高校基本建设档案管理模式与案例分析

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1、高校后勤研究 溺撩嬲枣 2013年第3期 高校基本建设档案管理模式与案例分析 汪韵秋 近年来国家对教育事业投入持续增加，高校为 改善教学科研条件大力推进校园基本建设工作。在 大型工程建设过程中，档案管理工作的作用越来越 凸显。档案统筹管理意识薄弱、文档收录不力、文 件资料建档不全、文档收集管理工作滞后等问题都 会给基建后期管理工作带来诸多不良后果，如：工 程竣工备案工作延期、房产证延期取得、延误基建 财务审计工作等等。笔者在清华大学38万平方米 紫荆学生公寓工程的档案管理工作中，提出一套系 统、完整、科学编制及安全保存工程建设档案的方 法，建立档案收录系统，及时收集编制文档，统筹 移交并归档，

2、在此基础上归纳总结出了适用于大型 配套工程建设项目的档案系统化管理模式。 一、建立档案收录体系 高校基建档案管理工作贯穿于从项目立项审 批、开工建设、竣工验收、投入使用、到取得房产 证，完成项目的财务审计工作的整个项目建设过 程。在此期间建立完备的档案收录体系，才能提前 准备，及时收集、记录整个建设过程的各类信息。 1设立管理机构 重视建设过程中的档案管理工作，首先要在建 设班子组织结构中设置基建档案管理部门，并配备 专职管理人员。管理人员应了解工程建设过程、有 一定的专业知识、责任心强、能够准确及时记录和 收集建设工程资料。对于大型工程项目更要加强档 案管理力量，不仅要求档案管理人员工作严谨

3、、务 实、高效，还要有统筹规划及综合管理能力。 其次要建立资料室，配备计算机、照相机、录 音笔、扫描仪、打印机、存放柜、文件夹、资料盒 等硬件设施，为编辑和存放已收集的文件资料提供 必备条件。 2建立规章制度 工程项目档案量大面广、时间跨度长、经手人 员多，且办理各类手续时常常需要反复调用立项及 审批文件。因此需要建立档案管理规章制度，规范 建设期间文件资料的收集、档案的编制及归档工 作，履行文档的借用手续，实行制度管控，减少人 为因素造成的资料遗失。 3建立文档信息收录系统 工程项目的档案收录涉及领域范围广、内容 多，手工记录工作效率低。因此遵循完整齐全、归 类准确、使用便捷的原则，应用计算

4、机编制符合基 建档案规范及学校档案要求的文档信息收录管理程 序，形成电子文档信息管理系统，及时登记录入建 设项目的各种文件及资料的相关信息，实行文档分 类管理和分区存放如图1。 图1文档管理系统框架图 二、档案编制模式 工程项目建设周期长，资料文件涉及单位多、 经手人员多，收集工作量大，容易造成遗漏。档案 管理人员只有及时准确地进行收集、整理到位，才 能保证文档收集完整齐全。在整理文档的过程中， 参照图1文档管理系统框架图中各部分收录的内 容，仔细疏理已收集的文件资料，甄别存放区域， 分类录入每份文件及资料的名称、编号、日期、批 准及发文部门、主要内容等，按形文时间顺序排 列。依据档案成册文本

5、规格等要求分册立卷、归类 排序、完成档案编制工作。在编制过程中，注重文 件及资料归类科学系统、准确齐全，并兼顾保密及 使用便捷。 高校基建工程项目档案涉及当地政府城市建设 档案管理部门和学校两个归口单位，要求分开编 27 高校后勤研究 2013年第3期 制。工程项目竣工档案，主要用于完成当地政府城 市建设档案管理部门建设项目的竣工备案工作。_T 程项目的全部档案，旨在保存及完整收录项目建设 的全部文件资料。在对工程项目档案进行编制的过 程中，归纳为单体工程档案编制和大型配套工程档 案分期分项编制两种模式。 1单体工程档案编制模式 对于单体建筑而言，文档资料对应关系明确， 将收集的资料按文档收录

