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1、大事记、会议纪要撰写,培训要求,准时 全程参与 微笑 赞美 敞开心扉 充分交流,课程目的,通过培训，了解会议、大事记管理、确保大事记、会议纪要撰写标准化、规范化与正确性，提高办公效益,课程内容,一、内勤会议管理人员的要求 二、会议管理 2、1会议分类 2、2会议管理 2、3纪要撰写及发放 2、4实战 三、大事记记录 3、1大事记概念 3、2撰写要求 3、3实战,一、会议管理及内勤人员素质要求,知识、技能、态度 1、必备的专业知识（办公软件使用、写作等） 2、学习力，不断学习、进步。 3、领悟、应变能力（有与没有、找人、处事不乱）、良好的沟通协调能力 4、责任心、有韧劲不怕烦、仔细（于细微处见精
2、神） 5、衣着外表礼仪、乐观开朗、幽默性格 总之：腿勤、手勤、嘴勤、脑勤 、常微笑 原则、果断、灵活、预见性,2、1、会议分类（一,按召集部门层面分： 公司外部：议程日程由其他单位决定 考察、参加上级会议等 公司内部： 内部又可按层面分：公司级、跨部门、 部门内部,2.会议分类（二,2、会议性质分类 内部会议 ： 例会是定期、定人召开的 专题会议：就某一个专题召开的，可以是同一部门也可以是非同一部门的人 紧急会议：针对突发事件或者解决某突发突出问题 其他：需要召开 会议解决的会议,1、会前准备：会议相关资料、场地安排、签到表等 会议通知：会议主题、时间、地点、参加人员 2、会议签到、会议茶水、
3、 3、会议进程 整个过程记录：汇报、讨论、总结,2.2会议管理,2、2、1会前准备（一,1、会议主持人确定会议召集人及参会人员 2、会议召集人通知、确认人数 1、通知：地点、时间 （提前一天）、会议内容与资料要求（如果是规定时间与地点的会议，应提醒） 2、确认到会人数,2、2、1会议准备,会议通知： 格式：关于召开 月份部门负责人例会的通知 各部门负责人： 定于 月 日 上午 点 分，在公司 会议室 召开月份部门负责人例会，会议时间 半天，请各部门负责人准备好会议资料，安排好自己的工作，准时参加会议，勿误。原则上不能请假，如确有特殊原因不能参加，请向 请假。 特此通知 公司 年 月 日,2、2
4、、1会前准备 （二,会议资料准备之一：参会人员准备 参会人员会前准备好书面材料，发言时控制好时间。 1.部门（个人）必须通报的工作 2.上次会议中所布置的任务的完成情况 3.需要提交会议讨论或者需要部门协调的内容。 会议资料准备之二：会议记录或召集人准备,2、2、1会前准备（三,会议召集人或记录人： 提前到达会场，检查会务落实情况： 1、参会人员与会议室的匹配度 2、设施：音响、投影、电脑、白板、笔、开水、纸杯等。 3、会议签到表 如发现准备工作有遗漏的，立即补救,2、2、1会前准备（四,记录人要提醒会议主持人会议准确时间，请求会议的持人检查会务情况及准备工作是否 有遗漏的事项,2、2、2会议
5、签到与纪律,1、会议开始前 （1）、签到 参会人员应准时到会，并提前在会议签到表上签到 （2）参会人员自觉遵守会议纪律：不迟到、早退、手机振动，必须接的主动到室外,会议记录,由主持人确定的会议记录人 一、应对会议整个进程进行记录 （1）汇报情况 （2）讨论的情况 （3）主持人总结的情况及会议任务 二、记录人执行对违反会议规定的处罚,2、2、3会议进程,一、会议进程之-汇报 准时开始： 1、汇报时间：限定发言时间。时间按例会人员及参加人数，由主持人决定。由记录员执行时间 2、汇报内容：会前准备好的。 部门必须通报的工作 上次会议中所布置的任务的完成情况 需要提交例会讨论的内容。 要求：语言精练、
6、量化，声音响亮，去掉形容语、对任务完成突出结果（如果已办完成的，尽量去掉办理中出现的复杂过程 ，如果没有办完的，提出问题所在,会议进程之-会议讨论,讨论时要有针对性 对需要协作的问题进行讨论 找到解决方案，任务分解与落实 在讨论过程中会议主持人应该适时控制时间与进度，对议而不决、泛泛而谈、不切实际及跑题等情况进行及时指出，确保效果,会议进程之-总结记录 （一,主持人对会议进行总结 1、对上次例会下达的任务以及本次会议之前临时布置的任务，应进行进展及结果确认，并对未完成的工作任务作出处置意见 2、对需要协作的问题进行分工，分清主次、配合 3、对讨论的问题达成协议,会议进程之-总结记录（二,4、下
