3-1-加油站财务管理制度

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1、陕西华兴石油化工产品有限公司文件编号 3-1 文件名称 加油站财务管理制度办 公 礼 仪 标 准 作 业 手 册 页 次 1/8为加强陕西华兴公司所属加油站的资金管理、会计核算、财务稽核、保证加油站运营资金的有效利用与及时周转，保证加油站的会计核算完整，准确，保证加油站的财务稽核有效、有力，结合各加油站的具体情况，特制定本暂行规定：一、加油站人力编制：加油站设出纳 1 人，归属财会部统一管理；二、加油站资金收支管理：资金管控总原则：收、支两条线，任何人不得坐支货款；1、货款管理：（1）、除加油员外，加油站其他人员不能接触现金货款；（2） 、 加油站设置保险柜 1 台，由出纳人员使用与保管，加油

2、员收到现金货款后，手中所收货款金额达到 200 元时，必须将货款缴交给出纳保管；（3） 、财会部负责在加油站附近银行开立货款帐户，该帐户密码由公司财会部出纳掌握，加油站只能存入货款，无法支取货款；（4） 、加油站每天将现金货款存入银行，货款存入银行时必须两人同行，银行存款小票交由出纳人员作为登录现金日记帐的凭据；（5） 、公司财会部出纳人员利用很行 POS 机每天上午 9：00 将各加油站银行帐户的货款划回公司在西安当地银行开立的资金归集户；（6） 、加油站站长必须随时监督检查加油员手中持有现金额是否时间过长，金额过大；（7） 、加油站站长必须对班与班的资金交接、报表交接的手续进行复核签字，确

3、认每班交给出纳的货款与当班销售量报表、加油机记录数据一致；（8） 、站长必须对站上现金货款移交出纳、存入银行的情况进行全过程监督；（9） 、加油站如果收取支票货款，必须尽快将支票递交公司财会部出纳，加油陕西华兴石油化工产品有限公司文件编号 3-1 文件名称 加油站财务管理制度办 公 礼 仪 标 准 作 业 手 册 页 次 2/8站须接到公司财会部确认支票货款已到帐的通知后方可以进行油品发售。（10） 、任何人不得利用加油站银行帐号或公司代开的私折代其他单位和个人存取款项，如果发现，该部分款项将没收充公；（11） 、任何人不得借用、挪用、盗窃现金货款；（12） 、任何人不准将营业货款以自已个人名

4、义存入银行；（13） 、任何人不得赊账销售；（14） 、加油站不得私自提高油品销售价格，更不得私设小金库； （15） 、加油站的现金账务处理必须做到日清月结，确保每日销售货款全部缴交出纳人员，并与上报公司财会部及销售部的各类报表销售数据一致；（16） 、财会部设立加油站巡查专员，每月至少对 10 家加油站进行巡检，巡检时必须对加油站的货款管理、备用金管理、资产管理、油品库存管理进行内部检核，并对库存油品及资产进行盘点，以确保帐实相符。（17） 、如果发现加油员所缴油款与所负责的加油机销售数据不符，如出现短款（包含收取假币、款项少收、车加完油未交款而逃逸等） ，短款部分经与站长确认后将于月底从该

5、加油员工资中扣除；如出现长款，必须尽快上报，站长不得私自使用或处理。2、备用金管理：（1） 、加油站设立备用金管理制度，根据加油站大小每个站设立 5000-10000 元备用金不等；（2） 、该备用金由出纳统一保管，主要用于支付站内日常零星费用，如差旅费、电话费、交际费、杂项费用等等；（3） 、财会部配合在加油站附近开立备用金对公专户，该帐户由加油站出纳保管。（4） 、加油站所有员工工资、奖金、津贴、各种劳保福利费等支出，依照公司规陕西华兴石油化工产品有限公司文件编号 3-1 文件名称 加油站财务管理制度办 公 礼 仪 标 准 作 业 手 册 页 次 3/8定程序审批后由公司财会部统一打入各员

