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1、第六讲 书 面 沟 通,秦皇岛技师学院 李欣杭,一、文书的含义,1. 文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息，而形成的具有应用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式处理各种事务的凭证性工具,2.文书的分类,公务文书,私人文书,法令、通知、决定、计划、合同等,著作、手稿、遗嘱、房地契、家谱等,国家机关、社会团体、企事业单位,个人、家庭或宗族,二、文书的发展过程,形成文书的两大要素表述方式和载体都有其发展变化的过程,绳结、符号、图像（绳、岩石、竹片、壳骨,文字（绢帛、器皿、碑石、竹木简册、纸张,20世纪中国档案界“四大发现,殷墟甲骨,居 延 汉 简,敦 煌 文 书,清朝内阁档案,结绳记事,易
2、经系辞记载：“上古结绳而治，后世圣人易之以书契。” 其结绳方法，据古书记载为：“事大，大结其绳；事小，小结其绳， 之多少，随物众寡。”（易九家言,德昂族的结绳记事,刻契记事,人们就用契刻的方法，将数目用一定的线条作符号，刻在竹片或木片上，作为双方的“契约”。 后来人们把契从中间分开，分作两半，双方各执一半，以二者吻合为凭。古代的契上刻得是数目，主要用来作债务的凭证,甘肃省西宁县周家寨出土的仰韶期遗址的骨契图形,西双版纳基诺族的刻木记事,器物铭文,海内三大重器（毛公鼎 大盂鼎 大克鼎）之一的大盂鼎，通高1021mm；口径784mm；腹深490mm；重153.5kg。鼎内铸有铭文19行，共291字
3、。铭文分为两个部分，分别记载了周康王对贵族盂的训诰和赏赐,1、准确 指沟通时要准确用字用词。准确使用语言文字的关键是要正确理解它们的含义，不要轻易使用自己不熟悉、不常用的字词。 要注意避免错字、漏字 某小学生写作文时写道：“老师有一张爪子脸”。 某班主任一次怒斥班里学生上课不好好听讲的时候，说到：“你们以后再这样，就别怪我翻脸不是人了,二、书面沟通的基本准则,某英语老师教语法，下课前问大家：“我都讲完了，大家还有明白的么？” 学生习惯性地齐声答道：“没有了！” 下面列举的是一些常见的错别字,要注意避免含义的错误 有一次在修改学生论文时，学生写道：他们俩的做法几乎如出一辙、大相径庭。 有学生在运
4、动会的宣传稿上写道：“运动会米比赛终于开始了，同学们像一只只脱缰的野狗奔了出去。” 某小学语文考卷上有一道阅读题，大意是讲一位母亲为了孩子吃尽了苦，最后去世的事。阅读后，要求学生在一年后的清明节对母亲说几句心里话。某小学生这样写道：“祝妈妈清明节快乐，福如东海，寿比南山,要注意避免字迹潦草引发的错误 有位名叫“邵伟华”的患者将挂号处护士填写好姓名的病历交到内科排队等着看病，一会儿内科护士拿着他的病历大声叫道：“邪伟华！”。 1913年，茅盾中学毕业，报考北京大学预科，本想考得不错，回家安心等通知，但发榜时却没有看到“沈德鸿”（茅盾本名）的名字，很是失望，不久他却收到了来自北京大学的录取通知书，
5、但上面的名字是“沈德鸣”，他赶忙跑到报名处查询，结果发现是自己填写报名表时字迹太潦草，把个“鸿”字写得像个“鸣”字。从此，他一改字迹潦草的毛病，直到八十岁高龄时，仍用毛笔正楷书写，字迹清楚俊秀,要准确使用标点符号,相传徐文长到朋友家里去，适逢下雨，主人写了一个条子跟他开玩笑，上面写的是“下雨天留客天留我不留”，他读成：“下雨天，留客天，留我不？留！”这样就和主人的意思相反了。其实这一句可以有七种写法：“下雨天留客，天留我不留。”“下雨天留客，天留我？不留”“下雨天留客，天留我不？留”“下雨，天留客，天留我不留？”“下雨天，留客天，留我？不留！”“下雨天，留客天，留我不？留！”“下雨天，留客天，
6、留我不留？” 在抗战时，日本侵略者在我东北沦陷区写了这样的标语：”粮食不卖给八路军。”而老百姓在“卖”字的后边加了一个逗号，就成了“粮食不卖，给八路军,某一条巷子里的一户人家，在靠路边的一面墙角下，常常有人在那里小便，于是主人在墙上写了一句话：“行人等不得在此小便。”没想到，过了几天，逗号小精灵跑到这句话里，变成了“行人等不得，在此小便。”主人一看，气得脸色都变白了。 一男子回家检查上小学三年级的儿子当天的日记，看后对其妻大发雷霆，原来儿子写道：今天王叔叔到家里来玩儿，我写完作业后，叔叔夸我做得好，叔叔亲了我妈妈，也亲了我。 妻哭笑不得地解释道：那是你儿子把标点符号给点错了！应该是：叔叔亲了我
