采购作业计划和控制

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1、采购作业计划和控制案例研究教学目标本章内容2012年 3月 2日 第 1页案例研究：库存管理的变革1. 库存数量是否越多越好？为什么？2 造成库存数量不断膨胀的原因是什么 ？. ？3. 如果没有得到很好地控制，库存数量可能会自我膨胀 为什么会出现这种现象 ？ 结合具体的示例。 ？ ，分组讨论。4 第 一 次库存变革的起因是什么 ？ 这次库存变革的. 次库存变革的起因是什么 ？重要标志是什么？5 分析第二次库存变革的起因和内容. 。6. 第三次库存变革与 ERP系统有关联吗？为什么？2012年 3月 2日 第 2页教学目标z 理解和掌握采购作业计划的概念和特点熟练掌握采购作业流程的特点zz 理解

2、和掌握采购作业控制的内容z 理解和掌握库存作业管理和控制的特点2012年 3月 2日 第 3页本章内容6.1 概述采购作业流程6.2 6.3 采购作业控制 6.4 库存管理和控制6.5 本章小结2012年 3月 2日 第 4页本章内容6.1 概述采购作业流程6.2 6.3 采购作业控制 6.4 库存管理和控制6.5 本章小结2012年 3月 2日 第 5页6.1 概述z 采购作业是指为了向企业提供满足生产和管理所需要的各种物料而必须采取的各种管理性的和事务性的活动。采购管理也是企业生产经营管理的重要组z成内容z 采购管理是整个企业经营管理活动按照计划开展工作的起点2012年 3月 2日 第 6

3、页管理工作的起点z 从宏观的经营规划，经过 MPS，最后形成MRP 采购作业计划和生产作业计划等指、导实际工作的微观作业计划。z 按照计划开展实际作业的起点则是采购管理 。理 。z 因此，从某种意义上来说，采购管理是整个企业经营管理活动按照计划开展工作的起点。2012年 3月 2日 第 7页有效的采购管理z 有效的采购管理是降低企业经营成本的重要环节。z 在产品成本主要是由原材料 、 外购元器件构成的制造企业、中，提高物料采购作业计划的准确率、降低物料的采购成本是采购管理的主要目标。如果物料采购数量过多或者到货时间过于提前 就会造成z ，流动资金积压、物料闲置产生的丢失和变质、大量挤占有限的库

4、房位置以及加大采购管理人员和库存管理人员的工作负荷等。如果物料采购数量过少或者到货时间延期，又会影响到正常的生产经营活动的进行，严重时造成生产停滞 会给企业带来不可估量的损失滞 ， 。z 在正确的时间、正确的地点、到达正确数量的正确物料是采购管理追求的目标 。2012年 3月 2日 第 8页本章内容6.1 概述采购作业流程6.2 6.3 采购作业控制 6.4 库存管理和控制6.5 本章小结2012年 3月 2日 第 9页6.2 采购作业流程z 一般的采购作业流程供应商管理zz 生成采购作业计划z 询价和洽谈z 采购订单z 订单跟踪和到货验收2012年 3月 2日 第 10页2012年 3月 2

5、日 第 11页供应商管理z 供应商管理主要采取分类管理模式，不同类型的供应商采取不同的管理模式 。z 但是，分类管理模 式 的关键在于如何确定式分类方式，例如根据供应商的信誉和质量来分类 、 根据供应商所供物料的市场特性、来分类以及根据企业与供应商之间的紧密关系来分类等等 。2012年 3月 2日 第 12页2012年 3月 2日 第 13页垄断物料市场供应商z 垄断物料市场供应商是指那些完全垄断或几乎垄断市场上某种物料供应的供应商，例如，中国电力 电信 铁路 特殊钢材和微软 系统等力 、 、 、 Office供应商都是特殊供应商，企业往往没有能力和办法去选择其他供应商 或者说 企业选择其他供

