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1、公司电子文件归档制度为确保公司归档文件的完整、规范,切实做好电子文件的收集积累整理归档工作，特制定本制度。第一章 电子文件的范围只要是本公司在工作中形成或采用的具有查考利用价值的各类电子文件都应收集保存。需要收集保存的电子文件类型如下：1、图像文件：将公文或图纸、图表通过扫描仪、数码相机等设备输入计算机管理而形成的文件。类别代码为I。2、图形文件：由系统或其他制图软件生成的文件。类别代码为G。3、数据文件：各种类型的分析、计算、测试、设计参数及管理数据等文件。类别代码为D。4、文本文件：用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件。类别代码为T。5、影像文件：记录影像的文件。类别代码为V、6、声音
2、文件：记录声音的文件，类别代码为A。 7、多媒体文件：运用多媒体技术形成的需要借助多种媒体体现反映出来的文件。类别代码为M。第二章 电子文件的收集电子文件的收集工作比纸质文件的收集任务更加艰巨、复杂，为切实做好收集积累工作，提出要求如下：1、健全制度，落实责任，确保电子文件完整、系统。电子文件收集积累一般应由文件形成部门负责，档案部门负责监督和指导，从文件形成之时起，采取多种措施，对电子文件积累管理利用实施全过程管理。2、完善技术，加强管理，确保电子文件的原始、有效。要从电子文件生成开始不间断地对处理操作进行管理登录，保证电子文件的产生、处理过程符合规定程序。特别是办公自动化系统、系统等一定要
3、采取各种先进的技术手段，严格保密权限，确保文档数据的安全。3、注意及时登记，认真填写“电子文件积累登记表”（附件）。为保证电子文件的质量和收集工作效率，要将电子文件收集积累分散到日常工作中，由文件形成部门负责，随时做好登记，形成电子文件积累登记表，并同电子文件一起向档案部门归档。、在收集电子文件的同时，还要继续做好纸质文件的收集归档，并与相应的纸质文件在内容、相关说明及描述上保持一致。、电子文件收集积累过程中，要注意电子文件一旦定稿后，应设置为只读形式，不允许再修改；多做备份，并脱离网络系统，独立存放；注意保管，避免载体损坏使电子文件无法读出。第三章 电子文件的整理电子文件的整理同纸质文件整理
4、基本相同，将文件按一定顺序组成保管单位，便于管理和利用；不同之处在于电子文件整理还要选择存储载体。、选择确定存储载体。电子文件的载体应符合存储容量大、易长期保存、使用方便、标准化程度好等要求。国家标准推荐的有光盘、磁带硬盘等，软磁盘禁止作为档案的存储载体。目前用光盘作为电子文件的载体比较合适。、整理刻盘。先由档案部门根据单位的归档范围和保管期限表进行归档审查；将应当归档的电子文件在计算机硬盘设置一个子目录，将已审查通过的电子文件转移到该目录下；按照一定的组织结构、目录刻盘。其中，电子文件应按项目集中整理，电子文件一般应一年一张盘。、加封光盘标签。格式及填写（内容见附件）。附件电子文件积累登记表序号题名电子文件名文件类别代码光（磁）盘号形成日期备注12345附件光盘标签档号： 归档序号：题名：密级： 保管期限：归档单位： 归档时间：硬件及软件环境：CPU： 硬盘： 内存： 显卡： 声卡：其他配置：操作平台： 其他说明：