7、，妈妈也亲了我,2、简练 简练的语言对于提高沟通效果是至关重要的，有学者曾进行过这方面的研究，研究的结果是人们注意力集中的时间一般平均为二十分钟，年龄越小的人，其注意力的集中时间越短。因此，我们在写作时，应当尽量语言简练，使阅读者能够在二十分钟以内能够读完它，或者在与别人谈话时，应当尽可能将谈话的时间控制在二十分钟以内,简练是才能的姊妹。 俄国著名作家契诃夫 要尽量将那些可有可无的字、句删去，毫不可惜。 鲁迅 前段时间电视台播出的电视剧我的团长我的团，其中第十二集遭到剧评和观众的批评，就是因为这集让人觉得太冗长、太沉闷，男主角龙文章一个人“鼓唇弄舌”说了整整一集。 他在这集讲述了他的身世：一岁
8、在河北；二岁在河南；四岁到了山西，去过运城的硝石湖，去过关云长的故居；六岁到了绥远；蒙古、甘肃、迪化，直皖之战时,是在康藏；然后往东行，四川、陕西、湖北，安徽。他说完了这段，又接着说道：“北平的爆肚，涮肉，皇城根；南京的干丝烧卖，还有销金的秦淮风月，上海的润饼，蚵仔煎，看得我直瞪眼的花花世界。天津的麻花狗不理，广州的艇仔粥和肠粉，旅顺口的咸鱼饼子和炮台，东北地三鲜，酸菜白肉炖粉条，火宫殿的鸭血汤，臭豆腐，还有被打成粉了的长沙城。”接下来，龙文章又说出了一大串的地名：铁骊，扶余，呼伦池，贝尔池，海拉尔和长白山，大兴安，小兴安，营口，安东，老哈河呢，承德，郭家屯，万全，滦河，白河，桑乾河，北平，天
9、津，济源，镇头包，历城，道口，阳曲，开封，郾城，南阳，襄阳，赊旗店，长台关，正阳关，颍水，汝水，巢湖，洪泽湖。镇江，南京，怀宁，上海，苏州，黄浦江，太湖，南通，屯溪，六安，武昌，汉口，修水，宜昌，怒江以西，保山，腾越，和顺还，还有他们现在身处的禅达。 当然，简练要注意尺度，不能单纯为了简练而让人产生误解，或根本就不能理解你要表达的意思。 某大学生物系设有动物学、昆虫学、植物学三个专业。在全系学生大会上，主持人大声招呼：动物坐左边，昆虫坐右边，植物坐中间,平，天津，济源，镇头包，历城，道口，阳曲，开封，郾城，南阳，襄阳，赊旗店，长台关，正阳关，颍水，汝水，巢湖，洪泽湖。镇江，南京，怀宁，上海，苏
10、州，黄浦江，太湖，南通，屯溪，六安，武昌，汉口，修水，宜昌，怒江以西，保山，腾越，和顺还，还有他们现在身处的禅达。 当然，简练要注意尺度，不能单纯为了简练而让人产生误解，或根本就不能理解你要表达的意思。 某大学生物系设有动物学、昆虫学、植物学三个专业。在全系学生大会上，主持人大声招呼：动物坐左边，昆虫坐右边，植物坐中间,3、符合逻辑 每个人在成长的过程中都会形成自己的思维和表达逻辑习惯，一般来说，使用同一种语言的人，其逻辑习惯是比较接近的，他们之间的沟通就更容易，而使用不同语言的人之间，由于逻辑习惯的不一致，其沟通也就会更困难一些，这也就是我们为什么感到学习和理解外民族语言更难的原因。所以，我
11、们如果要想让别人更好地理解我们所要表达的意思，就必须选择一种与其相适应的表达逻辑，这样才能起到更好的沟通效果,在与中国人沟通的时候，你要先进行铺垫，把要说的重点内容放在后面来说，对方就能理解你的意思；而与美国人沟通的时候，你必须先把你要说的重点内容先说出来，对方才能真正理解你的意思。 我们最初开始学外语的时候，首先需要克服的就是逻辑习惯，“我能帮你吗？”这句话，英文说成是“Can I help you?”（能我帮你吗？），这就会让我们觉得很是别扭。另外，英文的人称代词在主格、宾格、所有格时的变化，也不符合中国人的逻辑习惯，同样让我们觉得难以理解，等等,与外国人沟通时，逻辑习惯会影响到沟通的效果
