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1、东莞市华坤电线实业有限公司管理规章-费用管理制度文件编号:HK-04东莞市华坤电线实业有限公司管理规章版 本 号:1修 订 号:0费 用 管 理 制 度页 次:1/41.目的为明确费用报销的管理,堵住费用开支上的漏洞,合理编制公司财务预算并执行,以期有效降低公司运营成本提升公司竞争力。2.适用范围本制度适用于华坤公司管理费用:员工薪资、员工培训费、福利费、办公费、通讯费、会议费、咨询顾问费、差旅费、招待费、车辆使用费、房屋租赁费、基建机修费等。3.权责总 经 理:负责本制度的核准。负责公司财务预算案的审核及相关单据的核准。对违反本制度规定行为处罚的核准。财 务 部:负责本制度的制定与修订。负责
2、编制各项费用或各部门的财务预算。费用开支的统计分析。报销单据的核对、监督。其他部门:执行本制度及经总经理核准的部门或各类费用的预算。在权限内审批本部门发生的费用报销单据。4.内容4.1费用报销要求4.1.1报销费用必须以真实、合法的原始凭证为依据。1.合法的原始凭证主要是指:套印有税务部门监制章的发票或行政部门统一印制的收费收据、专用发票等;2.取得合法原始凭证时,应要求对方单位详细填写经济业务内容、数量、单价、金额,大小写必须相符且不得涂改,并准确填写付款单位全称(东莞市华坤电线实业有限公司);3.因特殊情况未能取得合法原始凭证的报销,应由总经理核准否则不予报销。4.1.2发生的差旅费、业务
3、招待费用必须按规定分类填写公司统一的报销单据,不得随意填写,并将相关单据排列整齐粘贴在报销单据背面的右上角。4.1.3报销单据上应注明以下内容,否则一律退回不予报销。1.所属部门;2.差旅费用应详细填写费用发生日期及业务内容;3.交通费要写明出差地点、时间、乘坐路线及车票金额;4.业务招待费应写明招待客户、人数、陪客人员姓名、地点、时间。 4.1.4不需填写报销单据的费用,应注明经办人、用途。4.1.5费用报销最迟应在 5个工作日内到财务部办理。4.2费用报销审批文件编号:HK-04东莞市华坤电线实业有限公司管理规章版 本 号:1费 用 管 理 制 度 修 订 号:0页 次:2/44.2.1开
4、支各项管理费用时,属各部门的正常开支且在各部门主管规定的审批权限范围内,由各部门主管签字后报财务部审核报销;部门主管审批权限为单价在 100元以下总金额不超过 200元,司机送货费用或正常发货费用不受此限制。4.2.2超过审批权限的费用开支,部门主管审核后报总经理核准。4.2.3各部门报销有签字权的为各部门主管正职,因部门主管请假、出差的,报销暂缓,需急办的报请总经理审批。4.2.4部门主管的费用报销由副总经理审核总经理审批,差旅费、招待费须经财务部校对副总经理审核后由总经理审批。4.3差旅费用报销4.3.1员工出差分“长途”和“短途”两种,当天能往返的为“短途”,出差时间在一天以上的为“长途
5、”。4.3.2短途出差1.伙食费补贴标准(人民币),早餐 7:00 前出差的 5元/人,中餐 13:00 后返厂的 10元/人,晚餐 20:00 后返厂的 5元/人。注:出差至长安、虎门原则上不予报销伙食补贴。2.员工短途出差只能乘坐公交汽车,无特殊情况不能乘坐摩托车或出租车。4.3.3长途出差1.长途出差地分为:一类区,特区、上海、北京、广州等地区;二类区,除一类区以外的地区;港澳台地区三种。2.住宿、伙食补贴标准:(元/人/天)住宿标准 伙食补贴项目标一类区 二类区 港澳台 一类区 二类区 港澳台准职别一般人员 100 80 300 50 40 100部门主管 150 120 400 60