7、一阶段工作部置下一阶段的工作部置 明确工作任务、责任人、完成时限、标准 确定完成任务监督与跟踪人 提出反馈时间要求,2、2、3会议纪要整理,整理完成时间 ： 每次会议都必须整理成会议纪要。 会议纪要由会议记录人于会议结束后的两个工作日内整理完成，由会议主持人审核并签发,会议纪要撰写,格式（见例会样本） 会议名称、召开时间、地点、参加人员、会议主题、主持人、记录人 会议内容 （汇报情况、讨论、总结 ） 会议任务分解与落实召开内部会议分解任务，明确任务、责任人、完成时限与标准、跟踪人协调与催办 会议纪要，有编制人、审核/批准人，会议任务明确、发放范围完整，形成时间、发给时间,会议纪要模板,会 议
8、纪 要模板.doc,会议纪要发放,会议纪要的发放传阅范围由会议主持人确定。涉及公司机密的会议纪要，在规定的时限内在授权范围内传阅，不得复印。 纪要由会议记录人发放到相关部门或相关人员； 形成发放清单 如果以邮件发送，要由短信提示,发放清单,会议纪要发放清单.doc,会议台帐,对召开会议形成台帐 会议名、时间、参与人员、会议主题、备注,会议记录保管,会议记录、会议纪要及会议纪要发放清单应一起保存，于次年一月底前上交公司档案室存档,参加例会后的报告,去参加会议回来要对与本部门相关的工作向领导 报告，并提出行动方案,会议任务完成,执行部门将任务分解到部门执行人，执行人应在规定时限内完成，并将执行结果
9、或完成情况向有关人员及时反馈。 跟踪人要在规定时间内催办、落实、检查，将结果报主持人,案例,实战,一般文件,见文如见人”这句话经常听到。所以文书作业不仅不能掉以轻心，而且要特别小心。 严格按照公司的文书格式规定。 字迹端正。 分门别类，层次清楚。 重点突出，简明扼要。 保证质量，讲究速度，不要拖欠,3. 3大事记,意义：编写大事记工作，是一项对历史负责，为现实服务，为后人着想的重要工作，是最大限度地记忆，维护公司真实历史面貌的必要之举，功在当代，利在后世,大事记,大事记：发生在公司或部门的事 公司：变更情况：公司变更、法人、地址、组织机构变化、领导出国考察、重大科研、认证、经营活动变化、基建、
10、新产品上马等,公司层面,1.公司的成立，及发展进程中的关键性阶段（如经济性质的变化、经历的重大挫折、遇到的转机等）； 2.省市主要领导各相关部门视察公司或对公司发展的批示、讲话等； 3公司发展战略、规划、计划的出台 4. 公司进行的体制、机制（如产权制度、用人制度、分配制度）的改革； 5公司经营中的重要活动（如投、融资，重大合同的签订、重要合作伙伴的建立等） 6. 公司自主研制开发成功的主导产品或拳头产品,7.公司重要人员分流和公司分拆、重组等，领导班子调整，内部机构设置的变化大等； 8. 公司研发机构、产业基地的建立等； 9. 公司组织或参与的国内外重要交流和合作活动等； 10公司文化理念的
11、提出 11. 公司获得的重要荣誉，以及取得的重大科技成果；发明、技术突破、知识产权（专利权、著作权）等； 12、各类重大活动 13其他具有重要意义的大事、要事等,大事记范围,部门：奖罚、客户来访、新项目与产品等开发验收情况、各类活动（文体、技术比武等）、各类重要会议，规章制定、各类事故、投诉、招投标、人员变动等,大事记的撰写要求,大事记： 基本要素 大事记应包括时间、地点、人物、事件（主要内容）等基本要素,大 事 记 的 撰 写,撰写要求： 1、实事求是 大事记的内容要真实、准确，不做人为的删改； 2、述而不论 大事记只要求如实记述事实，一般不做褒贬评论； 3、以时为序 大事记以编年体方式按年、月、日顺序编写； 4、言简意赅 大事记应力求简明扼要，语句通顺，每条字数一般在200字以内,实战,大事记撰写一条,回顾,会议纪要 大事记,演讲能力的提高贵在实际锻炼,谢 谢,演讲完毕，谢谢观看
