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1、北京政泰隆工程管理有限公司生态项目基础工作规范化指引生态监理办公室二一二年一月前言本“指引”是为适应公司生态监理工作规范发展需求，由生态办编写而成的。在编制过程中，生态办进行了比较广泛的调查研究，总结了各生态项目区多年来丰富实践和文件归档整理工作的经验，参考中华人民共和国国家标准 GB/T503282001建设工程文件归档整理规范 、北京市地方标准 DBJ01-51-2003建筑工程资料管理规程 、 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 。 本指引的主要内容有：监理文件和管理文件的归档范围及质量要求，文件的格式、写法。为进一步推进公司规范化进程，切实规范各项目区文件归档整理要求，有效指导
2、项目区文件归档整理工作，请各单位在执行过程中随时将有关意见和建议反馈给生态监理办公室；邮箱：，以供今后修订时参考。11.总则1.0.1 为规范生态项目区管理文件的管理工作，以规范监理文件资料带动监理工作的规范化建设，制定本指引。1.0.2 本指引针对公司的生态工程监理（即：石漠化综合治理工程、三江源生态保护和建设工程、青海湖周边生态保护和建设工程、新疆退牧还草工程、京津风沙源治理工程）的内业资料相关管理文件的管理工作，其他项目可参照执行。1.0.3 本指引适用于生态建设工程内业资料。专业工程执行国家相关规范。1.0.4 本指引作为公司内部管理规定，各项目区须参照执行；地方有明文规定的，向公司备
3、案并留存，执行相关规定。1.0.5 本指引和地方规定为公司检查的依据和比对标准。2.基本规定2.0.1 内业资料的管理工作包括对工程监理文件资料的管理和对公司及项目区管理文件资料的管理。2.0.2 总监为内业文件资料第一责任人，负责工程监理文件资料和公司、项目区管理文件资料的建设管理工作。2.0.3 总监应将内业文件资料工作纳入工程建设监理及项目区管理的各个环节并安排专人负责管理。2.0.4 监理组长负责本辖区的内业资料建设管理工作。3.工程监理文件资料和公文的管理要求3.1 工程监理文件资料管理3.1.1 按照相关法律、法规、规章、标准和相应规范、设计文件、有关工程合同的规定及公司的相关文件
4、要求形成监理资料。23.1.2 及时准确、真实有效、完整齐全、分类有序，收集整理监理资料、文件。3.1.3 建立文件资料的收文、传阅及发放制度。3.1.4 利用计算机建立监理资料管理的系统文件，长期保存的文件应及时形成电子文档形式，归档时刻录成光盘上交。3.2 工程监理文件资料的归档范围3.2.1 监理文件资料的具体归档范围应符合本规范附录 1 的要求。3.3 工程监理文件资料质量要求3.3.1 生态工程监理用表采用新修改的规范表，格式及填写要求见附录 2。执行当地规范和标准的，监理部需将规范在生态办备案。备案规范作为公司检查项目区监理工作的依据。3.3.2 归档的监理文件应为原件。3.3.3
5、 监理文件的内容及其深度必须符合国家有关工程施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。3.3.4 监理文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。3.3.5 监理文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易腿色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。3.3.6 监理文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完毕。3.3.7 监理文件中文字材料幅面尺寸规格宜为 A4 幅（297mmx210mm） 。图纸宜采用国家标准图幅。3.4 工程监理文件资料的归档要求3.4.1 监理文件资料应按单位工程和施工的时间先后顺序整理，分类3立卷归档，每页要有编号，每卷要有
6、目录。3.4.2 每个单位工程的监理档案盒封面应注明工程名称、建设单位、施工单位。3.4.3 监理档案，应真实可靠，字迹要清楚，签字要齐全，不得弄虚造假、擅自涂改原始记录。3.5 公司及项目区管理文件材料的管理范围3.5.1 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对公司和本单位建设和历史研究具有利用价值的文件材料，本单位需要贯彻执行的上级部门的文件材料，下级单位报送的重要文件材料，其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。3.5.2 文件材料的归档范围和要求应符合本规范附录 1。3.6 公文的格式要求3.6.1 公文的格式应执行以下规定a.由发文机关全称或规范化简称后面加“文件 ”组成。发文机
7、关标识上边缘至版心上边缘为 25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为 80mm。b.发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空 2 行，用 3 号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“ ”括入；序号不编虚位（即 1不编为 001） ，不加“ 第 ”字。发文字号之下 4mm 处印一条与版心等宽的红色反线。c.上行公文（请示、报告）需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空 1 字，签发人姓名居右空 1 字；签发人用 3 号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用 3 号楷体字标4识签发人姓名。d.公文标题。红色反线下
8、空 2 行，用 2 号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。e.文件正文用 3 号仿宋字，一般每面排 22 行，每行排 28 个字。f.成文时间用汉字将年、月、日标全；“ 零” 写为“”；成文时间右空 4 字；加盖印章应上距正文 2mm4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。g.“主题词”用 3 号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用 3 号小标宋体字；词目之间空 1 字。3.6.2 通知的写作格式通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。a
