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1、Word 批处理Word 是办公一族经常需要用到的文字处理软件，其强大的文字处理和表格编辑功能给我们一、批量生成信封 在信封上填写收信人的邮编、地址、姓名，以及寄信人的地址、姓名、邮编等信息，用 Word 2003 的“中文信封向导”不仅可以批量生成漂亮的信封，而且可以批量填写信封上的各项内容，实现信封批处理。第一步：制作信封模板。运行 Word 2003，单击“工具/信函与邮件 /中文信封向导” ，系统会启动“信封制作向导” 。在 “向导”的带领下，首先按实际需要选择信封规格；然后单击“下一步”，在“ 生成选项”窗口中选中“打印邮政编码边框” 和“以此信封为模板，生成多个信封”，并在“使用预
2、定义的地址薄 ”一项的下拉列表中根据自己的喜好选择地址薄文件类型(这里有三个选项可选，分别是 Microsoft Word、Microsoft Excel 和 Microsoft Access，本文以选择 Microsoft Excel 为例。) ；最后单击“完成”，向导将自动生成信封模板，同时还生成一个地址薄文件，并以“中文信封地址.xls”为文件名保存在“我的文档”中。第二步：编辑地址薄。进入“我的文档”，打开自动生成的地址簿文件“中文信封地址.xls”，大家会看到这是一个 Excel 表格文件，表头中已经自动填写了收信人邮编、收信人地址一、收信人地址二、收信人姓名、收信人职务、发信人地址
3、、发信人姓名和发信人邮编等项目，我们要做的就是在单元格中输入收信人和发信人的相关信息即可（如图 1） 。 图 1第三步：批量生成信封。打开由“信封制作向导”自动生成的信封模板文档，我们会发现 Word 的程序窗口中多了一个“邮件合并”工具栏，点击“邮件合并”工具栏上的“合并至新文档”按钮（如图 2） ，系统会根据模板的样式和“中文信封地址.xls”文件中的信息，批量生成信封，并在新文档中一一列出，剩下的工作，只要联上打印机打印就大功告成了。 图 2小提示：如果你对生成的信封不满意，可以在模板中对信封上文字的字体、字型、字号、颜色和位置进行调整，然后再点击“邮件合并”工具栏上的“合并至新文档”按
4、钮，系统会根据调整后的模板样式再次批量生成信封。二、批量处理表格 除了编辑文字，Word 还能绘制表格的功能也很强大，在绘制和编辑表格的过程中运用一些小技巧，同样可以实现“批处理”，节省时间，提高效率。 实例 1：自动生成表头。当一份表格有多页时，为了便于查阅和录入数据，最好是每一页都有一个相同的表头，如果采用手工的方法一页一页添加表头，不仅麻烦，而且容易出错。其实，Word 有为多页表格自动生成表头的功能。 运行 Word 2003，打开一份含有多页表格的文档，选中第一页表格的表头，然后单击“表格”“标题行重复 ”(如图 3)，这样在后面的每一页表格的第一行就会自动生成和第一页一样的表头，不
5、仅方便查阅表格中的数据，而且录入数据过程中也不容易发生错误。 图 3实例 2：插入多行多列。绘制好一份表格，有时因为数据有变动，需要在原表格中插入多行或多列，而利用“表格”菜单中的插入行或列工具一次只能插入一行或一列，有没有办法一次性批量插入多行或多列呢？答案是肯定的。 以一次性在表格的末尾插入 5 行为例，打开一份含有表格的 Word 文档，将光标定位到表格的最后一行，然后用鼠标选中表格中任意连续的 5 行，单击“表格/插入/行(在下方)”，这样就会在表格的末尾一次性批量插入 5 行，如果需要一次性插入多列，只要依样画葫芦就可以了。三、批量抓取图片 一提起批量“抓图” ，大家首先想到的也许是
6、利用抓图软件来实现，其实让 Word 和键盘上的“Print Screen” 键协同工作就可以实现批量抓取图片。第一步：抓取图片。运行 Word 2003，新建一个空白文档，然后根据实际需要用“Print Screen”键抓取整个屏幕，或用“Alt+Print Screen”组合键抓取某个活动窗口，记住每抓一次马上切换到 Word 窗口，并按下“Ctrl+v”键将抓取的画面粘贴到 Word 文档中。 第二步：保存图片。将抓取的画面全部粘贴到 Word 文档后，单击 “文件/ 另存为”，在保存类型中选择“ 网页”(如图 4)，并选择好保存路径，随意取个文件名，单击“保存”按钮，这样在目标文件夹中
7、会出现名“*.files”的为文件夹(* 为保存文档时所取的文件名 )，其中以 image001、image002、image003为文件名的图片文件，就是刚才抓取并粘贴到Word 文档中的图片。 图 4用 Word 的“邮件合并”功能，让 Word 2010 和 Excel 2010 协同工作，可以实现成绩报告单“批处理” ，省时省力，轻松完成学生成绩报告单的填写工作。 一、制作学生成绩统计表 运行 Excel 2010，新建一个工作表，命名为“学生成绩统计表” ，然后将班级、学生姓名和各科成绩等信息输入表格，并以“学生成绩统计表.xlsx”为文件名，保存在硬盘中备用(图 1)。 图 1 制
8、作学生成绩统计表 二、绘制学生成绩报告单 运行 Word 2010，单击“页面布局” ，切换到“页面布局”功能区，单击“页面设置”右侧的小箭头，弹出“页面设置”窗口，根据实际需要设置好页边距和纸张大小（如图 2） 。图 2 页面设置 单击“确定”按钮，返回 Word 2010 编辑窗口，根据“学生成绩.xlsx”表头中的有关项目，绘制一张学生成绩报告单(图 3)，并保存为“学生成绩报告单 .docx”。 图 3 绘制学生成绩报告单 三、批量处理学生成绩报告单 第一步：打开刚才建立的“学生成绩报告单.docx” ，单击“邮件” ，切换到“邮件”功能区，单击“选择收件人” ，并在弹出的下拉菜单中选
9、择“使用现有列表” （如图 4） ，弹出“选取数据源”窗口，找到并选中前面创建的“学生成绩统计表.xlsx” ，单击“打开”按钮（如图 5） ，这时会弹出“选择表格”窗口，选择“学生成绩统计表$” ，单击“确定”按钮（如图 6） 。 图 4 选择收件人 图 5 选择数据源 图 6 选择表格 第二步：返回 Word 2010 编辑窗口，将光标定位到学生成绩报告单需要插入数据的位置，然后单击“插入合并域”按钮，在下拉菜单中单击相应的选项，将数据源一项一项插入成绩报告单相应的位置(如图 7)。 图 7 插入数据源 第三步：单击“完成邮件合并”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“编辑单个文档” ，弹出“合并
10、到新文档”小窗口，根据实际需要选择“全部” 、 “当前记录”或指定范围，单击“确定”按钮（如图 8） ，完成邮件合并，系统会自动处理并生成每位学生的成绩报告单，并在新文档中一一列出(图 9)，接下来只要连上打印机打印就大功告成了（如图 10） 。 图 8 完成邮件合并 图 9 批量生成报告单 图 10 打印成绩报告单 小提示：单击“完成邮件合并”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“打印文档” ，可以直接批量打印成绩报告单，选择“发送电子邮件” ，可以将批量生成的成绩报告单通过邮件发送给指定的收件人。 呵呵，这样批处理成绩报告单是不是多快好省，方便又快捷，如果老师们正被繁琐的期末工作搞得焦头烂额，就赶快行动，去感受自动化办公的乐趣和便捷吧！详细出处参考：http:/
