信息资源组织方法与标准化管理

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1、,信息资源组织与利用 第3章 信息资源组织方法与标准化管理,1,信息资源组织与利用,第3章信息资源组织方法与标准化管理,信息资源组织与利用 第3章 信息资源组织方法与标准化管理,2,内容提要,3.1信息资源流概念（重点）3.2信息源及用户信息需求分析3.2.1 信息源 （重点）3.2.2 用户信息需求分析 （难点，了解）3.3 信息的采集3.3.1 信息采集的原则 （了解）3.3.2 信息采集的途径 （难点、掌握）3.3.3 信息采集的方法 （难点、了解）3.4 信息整序3.4.1 信息整序的目的与要求 （重点）3.4.2 信息整序的方法 （重点）,信息资源组织与利用 第3章 信息资源组织方法

2、与标准化管理,3,内容提要,3.5 信息的存储 （了解） 3.5.1 信息存储概述3.5.2 信息存储方式3.6信息资源的标准化管理（了解） 3.6.1 标准与标准化标准化分类、分级（了解）3.6.2 信息资源管理的标准、标准化过程（难点、了解）,信息资源组织与利用 第3章 信息资源组织方法与标准化管理,4,3.1信息资源流概念（1/2）,信息资源的流动是有向的，总是从信息资源的生产者或控制者流向信息资源的使用者；这些不停地流动着的信息资源称为信息资源流，而信息资源从生产者或控制者流向使用者的可控过程称为信息资源交流。三要素:源头、渠道和目的地,信息资源组织与利用 第3章 信息资源组织方法与标

3、准化管理,5,交流过程7环节:管理5过程:(信息资源过程管理),信息资源交流过程,信息采集,信息转换,信息组织,信息存储,信息资源开发和传递服务,信息检索,计划,组织,指挥,协调,控制,信息资源组织与利用 第3章 信息资源组织方法与标准化管理,6,信息资源流的流通渠道,信息资源用户,信息资源,信息资源生产者,信息资源,控制系统,正式渠道,图3.1 信息资源流的流通渠道,非正式渠道,信息资源组织与利用 第3章 信息资源组织方法与标准化管理,7,3.1信息资源流概念（2/2）,信息资源流的渠道大致可分：非正式渠道和正式渠道两类。非正式渠道指信息资源流的源头和目的地之间不存在作为为“第三者”的控制者

4、，信息资源不经过其它中介环节而直接从生产者流向消费者，如个人之间的信息资源交流就利用这种渠道。正式渠道则指在源头和目的地之间存在独立的控制者的交流渠道，它是社会分工高度发达的社会内部的主体交流渠道，正式渠道中的信息资源流将在控制者的控制下经过一系列有序的环节流向用户。,信息资源组织与利用 第3章 信息资源组织方法与标准化管理,8,3.2.1 信息源,1、个人信息源2、实物信息源3、文献信息源4、数据库信息源5、组织机构信息源,信息源：人们获取信息的来源。,包括,信息资源组织与利用 第3章 信息资源组织方法与标准化管理,9,个人信息源,个人信息源的概念也称口头信息源，即通过人与人间的口头语言交流

5、来获取信息的方式。 人既是信息的凝聚点，也是信息的发射源,信息资源组织与利用 第3章 信息资源组织方法与标准化管理,10,个人信息源的特点是,(1)及时性(2)新颖性 (3)强化感知性(4)主观随意性 (5)瞬时性,信息资源组织与利用 第3章 信息资源组织方法与标准化管理,11,实物信息源,实物信息源的概念实物信息源主要是指各种无机物(如水、空气、土壤、岩石、矿石等)样品，有机物(如动植物等)化石或标本，文物和人类劳动成果的样本，各类产品及服务市场，实验室以及其他有可能出现新的信息“火花”的场所。,信息资源组织与利用 第3章 信息资源组织方法与标准化管理,12,实物信息源的特点,(1)直观性