6、管理系统分类原则逐项分 类，再按归档单位不同，分以下两部分进行编制。 工程项目竣工档案编制：在项目施工完成四方 验收后，建设单位委托施工或设计单位绘制工程竣 工图，并组织施工、监理、勘察、设计单位共同完 成竣工档案的编制工作。采用当地政府城市建设管 理部门指定的档案盒，将文档及图纸按专业分类分 册进行编制，并且符合当地政府城市建设管理部门 工程竣工备案工作的要求。 工程项目的全部档案：采用学校指定的文件存 放盒，对已按文档收录管理系统收录及分类的文 件，按文件盒的容积进行分册，再按项目名称统一 编号，编制出符合学校要求的档案。 2大型配套工程档案分期分项编制模式 在档案编制时，对由多个设计、施

7、工及监理单 位分期建设的工程项目档案，应以工程项目总体规 划为主导，以分期建设项目规划为索引，以单项工 程为基点，统筹规划、科学分类、化整为零、分期 分项进行编制。依据政府部门批准分期建设的建设 T程规划许可证和建设工程施工许可证，在编制施 T许可证中含有多个建筑的档案时，档案名称按工 程名称、建设期号、单个建筑名称及文档内容顺序 进行编制，档案内容根据分期建设批文中所对应的 单个建筑，逐个按文档收录管理程序分类编制，相 同资料复印后编入。单个建筑工程档案的编制方法 与单体工程基本相同。 三、档案移交归档模式 高校档案馆为高校基本建设档案管理提供了有 利的条件，也是各高校基建档案最终归口单位。

8、高 校工程建设项目档案分两个部分移交。工程竣工档 案，由项目建设班子负责移交当地政府城建档案管 理部门，完成工程项目的竣工备案工作；工程建设 全套档案，由项目建设班子负责移交学校档案馆。 基建丁程因项目体量差别、难易程度及资金到位情 况不同，从实施到完成的周期时有变动。工程建设 期间建设班子负责建设项目的文档收集、档案编制 及管理；工程建设完成后，工程档案应及时移交归 口部门管理。在档案移交归档的过程中，归纳为集 中移交归档和分期移交归档两种模式。 1集中移交归档模式 对于项目班子管理能力强，档案资料存放安 全，贮存空间充足，建设过程中有条件管理文档的 工程项目，工程建设完成后，集中进行档案移

9、交归 档工作。竣工档案编制完成后，及时移交当地政府 城建档案管理部门；工程竣工备案后，集中全部丁 程档案统一移交学校档案管理部门归档。集中移交 归档模式有利于档案的统一编号，统筹安置。 2分期移交归档模式 对于工程分期建设，建设周期长、文件资料数 量大、内容多、建设过程中文档安全存放条件不俱 备的工程项目，建设班子应及时与学校档案管理部 门协商，在建设期间分期将档案移交校档案馆存 放。分期工程档案分别移交两个归口单位。每期工 程竣工档案编制完成后，及时移交当地政府城建档 案管理部门进行竣工备案，完成备案的竣工档案立 即存入校档案馆。工程全部完成时，建设班子编制 建设工程全部档案的汇总目录，并将

10、所有档案系统 整理后移交校档案馆，完成整个工程档案的归档工 作。分期移交归档模式有利于档案安全存放，减轻 建设班子档案管理的工作量，为建设期间中后期_T 程资料的存放提供空间。但工程完成后，需要编制 档案移交汇总目录，统一设置档案编号，分期分项 科学排序，统筹集中安置全部工程档案。 四、基建档案管理案例分析 清华大学紫荆学生公寓工程从2000年开始筹 建，2002年一期工程建成并投入使用，到2006年 建成并全部投入使用，历时6年。建筑面积约38 万平方米，建设用地286公顷。共建成23幢宿舍 楼、4个食堂、服务楼、中水站、换热站、变电 站、水井泵房、运动场、道路、园林绿化等配套设 施，可供二

11、万二千余人住宿及生活。主要工程分四 期建设，配套工程分项建设，分批投入使用。由多 个施工、监理、勘察及设计单位承担建设工作。整 个工程文件资料涉及项目多、内容广、时间长。工 程建设伊始，建设班子设专人负责档案管理工作， 制定建设期档案管理规章制度，系统管控建设期间 工程文件资料收集与存放、文档录入与借用、档案 编制与移交归档的每个环节，为全面系统的完成工 程档案的管理工作奠定了良好的基础。 在工程文件资料的收集过程中，预先编制文档 高校后勤研究0 凳璧 2013年第3期 收录管理程序，按文档管理模式分期分项建立电子 文档管理系统。以工程项目建设前期文档为主线， 会同勘察设计、施工组织技术、合同

