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1、重庆 XXXXXXXX 管理有限公司文件类型: 公司级文件 密级: 普通 文件版本: 第一版文件名称: 文件管理制度 文件编号: XQ-GS-2014-01共 8 页第 1 页文件管理制度一、目的为提高对公司经营管理有关的文件进行有效的控制与处理,促使公司文件管理形成统一标准、规范管理。二、适用范围本制度适用于本公司的各类通知、通报、制度、流程等以及外来的与公司经营管理相关的文件。三、定义(一)文件类型公司级文件:是公司各部门及个人都必须遵守的文件。部门级文件:是所涉及的各部门及个人必须遵守的文件。部门内文件:是部门内部执行的文件。外来文件:是国家或地方政府部门、行业协会等发出的政策性文件。(
2、二)名词定义制度:是具有约束性质的规程类文件。通知:是传达事项、任免等使用的文件。通报:是表彰先进、批评错误等使用的具有教育、指导意重庆 XXXXXXXX 管理有限公司文件类型: 公司级文件 密级: 普通 文件版本: 第一版文件名称: 文件管理制度 文件编号: XQ-GS-2014-01共 8 页第 2 页义的文件。流程:是输入特定工作准则达到输出特定效果的过程文件。会议纪要:是记录与传达会议内容的文件。四、职责(一)行政人事部负责本制度的执行、监督、修改工作。(二)其它各部门1.负责制订与本部门工作职责相关的文件草拟、执行、监督、修改工作。2.负责按本制度规定执行。五、文件密级根据文件涉及的
3、业务秘密程度划分为“绝密” 、 “秘密”及“普通” 。绝密:涉及公司经营计划、发展规划、客户相关资料等属于“绝密”文件。秘密:商务文件、产品价格、公司经营管理政策以及相应的培训课件等属于“秘密”文件。普通:管理制度、业务通知、关于工作流程方面的资料等重庆 XXXXXXXX 管理有限公司文件类型: 公司级文件 密级: 普通 文件版本: 第一版文件名称: 文件管理制度 文件编号: XQ-GS-2014-01共 8 页第 3 页通常属于“普通”文件。六、文件起草及审批(一)文件起草由公司或部门确认有必要进行针对性规范化管理的行为。公司级文件:由公司行政人事部门进行起草。部门级文件:由牵头部门进行起草
4、。部门内部文件:由部门自行起草。(二)文件审核公司级文件:分管领导审核。部门级文件:相关部门的负责人会签审核或分管领导审核。部门内部文件:部门负责人审核。(三)文件审批公司级文件:总经理批准。部门级文件:分管领导批准,涉及到两位分管领导的由总经理批准。部门内部文件:部门负责人批准。(四)文件修订与废止公司级文件:总经理批准。重庆 XXXXXXXX 管理有限公司文件类型: 公司级文件 密级: 普通 文件版本: 第一版文件名称: 文件管理制度 文件编号: XQ-GS-2014-01共 8 页第 4 页部门级文件:分管领导批准,涉及到两位分管领导的由总经理批准。部门内部文件:部门负责人批准。七、文件
5、书写格式(一)文件编号由行政人事部门统一进行编写,编号格式如下:GS-BM-YEAR-00举例:公司级文件编号:XQ-GS-2014-01部门级文件编号:XQ-KF-2014-01部门内部文件编号:XQ-KF(内)-01(二)文件版本公司或部门确认有必要进行重新修订文件的版次,描述为“第 X 版” 。(三)页眉采用小 4 号宋体字,固定格式如下:重庆新强人力资源管理有限公司文件类型: 密级: 文件版本:公司名 部门名 年份 第几号文件重庆 XXXXXXXX 管理有限公司文件类型: 公司级文件 密级: 普通 文件版本: 第一版文件名称: 文件管理制度 文件编号: XQ-GS-2014-01共 8