9、.印发、批转、转发性通知的写法：标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如”同意” 、 ”原则同意 ”、 ”要认真贯彻执行” 、 ”望遵照执行 ”、 ”参照执行” 等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。最后写明发文日期。b.批示性通知的写法：标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，5充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。c
10、.知照性通知的写法：这种通知使用广泛，体式多样，主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。d.事务性通知的写法：通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。e.任免、聘用通知的写法：一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用人员的具体职务即可。3.6.3 请示的写作格式请示适用于向上级机关请求指导、批准。请示属上行文。请示的作用在于请示工作要求上级批复。请示产生于事前，不可”先斩后奏”，这是请示区别于报告的主要特征之一。请示由标题、主送单位、正文、发文机关、日期构成。a.标题 :一般由请示单位、请示事由、文种或请示事由和文种组成。b.正文: 正文一般由三个部分组成：请示缘由:提出请示的原因
11、和理由。请示事项:提出有关问题要求上级指示或批准，有的要求提出解决问题的建议和意见，供上级机关参考。提出的请示，要符合有关方针、政策，切实可行，不可矛盾上交。一份文件只能请示一件事，只送一个上级领导机关或上级主管部门，不能越级请示，不能抄送下级机关.请示要求:应明确提出要求解决问题的方法或途径，常用“是否妥当，请批示” 、 “妥否，请批示” 、 “如无不妥，请批转有关单位6执行”等等。3.6.4 报告的写作格式报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。4. 综合性报告的写法 题:事由加文种，如关于 2011 工作情况
12、的报告 ；报告单位、事由加文种，如XXX 人民政府关于 2011 情况的报告 。正文:把握三点：（1）开头，概括说明全文主旨，开门见山，起名立意。将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。 （2）主体，内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。(3)结尾，要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。最后可写“请审阅”或“此报告”等语作结。b.专题报告的写法标题:由事由、文种组成，如关于招商工作有关政策的报告。有的报告标题也可标明发文机关。标题要
13、明显反映报告专题事由，突出其专一性。正文:可采用”三段式”结构法。以反映情况为主的专题工作报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见；以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验，有的还可略写不足之处和改进措施；因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实、产生7错误的主客观原因、造成错误的责任、处理意见及改进措施等。结尾:通常以“请审核” 、 “请审示”等语作结。c.回复报告的写法标题:与前两种报告大体相同正文:根据上级机关或领导的查询、提问，有针对性做出报告，要突出专一性、时效性。3.6.5 函的写作格式a.函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。
14、b.公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期等。标题:一般由发文机关、事由、文种或者事由、文种组成。一般发函为关于*（事由）的函 ；复函为关于*（答复事项）的复函 。正文:一般包括三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求，如：“务希研究承复” ， “敬请大力支持为盼”等。3.6.6 通报的写作格式a.通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。通报属下行公文。b.通报由标题、文号、密级、主送单位、正文、发文机关和日期组成。c.标题:由发文机关、事由、文种或事由、文种构成。标题有两种写法:一是公文式标题；二是新闻式双标题,多为正题加副题，也可是眉题加正题。如果
15、内容有所专指,要写明主送机关；普发性的通8报则可不写主送机关，或在正文中、发至范围中注明。 d.正文:包括原因、事项、处理意见、经验教训、要求及希望、号召等内容。表彰性通报和批评性通报一般分为三部分：主要事实:表彰性通报突出主要的先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实。分析指出事例的教育意义：表彰性通报，有在阐述先进事迹的基础上，提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。批评性通报要分析错误的性质、危害，产生的根源和责任，指出应吸取的主要教训等。提出要求:情况通报有两种形式：一种只对有关事实作客观叙述；另一种还对有关情况加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。e.尾部
16、:由落款、发文范围、抄送、附件等组成。f.通报的文件头格式与通知相同。3.6.7 文件头格式参照附录 3。3.7 公文的传递收发要求3.7.1 发文处理包括：拟稿、会签、核稿、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发、归档等环节。a.拟稿。草拟文件的初稿。b.会签。部门领导在公文稿纸“核稿”栏签字。c.核稿。即对文件草稿进行审核。d.签发。领导对文稿的最后审批，文件草稿经领导人签发后，即成为最后定稿，文件据此生效。e.编号。文稿经领导同志签发后，要进行编号登记，防止发文混乱。9f.缮印。即对经领导同志签发后的文稿进行印制。g.校对。要坚持三校制度。一校由起草者进行。二校由核稿人员进行，三校最好由部门负责人进行。h.用印。即在制成的公文上加盖机关印章，这是公文生效取信的凭证。用印要做到端正、清晰、位置恰当，即所谓“上不压正文，下要骑年盖月” 。i.分发。发放文件时，必须建立发文登记簿
