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1、 Document number：PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT1998文件控制程序制度格式1.目的通过对质量体系运行有关文件的控制，确保在项目的开发建设过程中能得到和使用相关的有效文件。2.范围本程序适用于公司所有与质量活动有关的文件控制，包括外来文件和资料。3.职责 工程部是文件控制的主管部门，主要负责：a. 指导、监督各部门对文件控制的执行情况；b. 质量手册和质量管理作业文件的归口管理工作。 总经理工作部负责公司的档案管理工作以及图书、标准、规范、信函传真等外来文件和资料的归口管理工作； 各部门负责分管范围内的文件管理工作； 项目部负责图纸及工程项目的有关文件的归口管
2、理工作。4.控制程序 受控文件的范围： 用以指导质量体系运行的文件和资料，包括质量手册、程序文件和质量管理作业文件； 用以指导项目具体运作的文件和资料； 外来文件和资料，包括：法律法规、标准、规范等图书资料以及信函、传真等其它外来文件和资料。 文件和资料的编制与审批根据质量体系文件中的有关规定，由文件的归口管理部门负责编制文件，并由规定的授权人进行审核和批准：a.手册和程序文件由工程部编制，管理者代表审核，公司总经理批准；b.质量管理作业文件由各归口管理部门编制，部门经理审核，管理者代表批准；c.项目运作性文件由归口管理部门编制，根据各业务活动的有关规定，由相应人员进行审核和批准。d.外来文件
3、由总经理工作部负责审核、登记，由总经理工作部经理或分管副总经理批准下发。 文件的编写要求，执行Q/TZH-WI-007质量体系文件编写导则的规定。 文件的标识与发放文件的编制部门依据Q/TZH-WI-006文件编码规定所规定的范围和方法，对文件进行编号。 对质量手册和质量管理作业文件，需加唯一性标识以识别，对合同、工程图纸以及其它项目运作性文件，具备授权人签字或盖章后即为有效，日常使用的法律法规等资料，不需加盖受控章。根据文件的发放范围，由发放部门做好发放登记，填写“文件发放登记表”。公司内部编制的文件，可在文件的原件上加盖发放章，登记发放情况。 各部门资料员负责签收文件，填写“文件接收登记表
4、”。 文件的更改 文件需要更改时，由更改部门填写“文件更改申请/通知单”，说明更改的理由和内容，并由原审批人审批，当原审批人因故不能审批时，应向指定的审批人提供审批所需要的背景资料。 文件的原编制部门负责将审批通过的“文件更改申请/通知单”发至各部门资料员。 各部门资料员根据“文件和资料更改申请/通知单”进行更改，在文件的“更改记录”中做好记录。对于局部改动，采用手写更改方式，并在更改处注明更改状态，以字母“G”加顺序数字表示，如“G3”代表本文件和资料的第三处更改。如一页中有多处改动或考虑到文件的完美性，可采用换页的方式进行修改。文件经过多次修改或主要内容修改后，应换版发行。对图样的修改，执
5、行Q/TZH-WI-010图纸管理规定。 文件的保存与回收 对归档文件和资料的保存和管理，执行Q/TZH-TY-WI-008档案管理办法。对各部门保存的文件资料，由部门资料员负责妥善保管，防止污损遗失，保存期限为一般为3年，超过保存期的，由各部门资料员负责进行销毁并做好记录。 受控文件不得随意复印，需要时，应向其归控管理部门申请，批准后，方可进行复制。文件换版后，由原发放部门负责将作废版本进行回收，并进行记录，对作废的文件和资料需保留以备参考时，应加盖“作废”章予以标识。 外来文件的控制对外来文件，由接收部门负责进行签收、登记和处理，纳入到受控文件的管理范围。a) 上级机关下发的行政和管理性文
6、件以及房地产开发的法律法规，由总经理工作部负责签收登记，交分管领导签批后贯彻实施；b) 工程施工技术类文件，由工程部负责保存和处理，对建筑施工类的国家、地区和行业标准、工艺、技术规范等，由工程部审核其是否为有效版本，并提供有效版本清单，发放项目部使用。c) 项目经营运作的有关文件和顾客提供的文件等，由策划营销中心负责处理。 各部门按照分工管理范围，负责主动收集相应的外来文件（如：最新颁布的法律法规、技术标准、规范、上级政府主管部门的有关政策等），并对文件的落实情况进行相应的跟踪。 项目部负责工程项目的图纸使用管理，执行Q/TZH-WI-010图纸管理规定。 总经理工作部负责公司的档案管理，各部
7、门按分工做好本部门的档案管理工作，执行Q/TZH-WI-008档案管理办法。 总经理工作部负责公司的信函管理，做好信函的收发和处理工作，执行Q/TZH-WI-011信函管理办法。 总经理工作部负责公司的图书资料管理，执行Q/TZH-WI-009图书资料管理办法。 工程部负责对各部门的文件控制情况进行日常的监督检查，并结合质量管理体系审核以及整改等工作，进行检查指导。5.质量记录 QR05-01 文件发放登记表 QR05-02 文件接收登记表 QR05-03 文件借阅登记表 QR05-04 文件更改申请/通知单 QR05-05 受控文件清单6.支持性文件 Q/TZH-WI-006文件编码规定 Q/TZH-WI-007质量体系文件编写导则 Q/TZH-WI-008档案管理办法 Q/TZH-WI-009图书资料管理办法 Q/TZH-WI-010图纸管理规定 Q/TZH-WI-011信函管理办法 Q/TZH-WI-012文件受控专用章管理规定