12、，同样，与中国人沟通时，如果不讲究逻辑上的问题，也会出现问题。 小学老师出半命题作文：“我的”随便写人写物，结果有同学作文题目：我的战友邱少云。 “园林里只有我们俩人坐在树下，四周静静的，偶尔几声清脆的虫鸣，还有细碎的脚步声” 老师严厉地对课堂上讲话的学生说：“讲话不许出声！” 某小学老师骂学生：“我一巴掌把你踢出去！” 某老师出一作文题目生命的价值，有同学写道：“活鱼每斤80元，死鱼每斤20元；活虾每斤100元，死虾每斤30元；活蟹每斤40元，死蟹只能丢进垃圾桶。因此，生命是很宝贵的，我们一定要珍惜。,4、文采 指语言使用时的整齐美、丰富美、韵律美、意境美、聪慧美等。如果我们能够在沟通的过程
13、中，时不时展现出自己语言中的文采，自然会对别人形成巨大的吸引力，沟通的效果也就必然会在很大程度上得到提高。 2009年3月13日，温总理在人民大会堂，回答记者提出的经济问题时，有两段经典回答： “只有信心才能产生勇气和力量，只有勇气和力量才能战胜困难莫道今年春将尽，明年春色倍还人。我期待着明年中国和世界都会变得更好。” 注：温总理随口吟出的“莫道今年春将尽，明年春色倍还人”这句诗，前半句是温总理的创造，后半句出自唐朝诗人杜审言七律春日京中有怀：“今年游寓独游秦，愁思看春不当春。上林苑里花徒发，细柳营前叶漫新。公子南桥应尽兴，将军西第几留宾。寄语洛城风日道，明年春色倍还人。” “我以为，心暖则经
14、济暖，我深知这场金融危机任何国家都不可能独善其身，克服困难也不能脱离国际经济的影响。但是我们懂得一个道理，那就是乞火莫若取燧，汲水莫若凿井。因此，我希望全体中国人都要以自己的暖心来暖中国的经济。” 注：“乞火不若取燧，寄汲不若凿井。”出处是淮南子卷六的览冥训,现实生活中，有许多人长得是一表“人采”，堪称是“帅哥”、“靓妹”，但你就是不能让他们张嘴说话、提笔写字，他们一开口、一提笔马上会使人有种唾之亦感恶不除，弃之犹觉恨难消的感觉。人生得一副好“人采”是幸运的，但它是暂时的，正所谓红颜易老，青春难留；而如果能够拥有绝好的“文采”，那才是永恒的，这才是一个人成功的最大资本。 当然，也并非只是那些大
15、雅大俊、流传千古的东西才能称得上“文采”，其实，现实生活中一些略显俗气的东西也未必不能称得上有“文采”，前者可以称作“大文采”，后者不妨称其为“小文采”。而在我们的现实生活中，“大文采”的作用是很有限的，反而是“小文采”却对提升我们的沟通效果起着至关重要的作用。 如果多吃鱼可以补脑让人变聪明的话，那么我至少得吃一对儿鲸鱼 和女性争辩是不明智的。无论这个女性是不是明智,T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G,书面沟通分析,四、 文书写作流程 1、书面沟通的类型？ 2、有效书面沟通的特点？ 3、文字沟通首要重点,信涵、备忘录、报告、提议、记录、和约、指示、议程、
16、通知、规章、笔记、计划、讨论文件,A。传达必要的，精确的信息。 B。文字的表述对特定的情况应是恰如其分的,T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G,明确目的-我想利用这份文书做什么,传递信息,下达指示,解释事情,事后补遗,制定语气和修辞策略,T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G,写作过程,写完后重读,修改文书，大胆删减,一口气写完,整理写作思路， 考虑文书内容,检查细节，确认无误,要与不要,目的要明确 信息要全面 行文要简短 使用短句 强调最重要的 段落分明 总结和结论 尽量生动,随意开始 写写停停 被动句 双重否定 长句 无关信息 错别字 过长,书面沟通分析,T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G,亲爱的先生/女士： 我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电脑。我确信作为一个完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我们在贵公司业务方面经验有限，曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我是个非常热请的人，对于与您相会的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下