6、 页第 5 页文件名称: 文件编号:(四)文件标题距离上白边 37mm1mm,居中书写,2 号宋体字。(五)文件称呼标题下空一行,右顶格书写称呼后加冒号,3 号仿宋字体(无称呼的文件,直起正文) 。(六)文件正文称呼下一行,左空 2 字,3 号仿宋字体,每自然段要左空2 字,回行顶格(无称呼的文件,标题下空一行,左空 2 字直起正文) 。(七)文件附件正文下空一行,左空 2 字标识“附件” ,后加冒号和附件名称,附件如有序号,使用阿拉伯数码,附件名称后不加标点符号。举例:附件:1.申请表2.核算表(八)结尾审签重庆 XXXXXXXX 管理有限公司文件类型: 公司级文件 密级: 普通 文件版本:
7、 第一版文件名称: 文件管理制度 文件编号: XQ-GS-2014-01共 8 页第 6 页附件内容下空一行,左空 2 字标识“起草”冒号,左空 6字标识“审核”冒号,左空 6 字标识“批准”冒号(无附件的文件,直起结尾审签) 。(九)文件落款结尾审签内容下空两行,右空 2 字署名。署名下空一行,位于署名中间位置落成文日期,成文日期格式:XXXX 年 XX 月XX 日。(十)文件页脚居中标识“共 X 页第 X 页” ,小 4 号宋体字。八、文件管理(一)归口管理行政人事部门为公司所有文件的归口管理部门,负责对公司级文件的起草、修改、发放、归档、借阅等进行管理;负责对部门级文件签收、发放、归档、
8、借阅等进行管理;负责对各部门内部文件的签收、归档等进行管理;负责对外来与公司经营管理相关文件的签收、归档、发放、借阅等进行管理。(二)发放与借阅应严格按照文件密级和保密规定进行发放和借阅,对于被列为公司“绝密”类文件,发放与借阅对象为副总以上人员。重庆 XXXXXXXX 管理有限公司文件类型: 公司级文件 密级: 普通 文件版本: 第一版文件名称: 文件管理制度 文件编号: XQ-GS-2014-01共 8 页第 7 页对于被列为公司“秘密”类文件,发放与借阅对象为部门经理级以上人员,其它人员需在部门经理或培训人员的主导下进行学习了解。对于“普通”类文件,根据文件内容确定发放与借阅对象。对于秘
9、密等级为“绝密”或“秘密”类文件的发放与借阅对象以外的员工,根据实际工作开展情况,确实需要借阅的,必须逐级审批至总经理后方能在文件管理人员处进行查看,对文件内容切忌私传。阅文时不得抄录全文,不得随意取走文件内的任何内容及附件。(三)文件归档文件归档应按照文件类型、机密程度、时间顺序进行分门别类的归档管理,建立文件归档检索。归档时要把文件的批复、正文、附件等收集齐全,保证文件的完整性。(五)文件销毁对于多余、过期、重复和无保存价值的文件,行政人事部应定期清理造册,对涉及“绝密”或“秘密”类文件的,必须逐级审批至总经理后方能销毁。重庆 XXXXXXXX 管理有限公司文件类型: 公司级文件 密级:
10、普通 文件版本: 第一版文件名称: 文件管理制度 文件编号: XQ-GS-2014-01共 8 页第 8 页对于涉及“绝密”或“秘密”类文件的销毁,需要在分管领导监督下进行。九、相关处罚规定(一)机密程度为“绝密”的文件保管不当,泄密或丢失的,对直接责任人,处以 200 元/次/份的罚款。(二)机密程度为“秘密”的文件保管不当,泄密或丢失的,对于直接责任人,处以 100 元/次/份的罚款。(三)对于本制度颁发后,公司各部门未进行宣贯、执行的,将对部门负责人处以 50 元/次的罚款。附件:1.文件发放/签收记录表2.文件借阅审批记录表起草: 审核: 批准:重庆 XXXXXXXXXXX 管理有限公司2014 年 3 月 5 日