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1、黑河学院档案管理规章制度汇编黑河学院二九年四月编 制 说 明档案是历史的真实记录，是国家的宝贵财富，科学管理和有效利用档案，对于正确地总结过去，指导现在，规划未来，具有十分重要的作用。为提高学院档案工作质量和管理水平，使学院档案工作逐步实现标准化、制度化、规范化，依据中华人民共和国档案法 、 高等学院档案管理办法和黑龙江省档案管理条例的有关规定，依照中国档案出版社新出版的新时期高校档案规范化管理工作实用手册 ，参考哈尔滨师范大学和哈尔滨商业大学的有关档案管理规章制度，结合我院实际工作，我们着力完善学院档案管理的各项规章制度，编制黑河学院档案管理规章制度汇编 ，目的是使各部门分管档案工作的领导及
2、兼职档案员了解档案工作，明确档案收集、整理、立卷、归档等各个环节的具体要求，提高部门立卷归档的质量，确保部门档案的齐全、完整、准确和系统。档案工作是一项不断发展的工作，由于我们水平有限，本汇编一定还存在诸多不足之处，希望各位领导和同仁们给予批评指正。我们将不胜感激。黑河学院办公室档案科二九年四月目 录档案综合管理制度黑河学院档案管理办法 （2）黑河学院关于加强档案管理工作的若干规定 （6）黑河学院关于各单位建立“大事记”制度的规定 （7）黑河学院各类文件材料的部门立卷和归档流程 （8）黑河学院档案实体分类办法（11）黑河学院部门立卷归档办法（14）黑河学院党群、行政类档案管理办法（18）黑河学
3、院教学类档案管理办法（21）黑河学院科学技术研究类档案管理办法（23）黑河学院仪器设备类档案管理办法（25）黑河学院出版类档案管理办法（27）黑河学院外事类档案管理办法（29）黑河学院财会类档案管理办法（31）黑河学院会计档案整理与归档方法（33）黑河学院基本建设类档案管理办法（39）黑河学院声像类档案管理办法（43）黑河学院声像类档案管理细则（46）黑河学院照片档案整理规则（48）黑河学院电子文件归档范围规定（55）黑河学院电子档案管理制度（55）黑河学院关于档案归档范围的规定（56）黑河学院档案归档范围和保管期限表（58）黑河学院部门立卷归档工作考核标准（92）档案部门内部管理制度黑河学院
4、档案借阅制度 （95）黑河学院档案鉴定销毁制度 （95）黑河学院档案安全保密制度 （96）黑河学院档案安全保管制度 （96）黑河学院档案库房管理制度 （97）黑河学院档案统计制度 （97）黑河学院分管档案工作的领导职责 （98）黑河学院档案科工作职责 （98）黑河学院档案科科长岗位职责 （99）黑河学院档案工作人员岗位职责 （99）黑河学院各部门负责档案工作领导的岗位职责（100）黑河学院兼职档案员工作职责（100）国家、省档案法律法规中华人民共和国档案法（102）高等学院档案管理办法（105）黑龙江省档案管理条例（110）附 图黑河学院档案工作网络图（116）档案综合管理制度黑河学院档案管理
5、办法总 则第一条 为加强学院档案工作，完整安全地保存、科学规范的管理和有效地保护和利用学院档案，根据中华人民共和国档案法 、 高校档案规范化管理工作实用手册等有关档案工作的法规、法律、规章制度，结合学院档案工作实际，制定本办法。第二条 本办法所称的档案是指院校及所属各部门各个历史时期在教学、科研、管理以及其他各项工作中直接形成的，对学院和社会具有保存价值的各种文字、图表、数据、声像、电子文件等各种形式的历史记录。第三条 学院档案反映学院建立与发展的历史过程，是全院师生员工的劳动成果和智慧的结晶，是重要的信息资源和历史凭证，是评估学院各部门工作质量、评价各项工作成果，考核各类人员、衡量学院管理水
6、平以及编史修志的重要依据。第四条 学院档案工作是用科学的原则和方法收集、积累和管理学院档案并提供档案信息为学院和社会服务的工作，是提高学院管理水平的重要条件，是反映和维护学院历史真实面貌的一项重要工作，是办好学院的重要基础工作之一。第五条 学院档案工作是学院各项工作的重要组成部分。学院对档案工作实行“三纳入” 、 “四同步” ，即将档案工作纳入学院及各部门的工作计划和发展规划，纳入各项管理制度，纳入有关人员的职责范围，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，要布置、检查、总结、验收档案工作。学院各有关部门必须严格遵守国家、学院的保密制度，加强对各个工作环节的管理，确保档案的安全。第二章 学院档
7、案管理体制、机构设置和基本任务第六条 学院的档案工作接受黑龙江省高校档案协会、黑龙江省教育厅档案部门和黑河市档案局的指导、监督和检查。第七条 黑河学院档案工作实行集中统一管理，由一名院长主管档案工作，学院设立档案科，由黑河学院院长办公室负责。第八条 学院档案管理部门既是学院档案工作的行政管理部门，同时又是永久性保存和提供利用学院档案机构。其基本任务如下：（一）贯彻执行国家有关档案工作的法令、政策和规定，规划学院档案工作，广泛进行档案工作的宣传和教育，提高全院师生员工的档案意识。（二）制定学院档案工作的各项规章制度，负责监督、指导和检查档案工作的执行情况。（三）监督、指导各部门做好各类档案收集、
