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1、船舶与海洋工程系团总支秘书处文件第 1 页 共 8 页船舶与海洋工程系学生团体文书写作规范一、文书规范对各类文章所要涉及的内容、文章字体的字号大小、字体样式，文章格式及文件命名等要求进行规范。（一）文书规范的重要性减少阅读时间提高阅读质量展现个人素质，体现对他人的尊重展现一个组织的纪律性和统一性（二）字体、字号规范页眉与页脚：“船舶与海洋工程系团总支学生会 XXX”，楷体，三号，页眉字体红色，页脚字体黑色。题目：宋体二号（加粗）正文：宋体四号或仿宋四号署名、日期：仿宋四号（段落：1.5 倍行距）（三）标题规范1.完整式标题：一般包括单位名称、时限、内容、文种。如船舶与海洋工程系团总支秘书处 2
2、011-2012 学年度工作计划2.省略式标题：如秘书处文书培训计划船舶与海洋工程系团总支秘书处文件第 2 页 共 8 页3.日期、署名及文档命名：（1）署名：若是代表系团总支学生会应写“船舶与海洋工程系团总支学生会” ，不可写“学生会”或“秘书处” ，即使是代其他部门写的，也应署名“船舶与海洋工程系团总支学生会” 。（2）日期：应用公文大写，如二一一年五月十五日注：“”应从工具栏的插入中找到特殊符号那一项（3）文档命名：xx 发言稿/xx 新闻稿/xx 贺信+姓名（文档命名不可五花八门，并需标明姓名）4. 正文文中标题：（1）一级标题:标题序号为“一、 ”，用小 3 号宋体加粗，独占行，末尾
3、不加标点；（2）标题序号为“(一)” ，用 4 号宋体加粗，独占行，末尾不加标点；（3）三级标题:标题序号为“1、 ”，用 5 号宋体加粗，若独占行，则末尾不加标点，若不独占行，标题后面须加句号；（4）四级标题:标题序号为“(1)” ，用 5 号宋体，其余要求与三级标题相同；（5）五级标题:标题序号为“” ，用 5 号宋体，其余要求与三级标题相同。注意：每级标题的下一级标题应各自连续编号。二、公文写作基本要求船舶与海洋工程系团总支秘书处文件第 3 页 共 8 页（一）在内容上：真实可靠，不虚构夸张，不隐晦曲折在写公文时，言辞要注意场合要求，不可加入太多个人情感因素，措辞要正式，不能太过抒情。如
4、清明扫墓发言稿，应避免辞藻过于华丽，尽量用平实、客观的语句。（二）在结构上：遵循常规，有惯用程式，不追求波澜曲折（三）在语言上：平实精炼，准确得体，不尚婉转含蓄，不务繁饰华丽（注：应该注意，文采飞扬、结构复杂的手法不适合用在公文写作上）（四）在使用上：讲究时效，为中心工作和现实需要服务（注：说到时效性，如新闻稿，我们写新闻稿的话，必须在活动结束当天完成，最迟在隔天就要发到网站上，否则新闻成“旧闻” ）三、邀请函（一）一般结构：由标题、称谓、正文、落款组成。（二）主要内容：1.两段式，第一段发出邀请，第二段介绍活动2.在第一段，以“兹定于”开头，然后点明时间、地点、活动，最后提出希望“届时莅临指
5、导” ， “拔冗出席”等。3.第二段可以简单介绍活动的大致情况。（三）注意：尽量多用一些正式官方用语，适当添加描述性语言。（四）范例：船舶与海洋工程系团总支秘书处文件第 4 页 共 8 页邀请函尊敬的兹定于 2011 年 4 月 10 日（周日）晚上 7：00 在学院礼堂举行船舶与海洋工程系第一届“秘书职业技能大赛”决赛，特邀你拨冗莅临。秘书职业技能大赛是由船舶与海洋工程系团总支学生会举办的一项精品赛事，决赛共分运筹帷幄、我秀我行、如实相告、记忆不限速和身临其境五个环节。本次大赛秉承“溢彩流光书奇志，妙笔丹青写春秋”的特色，旨在提升同学们的综合素质，营造良好的校园文化，努力为航院学子的健康成长