6、(2)真实性 (3)隐蔽性 （潜在在实物中）(4)零散性 （时空分布广）,信息资源组织与利用 第3章 信息资源组织方法与标准化管理,13,文献信息源,文献信息源的概念指用一定的记录手段将系统化的信息内容储存在纸张、胶片、磁带、磁盘和光盘等物质载体上而形成的一类信息源。 如：图书、期刊杂志、影像资料、微缩胶卷,信息资源组织与利用 第3章 信息资源组织方法与标准化管理,14,文献信息源的特点,(1)系统性(2)稳定性 (3)易用性(4)可控性 （控制：数量、质量、流量）(5)时滞性 （如：论文发表时间、图书的出版周期）,信息资源组织与利用 第3章 信息资源组织方法与标准化管理,15,数据库信息源,

7、数据库信息源的概念以数据库方式提供信息服务的一类信息源。把大量的数据组织成数据库，一方面提高了用户的信息检索效率，另一方面也有利于实现信息资源共享。 如：文字数据库、数值数据库、声像数据库和多媒体数据库 等,信息资源组织与利用 第3章 信息资源组织方法与标准化管理,16,数据库信息源的特点,(1)多用性（为用户提供尽可能多的检索途径 ）(2)动态管理性 （便于扩充修改，更新速度快 ）(3)技术依赖性 （依赖于计算机的运算能力和存储能力 ）,信息资源组织与利用 第3章 信息资源组织方法与标准化管理,17,组织机构信息源,组织机构信息源的概念各级各类组织机构主要是通过内外信息交换来发挥其控制功能，

8、实现组织目标的一类信息源。如：市统计局信息、市质监局信息,信息资源组织与利用 第3章 信息资源组织方法与标准化管理,18,组织机构信息源的特点,(1)权威性 （如：研究开发信息、生产经营信息、质量监督管理信息 ）(2)垄断性 （房管局的房屋拆迁信息、物价局的物价变更信息 ）,信息资源组织与利用 第3章 信息资源组织方法与标准化管理,19,3.2.2 用户信息需求分析(1/5),1、用户及其信息需求用户通常指那些接受信息服务的人类个体或群体。用户的人类个体或群体具有三方面的特征：一是有信息需求，即需要接收信息以解决问题；二是具备利用信息的能力(包括观察能力、理解能力、概括能力、抽象能力、分析与综

9、合能力、判断与推理能力等)，即有能力接收、处理信息；三是具有接受信息服务的行动，即事实上接收和利用信息。,信息资源组织与利用 第3章 信息资源组织方法与标准化管理,20,人的需要,人的需要可归纳为五大类，它们互相关联，若依其重要性和发生的先后次序，可排成一个需要等级（见图3-2）,信息资源组织与利用 第3章 信息资源组织方法与标准化管理,21,3.2.2 用户信息需求分析(2/5),自我实现的需要,地位或受人尊敬的需要,感情和归属上的需要,安全上的需要,生理上的需要,第五级需要,第四级需要,第三级需要,第二级需要,第一级需要,图3-2 马斯洛的需要等级模型,信息资源组织与利用 第3章 信息资源

10、组织方法与标准化管理,22,3.2.2 用户信息需求分析(3/5),需要,心理紧张,动机,行动,需要得到满足,心理解除紧张,新的需要,图3-3 需要,、,动机,、,行动关系图,人一旦有了某种需要，同时又存在有可能满足这种需要的条件时，就会产生一种能引起某种行动以满足这种需要的主观愿望，并能进一步形成相关的行动，这就是需要、动机和行动的关系,信息资源组织与利用 第3章 信息资源组织方法与标准化管理,23,2、用户信息需求的决定因素(1)用户的个人特征反映用户生理的、社会的独特性和多样性，又可分为先天特征和后天特征。 (2)用户的组织特征反映用户所从属的社会组织的数量及其性质，这些组织大致可分为职

11、业组织（大学教师、企业工程师、专业球员），业余组织（足球爱好者）和社区组织等类型。,3.2.2 用户信息需求分析(4/5),信息资源组织与利用 第3章 信息资源组织方法与标准化管理,24,(3)用户的社会特征从宏观上反映用户所处的时代背景和社会环境（如：社会制度、政治局势、经济发达程度、科学技术发展水平、社会教育水平、民族特点、文化传统 ） 。,信息资源组织与利用 第3章 信息资源组织方法与标准化管理,25,3.2.2 用户信息需求分析(5/5),3、用户信息需求的共同规律(1)用户信息需求的全面性（个人、组织、社会） (2)用户信息需求的集中性（各种需求权重不一） (3)用户信息需求的叠加性