6、工工资卡上，一律不得以现金形式从加油站备用金中支付。（4） 、备用金的使用、报销与拨补：加油站零用金专户主要用于费用报销后的资金拨补与备用金管理，加油站每次费用报支后，公司财会部将报销金额通过网上银行打入该帐户，加油站出纳可以随时现金支取该帐户金额用于日常开支。（5） 、各关备用金的审核及其他规定请参见附件：备用金报支审核规范。二、加油站经营费用支出管理：1、加油站站长必须按公司的规定，合理控制费用的支出；2、除零星费用外，加油站的费用开支必须执行“先申请后支出”原则；3、加油站的费用报销采取当月发生，当月报销的原则，未经报备、逾期 2周不报者将不再予以报销；4、加油站费用报销时，由经办人员填

7、制报销单，并在报销单上注明用途、发生日期等，经站长签字后转交加油站出纳人员进行审核，加油站出纳人员按公司规定的审批制度及审批程序办理后续呈递及报销作业；5、加油站人员出差需要借用差旅费，建议先个人代垫，销差返回后 1 周内按公司制定的审批权限，逐级审核报支，逾期 1 周不报者将不再予以报销；6、加油站出纳人员负责管控备用金的开支范围，不属于备用金开支范围内的费用或属于备用金开支范围但金额大于 1000 元以上的费用不得从备用金中支取。7、加油站每月电话费、宽带费、水电费等因发票当无法及时取得者，月底陕西华兴石油化工产品有限公司文件编号 3-1 文件名称 加油站财务管理制度办 公 礼 仪 标 准

8、 作 业 手 册 页 次 4/8前须将无法当月报支的费用进行预提，预提表于每月 27 号前提报西安财会部进行预提入帐作业。8、除以上日常零星费用支付外，其他费用如：杂项采购，对外协调费、借款等必须逐笔申请、逐笔签核、逐笔报销。9、加油站所需要的固定资产、文具、办公用品等一律每月月初向公司行政部提报计划，行政部统一采购后次月办理领用手续。 三、加油站原始单据、凭证、报表等账目管理：1、加油站出纳必须据实登记“货款收支现金日记帐”及“备用金收支现金日记帐” ；2、加油站购进成品油，油站办理验收入库时必须手工开立入库单，入库单一式三联，入库单上必须注明购入单位、承运车号、应收数量、实收数量，购进总金

9、额、实测密度等，入库单一联由加油站出纳存档保管，二联及三联连同磅单（含发出单位磅单及收货单位磅单）一起递交公司加管部及财会部，由加管部统计员进行统计汇总、确认单价、跟催发货单位开立发票；收到对方开立的发票后，加管部统计员立即办理货款请款作业，开立请款单连同发票、入库单、磅单等递总经理签核后再到财会部办理报帐手续.3、所有入库单必须由专人开立，且必须联号使用，如出现开错作废，必须三联同时保存，不可以私自撕毁或扔掉；4、加油站加油员每班必须制作“加油站交接班统计台帐” ，台帐中当班销售油品数量及销售金额必须与加油机记录数据一致，所有数据核对一致方可以办理交接手续。5、加油站出纳必须手工建立“成品油

10、进销存台帐” ，每日根据油料入库单、陕西华兴石油化工产品有限公司文件编号 3-1 文件名称 加油站财务管理制度办 公 礼 仪 标 准 作 业 手 册 页 次 5/8各班销售日报表登记各罐、各类油品的出入库及结存情况；6、加油站出纳必须建立“加油机泵码统计台帐” ，以便于数据核对与查核；7、加油站必须每日早上 8：30 分前向公司财会部及加管科（统计员）提报：加油站销售日报表、销售数量、金额明细表、扣除油料明细表、货款日报表、加油站资金管理日报等。8、加油站出纳必须建立“应收帐款统计台帐” ，以便于及时掌握赊销帐款的回收情况；10、加油站出纳必须于每月最后一天早上 8：00 对油站油品库存进行盘

