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1、精品文章神朔铁路分公司机务段公文处理办法(xx年8月修订)第一章总则第一条为加强神朔铁路分公司机务段(以下简称机务段)公文处理工作的规范化、制度化和标准化建设,根据中国神华能源公司公文处理办法(中国神华办xx442号)及相关规章制度的有关要求,结合机务段公文运行实际情况,制定本办法。第二条本办法适用于机务段及所属的各部门。第三条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。第四条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和中国神华能源公司、神朔铁路分公司的保密制度,确保中国神华能源公司以及神朔铁路分公司商业秘密的安全。第二章机务段公文定义第五条机务段公文,是机务段在经营管理活动
2、中形成的具有特定效力和规范体式的公务文书,是传达贯彻党、国家以及集团、分公司的方针政策,发布规章,施行管理措施,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。机务段公文主要包括电子公文和纸质公文。1第六条公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。第三章公文处理职责第七条办公室是公文处理的管理机构。其公文处理职责包括:(一)负责上级公司、机务段以及不相隶属单位公文的签收、登记、送批、传阅、保管、归档及有关事宜。(二)负责对各部门上报神朔铁路分公司的请示、报告等各类公文的核查、签收、评价、分送、办理。(三)负责机务段对外(内)发文的核稿、流转、
3、编号、印制、用印、发送和归档工作。(四)负责对机务段所属各部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。第八条机务段各部门应加强组织领导,强化公文处理工作队伍建设。机务段的各部门应配备兼职人员负责公文处理工作。第四章公文种类第九条机务段常用公文种类:(一)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级单位不适当的决定事项。(二)通知。适用于发布、传达要求有关单位和部门执行、2周知的事项,批转、转发公文。(三)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。(四)报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况,回复上级单位的询问。(五)请示。适用于向上级单位请求指示、
4、批准。(六)批复。适用于答复公司所属部门的请示事项。(七)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。(八)函。适用于不相隶属的单位之间商洽工作,询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等。(九)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。第十条按照发文主体分类,机务段常用公文分为:(一)机务段公文。发文单位标志为“神朔铁路分公司机务段文件”、“神朔铁路分公司机务段纪要”,或以函的形式发文;办公室统一编号。(二)其他公文。以相关业务部门为发文主体,无特定发文单位标志,不统一编号;加盖业务部门印章。(三)阅批。以机务段各业务部门为主体,按照特定的格式,向机务段相关领导请示和报告工作,并由领导对重要事项提
5、出建议及处理意见。第五章公文格式3第十一条机务段公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉及国家秘密的公文应当标注份号。(二)密级。公文的秘密等级和保密的期限。根据涉密程度,涉及国家秘密的公文分别标注为“绝密”、“机密”、“秘密”。其中,绝密级文件保密期限为30年,机密级文件保密期限为20年,秘密级文件保密期限为xx年。(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,机务段公文分别标注“特急”、“加急”。
6、(四)发文单位标志。由机务段全称或者规范化简称加“文件”或“纪要”组成,函的形式可以直接使用机务段全称或者规范化简称。联合行文时,发文单位标志可以并用联合发文单位名称,也可以单独用主办单位名称。(五)发文字号。由机务段发文代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办单位的发文字号。机务段公文的发文字号由办公室统一编排,发文代字根据机构和管理业务变化情况及时调整。(六)签发人。上行文应当标注签发人姓名。联合上行文,应当标注联合行文单位的签发人姓名。(七)标题。由机务段名称、事由和文种组成。机务段下行文、各部门上报机务段公文的标题可省略单位名称。(八)主送单位。公文的主要受理单位,应当使用单位
7、全称、规范化简称或者同类型单位统称。(九)正文。正文的主体,用来表述公文的内容。(十)附件说明。公文附件的顺序和名称。(十一)发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。(十二)成文日期。署会议通过或领导签发的日期。联合行文时,署最后签发领导签发的日期。(十三)印章。除纪要外,机务段公文均加盖印章,并与署名相符。(十四)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。(十六)抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位,应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。(十七)印发单位和印发日期。经办公室统一编号的机务段公文由办公室印发,印发日