6、， ，应商的成本高昂。z 在计划经济体制下和不完全的市场经济体制下 ，在市场上的物料供应不充分等环境下，这种类型供应商的存在往往是不可避免的。对于这些特殊的供应商 企业应该采取密切供需z ，关系的管理方式。2012年 3月 2日 第 14页有显著差异物料供应商z 有显著差异物料供应商是指这些供应商之间，不同的供应商供应的物料具有质量上的差异、价格上的差异、服务上的差异、品牌上的差异和技术性能上的差异等，并且这些物料构成了企业产品的主要成本、或者说，与企业产品的质量和性能密切相关 。z 例如，对于自行车制造企业来说，自行车制造厂需要的管材、丝材、轴承和轮胎等物料供应商就属于典型的有显著差异物料供

7、应商。无论是从数量上，还是从管理投入方面，这些供应商都是企业供应商管理的重点。z 因此 可以把这些供应商分为 A B和 C类供应商 不同， 、 和 。类别的供应商具有不同的供货优先级，2012年 3月 2日 第 15页无显著差异物料供应商z 无显著差异物料供应商是指这些供应满足下列条件的物料供应商 ： 这些物料不是企业主要产品的：构成部分；这些物料与企业产品的质量和性能关系不大；这些物料的价值相对来说比较低。z 对于这些物料的管理应该尽可能地采用简化的管理方式。这些物料往往包括生产用辅助物料、办公用品和劳动保护用品等。z 一般情况下，在无显著差异物料供应商的管理中，可以采取标准化采购管理方式和

8、定额采购管理方式。2012年 3月 2日 第 16页生成采购作业计划z 采购作业计划的主要属性包括采购物料编码、名称 采购批次 采购数量 技术性能要求 采购称 、 、 、 、作业开始日期、物料到货日期、审批人和审批日期等 采购作业计划应该遵循近期详细且确认。 、远期粗略且未确认的特点。z 对于没有包括在 BOM结构中的生产辅料 办公用、品、劳动保护用品等物料，由需求部门或者库管部门提出采购申请 经有关人员审核后才能进行，采购。请购单则是这种采购申请的表现形式。2012年 3月 2日 第 17页询价和洽谈z 当采购作业计划生成之后，采购人员应该按照作业计划的要求，依照供应商供货推荐目录，根据供货

9、商的资历和供货档案，选择和联系供应商，并且针对采购作业计划中物料的具体要求洽谈物料的价格、质量、技术性能要求和供货日期等 。z 一般情况下，这种询价和洽谈的过程比较复杂，可以通过询价单和报价单的方式完成。z 询价单是企业向初步选中的供应商发出的请求其提供报价的单据，这种单据详细列出了需要采购的物料名称、数量、技术性能要求和到货日期等信息 。z 报价单是供应商在接到询价单后提供的物料供应价格、技术性能特点等信息 。2012年 3月 2日 第 18页采购订单z 从信息管理的角度来看，每一个订单都由两部分组成 即订单概述信息和订单明细，信息。z 按照采购订单的生成、下达、执行和完成的过程 ， 可以把

10、采购订单划分为多个不同，的状态。常用的采购订单的状态是：生成、生成确认 下达 下达确认 取消 完成、 、 、 、 、超量完成和欠量完成等。2012年 3月 2日 第 19页订单跟踪和到货验收z 订单跟踪是指通过 ERP系统可以随时查看已下达的采购订单到达的位置和被供应商处理的状态 。订单跟踪的主要目的是确认供应商接收到订单、了解采购订单是否能被按时处理和传递采购订单的变化信息。z 到货验收是指所采购的物料到达物料送交地点时采取的验收作业和对验收结果的处理措施。物料到达以后，应该通知有关人员进行物料到货登记，开始物料验收 不同的物料可以采取不同的物料。验收方式。2012年 3月 2日 第 20页

