系统，直接将其所需的字段 的值和上传后的文
7、件的名称和路径信息 存到相应的库中，也可将提取出来的数 据写成标准的txt和xml格式。以备以后 利用。要将解读出来的文件上传到服务器 过程也比较简单。上传成功后将本程 序在本机硬盘建立的临时文件夹删除。 (五)数据导入模块。最后将在第 一步存放在临时数组的所有数据导入到 档案管理系统。至此，在档案管理系统 可以查询上传的内容。 三、归档分工及步骤 (一)移交部门。移交部门确定 DominoNotes环境下的终端计算机及 操作人员，设置操作口令和身份认证。 操作人员对网上已流转完毕的每份电子 公文在移交归档界面(下转第56页) l Il办公童韭务a强 囊|工| _ | 鼬 键 _ _ _ _
8、| l| l 通过多媒体技术，例如，摄影机和照相 机等设备。对工程建设过程中产生的重 要事件通过图像的形式进行记录。截至 目前为止，影像技术主要用于领导检查、 工程重大会议、完工后工程实景等。通 过影像技术对工程进行记录。使工程记 录信息更加真实、直观。目前，不少隐 蔽工程纷纷通过多媒体技术来记录和拍 摄工程概况，使隐蔽工程验收突破了时 间地域的限制，在影像的基础上辅以文 字说明，大大增强了工程的客观性、真 实性和形象性。隐蔽工程主要是指钢 筋、地基、设备安装以及电气管线等需 要掩盖和覆盖的工程。一旦隐蔽工程无 法得到有效落实，可直接导致工程返工， 延长工程时间。为此。要提高工程质 量，保证工
9、程能够顺利完工就必须确 保隐蔽工程检查合格后才可继续施工。 三、事件的时间对应 水利工程档案管理主要从工程建设 与档案的同步性、工程建设流程的对应 性来体现。无论是何种水利工程，在立 项时，首先需要对相关文件资料进行收 集整理。其次，设计、勘测、监理以及 施工等相关协议，均会产生大量的文字 信息，此外，这些环节对档案的份数、 质量以及移交工作均有明确要求这就 对档案管理提出了进一步指示：在对施 工质量进行检查以及了解施工进度时， 需同时对工程档案管理情况进行收集整 理。没有档案的参与无法准确掌握施工 的全过程。在建设水利工程的过程中。 若需要对设计进行变更，则必须以施工 图纸为基础；监理单位批
10、复、施工单位 申请以及业主单位同意，一定要保证时 间的先后顺序。 四、电子版与纸版 伴随着电子技术的发展，计算机成 为了当前档案管理工作的重要依靠，可 大大提高水利工程档案管理工作效率 但纸质版仍然在档案管理中占据着重要 地位。一是，纸版档案材料是以实物形 式存在，更加具有说服力和不可替代 性。二是电子档案可将相关信息记录到 数据库中。在统计和查询上具有更强的 优势，且随着计算机技术的发展，电子 档案在工程建设中的作用更加突出，尤 其是异地查阅，其优势是不言而喻的。 近两年来，国家制定了cAD电子文 件光盘存储、归档与档案管理要求， 标志着电子档案在CAD光盘技术的推 动下逐步朝着光盘库载体的
11、模式快速推 进，未来这就成为项目档案管理的主要 方向。三是纸版档案与电子版档案内容 一致，无论是内容、时间还是结构。均 必须保持一致。 五、多方协调 由于水利工程建设牵涉范围大。涉 及部门多，尽管有相关规章制度的约 束。但由于施工单位的不同，其使用的 表格、技术也无法得到统一，这就需要 业主牵头，对相关资料进行统一。 监理单位主要是起桥梁纽带的作 用，在对规定要求和文件质量进行监督 检查的过程中，由于涉及项目多、工作 量大，故加强监理单位统一管理非常重 要。业主单位在鉴定合同时。就必须对 档案管理工作进行规范，同时在监理单 位的带领下严格按照相关要求统一档 案管理格式、标准等。 (作者单位：陕
12、西省宝鸠峡引渭潼 溉管理局) ( (上接第57页)上逐一进行检查确认。 检查确认的项目包括：归档范围、真实 性、完整性、有效性。对每份要移交归 档的电子公文要从办公自动化系统中自 动提取或选择填写以下字段：全宗号的 发文巾OA归档系统从发文字号中自动 识别提取填写上级来文南文书处理人 员根据文件针对的事巾选择填写：类别 号南文书处理人员根据档案分类规则选 择填写；保管期限南文书处理人员根据 文件的利用价值选择填写：年度由OA 归档系统从文件字号中自动识别提取填 写；文件字号南OA归档系统从文字号 中自动提取填写：文件题名由OA归档 系统自动提取填写：密级由文书处理人 员根据文件的保密程度选择填
13、写：责任 者南OA归档系统自动提取填写：形成 时间南OA归档系统自动提取填写：主 题词由OA归档系统自动提取填写：附 件份数南OA归档系统自动提取填写或 有文书填写：签发人南OA归档系统自 动提取填写：批示人由OA归档系统自 动提取填写：移交时间、移交人、移交 单位均南OA归档系统自动生成。对全 宗号、类别、保管期限、年度四个主键 要填写准确齐全，以便于档案部门对已 移交的电子文件进行分类整理。完成上 述工作后，移交部门的操作人员即可通 过网络直接向档案部门的接收操作人员 发送拟移交归档的电子文件并打印出 电子文件移交目录备查。 (二)接收部门。档案部门同样确 定DominoNotes环境下的
14、终端计算机 及操作人员，设置操作口令和身份认 证。操作人员对接收到的每份电子公文 在接收归档界面上逐一进行检查确认 检查确认的项目包括各字段的填写是否 齐全、完整、准确；阅办单、签发单、 正文、附件、页数是否齐全、完整、准 确；文件格式是否规范等，对不符合归 档要求的电子文件给予驳回待完善后 重发。对经检查确认符合归档要求的电 子文件进行批量本地机下载。并打印出 电子文件移交目录备查该目录系统可 随机填写接收时间、接收单位和接收人 字段。至此，电子文件的移交归档工作 完成了在DominoNotes环境下的工作 流程。下一步的工作就是电子文件在跨 系统中间软件上的目录数据的提取、 正文(阅办单、签发单、附件)的解 读、压缩、上传和数据导入，完成电 子文件的跨系统在线接收工作经数 字档案馆应用系统再对已接收的电子 文件进行分类、排序、编目即可完成 电子文件的在线归档工作和实现网上 发布及查阅。 在日益成熟的办公自动化条件下 电子文件的在线归档势在必行。探讨电 子文件的在线归档方法。研究开发跨系 统中间件软件产品，提高信息化建设时 代档案管理的科技水平，为档案信息走 出库房，及时服务于所需者。为民众， 为社会发挥应有的价值是我们每一个档 案人应尽的义务。 (作者单位：宁波市档案局业务指 导处)