8、期为办公室印制日期。(十八)页码。公文页数顺序号。第十二条公文的版式按照党政机文格式(gb/t9704xx)国家标准执行。5第十三条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。第十四条公文用纸幅面采用国际标准a4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。第十五条如无特殊要求,各部门所报送机务段的公文一式1份,不得使用复印件或传真件。第六章行文规则第十六条行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。第十七条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级的,应当同时抄送被越过的单位。第十八条向上级单位行文,应当遵循以下规则:(
9、一)原则上主送一个上级单位,根据需要同时抄送相关上级单位或同级单位,不抄送下级单位。(二)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。(三)除上级单位负责人直接交办事项外,不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文,不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文。第十九条向下级部门行文,应当遵循以下原则:(一)机务段所管各部门根据授权,可以向下级部室、车6间、班组行文。(二)涉及多个部门职权范围内的事务,部门之间未协商一致的,不得向下行文;擅自行文的,机务段责令其纠正或者撤销。第二十条必要时可以联合行文,由办公室统一行文。第七章公文办理第二十一条公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
10、第二十二条收文办理主要程序:(一)签收。机务段主要通过oa办公系统接收公文,所有主送机务段的公文由办公室负责统一签收,(见附件1)。(二)登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。(三)初审。办公室对收到的公文应当进行初审。初审的重点是:是否应当由机务段办理,是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求,涉及其他单位的事项是否已经协商、会签,是否符合公文起草的其他要求;附件是否齐全。经初审不符合规定的公文,应当及时退回来文单位并说明理由。(四)承办。根据来文内容、要求和工作需要,按领导的分工,由机务段段长或分管领导阅批,根据领导批示内容再转有关部门阅办。需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门
11、;主办部门应当遵循首办负责制,认真、及时、公正地牵头进行研究,7提出意见,并与有关部门协商。公文办理完毕后应结束流程,进行归档。(五)办理时限。1.各部门报送的请示事项有明确办理时限的,应至少提前5个工作日在电子公文传输系统中进行流转,并注明公文的紧急程度。特殊情况需紧急办理的,应事先与办公室及相关业务部门及时沟通,个案处理。2.主办部门对承办的公文一般应在3个工作日内提出处理意见;2个以上部门共同承办的公文,主办部门应在5个工作日内提出处理意见。重要公文处理周期不得超过3个工作日,紧急公文、特急件要按时限要求处理,不得延误、推诿。情况复杂需调查研究的,应向机务段分管领导说明情况,申请延时处理
12、。(六)传阅。根据机务段领导批示和工作需要,办公室将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得横传、漏传、误传、延误。(七)催办。办公室和公文的承办部门共同负责催办,及时了解掌握公文的办理进展情况。紧急公文和重要公文应由专人跟踪催办。各部门可通过电子公文系统查询本部门报送公文的办理状态。第二十三条发文办理主要程序:(一)发文主要包括公文的起草、审核、会签、签发等程序,(见附件2)。(二)起草。公文由各部室、车间文书起草,起草公文要文种正确,格式规范,表述准确,文字精炼,机务段重要公文起草应由段领导主持、指导。(三)审核。公文发文前由主办部门负责人审核,后交主办部门分
13、管领导复核,无修改意见提交oa办公系统办理发文,(见附件3),制度性公文需制度管理员审核后才能发文。公文提交oa办公系统后,由主办部门负责人再次审核,无误圈阅同意,办公室对提交公文格式、文字按发文要求进行规范审核,经审核不宜发文的公文文稿,办公室应当退回起草部门并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草部门修改后重新报送。(四)会签。机务段公文应进行会签,段领导圈阅同意或其他修改意见,段领导会签完毕后,需作实质性修改的,应当由主办部门结合意见修改并报请段领导复审。(五)签发。所有段领导圈阅同意后才能签发,机务段段长负责签发行文,除制度、重要通知、决定等下行文,其他公文可由段长
14、直接签发,党工团文件由机务段党委书记负责签发行文。第二十四条需要归档的公文及有关材料,应当根据有关档案法律法规以及机务段档案管理规定,及时收集齐全、整理归档。机务段与其他单位联合办理的公文,原件由主办单位归档,相关单位保存复制件。第八章公文要求第二十五条机务段按照有关保密规定,明确指定兼职工作人员和配备必要的安全保密设施设备。第二十六条机务段公文的撤销和废止,由机务段决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。第二十七条不具备归档和保存价值的公文,经档案人员和相关部门进行鉴别,报主管领导批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关保密规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。第二十八条工作人员离岗离职时,所在部门应当督促其将办理、暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第九章附则第二十九条本办法由机务段办公室负责解释。第三十条本办法自发布之日起施行,原神朔铁路分公司机务段公文处理办法神朔机字xx84号同时废止。附件:1.机务段收文流程图2.机务段发文流程图3.机务段部室、车间发文流程图10附件1机务段收文流程图11附件2机务段发文流程图12附件3机务段部室、车间发文流程图 内容仅供参考