11、本章内容6.1 概述采购作业流程6.2 6.3 采购作业控制 6.4 库存管理和控制6.5 本章小结2012年 3月 2日 第 21页6.3 采购作业控制z 采购作业控制是指通过设置与采购作业相关的参数 将采购物料的数量和质量控制，在预定范围内的风险防范措施。z 常用的采购作业控制措施包括预算控制措施 、 物料选用目录控制措施 、 采购订单控施 、 、制措施、质量控制措施和财务付款控制措施等 。2012年 3月 2日 第 22页预算控制措施z 预算控制措施是指通过制定采购预算防止实际采购金额超过预算金额的控制方式 。预算控制也是企业管理人员审核采购订单时判定该计划 合 的 个 依据是否 合 理

12、 的 一 个 重要 依据 。z 在 ERP系统中 ， 有两种常用的采购预算控在 ，制方式：根据总账科目控制采购预算，根据部门 业务类型和采购物料类型控制采、购预算。2012年 3月 2日 第 23页物料选用目录控制措施z 物料选用目录控制措施是指某些物料的采购必须从批准的物料选用目录中选择 不， 不能随意选择目录之外的物料。物料选用目录的确定过程是 设计 工艺z ， 、 、采购、质量和标准化等职能部门和技术人员 基于国家标准 行业标准 国际标准员 ， 、 、 、地方标准和企业标准等要求，根据供应商的供货历史状况 按照规定的程序确定， 。2012年 3月 2日 第 24页采购订单控制措施z 采购

13、订单控制措施主要控制采购到货的物料数量 采购价格以及到货日期应该满足、采购订单中的要求，实际中的数据和采购订单上的数据之差应该在事先规定好的误差范围内。2012年 3月 2日 第 25页质量控制措施z 质量控制措施是确保采购物料满足设计和工艺提出的技术性能指标要求的措施。如果物料的技术性能指标达到或超过 设计 艺提出的技术性 了 设计 和工 艺提出的技术性能指标基准，就认为该物料达到了质量要求。质量控制措施主要表现在下面几个方面 在供应z ：商的选择方面，确保只有那些提供合格物料的供应商才可以作为选择的对象 ， 把好供应商的选择，关；在物料到货时，加强物料的验收管理，不合格的物料不允许入库；做

14、好供应商的评价，对供应商的每 次供货交易都进行评价 根据供应商一 次供货交易都进行评价 ，的动态评价结果确定供应商的保留和删除。2012年 3月 2日 第 26页财务付款控制措施z 财务付款控制措施是指在采购付款时设置付款条件 只有满足指定的付款条件才可，以付款。z 在 ERP系统中，既可以控制对某个供应商的所有付款 ， 也可以控制该供应商的某 一，笔付款。通过在采购订单中增加付款条件限制 可以实现在付款时提供付款警告， ，确保只有满足付款条件才可以付款。2012年 3月 2日 第 27页采购预警z 为了灵活起见，当采购作业过程中发生与控制内容冲突的事件时 系统应该自动报，警，或者提供警告信息

15、，或者锁定当前的状态。系统报警后，只有具有特定权限的人员才可以解除 这 种报警状态 。 系统报警种报警状态状态解除之后，才可以执行正常的操作。这种在采购管理中操作 报警 报警解除、 、和操作的过程就是采购作业控制的过程。2012年 3月 2日 第 28页本章内容6.1 概述采购作业流程6.2 6.3 采购作业控制 6.4 库存管理和控制6.5 本章小结2012年 3月 2日 第 29页6.4 库存管理和控制z 物料的定义库存的分类和作用zz 库存作业z 库存量控制z 库存管理策略2012年 3月 2日 第 30页6.4.1 什么是 “物料” ？z 定义为了产品销售出厂 ， 需要 ：为了产品销售出厂 ， 需要 ： 列入 计划 的 控制 库存 的 一 切物的统称的 控制 成本 的z 举例 原材料、配套件、毛坯 在制品 、 半成品 、 联产品 /副产品 、 回用品 、 废在制品 、 半成品 、 联产品 副产品 、 回用品 、 废弃物 备品备件2012年 3月 2日 第 31页 包装材料、标签、合格证、说明书 工艺装备、工具6.4.2 物料管理的定义z APICS字典：物料管理集中了支持物流全过程的所有管理功能 从采购到生产物料， ，所有在制品的计划与控制，到成品的入库，发货