《[精选]《职业沟通》6书面沟通》由会员分享,可在线阅读,更多相关《[精选]《职业沟通》6书面沟通(34页珍藏版)》请在金锄头文库上搜索。
1、第六讲 书 面 沟 通,秦皇岛技师学院 李欣杭,一、文书的含义,1. 文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息,而形成的具有应用性的和特定格式的文字材料,是以文字形式处理各种事务的凭证性工具,2.文书的分类,公务文书,私人文书,法令、通知、决定、计划、合同等,著作、手稿、遗嘱、房地契、家谱等,国家机关、社会团体、企事业单位,个人、家庭或宗族,二、文书的发展过程,形成文书的两大要素表述方式和载体都有其发展变化的过程,绳结、符号、图像(绳、岩石、竹片、壳骨,文字(绢帛、器皿、碑石、竹木简册、纸张,20世纪中国档案界“四大发现,殷墟甲骨,居 延 汉 简,敦 煌 文 书,清朝内阁档案,结绳记事,易
2、经系辞记载:“上古结绳而治,后世圣人易之以书契。” 其结绳方法,据古书记载为:“事大,大结其绳;事小,小结其绳, 之多少,随物众寡。”(易九家言,德昂族的结绳记事,刻契记事,人们就用契刻的方法,将数目用一定的线条作符号,刻在竹片或木片上,作为双方的“契约”。 后来人们把契从中间分开,分作两半,双方各执一半,以二者吻合为凭。古代的契上刻得是数目,主要用来作债务的凭证,甘肃省西宁县周家寨出土的仰韶期遗址的骨契图形,西双版纳基诺族的刻木记事,器物铭文,海内三大重器(毛公鼎 大盂鼎 大克鼎)之一的大盂鼎,通高1021mm;口径784mm;腹深490mm;重153.5kg。鼎内铸有铭文19行,共291字
3、。铭文分为两个部分,分别记载了周康王对贵族盂的训诰和赏赐,1、准确 指沟通时要准确用字用词。准确使用语言文字的关键是要正确理解它们的含义,不要轻易使用自己不熟悉、不常用的字词。 要注意避免错字、漏字 某小学生写作文时写道:“老师有一张爪子脸”。 某班主任一次怒斥班里学生上课不好好听讲的时候,说到:“你们以后再这样,就别怪我翻脸不是人了,二、书面沟通的基本准则,某英语老师教语法,下课前问大家:“我都讲完了,大家还有明白的么?” 学生习惯性地齐声答道:“没有了!” 下面列举的是一些常见的错别字,要注意避免含义的错误 有一次在修改学生论文时,学生写道:他们俩的做法几乎如出一辙、大相径庭。 有学生在运
4、动会的宣传稿上写道:“运动会米比赛终于开始了,同学们像一只只脱缰的野狗奔了出去。” 某小学语文考卷上有一道阅读题,大意是讲一位母亲为了孩子吃尽了苦,最后去世的事。阅读后,要求学生在一年后的清明节对母亲说几句心里话。某小学生这样写道:“祝妈妈清明节快乐,福如东海,寿比南山,要注意避免字迹潦草引发的错误 有位名叫“邵伟华”的患者将挂号处护士填写好姓名的病历交到内科排队等着看病,一会儿内科护士拿着他的病历大声叫道:“邪伟华!”。 1913年,茅盾中学毕业,报考北京大学预科,本想考得不错,回家安心等通知,但发榜时却没有看到“沈德鸿”(茅盾本名)的名字,很是失望,不久他却收到了来自北京大学的录取通知书,
5、但上面的名字是“沈德鸣”,他赶忙跑到报名处查询,结果发现是自己填写报名表时字迹太潦草,把个“鸿”字写得像个“鸣”字。从此,他一改字迹潦草的毛病,直到八十岁高龄时,仍用毛笔正楷书写,字迹清楚俊秀,要准确使用标点符号,相传徐文长到朋友家里去,适逢下雨,主人写了一个条子跟他开玩笑,上面写的是“下雨天留客天留我不留”,他读成:“下雨天,留客天,留我不?留!”这样就和主人的意思相反了。其实这一句可以有七种写法:“下雨天留客,天留我不留。”“下雨天留客,天留我?不留”“下雨天留客,天留我不?留”“下雨,天留客,天留我不留?”“下雨天,留客天,留我?不留!”“下雨天,留客天,留我不?留!”“下雨天,留客天,