6、 50 150注:参展期间,住宿由公司统一安排除外;一般两人住一间房。3.交通费用报销标准:出差乘坐的交通工具按路线长短:部门主管可乘汽车、飞机、软、硬卧,乘坐飞机、软卧须报总经理批准。一般员工乘座汽车、火车硬座、硬卧等,软卧须总经理批准。4.3.4住宿费、交通费、伙食费,在规定的标准内报销,超标准自付(如有特殊情况需总经理批准方可报销)。4.3.5出租车费的报销:员工因公出差原则上不得乘坐出租车,但下列情况除外1.携有巨款或重要文件须确保安全的;2.部门主管出差长途一人到达目的城市,短途两人以上同时的;3.因公办事所到目的地较远,没有公共交通工具的;文件编号:HK-04东莞市华坤电线实业有限
7、公司管理规章版 本 号:1修 订 号:0费 用 管 理 制 度页 次:3/44.其他特殊情况或紧急情况需乘坐出租车的(报销时须细说明原因)。4.4招待费用报销各部门因工作需要必须宴请客人的,按以下规定执行:4.4.1必须事先填写招待费审批单,并经总经理批准,如有特殊原因,应事先电话请示。4.4.2限制陪餐人数,原则上 1-2人陪同。4.4.3严格执行宴请标准,一般标准 40元/人/餐,客人为部门主管的标准为 60元/人/餐,超标自付,特殊情况由总经理签批。4.4.4员工外地出差发生的宴请费,应于出差前申请,特殊情况应电话请示,回公司后补办手续;出差发生宴请的应扣除陪宴人员当日的出差补助。4.4
8、.5业务员发生的宴请原则上不予报销,重要客户由业务经理、总经理陪宴的除外。4.5通讯费用报销4.5.1享受公司移动通讯费补贴的员工,报销时应取得电信部门的专用发票,按公司规定的标准报销。4.5.2享受公司移动通讯费补贴的员工必须保持随叫随通4.6车辆费用报销4.6.1车辆费用系指路桥费、燃料费、检测费、修理费、保险费等。4.6.2送货或公事出差,应按经济合理的路线行驶;人力资源部每月考核行车里程、燃料消耗、修理费等指标。4.6.3公司配备专车的,因私事使用发生的车辆费用不予报销。4.6.4桥路费用单据须按发生的先后顺序排列整齐,并粘贴在差旅费报销单后面。4.7借款4.7.1借款包括暂借支和员工
9、借支,需填写借款单。暂借支即短期借款,为各部门需采购物品或出差等零星借支;员工借支即为员工因某些困难以私人名义向公司借支,借支金额不超过其一个月薪资的 20%,借支人须入职 30天以上。4.7.2核准权限:借支金额在 2000元以下,由副总经理核准;借支在 2000元以上,由总经理核准。4.7.3还款期一般为 1个月内,还款期超过 1个月者,需扣发借支人工资作抵押。4.8费用统计分析4.8.1公司费用统计期间为当月 1日至当月 31日。4.8.2统计由财务部负责,统计时按部门、类别进行。4.8.3财务部每季度将统计结果汇总分析,形成各部门费用管理的分析报告提交副总经理、总经理。4.8.4各部门主管应当参照分析报告采取措施降低部门管理运行的成本。4.9年度费用的预算文件编号:HK-04东莞市华坤电线实业有限公司管理规章版 本 号:1修 订 号:0费 用 管 理 制 度页 次:4/44.9.1公司年度费用管理预算由财务部负责编制。4.9.2财务部编制预算时依据上年度各部门各类费用的实际支出情况、公司上年度赢利情况、本年度公司的整体规划。4.9.3编制的预算副总经理审核经总经理核准后严格执行。4.10本制度由财务部负责解释。东莞市华坤电线实业有限公司管理规章编号:HK-04费 用 管 理 制 度(第 1版) 受控状态:_受 控 号:_编 写:_审 核:_批 准:_生效日期:_