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1、,高效会议管理技巧培训,内容提要第一讲当今会议面面观 第二讲会议效率不高的原因及解决方案 第三讲开会前的准备工作 第四讲成功会议的五种策略 第五讲会议中的沟通与反馈技巧 第六讲主持人的会议管理技巧 第七讲如何对待会议中的意外情况 第八讲主持人与参会者的守则与责任 第九讲会议记录 第十讲会后跟进,闳博：,第一讲 当今会议面面观,【本讲重点】 会议的意义 会议的目的 会议的种类 会议的频率 会议成本的计算,会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁， 不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层 的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上， 不仅浪费公
2、司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且 有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。,会议的意义,1会议是一个集思广益的渠道,图1-1集思广益图,如上图1-1，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法 汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期 间不同观念相互碰撞的产物。,2会议显示一个组织或一个部门的存在,会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议， 这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织 或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够 充分显示一个组织或部门的存在价值。,图1-2组织或部门
3、与会议,3会议是一种群体沟通的方式,开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技 的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过-mail、多媒 体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他 沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合 人类原本的沟通习惯。,会议的目的,开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或 其他部门的相关资讯。 监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工
4、对工作任务的执 行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式， 来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。,达成协议与解决问题 达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议 的产生和问题的解决。,图1-3达成协议与解决问题的6个步骤,资源共享 利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。 开发创意 开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成 新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。 激励士气 年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心， 朝着一个方向共同努力。 巩固主管地位 经理或主管为了体现
5、自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一 些上下协调会议，以此来强化自己的地位。,会议的种类,会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一种分类都从 一个方面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的不 断发展密切相关。,表1-1会议的种类,会议的频率,每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议发生频率， 才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。,2.全体会议,1.固定的部门会议,3.处理突发事件的会议,4.一对一会议,会议的成本计算,会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。会议成本是 非常可观的一笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因此万
6、万不可等闲视之。,1.会议的时间成本,2.直接的会议成本,3.效率损失成本,开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理 效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。效率损失 成本包括以下3种情况：,第二讲 会议效率不高的原因及解决方案,【本讲重点】 会议效率不高的原因及预防性管理 高效会议的八大特征 会议规范,小王是一家公司的职员，他对公司会议有自己的一些想法，他的想法 反映了许多公司会议的某些现状，值得我们思考。,会议效率不高的原因及预防性管理,1会议的通病效率不高,公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开， 或非要安排在事
7、务繁忙的周一开。 许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命，甚至得 延后或放弃参加其他会议。 有些“必须到会”的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席， 这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以准备 不充分或者根本来不及准备。,很多公司往往由于以下原因，开会效率低下：,时下有一句很流行的话“最近比较烦”，对太多像小王一样的职场人士来说， 这句话可以改为“开会比较烦”。开会之所以烦，用小王的话来说，就是“会议常在毫 无章法的状况下进行，甚至毫无意义地延长时间，即使有决议，质量也很低”，简而 言之，会议效率不高。因此，寻找致使会议
8、效率不高的原因就显得格外重要。,2会议效率不高的原因,会议效率不高通常由以下7种原因造成。在这7种原因中，有3种原因是 会议的“致命伤”，需要格外警惕。这3种原因是：主持人的技能、会议的地 点以及会议的准备工作。,表2-1会议效率不高的原因及具体表现,高效会议的八大特征,与低效率会议相对的就是高效会议，高效会议充分克服了致使会议效率不高 的种种不利因素。高效会议具有8大特征。,建议在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列出，并随时检验， 充分做好预防性管理，使即将召开的会议能够成为真正意义上的高效会议。,会议规范,会议规范包含3个部分： 会议时间安排的规范、固定的会议流程规范以及会议规范
9、本身。,1会议时间安排的规范,上午8-9点之间，正是员工从家到公司，准备开始一天工作的时候。 这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。 因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进 行业务分析，从人的生理和心理角度来看，是不现实的。 上午9-10点之间，员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合 进行一对一的会谈，同样也是进行业务会谈的最佳时机。 上午10-12点或下午1-3点之间，最适合调动员工集思广益。大家利用 头脑风暴，不断想出新点子、新方法。 下午3-5点之间，最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天当 中的倦怠期，人人希望马上回家，在这个时段举
10、行会议往往会事倍功半。,2会议规范本身,所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有 参会人的开会时间。 超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。 所有与会者都要准备在会上发言。 准时开始，准时结束。 各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。 所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要， 需特别注意。,会议规范是指大家达成共识的会议守则。会议规范主要包括以下条款：,意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。 会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。 所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。 必要时请第三方监控，以保证会议质
11、量。,3固定的会议流程规范,图2-1固定的会议规范流程,（1）一个中心 一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括： 会议的开始，具体包括：致欢迎词；阐明会议目的；交流会议议程； 介绍时间安排、相关规章制度；指定会议记录人。 进行会议讨论，可以分为不同的议程，比如议程一、议程二、议程三等。 具体包括：分享话题和目标；交流信息；产生主意、做决定、确认行动；总结。 结束会议，具体包括：总结；安排下次会议。,（2）两个基本点 两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪， 这两个基本点是最容易被忽视的。但是，它们却是保证会议成败的关键。所以， 一个规范的会议流程必须包含会前的准备
12、工作与会后的跟踪工作。会前的准备工作 与会后的跟踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪计划，以及安排下次做汇报的 人选等。,固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。,从某种角度而言，世界是一个时时处处充满会议的世界。高效的会议能帮助 我们迅速解决实践中遇到的问题，然而低效率的会议却往往占据上风，造成 时间成本、直接成本及效率成本的损失。 因此，每个人应从基础做起，深刻理解会议的意义、目的、分类、合理的发生 频率以及如何计算会议的成本，只有先掌握了这些基础知识，才可能使每一次 会议都“行之有效”。,会议效率不高是当前许多会议的现状。因此，找出会议效率低下的原因就显得 格外重要。通常有7大因素致使会议效率低下，针对这些因素，应在会前充分做 好预防性管理。 与此同时，清楚了解什么是高效会议、会议规范有哪些也至关重要，只有掌握了 这些，才能从正面引导我们如何提高会议的效率。,【本讲总结】,
