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1、精品文章神朔铁路分公司机务段公文处理办法（xx年8月修订）第一章总则第一条为加强神朔铁路分公司机务段（以下简称机务段）公文处理工作的规范化、制度化和标准化建设，根据中国神华能源公司公文处理办法（中国神华办xx442号）及相关规章制度的有关要求，结合机务段公文运行实际情况，制定本办法。第二条本办法适用于机务段及所属的各部门。第三条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。第四条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和中国神华能源公司、神朔铁路分公司的保密制度，确保中国神华能源公司以及神朔铁路分公司商业秘密的安全。第二章机务段公文定义第五条机务段公文，是机务段在经营管理活动
2、中形成的具有特定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党、国家以及集团、分公司的方针政策，发布规章，施行管理措施，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。机务段公文主要包括电子公文和纸质公文。1第六条公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。第三章公文处理职责第七条办公室是公文处理的管理机构。其公文处理职责包括：（一）负责上级公司、机务段以及不相隶属单位公文的签收、登记、送批、传阅、保管、归档及有关事宜。（二）负责对各部门上报神朔铁路分公司的请示、报告等各类公文的核查、签收、评价、分送、办理。（三）负责机务段对外（内）发文的核稿、流转、
3、编号、印制、用印、发送和归档工作。（四）负责对机务段所属各部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。第八条机务段各部门应加强组织领导，强化公文处理工作队伍建设。机务段的各部门应配备兼职人员负责公文处理工作。第四章公文种类第九条机务段常用公文种类：（一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级单位不适当的决定事项。（二）通知。适用于发布、传达要求有关单位和部门执行、2周知的事项，批转、转发公文。（三）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（四）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。（五）请示。适用于向上级单位请求指示、
4、批准。（六）批复。适用于答复公司所属部门的请示事项。（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）函。适用于不相隶属的单位之间商洽工作，询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等。（九）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。第十条按照发文主体分类，机务段常用公文分为：（一）机务段公文。发文单位标志为“神朔铁路分公司机务段文件”、“神朔铁路分公司机务段纪要”，或以函的形式发文；办公室统一编号。（二）其他公文。以相关业务部门为发文主体，无特定发文单位标志，不统一编号；加盖业务部门印章。（三）阅批。以机务段各业务部门为主体，按照特定的格式，向机务段相关领导请示和报告工作，并由领导对重要事项提
5、出建议及处理意见。第五章公文格式3第十一条机务段公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉及国家秘密的公文应当标注份号。（二）密级。公文的秘密等级和保密的期限。根据涉密程度，涉及国家秘密的公文分别标注为“绝密”、“机密”、“秘密”。其中，绝密级文件保密期限为30年，机密级文件保密期限为20年，秘密级文件保密期限为xx年。（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，机务段公文分别标注“特急”、“加急”。
6、（四）发文单位标志。由机务段全称或者规范化简称加“文件”或“纪要”组成，函的形式可以直接使用机务段全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。（五）发文字号。由机务段发文代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。机务段公文的发文字号由办公室统一编排，发文代字根据机构和管理业务变化情况及时调整。（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。联合上行文，应当标注联合行文单位的签发人姓名。（七）标题。由机务段名称、事由和文种组成。机务段下行文、各部门上报机务段公文的标题可省略单位名称。（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位
7、全称、规范化简称或者同类型单位统称。（九）正文。正文的主体，用来表述公文的内容。（十）附件说明。公文附件的顺序和名称。（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。（十二）成文日期。署会议通过或领导签发的日期。联合行文时，署最后签发领导签发的日期。（十三）印章。除纪要外，机务段公文均加盖印章，并与署名相符。（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。（十七）印发单位和印发日期。经办公室统一编号的机务段公文由办公室印发，印发日
8、期为办公室印制日期。（十八）页码。公文页数顺序号。第十二条公文的版式按照党政机文格式（gb/t9704xx）国家标准执行。5第十三条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。第十四条公文用纸幅面采用国际标准a4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。第十五条如无特殊要求，各部门所报送机务段的公文一式1份，不得使用复印件或传真件。第六章行文规则第十六条行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。第十七条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级的，应当同时抄送被越过的单位。第十八条向上级单位行文，应当遵循以下规则：（