12、（“生命空间”：故乡、故友） (4)用户信息需求的阶段性 （不同“生命周期”需求）,信息资源组织与利用 第3章 信息资源组织方法与标准化管理,26,(5)用户信息需求的马太效应 （信息需求量大的用户，随着时间的推移，累积的信息量越多，信息需求量也越来越高于平均水平；信息需求量小的用户，随着时间的推移，累积的信息总量呈现停滞的态势，信息需求量则越来越低于平均水平 ）,信息资源组织与利用 第3章 信息资源组织方法与标准化管理,27,3.3.1 信息采集的原则,1、主动、及时的原则（自觉、最新）2、真实、可靠的原则（实事求是、去粗取精，去伪存真 ）3、针对、适用的原则（针对需要、明确用途）4、系统、

13、连续的原则（时空关系：空间完整、时间连续）5、适度、经济的原则（数量适度、方式经济）6、计划、预见的原则（计划周密、立足当前、适度前瞻）,信息资源组织与利用 第3章 信息资源组织方法与标准化管理,28,3.3.2 信息采集的途径(1/2),1、内部途径（1）管理监督部门 （人财物、产供销等管理部门）（2）研究开发部门 （技术中心、研究院所）（3）市场营销部门 （市场部、销售部）（4“葡萄藤”渠道 （小道消息的非正规组织信息流；决策者收集反馈意见）（5）内部信息网络,信息资源组织与利用 第3章 信息资源组织方法与标准化管理,29,信息采集的途径(2/2),2、外部途径（1）大众传播媒介 （各种传

14、媒体：广播、电视、报纸、杂志等）（2）政府机关 （档案：工商企业注册登记通告、上市公司业绩报告、专利、标准等；政府出版物：研究报告、统计资料、各类白皮书等) （3）社团组织 （学会、协会：内部通讯、专业简报 ）（4）各种会议 （会议：研讨会、洽谈会、展览会、展销会、交易会、现场会、发布会、演示会 ）,信息资源组织与利用 第3章 信息资源组织方法与标准化管理,30,外部途径,（5）个人关系 （广交朋友：接触、聚会闲聊 ）（6）协作伙伴 （供应链为纽带，在“双赢”原则下连成一体） （7）用户和消费者 （用户：需求信息；消费者：反馈信息 ）（8）外部信息网络Internet,信息资源组织与利用 第3

15、章 信息资源组织方法与标准化管理,31,3.3.3 信息采集的方法（1/3）,信息资源组织与利用 第3章 信息资源组织方法与标准化管理,32,3.3.3 信息采集的方法:问卷调查法（2/3）,1、问卷调查法第1步：问卷设计问卷格式应清晰，长度要适中；调查项目的安排要合理，并注意问答形式；提问时的语言应通俗易懂，明确具体,信息资源组织与利用 第3章 信息资源组织方法与标准化管理,33,问卷调查法,第2步：选取样本 （具体方法有：) 1)简单随机抽样：适合于总体中个体单位差异不大情况；2)系统抽样（又称等距抽样），适合于总体中个体单位差异不大情况； 3)分层抽样（类型特征分层，选代表性样本）。适用于总体数量较多，且内部差异较大的调查对象。4)整群抽样（亦称集体抽样：先将总体按一定标准分成许多群或集体，然后随机抽取若干群或集体作为样本实施逐个调查）。5)多段类集抽样。第3步：实施调查,信息资源组织与利用 第3章 信息资源组织方法与标准化管理,34,3.3.3 信息采集的方法:访问交谈法（3/3）,2、访问交谈法第1步：准备阶段1) 选择访谈对象：一是选择关键人物；二是利用人际关系网络。2)拟定访谈提纲：访谈目的、中心议题和提问方式。3)提前与被采访者取得联系：确认访谈时间、地点、人物等。 4)携带必要证件、资料、工具：以便在需要时展示、记录。,