12、管理、财务经 济、运行准备、开发研究、涉外及其他与工程建设 有关的文档分别进行分类，以单个建筑为基点登记 录入相关的文件资料，实施文档分类管理。以建设 期号及配套工程为牵引，以单个建筑名称为界限分 开存放。 在工程档案编制过程中，采用大型配套工程档 案分期分项编制模式编制档案。以建设工程立项文 件及项目批文为主导，以分期分项建设为索引，以 建设工程施工许可汪为核心，以单个建筑为基点， 相同建筑合并同类项，系统规划档案编制过程，设 计档案编制框架图如图2。一期工程施工许可证中 含13号楼，这三幢楼大小与结构形状各不相同。 在建立的电子文档信息管理系统中，分类录入相关 文件资料的名称、编号、日期、

13、批准及发文部门、 主要内容等，按形文时间顺序排列，分类管理。按 楼号存放文档，相同文档复印后存入，保证单个建 筑文档内容完整齐全。在档案编制时，1、2、3号 楼分别按单体工程档案编制模式编制档案。二期工 程中含有5个建设工程施工许可证，分5个核心部 分，参照一期工程档案编制模式编制档案。813 号楼含在同一个施工许可证中，11、12号楼因建 筑结构完全相同，经合并同类项后按单体工程档案 编制模式编制档案，8、9、10、13号楼因建筑结 构各不相同，分别按单体工程档案编制模式编制档 案；以此类推，编制46号楼档案；桃李园食堂、 紫荆园食堂档案；7号楼涉及科研开发，档案编制 包含建设项目开发研究文

14、档内容。三期、四期工程 档案编制方法与二期类似。在配套工程的档案编制 中，由于配套工程中所含工程项目建设用途不同， 服务楼、换热站、中水站、水泵房、变电站内含有 运行设备，档案编制包含建设项目运行准备文档内 容。网络设备工程中因含有部分进口设备，档案编 制包含建设项目涉外文档内容。编制水井档案时， 由于两口水井的深度、位置及出水量各不相同，需 要分开编制档案。在整个工程档案编制过程中，坚 持科学规划、化繁为简、分期分项、兼顾保密和使 用便捷的原则，完整齐全的编制档案。 在档案的存放及移交归档过程中，采用分期移 交归档模式进行归档，解决建设期间档案安全存放 及存放空间不足的问题。建设班子与校档案

15、馆研究 制定建设期间档案存放及借阅管理办法。工程档案 采用分期移交，即竣工备案一期、移交一期，边建 设边移交的档案存放模式。主要工程分四期，配套 工程分项进行，竣工档案编制完成后，及时移交北 京市城市建设档案馆备案。备案后的竣工档案直接 存人校档案馆，为建设期间资料的存放留出空间。 规范存档资料的借阅手续，方便使用及查找档案。 工程建设全部完成后，按档案编制框架图制作移交 归档总目录，将分期移交的档案进行系统整合，完 成全部档案的移交归档工作。 五、结论 基建档案完整记录了工程项目的建设历程，是 工程日后维修、质量追踪及扩建改造的重要依据。 编制工程档案是一项复杂细致的工作，在工程建设 管理过

16、程中应予以重视。档案管理工作侧面反映了 工程建设项目班子的综合管理水平和能力。本文从 实际项目经验出发，总结归纳出一套适合于大型基 建项目的档案管理模式，在项目建设过程中，通过 系统、科学、完整的编制及安全保存工程建设档 案，很好地保障了项目的进度和后续备案、查询工 作，为建设工程项目画上圆满的句号，同时也为其 他高校工程项目的建设提供经验借鉴。 参考文献： 1余志峰，胡文发，陈建国项目组织 M北京：清华大学出版社，2000。 2肖维品，陈涣壮，欧文平建设监理与工 程控制M北京：科学出版社，2001。 作者：清华大学接待服务中心主任助理兼综合 科科长高级工程师 (责编厉凛松) 29 溪 一 一 一