6、留我不留?” 在抗战时,日本侵略者在我东北沦陷区写了这样的标语:”粮食不卖给八路军。”而老百姓在“卖”字的后边加了一个逗号,就成了“粮食不卖,给八路军,某一条巷子里的一户人家,在靠路边的一面墙角下,常常有人在那里小便,于是主人在墙上写了一句话:“行人等不得在此小便。”没想到,过了几天,逗号小精灵跑到这句话里,变成了“行人等不得,在此小便。”主人一看,气得脸色都变白了。 一男子回家检查上小学三年级的儿子当天的日记,看后对其妻大发雷霆,原来儿子写道:今天王叔叔到家里来玩儿,我写完作业后,叔叔夸我做得好,叔叔亲了我妈妈,也亲了我。 妻哭笑不得地解释道:那是你儿子把标点符号给点错了!应该是:叔叔亲了我
7、,妈妈也亲了我,2、简练 简练的语言对于提高沟通效果是至关重要的,有学者曾进行过这方面的研究,研究的结果是人们注意力集中的时间一般平均为二十分钟,年龄越小的人,其注意力的集中时间越短。因此,我们在写作时,应当尽量语言简练,使阅读者能够在二十分钟以内能够读完它,或者在与别人谈话时,应当尽可能将谈话的时间控制在二十分钟以内,简练是才能的姊妹。 俄国著名作家契诃夫 要尽量将那些可有可无的字、句删去,毫不可惜。 鲁迅 前段时间电视台播出的电视剧我的团长我的团,其中第十二集遭到剧评和观众的批评,就是因为这集让人觉得太冗长、太沉闷,男主角龙文章一个人“鼓唇弄舌”说了整整一集。 他在这集讲述了他的身世:一岁
8、在河北;二岁在河南;四岁到了山西,去过运城的硝石湖,去过关云长的故居;六岁到了绥远;蒙古、甘肃、迪化,直皖之战时,是在康藏;然后往东行,四川、陕西、湖北,安徽。他说完了这段,又接着说道:“北平的爆肚,涮肉,皇城根;南京的干丝烧卖,还有销金的秦淮风月,上海的润饼,蚵仔煎,看得我直瞪眼的花花世界。天津的麻花狗不理,广州的艇仔粥和肠粉,旅顺口的咸鱼饼子和炮台,东北地三鲜,酸菜白肉炖粉条,火宫殿的鸭血汤,臭豆腐,还有被打成粉了的长沙城。”接下来,龙文章又说出了一大串的地名:铁骊,扶余,呼伦池,贝尔池,海拉尔和长白山,大兴安,小兴安,营口,安东,老哈河呢,承德,郭家屯,万全,滦河,白河,桑乾河,北平,天
9、津,济源,镇头包,历城,道口,阳曲,开封,郾城,南阳,襄阳,赊旗店,长台关,正阳关,颍水,汝水,巢湖,洪泽湖。镇江,南京,怀宁,上海,苏州,黄浦江,太湖,南通,屯溪,六安,武昌,汉口,修水,宜昌,怒江以西,保山,腾越,和顺还,还有他们现在身处的禅达。 当然,简练要注意尺度,不能单纯为了简练而让人产生误解,或根本就不能理解你要表达的意思。 某大学生物系设有动物学、昆虫学、植物学三个专业。在全系学生大会上,主持人大声招呼:动物坐左边,昆虫坐右边,植物坐中间,平,天津,济源,镇头包,历城,道口,阳曲,开封,郾城,南阳,襄阳,赊旗店,长台关,正阳关,颍水,汝水,巢湖,洪泽湖。镇江,南京,怀宁,上海,苏
10、州,黄浦江,太湖,南通,屯溪,六安,武昌,汉口,修水,宜昌,怒江以西,保山,腾越,和顺还,还有他们现在身处的禅达。 当然,简练要注意尺度,不能单纯为了简练而让人产生误解,或根本就不能理解你要表达的意思。 某大学生物系设有动物学、昆虫学、植物学三个专业。在全系学生大会上,主持人大声招呼:动物坐左边,昆虫坐右边,植物坐中间,3、符合逻辑 每个人在成长的过程中都会形成自己的思维和表达逻辑习惯,一般来说,使用同一种语言的人,其逻辑习惯是比较接近的,他们之间的沟通就更容易,而使用不同语言的人之间,由于逻辑习惯的不一致,其沟通也就会更困难一些,这也就是我们为什么感到学习和理解外民族语言更难的原因。所以,我
11、们如果要想让别人更好地理解我们所要表达的意思,就必须选择一种与其相适应的表达逻辑,这样才能起到更好的沟通效果,在与中国人沟通的时候,你要先进行铺垫,把要说的重点内容放在后面来说,对方就能理解你的意思;而与美国人沟通的时候,你必须先把你要说的重点内容先说出来,对方才能真正理解你的意思。 我们最初开始学外语的时候,首先需要克服的就是逻辑习惯,“我能帮你吗?”这句话,英文说成是“Can I help you?”(能我帮你吗?),这就会让我们觉得很是别扭。另外,英文的人称代词在主格、宾格、所有格时的变化,也不符合中国人的逻辑习惯,同样让我们觉得难以理解,等等,与外国人沟通时,逻辑习惯会影响到沟通的效果
