《秘书应该如何为领导提供优质的服务》由会员分享，可在线阅读，更多相关《秘书应该如何为领导提供优质的服务（23页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、秘书应该如何为领导提供优质的服务一、 办公室内 务1、办公环境明亮整洁一尘不染家具摆放整齐办公桌无文件累积文件整齐规范图书排放整齐1、 每天准时上班。2、 开窗通风。3、 清洁办公室：每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。4、 清理花木：鲜花每天换水一次，其他花木没有枯叶、杂草。5、 为董事长备好茶水（董事长到办公室的同时）。6、 每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等。7、 及时清理办公、生活垃圾，不让垃圾在室内过夜。8、 每两周吸尘一次。2、文件管理流程齐全分类合理处理及时管理规范1、 对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理。2、 外来红头文件：填写收文处理单，向周浦秘书办索
2、要收文编号，及时送批和传递发放，并留下记录。3、 内部红头文件：作好收文记录并放置在待处理文件夹内，便于董事长看阅。4、 外来公函、通知及文字资料：及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。5、 内部通知、报告：及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。6、 公司各部门（单位）送交董事长签字的，根据送交人的意见给予及时传递办理。7、 重要的和紧急的文件，须提醒董事长。8、 每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录。9、 根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查阅。二、来宾接待彬彬有礼热
3、情接待1、 笑脸相迎，茶水相待。2、 询问来宾情况：来访目的，有无预约及身份情况等。3、 索要名片。4、 及时向董事长请示。5、 按董事长意见引见，接待（按情况给予续茶水）。6、 根据客人来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请。三、会务服务1、 董事会准备充分安排周全接待周到组织完善1、 会议议程的拟定。2、 确定与会人员。3、 会议通知起草和发送。4、 会议文件的准备。5、 会议场所的确认及会场布置。6、 会议签到及记录。7、 与会人员的接待工作。2、 工作会1、 检查会场环境是否干净整洁。2、 检查会议通知是否到位。3、 检查会议文件准备是否齐备。4、 会议人员的接待。5、
4、会议期间的服务。秘书职责在领导管理中的位置和作用摘要：随着时代的发展，现代社会对秘书工作已经提出了更严、更高的要求。秘书工作越来越多地参与到了领导决策当中，他们扮演着越来越重要的角色。在此环境下，如何更好、更有效地发挥秘书工作的参谋作用、助手作用和服务作用已成为人们讨论的焦点。关键词：秘书工作、领导决策、参谋作用、助手作用秘书，亦称秘书人员，是指那些直接辅助领导决策、掌握文书、展开业务活动并全面处理日常事务的工作人员；秘书工作，即是秘书人员在日常工作中要完成的具体工作。随着时代的发展，现代社会对秘书工作已经提出了更严、更高的要求。过去的秘书工作往往只局限于传统的秘书工作本身，因而企业招聘秘书一
5、般也只要求“有一定的写作能力”或“良好的文档管理经验”这类的基本技能。现在的企业，尤其是一些高新技术企业，招聘秘书的要求则非常高。他们除了要求秘书工作所应具备的基本技能和基本素质外，还要求秘书有相当的行业背景和经验，有的甚至还要求会一定的财务知识、敏锐的市场洞察力、懂得市场营销与管理、懂得数据库原理、英语六级以上等等。理由很简单，因为秘书工作越来越多地参与到了领导决策当中，她们扮演着越来越重要的角色，秘书工作的好坏直接影响到一个领导决策的效率甚而是质量。由于秘书工作的重要性日益突出，在此环境下，如何更好、更有效地发挥秘书工作的参谋作用、助手作用和服务作用已成为人们讨论的焦点。本文将从领导决策的