11、点，并将盘点表发送公司财会部，盘点差异部分需加油站长作出解释；11、加油站必须每日早上 9：00 前向公司财会部（会计人员）及加管科（统计员）提报“加油站入库单清单、购进明细表、成品油进销存日报表”报表中当日成品油入库、销售数据必须与加油站成品油进销存台帐之购进数、销售数一致.9、以上各报表必须经站长审核并签字确认后方可提报给公司财会部及销售部，财会部会计人员负责对以上各项报表进行汇总并与当日银行所收货款进行核对，确认无误后将汇总的日报表发送公司相关领导及集团总部。10、财会部及加油站站长负责对加油站所有原始凭证、报表、记录、台账的保管进行检核，任何人不可以私自销毁相关原始凭证、报表、台帐等。

12、11、站长负责监督对加油站当日所发生的销售收入全部据实入账，不得隐瞒收入不报。四、加油站发票的开立及使用管理：陕西华兴石油化工产品有限公司文件编号 3-1 文件名称 加油站财务管理制度办 公 礼 仪 标 准 作 业 手 册 页 次 6/81、加油站出纳统一负责发票的开立及保管，购买等，其他人员不可以随意开立发票。2、原则上加油站不开立增值税发票，只开立零售业普通发票，且开立时必须依据税局的要求开立，所有项目必须开立齐全，以便于报税。4、如遇到发票开错，必须三联同时加盖作废章并保管齐全，任何人不得随意撕毁、扔掉发票。3、任何人不可以多开发票、虚开发票，更不可以将发票借给他人或他单位使用。4、加油

13、站建立发票使用登记表，并于每班交接时进行票号登记.5、发票整本使用采取以旧换新方式，加油站出纳每次留给加油站空白发票量为 1 本周转使用，备用的空白发票必须由加油站出纳放入保险柜统一保管。五、加油站的证照管理：1、营业执照正本装裱上墙，副本留复印件，副本原件交公司行政部存档保管；公司财会部将建立各加油站的证照复印件档案。2、因公司原因须借用、带出证照时，经办人必须办理证照借用手续，借条须经站长及公司总经理同意并签字后方可以借出。六、加油站的印章管理：各加油站为独立核算的单位，须在当地办理报税及银行相关手续者，则需刻制法人章及财务专用章，但法人章及财务专用章须由加油站出纳统一保管，公章建议由公司

14、行政部统一保管。（1） 、若需用印，须提报用印申请表，财务专用章的用印须待财会部主管审核后方可以用印。公章及法人章的用印须待总经理签核后方可陕西华兴石油化工产品有限公司文件编号 3-1 文件名称 加油站财务管理制度办 公 礼 仪 标 准 作 业 手 册 页 次 7/8以用印。（2） 、因公司原因须借用、带出公章及法人章时，经办人必须办理印鉴借用手续，借条须经站长及公司总经理同意并签字后方可以借出。（3） 、因公司原因须借用、带出财务专用章时，经办人必须办理印鉴借用手续，借条须经站长及公司财会部主管同意并签字后方可以借出。（4） 、任何印章持有人及保管人不得预盖印鉴或于空白表单上加盖印鉴。七、加

15、油站的存货管理：1、财会部油品进耗存按标准密度计算。2、每日早上交接班时必须盘点油库库存数量，确保帐物相符，如发现差异，必须及时在“油品进销存日报表”中反映。3、加油站出现的库存盘盈亏必须及时提报处理，如属正常合理性损耗，公司财会部根据总经理核准的相关核销单据进行帐务处理；如属不合理盘亏，站长必须协助找出盘亏原因，如属个人原因，须对相关责任人进行扣罚处理。八、油品调拨：1、各加油站所需油品不单独采购，而是采用油品集中配送制，华兴公司加管部设置专职人员承担油品的集中调拨、统一配送、库存监管等职责。2、油品调拨、配送程序如下：各加油站提出申请-加管部受理-报银川油汽销售公司-大古储运公司- 各加油站。3、加管部调度及统计员负责后调拨油品的发票开立及请款报帐作业。九、加油站的会计核算：1、加油站出纳工作管控要点请参见附件陕西华兴石油化工产品有限公司文件编号 3-1 文件名称 加油站财务管理制度办 公 礼 仪 标 准 作 业 手 册