12、,同样,与中国人沟通时,如果不讲究逻辑上的问题,也会出现问题。 小学老师出半命题作文:“我的”随便写人写物,结果有同学作文题目:我的战友邱少云。 “园林里只有我们俩人坐在树下,四周静静的,偶尔几声清脆的虫鸣,还有细碎的脚步声” 老师严厉地对课堂上讲话的学生说:“讲话不许出声!” 某小学老师骂学生:“我一巴掌把你踢出去!” 某老师出一作文题目生命的价值,有同学写道:“活鱼每斤80元,死鱼每斤20元;活虾每斤100元,死虾每斤30元;活蟹每斤40元,死蟹只能丢进垃圾桶。因此,生命是很宝贵的,我们一定要珍惜。,4、文采 指语言使用时的整齐美、丰富美、韵律美、意境美、聪慧美等。如果我们能够在沟通的过程
13、中,时不时展现出自己语言中的文采,自然会对别人形成巨大的吸引力,沟通的效果也就必然会在很大程度上得到提高。 2009年3月13日,温总理在人民大会堂,回答记者提出的经济问题时,有两段经典回答: “只有信心才能产生勇气和力量,只有勇气和力量才能战胜困难莫道今年春将尽,明年春色倍还人。我期待着明年中国和世界都会变得更好。” 注:温总理随口吟出的“莫道今年春将尽,明年春色倍还人”这句诗,前半句是温总理的创造,后半句出自唐朝诗人杜审言七律春日京中有怀:“今年游寓独游秦,愁思看春不当春。上林苑里花徒发,细柳营前叶漫新。公子南桥应尽兴,将军西第几留宾。寄语洛城风日道,明年春色倍还人。” “我以为,心暖则经
14、济暖,我深知这场金融危机任何国家都不可能独善其身,克服困难也不能脱离国际经济的影响。但是我们懂得一个道理,那就是乞火莫若取燧,汲水莫若凿井。因此,我希望全体中国人都要以自己的暖心来暖中国的经济。” 注:“乞火不若取燧,寄汲不若凿井。”出处是淮南子卷六的览冥训,现实生活中,有许多人长得是一表“人采”,堪称是“帅哥”、“靓妹”,但你就是不能让他们张嘴说话、提笔写字,他们一开口、一提笔马上会使人有种唾之亦感恶不除,弃之犹觉恨难消的感觉。人生得一副好“人采”是幸运的,但它是暂时的,正所谓红颜易老,青春难留;而如果能够拥有绝好的“文采”,那才是永恒的,这才是一个人成功的最大资本。 当然,也并非只是那些大
15、雅大俊、流传千古的东西才能称得上“文采”,其实,现实生活中一些略显俗气的东西也未必不能称得上有“文采”,前者可以称作“大文采”,后者不妨称其为“小文采”。而在我们的现实生活中,“大文采”的作用是很有限的,反而是“小文采”却对提升我们的沟通效果起着至关重要的作用。 如果多吃鱼可以补脑让人变聪明的话,那么我至少得吃一对儿鲸鱼 和女性争辩是不明智的。无论这个女性是不是明智,T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G,书面沟通分析,四、 文书写作流程 1、书面沟通的类型? 2、有效书面沟通的特点? 3、文字沟通首要重点,信涵、备忘录、报告、提议、记录、和约、指示、议程、
16、通知、规章、笔记、计划、讨论文件,A。传达必要的,精确的信息。 B。文字的表述对特定的情况应是恰如其分的,T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G,明确目的-我想利用这份文书做什么,传递信息,下达指示,解释事情,事后补遗,制定语气和修辞策略,T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G,写作过程,写完后重读,修改文书,大胆删减,一口气写完,整理写作思路, 考虑文书内容,检查细节,确认无误,要与不要,目的要明确 信息要全面 行文要简短 使用短句 强调最重要的 段落分明 总结和结论 尽量生动,随意开始 写写停停 被动句 双重否定 长句 无关信息 错别字 过长,书面沟通分析,T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G,亲爱的先生/女士: 我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电脑。我确信作为一个完全能令人放心的公司,我公司定能被指派。不管我们在贵公司业务方面经验有限,曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我是个非常热请的人,对于与您相会的可能性,除非另行通知,我在周一、周二和周五下