6、各个阶段来阐述秘书工作在领导决策中的地位和作用。之后，本文将阐述秘书人员要做好这些工作所应该具备的基本素质和秘书人员在辅助领导决策中的一些注意事项。一、领导决策前，做好相关的准备工作凡事预则立，不预则废。做任何事情之前都要做很多的准备工作，领导决策也不例外。准备工作做得充不充分，直接影响到后期领导决策的难度、效率以及质量。在此阶段，秘书的主要工作包括：营造舒适的办公环境、收集和整理对领导决策有用的信息、合理地管理领导时间并适时地提醒上司、为上司排忧解愁等。1.营造舒适的办公环境实践证明，人在一个舒适的环境中工作，心情会比较舒畅，注意力也比较集中，从而做事的效率会比较高且出错的概率比较低。由于领
7、导的决策直接决定着公司未来一段时间的大致方针、政策，因而，其工作至关重要。由于领导工作的这种特殊性，一般公司对领导所处的办公环境也相对比较进究。因此，在一般情况下，领导秘书应该至少要比上司提前 15 分钟到达办公室，用以对上司和自己的办公室进行整理。这些整理工作主要包括：HttP:/WWW.gwyOO.COMa)打开空调并调节到适当的温度；b)擦拭写字台、衣帽等家具上面的灰尘；c)给上司削好铅笔，补充好办公用品，如别针、夹子等，以提高工作效率；d)定期给办公室里的花卉浇水；e)根据上司的习惯或爱好，给上司沏茶或泡咖啡；f)把当天早晨收到的报纸杂志和自己悼念打印的要闻送给上司，如果上面有与本公司
8、或本行业有关的重要信息，应用红笔在标题下画上波浪线，以便提请上司注意；g)确认纸篓里没有剩余的垃圾；h)确认钟表和日历指示正确(摘自我是职业秘书 ，作者：谭一平 )2.收集和整理对领导决策有用的信息由于秘书部门处于领导与职能部门、下级单位之间的枢纽位置，因而其起着下情上达、上情下达、沟通左右、联系内外的桥梁作用。无论内部员工向领导反映情况或请示裁决，还是外单位来宾找领导联系工作上的事务，一般都会先经由秘书部门来安排。而秘书的工作则是在向上级请示之前应该要尽可能地多收集并整理相关有用的信息以供领导决策。举个例子：某公司总裁正在召集各分公司负责人开营销大会时，该公司财务总监给总裁秘书打来电话称：“
9、某证券公司的罗总想要拜访该公司总裁，希望能和总裁一起吃个饭” 。散会后,该秘书将财务总监的话转达给了总裁，总裁想了一会后只好反问总裁秘书：“你看我有必要见这个罗总吗？”由于该秘书在此之前根本没有想过这个问题，因而她愣住了。总裁对此也表示出了失望和无助。事实上，该总裁秘书应该知道：该证券公司的罗总是财务总监介绍过来的，因而其领导（即总裁）对这个罗总并不熟悉。进而可以想到，其领导在作“见不见这个罗总”的决策之前必然会缺乏相应的依据。所以，她在汇报之前有必要去收集该证券公司以及该罗总的相关信息，例如，在接财务总监电话时问清该证券公司的背景和来访意图，或上网去找该证券公司的相关有用的资料，然后在向其领
10、导请示时将这些资料提供给该领导。其领导有了这些信息，自然就能及时地做出决策了。3.合理地管理领导时间并适时地提醒上司现代企业领导人一个最大特点就是“工作忙” 。从内部的人事安排到市场、研发、生产等，几乎无所不包，可以说是千头万绪。在这种情况下，领导的工作则更多地强调要抓住重点和提高效率来进行决策。因而，作为领导助手的秘书，就必须为上司管理好他最珍贵的时间，以达到有限资源的最优配置。否则，领导在这么多繁杂的事务中则很可能会出现工作紊乱、顾此失彼、因小失大等不良后果。此外，由于工作繁忙，很多领导可能很容易地就忘了一些具体的时间安排，而使自己的工作比较被动。所以，作为领导助手的秘书，在管理好领导时间
11、的同时，还应当适时地提醒领导做他该做的事。例如，领导与客户约好了中午见面，则秘书就应该在上午以询问的口吻提醒上司说：“今天您要出去吧？”如果这天有会，则秘书就要提醒下：“今天您要开会吧？”等等。这样即使领导没有忘，被人提醒一下，也可以起到加深印象的作用，从而能够提前做好准备。4.为上司排忧解愁，改善工作氛围有时，由于某些特殊原因导致领导的心情很差。此时，大多数领导很可能都无法全心投入到工作中去，而领导若以这种精神状态做决策，势必会产生许多意想不到的负面影响。此时，作为一个好的秘书，则应该要学会如何为上司排忧解愁，以达到改善工作氛围的目的。下面这个例子很好地说明了这个问题：某天早晨快十点了，某公
