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1、公司文档管理制度及细则 第一条为完善各级文件的发送、接收、传达及归档管理，使公司文档管理更加系统化、科学化、规范化，特制定本制度。 第二条公司综合中心行政部是公司文件处理的管理机构，负责公司文件的管理工作，并指导各部门文件处理工作。 第三条公文拟制 1、公司文件由公司领导亲自拟制或由相关部门根据领导决策和意图拟制。部门文件由部门自行拟制。 2、文件拟制的基本要求： （1）准确反映公司决策和领导意图； （2）观点鲜明、条理清楚、层次分明、结构严谨、文字练达、标点符号使用恰当，人名、地名、时间、数字、引文准确； （3）合理使用文种； （4）联合行文，由各联名部门共同起草。 第四条发文 1、总部发文
2、 （1）总部各职能中心所有对地区发文，均通过KOA系统，采用统一的版面和编号，并统一冠以总部名称。公司行文统一编号为：总字2018号，密级文件应在文件首页右上角标注密级标识； （2）由发文部门负责先行拟文，标注经办部门、经办人、联系电话，然后提交综合中心行政部指定人员进行统一编排及编号； （3）编排后的文件由承办部门通过KOA系统提交公司领导签署。文件签署依据文件内容及涉密程度确定签署范围，对普通文件，由主发文中心总监签署，总经理及其它中心总监传阅；两个以上中心（部门）联合发文的文件，由相关中心（部门）总监或负责人共同签署，密级文件亦同。对涉密文件，秘密级由主发文中心总监签署，总经理及其它中心
3、总监传阅；机密级文件由总经理或各中心总监联合签署；绝密文件由总经理签署； （4）签署后的文件由行政部在文件正面右下角加盖“总公司印章”； （5）行政部负责以KOA形式将文件统一下发至各管理区相关部门，再由各管理区相关部门负责按照文件的抄送要求进行传达。原件由综合中心行政部负责统一存档备案； （6）如遇紧急发文而某位文件签署人不在时，可由主发文中心总监签署后先行发文，待有关人员返回后再行补签； （7）正常总公司发文，从总公司下发时间计起，24小时内必须传达到地区所有相关部门及站点；紧急发文，地区各职能部门必须在1小时内送达，各站点必须在2小时内送达，接收时间以签署人批准时间为准； （8）地区相关
4、部门须指定专人负责文件的收发，在接到总公司通过KOA下发的文件后，由相关部门负责将文件传达到地区各站点，并由相关部门负责将该文件影印本送达各职能部门签收留存，原件由相关部门负责统一存档备案。 2、地区发文 管理区发文，采用与总公司一致的版面格式和编号办法，并统一冠以管理区名义。拟文、编排、签署、加盖印章、下发、存档备案等参照总公司形式，由各管理区依据具体情况施行。 文档管理细则 1、参与拟稿、审稿、打印、收发文件的人员应严格遵循保密原则，不得向阅读权限以外的人员或在非正式公布的时间内透露文件内容或相关信息。 2、各部门如需查阅公司密级文件，需填写查阅档案申请表，经相关负责人同意后方可查阅，否则
5、将直接追究档案管理员的责任。 3、文件归档应按照内容、名称、时间顺序等分类进行，并将文件批复、正本、附件收集齐全，保持文件的完整性。 4、文档管理人员发生变化时，必须做好文档移交工作，防止文件损坏、流失等情况的发生。 5、对于多余、重复、过时或无保存价值的文件，管理部门应定期清理造册，办理申请移交销毁。文件销毁，须在上级主管部门审核同意后，填写文档作废处理表，指定人员、地点销毁。第六条文件保密 1、密级文件按机密程度分为以下三种： （1）绝密。指极为重要、仅限公司部分高层管理者签署或阅读的文件； （2）机密。指内容重要、限定阅读范围的文件； （3）秘密。指涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文
6、件。 2、密级文件由公司领导指定专人负责起草，起草密级文件作废稿纸不得随意丢弃，应妥善保管，集中销毁。 3、打印密级文件时，要由起草人或专人负责打印装订，并在文件封面右上角打印密级标注，严禁无关人员在场或观看；对于电子密级件要加密和限定阅读范围；密级文件的校对，应由起草人负责，不得让他人帮忙校对。 4、文件交接由行政部专人或公司领导指定人员负责，交接后应及时采取保密措施，不得随意放置。文件传阅要严格按权限范围传递，严禁无关人员接触。 5、总公司、各管理区职能部门要有专人负责密级文件的保管，建立密级文件登记、传阅、借阅制度。密级文件借阅使用者要严格遵守保密制度，借阅使用期间不得随意放置，用后应及
7、时交还保管者，不能马上交还的要妥善保管，防止失控。 6、密级文件阅看使用者要自觉养成良好的职业操守，遵守公司的保密规定，严守公司机密，不得与无关人员或在公众场合谈及公司的机密事项。 7、发生密级文件丢失问题，相关人员要及时向主管领导汇报，并积极采取措施妥善处理，使因文件丢失可能给公司带来的影响及损失降到最低点。 8、密级文件的销毁应经各中心总监（副总监）或总经理（副总经理）批准，销毁时须使用碎纸机或焚烧，由二名以上相关人员共同进行，并做好登记。 9、凡违反本规定者，将视情节轻重给予行政处罚，情节严重的将追究法律责任。具体处罚原则为：因人为原因造成绝密文件、资料遗失或内容泄露的，给予开除处罚，情
8、节严重的移送司法机关处理；造成机密文件、资料遗失或内容泄露的，给予记过或记大过处罚；造成秘密文件、资料遗失或内容泄露的，给予警告或记过处罚。 10、密级文件等级、阅读权限范围、内容适用于各种文字打印文件、资料和上线KOA系统的文件、资料（详见附表）。 11、各管理区除执行上述规定外，对区内自产的密级文件，可参照本条例确定区内文件秘密等级和阅读权限范围，以切实加强对密级文件的规范化管理。 附：密级文件等级:绝密阅读权限范围:总经理（副总经理）、各中心总监及其指定的相关人员。内 容1、 重大经营决策、规划、暂不公开的决定；2、 人员档案、组织结构、薪资标准、编制体制；3、 财务各种报表、账目；4、
9、 公司领导的电传、信件；5、 关键技术文件、资料；6、 客户档案。 密级文件等级:机密阅读权限范围:总经理（副总经理）、各中心总监、经理（副理）级管理干部及指定阅读的相关人员。内 容1、 非公开的规章制度；2、 非公开的各种工作计划、报表，项目管理工作各种文件、资料；3、 技改工作各种数据、资料；4、 各处、室电传、合同；5、 人员任免（未审批）；6、 公司固定资产登记资料；7、 车辆资料。 密级文件等级:秘密阅读权限范围:总经理（副总经理）、各中心总监、经理、副经理、主任、主管级管理干部及指定阅读的相关人员。内 容1、 公司内部公开的各种规章制度；2、 呈报、下发的各种人事行政数据、报表；3、 公司的经营数据、营运信息、策划方案；4、各种内部资料、手册。
