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1、自学考试“外国秘书工作概况”笔记（五） 美国中央政府机关分五类 一是总统办事机构是总统的顾问和助手班子，主要有白宫办公厅、行政管理和预算局、经济顾问委员会、政策发展办公室和国家安全委员会等； 二是内阁部，亦称行政各部或大部，是联邦政府的主要行政机构； 三是独立管制机构，通称委员会 四是政府公司 五是其它独立机构 一、总统办公厅 职能具体包括一是协助总统处理各种日常事务；二是负责总统与国会两院的联系；三是协助总统与政府各部、各独立机构、独立管理机构以及各社会团体进行联系、磋商、拟订有关政策。 该办公厅由总统顾问、总统助理、办公厅正副主任和新闻秘书等组成。 二、美国内阁的秘书工作 美国内阁只是总统
2、的一个咨询的执行机构，不是联邦政府的一级组织，不实行集体负责制、无权作出决定，其职权、组织、成员间的关系等。 内阁成员由总统、副总统、各部部长、中央情报局长组成。 三、美国政府服务总局 第二节 国际秘书协会对秘书所下的定义是秘书是具有熟练的办公室工作能力，不需上级督促即能主动负责，积极进取，干练果断，能在授权范围内作出正确决定的经理助手。 一、秘书在领导和管理中的地位 管理系统中配置秘书的目的，是为了减轻领导人繁忙而大量的工作，尤其是承担不必由领导人亲自操办的办公程序细节和其它事务。 二、不同秘书的作用 1.见习秘书初当经理人秘书的人实际上只能做接待员或打字员工作，称之为见习秘书。 工作内容往
3、往以人际交往为主，如接待来访者、处理电话、预约会谈等。 2.正式秘书要掌握良好的速记技术，要具备妥善处理行政事务的能力。包括拆发信件、订货，制定日常案卷、接电话等。 3.行政秘书是指那些授予有行政职权并起到这种作用的人。行政秘书通常是组织文字处理中枢系统的核心人物。 主要任务是处理业务信函、电话联络、资料归档等 4.通讯秘书中心任务是从事所有的打印工作，机器眷写，键盘操作，以及其它各种特殊任务。 通讯秘书的任务一是要给行政助理和文字处理机构准备、编辑和分发办公室文字处理稿件；二是独立地审改自己或他人的文稿；三是编辑和复制别人提供或打印好的文件；四是设计或安排下一步工作；五是了解或推荐办公室装备
4、设施并代替办理付款手续； 5.法律秘书必须掌握法律术语和法律程序，熟悉诸如诉讼状、契约、传票等法律事务，要负责草拟和打印法律文件，如辩护状、委托书、遗嘱、租约以及各种摘要。他们还必须有公证人资格，以便能够签署公证。 6.医务秘书 7.技术秘书 8.驻外国机构秘书 申请者必须具备以下条件 一是申请者的年龄不得低于21岁； 二是申请者必须是美国公民，如果已婚，其配偶也必须是美国公民； 三是申请者必须是高等学校的毕业生或具有同等学历的人； 四是申请者及其随员必须通过体格检查； 五是申请者必须通过美国文职人员考察机关主持的文职人员能力，速记，打字的测验； 六是申请者必须具有一定的工作经验。 考察申请者
5、是否称职的因素还有申请者是否对外交事务感兴趣，是否能掌握一门外语，对已经掌握一门外语的要优先录用。 三、美国各级主管对其秘书的要求 1.准时 2.可靠 3.学习能力 4.遵守指示的自觉性 5.忠诚和保守机密 6.敏捷性 7.机智感 8.灵活性 9.工作责任感 10.谈吐举止 11.风度礼貌 四、美国秘书的发展 1.不断学习提高素质 2.在实践中提高技能水平 3.良好的人际关系 4.必须全面了解熟悉自己的企业 5.美国秘书面临的挑战和机遇 面对这类变化带来的危机，美国秘书一般的应对措施 一是强化自己的应变能力； 二是平时留心本单位的运转状况，从其财务、生产、经营、管理、信誉等多方面，预测其生存发
6、展的前景，若有破产倒闭的征兆，则要早作准备； 三是熟悉法律，借助律师服务，保护自己的合法权益； 四是熟悉应聘求职，应对面试的程序，在失业后随时准备谋求并尽快取得合适的新的职位； 第三节 一、美国秘书公务信函写作 1.写作准备 主要环节一是与领导议定程序；二是确定来信的种类；三是搜集相关资料；四是做好旁注；五是在要事下划线，以区分信中事件的轻重缓急，回信时也就有条不济。六是勾勒出信件的内容；七是起草信函。 2.标准信函的组成 一是要整洁美观 二是要写好开头 三是使用得体、简明晓畅的语言，自然的表达方式最为适宜； 四是细心、准确地组织文章，安排结构，全文要有整体性和连续性； 五是句子要准确，不在标
7、点、字母、词组及主语与动词的搭配和使用上出现错误； 六是要提供准确的信息； 七是表达要准确； 八是要有针对性地明确答复对方提出的问题； 九是可将正反两方面的意见同时提出； 十是要设计一个友好的信函的结尾； 3.格式化信函的制作 4.特殊信函的写法 一是要对仅有领导人才确知详情的事情作正确的答复； 二是只有领导才知道怎样回复好； 三是最好由领导人回复的复杂的询问或问题； 四是对方是本单位领导人的知己，他非常熟悉本单位领导人的文风，他人的代笔可能会引起对方的不快。 5.美国业务通讯的主要信件格式 简式信件、块式信件、改良型块式信件、改良型小块式信件，次行缩进式信件五种最常用的摹写格式。 6.事务信