8、征集和整理组卷工作，接收各单位整理组卷完毕的档案材料。（四）负责对接收来的档案进行整理、鉴定、保管和统计。（五）开展档案的开放与利用工作，为全院师生员工服务。（六）保守党和国家的秘密，维护档案的完整、准确，最大限度延长档案的寿命。（七）负责编制档案检索工具，编写档案全宗介绍，做好编研和利用工作；积极开发档案信息资源 。（八）开展校际间、同行间的工作协作、参加档案学术研究和经验交流活动。（九）负责对全院专兼职档案员进行业务培训，开展档案学术研究和交流活动，努力提高档案工作水平。（十）完成学院领导交办的其他工作。第九条 学院所属各部门必须由一名领导分工主管本部门的档案工作，并根据需要配备专（兼）职
9、档案工作人员若干名，具体负责本部门的档案工作。各部门档案工作的基本任务：（一）认真贯彻执行上级颁发的有关档案工作的法令、法规，执行学院有关档案的规章制度。（二）将档案工作纳入本部门的工作计划、规章制度和有关人员的岗位责任。（三）根据要求做好本部门应归档文件材料的形成、积累、整理、立卷和归档工作。（四）加强对本部门人员有关档案工作的宣传教育，不断提高所属人员的档案意识。（五）参加档案部门组织的活动。第三章 档案工作人员第十条 学院档案部门工作人员属学院事业编制，各部门兼职档案员由各部门确定。第十一条 档案工作人员（包括兼职人员）认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法。第十二
10、条 档案工作人员（包括兼职人员）应接受档案和相关专业知识的培训，提高档案员专业知识水平。第十三条 档案工作人员应保持相对稳定。第十四条 各级主管档案工作的领导应当积极组织和支持档案工作人员参加档案业务培训和进修。第四章 档案工作建设第十五条 学院应为档案工作提供专用、充足、符合有关标准要求的档案库房，做到办公室、阅览室、库房三分开。第十六条 学院档案部门所需设备由学院在年度经费中列项，逐年配置主要设备。第十七条 学院档案部门应配置数量充足、档次较高的计算机，并纳入学院办公自动化网和学院信息网。第十八条 各兼职档案员所需的物品由主管部门负责配备。第五章 档案工作经费第十九条 学院档案建设列入学院
11、的发展规划中，以确保档案的基本建设和重大设备购置的经费。第二十条 学院每年拨出一定的经费，用于表彰档案工作做得好的单位和个人。第二十一条 各档案形成部门每年要为开展档案工作提供经费保证。第六章 档案工作制度建设第二十二条 建立健全档案工作制度，是档案工作向制度化、规范化、科学化方向发展的需要。制订档案工作规章的依据主要有：（一） 中华人民共和国档案法及中华人民共和国档案法实施办法 。（二） 普通高等学院档案管理办法 。（三） 新时期高校档案规范化管理工作实用手册（四） 机关档案工作业务建设规范 。（五） 黑龙江省档案管理条例 。（六） 高等学院档案实体分类法与高等学院档案工作规范 。第二十三条
12、 学院档案管理制度由档案部门制定，必要时由有关单位负责人会签面向全校性的档案工作制度，由主管档案工作领导签发后，以学院正式文件颁布。第七章 文件材料的归档工作第二十四条 档案的形成、收集、积累工作是档案工作的基础和前提。学院档案收集的范围，详见学院所属各单位档案归档范围和保管期限。（一）国家教委颁发的高等学院档案实体分类法与高等学院档案工作规范规定应归档的党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物、人物等类档案。（二）管理现代化、办公自动化等形成的电子文件等。（三）反映学院工作和活动的有保存价值的声像载体材料。（四）学院知名人士在非职务活动中形成的有保存价值的文件材料。（
13、五）合并学院单位的档案。（六）学院撤消单位档案。第二十五条 档案的形成、积累、立卷归档工作。（一）学院所属各单位以及全体教职工在从事各项公务工作或活动中，要求及时形成各种文件材料，并主动向本单位专（兼）职档案员移交。（二）学院所属各单位的兼职档案人员要求及时收集本单位形成的档案材料，按照学院档案实体分类办法进行分类，并妥善保管。（三）学院所属各单位的专兼职档案员要根据各类档案形成的特点和规律，按照学院有关档案的立卷、归档要求将所保管的档案进行整理、立卷、归档。（四）归档时必须履行签字手续，填写档案移交单，一式二份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量和移交时间，交接双方签名盖章，各存一份备查。第二十六条 档案部门对收进的档案按照黑河学院档案实体分类法进行分类，编制档案号，并将档案实体按档案号进行排架。第八章 档案的保管、鉴