12、司的总经理才姗姗而来。总经理秘书小赵像往常一样向总经理打招呼，可总经理并没有像往常一样笑容可掬地回应小赵，而是沉着脸匆匆进了自己的办公室。小赵心里明白一定是昨天总经理在外面请客借钱、筹措资金又失败了。而此时，小赵还有个非常紧急的“坏消息”必须立即向总经理请示，怎么办？小赵迟疑了一会后，夹起相关的文件夹来到总经理办公室，他没有像往常那样给总经理冲速溶咖啡，而是打开书柜，找出准备执行某银行行长的碧螺春，沏了一杯递给总经理，然后开玩笑似地问总经理：“老板，你来得这么晚，是不是昨晚在家看超女看得太晚了？”总经理苦笑着告诉她：“我现在哪还有心情看超女？现在跳楼的心都有了！”接着他又问：“小赵，超女到底是
13、什么玩意儿，怎么有那么多人喜欢看？”小赵见总经理的脸色已是阴转多云，于是娓娓而谈，说着超女如何如何精彩，自己如何成为玉米 。总经理听着听着，说自己晚上回家也要看超女 。十几分钟就这么过去了，总经理的脸色又开始艳阳高照。此时，总经理才看到了小赵手中的文件夹，问小赵有没什么事。小赵将文件夹递给了总经理，总理一看就笑着夸奖小赵：“你还真机灵！”(摘自我是职业秘书 ，作者：谭一平 )上例下，试想当时小赵一见经理就开始汇报那条“坏消息” ，则很可能会使总经理的情绪更加恶劣，从而不但不能冷静下来面对现实的问题、做出正确的决策，而且还很可能会把小赵骂个狗血淋头。文中的小赵先找了个轻松的话题，改变了总经理的心
14、情再进行汇报的作法是非常聪明的。因为她既达到了成功汇报的目的，同时还成功地改善了总经理的工作心情。二、领导决策时，做好相关的辅助工作领导的时间是宝贵的，作为领导的秘书，应该致力于如何提高领导的工作效率和减少花在某些细节上面的时间。此外，是人都可能会犯错误，领导也不例外。一个好的秘书，应该要有敏锐的洞察力，在发觉领导决策错误时要及时地进行纠正。而在有些时候，秘书并不适宜马上对领导的错误进行纠正，此时，秘书要适时地给领导创造再决策的机会。1.提高领导效率，多让领导做选择题，少让领导做问答题领导的工作繁忙，工作量巨大。如果秘书能够在辅助领导决策时尽量让领导做选择题，少让领导做问答题，则可以大大地提高
15、领导的决策效率。举个简单的例子：某公司总裁按照日程安排，他今天应该在九点到十点一刻约见公司 A 的刘总会谈，确定联合开发新产品的一些原则问题；之后，从十点半到十一点半跟公司 B 的李总见面，解决产品代销过程中的一些问题。到了十点一刻的时候，公司 B 的李总准时来到公司，此时总裁仍在与公司 A 的李总会谈。于是，该公司总裁秘书小柔在做了必要的接待安排后，借为客人加水的名义来到老总办公室并向总裁暗示李总已到。可总裁对小柔的暗示一点反应都没有，还是继续与刘总穷侃。到了十点四十分，她见李总等得有点不耐烦了，于是只好又一次来到老总办公室，这次她递给了总裁一张纸条。纸条上写着：“老总，李总已到。他有些不耐
16、烦了。现在该怎么办？”老总看了小柔的字条后皱了一下眉头，之后仍继续与刘总谈笑风生。小柔只好悻悻地退出总裁办公室，对此她很是不解。(摘自我是职业秘书 ，作者：谭一平 )事实上，上例中，不是老总不愿回答小柔的问题，而是小柔的这个关于“怎么办”的问题确实让老总很为难。老总在谈兴正浓的时候，他很难在小柔的纸条上做什么暗示，也更不方便中断来回答这个问题。如果小柔把字条的内容改成：“还要让李总等多久？5 分钟？10 分钟？20 分钟？30 分钟？”则总裁就能够很轻易且简便地进行决策并给小柔暗示。2.及时地进行纠正领导决策错误，并适时地给领导创造再决策的机会当秘书人员在确知领导做了一个错误的决策时，其有义务委婉地指出领导工作中的错误以免这个错误的决策给企业造成无法挽回的负面影响。如果当前时机不合适立即指出的话，则秘书人员需要努力为其领导创造再决策的机会。下面这个例转自http:/ 子深刻说明了这点的重要性：某天，某公司的总经理气冲冲地给了秘书小温一封信，让她马上打印出来并立