8、件的具体组成部分日期、收件人姓名、地址、正文、署名是必不可少的。 7.信件内容的撰拟 信件的主体部分要简结明了，直截了当应具有个别谈话般的轻松气氛； 信件的长短必须与其重要性相吻合； 信中正文的第一句话就要提出写信的目的； 使用语言要精确，尽可能做到自然，像同朋友谈话一样。 在公务信件中，不应轻易使用评语或俚语。 二、美国法律文书的撰拟 经法定程序形成的，得到有关部门确认并具有法定效用的文书为法律文书。 1.美国法律文书的一般要求 一是要用质量很高的公文纸，大小规格要求8.5英寸X13或14英寸，或标准函件尺度8.5英寸X11英寸； 二是页边宽度左页边大约1.25到1.5英寸，右页边大约1英寸
9、； 三是标题，所有法律文书都含有一个用以区分公文类别的标题。 四是标题和副标题与第一段落之间要空四行，法律文书要隔行打印，以便于阅读； 五是段落设计要便于识别； 六是公文各页必须标记页码； 七是法律文书必须准确精密，一般不允许有涂抹痕迹； 八是法律文书中的专有名词一般要全部大写； 九是法律文书中的货币量要大写，而且要用数词和数字两种形式，数字放在括号里； 十是除引证和常用的词外，法律文书中要避免使用缩写语； 十一是法律文书中要避免一行末尾将词分开； 十二是法律文书上通常打印出一道直线作为签字用； 十三是盖章 十四是签字线不能单独打印在公文的最后一页上，要将签字线前的段落至少一行，最好两三行和签
10、字线一起移到一页。 2.常用公证文书 3.遗嘱附录 4.合同或协议 5.代理书的撰拟 代理是某人委托他人代替行使委托人权利的形式。 三、其它文字材料的撰拟 1.办公室备忘录包括标题（送至、发自、主题、日期）和正文两个主要部分； 2.报告的撰拟 美国常用的报告一是便笺体；二是书信体报告；三是简短报告；四是正式报告； 便笺体报告是组织内部使用的一种通讯形式，一般是非正式的例行公事； 书信体报告是以书信形式撰拟的报告； 简短报告是一般地处理一定范围内的和简单的议题报告； 正式报告有三个显著特点（1）遵循传统的呈递报告的样式；（2）内容复杂，涉及面广；（3）一般篇幅长； 正式报告正文一般包括三个部分引
11、言、正文、结尾。 3.新闻稿的撰拟 新闻稿一般写成倒金字塔形。首先写主要内容，其次写和主要内容有关的主要细节的说明；结尾写次要细节或与主题有关的补充内容，次要内容和补充内容对于主题的解释和讨论都不起主要作用。 一篇好的新闻稿包括所有重要的内容人物、事件、时间、地点、原因以及事件发生发展的重要情况。撰写新闻稿应该特别重视真实性、趣味性、知识性和准确性。 4.内部资料的编写 组织内部的通讯、报纸、杂志均为内部资料，是组织内部交流信息的重要工具，其内容包括组织成员的消息和一般情况，公司活动，各种事件的报道。其总的目的是在组织内的各层次中建立交流沟通的渠道，保持和发展人际间的良好关系和职工士气。 5.
12、秘书写作资料的准备 秘书搜集资料一般使用两种方法基本研究方法和辅助研究方法。 基本研究方法要求取得第一手资料，研究人员可以通过调查了解，利用档案材料，进行实验，统计有关数据，使用观察方法和开展采访活动，获得从实践中来的历史和现实的有关情况。 辅助研究方法是利用藏书、资料，如从图书馆馆藏的大量书籍、报刊和杂志中，得到所需要的资料。 第四节 一、文字处理 文字处理是使用自动打印和文体编辑设备生产打印文件的系统。 二、数据库管理 数据库管理系统是能够存储和管理数据库中数据的计算器软件。 最常见的数据库有两种类型（1）文件管理器；（2）关系数据库； 三、邮件处理 1.收来邮件的处理 一是进行初步分拣大
13、体分为五类（1）电报；（2）报纸、杂志；（3）信函、小册子、目录册和其它印刷品；（4）网内邮包和快件、航空邮包；（5）国际邮件和商业函件； 二是邮件拆封； 三是注明收件日期和钟点； 四是进一步分拣，按轻重缓急加以分类； 五是阅读来件； 六是在登记薄上登记来件； 2.寄发邮件的处理 一是查对地址、信笺上的地址与信封上的地址一致； 二是查对邮件标记； 三是查对签名； 四是查对附件； 五是查对副本标记； 六是信件的折叠和封装； 四、文书档案的处理 1.文书档案管理指的是有计划地控制档案的制作、保持、保留、保护和保管； 2.文书档案的分类 一是主题分类法； 二是按地区分类法； 三是与主题结合的分类方法，即“主题数字”结合方法； 四是由主题要点派生出来的“十进制制”分类法； 五是按语音归档分类方法； 六是按年月日期归档分类法； 3.文件的保存归档 4.归档步骤 文件保存单是由档案管理员、最高管理部门的代理人，企业法律顾问和部门主管共同决定； 储存文件档案的准备工作p125 5.编制索引 在美国常用的分类标准一是按个人的名称；二是按企业的名称；三是按政府和政治派别的名称； 6.文件档案移转的管理 五、文书档案资料的安全保密措施 1.美国的公文保密