9、一）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位或同级单位，不抄送下级单位。（二）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。（三）除上级单位负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文。第十九条向下级部门行文，应当遵循以下原则：（一）机务段所管各部门根据授权，可以向下级部室、车6间、班组行文。（二）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，机务段责令其纠正或者撤销。第二十条必要时可以联合行文，由办公室统一行文。第七章公文办理第二十一条公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
10、第二十二条收文办理主要程序：（一）签收。机务段主要通过oa办公系统接收公文，所有主送机务段的公文由办公室负责统一签收，（见附件1）。（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。（三）初审。办公室对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由机务段办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他单位的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求；附件是否齐全。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。（四）承办。根据来文内容、要求和工作需要，按领导的分工，由机务段段长或分管领导阅批，根据领导批示内容再转有关部门阅办。需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门
11、;主办部门应当遵循首办负责制，认真、及时、公正地牵头进行研究，7提出意见，并与有关部门协商。公文办理完毕后应结束流程，进行归档。（五）办理时限。1.各部门报送的请示事项有明确办理时限的，应至少提前5个工作日在电子公文传输系统中进行流转，并注明公文的紧急程度。特殊情况需紧急办理的，应事先与办公室及相关业务部门及时沟通，个案处理。2.主办部门对承办的公文一般应在3个工作日内提出处理意见；2个以上部门共同承办的公文，主办部门应在5个工作日内提出处理意见。重要公文处理周期不得超过3个工作日，紧急公文、特急件要按时限要求处理，不得延误、推诿。情况复杂需调查研究的，应向机务段分管领导说明情况，申请延时处理
12、。（六）传阅。根据机务段领导批示和工作需要，办公室将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得横传、漏传、误传、延误。（七）催办。办公室和公文的承办部门共同负责催办，及时了解掌握公文的办理进展情况。紧急公文和重要公文应由专人跟踪催办。各部门可通过电子公文系统查询本部门报送公文的办理状态。第二十三条发文办理主要程序：（一）发文主要包括公文的起草、审核、会签、签发等程序，（见附件2）。（二）起草。公文由各部室、车间文书起草，起草公文要文种正确，格式规范，表述准确，文字精炼，机务段重要公文起草应由段领导主持、指导。（三）审核。公文发文前由主办部门负责人审核，后交主办部门分
13、管领导复核，无修改意见提交oa办公系统办理发文，（见附件3），制度性公文需制度管理员审核后才能发文。公文提交oa办公系统后，由主办部门负责人再次审核，无误圈阅同意，办公室对提交公文格式、文字按发文要求进行规范审核，经审核不宜发文的公文文稿，办公室应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。（四）会签。机务段公文应进行会签，段领导圈阅同意或其他修改意见，段领导会签完毕后，需作实质性修改的，应当由主办部门结合意见修改并报请段领导复审。（五）签发。所有段领导圈阅同意后才能签发，机务段段长负责签发行文，除制度、重要通知、决定等下行文，其他公文可由段长
14、直接签发，党工团文件由机务段党委书记负责签发行文。第二十四条需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机务段档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。机务段与其他单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。第八章公文要求第二十五条机务段按照有关保密规定，明确指定兼职工作人员和配备必要的安全保密设施设备。第二十六条机务段公文的撤销和废止，由机务段决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。第二十七条不具备归档和保存价值的公文，经档案人员和相关部门进行鉴别，报主管领导批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关保密规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。第二十八条工作人员离岗离职时，所在部门应当督促其将办理、暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第九章附则第二十九条本办法由机务段办公室负责解释。第三十条本办法自发布之日起施行，原神朔铁路分公司机务段公文处理办法神朔机字xx84号同时废止。附件：1.机务段收文流程图2.机务段发文流程图3.机务段部室、车间发文流程图10附件1机务段收文流程图11附件2机务段发文流程图12附件3机务段部室、车间发文流程图 内容仅供参考