6、开拓平台。船舶与海洋工程系团总支学生会二一一年四月九日四、贺信（一）一般格式：由标题、称谓、正文、落款构成。（二）主要内容1.三段式（或四段式）2.第一段为固定套式：“欣闻”开始， “谨代表表示诚挚的祝贺！”结束3.第二段要适当发挥：结合对方的历史背景、发展情况、获得成绩等加以肯定，表示赞扬4.第三段：以“最后，预祝本次取得圆满成功”结束船舶与海洋工程系团总支秘书处文件第 5 页 共 8 页（三）例如：接下来学院会召开学代会、团代会，在写贺信时，应注意结合各系的不同情况，写明各系的不同方针、政策、工作成果等。（四）范例：贺信交通工程系团总支学生会:欣闻贵系将于 2011 年 10 月 13 日
7、举行团、学代表大会，在此谨代表船舶与海洋工程系团总支学生会向贵系表示诚挚的祝贺！近年来，贵系团总支学生会在学院先进思想的指导下，充分发挥纽带和桥梁作用，团结和促进全院广大学生积极进取、锐意创新；在贯彻和执行学院“面向海内外、面向企事业，校企结合、广泛交流”的开放式办学路线的过程中发挥着中流砥柱的作用；并为广大学生提供了发展自我、实现自我、超越自我的广阔平台，不断促进广大学生理论知识、专业技能和综合素质的提升，真正做到为学生服务。值此新老精英交替之际，衷心祝愿贵系团总支学生会在新鲜血液的推动下，各项工作继往开来，蒸蒸日上！最后，预祝本次大会取得圆满成功！船舶与海洋工程系团总支学生会二一一年五月三
8、日五、新闻稿船舶与海洋工程系团总支秘书处文件第 6 页 共 8 页（一）一般格式：标题、 （小标题） 、导语、结语（二）主要内容：三段式1.第一段，先把事件中最重要的部分在导语中简明的体现出来（时间、地点、人物、事件） 。2.第二段，进一步具体阐述事件中的重要部分，按照事件发展的时间顺序叙述。3.最后作总结性的小结（突出活动的目的及影响）（三）注意：新闻稿必须注意时效性，写好后应交给部长进行审稿，然后交由学生处谢老师进行审批，并发到校园网站。（四）范例：第三届秘书职业技能大赛圆满落幕作者：4 月 10 日晚上,由船舶与海洋工程系团总支学生会举办的第一届秘书职业技能大赛决赛在学院礼堂成功举行。交
9、通工程系的 XXX老师、机电系的 XXX 老师及管理信息系的 XXX 老师担任了本次决赛的评委。大赛共分赛前培训、初赛、复赛及决赛四个阶段，主要从秘书专业理论、实务技能及相关综合拓展素质等方面对选手进行了考察。经过层层激烈角逐，最终由船舶与海洋工程系的 XXX 借优异表现摘得桂冠，某某系的 XXX 和某某系的 XXX 获得二等奖，某某系的 XXX船舶与海洋工程系团总支秘书处文件第 7 页 共 8 页等三名选手获得三等奖，某某系的 XXX 等四名选手获得优胜奖。同时通过观众票选，来自某某系的 XXX 获得了“最佳人气奖” 。秘书职业技能大赛是由船舶与海洋工程系团总支学生会举办的精品赛事。大赛秉承
10、“溢彩流光书奇志，妙笔丹青写春秋”的特色，旨在为华园学子的全面发展提供广阔平台，营造良好的校园文化，获得了老师和同学们的一致好评。六、会议记录（一）一般格式：按照会议记录表格进行填写（二）内容注意事项：内容完全记录真实不夹杂私人主观情绪不允许有意增删内容学会速记、学会概括字纸版和电子版的保存七、其他要求（一）红头文件：表头黑体字、红色落尾固定格式（二）图下表上（三）尽量不用自动生成段落（四）插入页码（三页及以上的文件）：页码居中，首页显示与否船舶与海洋工程系团总支秘书处文件第 8 页 共 8 页视情况而定（五）序列号（用于系列文件）：仿宋，小四，间距的调试（六）标点符号的完整性八、结语一份高质量的文件，将给团队的形象加分；一份高质量的文书，将给个人的形象加分!希望大家都能够对自己、对工作负责，并与部门成员保持密切的关系，在工作上相互合作，在学习上相互促进，在生活上相互关心，共同创造、发展我们团总支学生会这个大家庭，让“家”文化真正地创造并延续下去。
