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1、XXXXXX有限公司内部控制管理制度内控制度名称合同风险防范制度实施细则（草案）执行部门内控制度编号监督部门制度受控状态生效日期第一章 总则第1条 目的为保障XXXXXXXX有限公司 （简称“公司”） 合同管理安全，确保合同签订的有效性，防范纠纷诉讼证据的缺失，规范公司合同档案管理，维护公司合法权益，特制定本制度。第2条 适用范围本细则适用于公司经济性合同的管理。第二章 合同文本第3条 公司对外签订合同/协议应当采用表述规范的合同/协议文本，杜绝无效（部分无效）合同的产生。第4条 公司法务应当建立合同范本库，搜集规范合同示范文本，供业务部门反复使用。第5条 业务部门对外发出的合同范本不得私自进
2、行修改并应当经过公司法务人员的审核。不得向无关人员私自发送任何公司内部合同文本。第6条 合作方提供合同文本的，应当首先经过公司法务人员审核后，方可使用。第三章 合同的签订第7条 合同预审过程的岗位权责（1）合同提交审核前由承办人提炼合同洽谈过程中双方达成一致的所有关键信息，并对法务人员做必要提示。（2）所有合同提交预审应当通过公司内部邮箱发送电子版材料，以便法务人员修订合同文本以及存档。（3）合同承办人将拟签订合同正式提交法务审核之前，应当提供齐全相关文件资料，包括合同正本（除本公司格式合同外，应当填写完整充分）、合同附件、对方基本资质证件（营业执照复印件、组织机构代码证复印件、法定代表人身份
3、证复印件、税务登记证复印件、一般纳税人证明文件等）、对方特殊资质证件（若有）、双方签订人（非法定代表人）授权委托书、被授权人身份证明等。合同承办人应当留下自己的联系方式，便于法务人员联系。（4）法务人员应当对本条第二款之文件资料进行全面审核，随时就疑问部分联系合同承办人，合同承办人应当予以配合并对相关问题作出全面且必要的解释。（5）法务人员应当着重对合同正本条款和/或协议性附件进行仔细审核，对存有风险或疑问的条款应当及时联系相关业务经办人员，沟通相关条款的风险可能性并提出修改建议。业务经办人员充分理解该风险提示后，应当及时与对方沟通合同修改事宜，并于一至三个工作日内向法务人员反馈合同修改事宜的
4、沟通结果，必要时法务人员应当通过业务经办人员采取正式的书面形式与对方沟通合同修改事宜，对于无法达成一致修改意见的，应当做好详细备案，报公司领导知悉。（6）法务人员应当对提交审核的合同做必要的登记，建立台账信息。第8条 合同审批过程的岗位权责（1）进入合同审批环节后，合同承办人应当按照修改后的合同文本参照模板填写XXXXXXXX有限公司合同审核表（以下简称“合同审核表”）。合同审核表是对合同正本内容的高度浓缩，合同承办人应当全面熟悉掌握合同正本的条款内容，用准确概括性的语言提炼合同关键信息并填写合同审核表。（2）主办部门负责人初审。主办部门负责人签字审批之前，应当要求合同承办人员详细汇报拟签订合
5、同中涉及业务层面的主要条款，确认无误后方可签字同意审批通过。初审通过后的合同方能提交经营管理部/法务复审。（3）合同提交经营管理部/法务复审时，合同承办人应当按照合同正式签订的同等要求提供所有相关文件资料，包括合同审核表、合同正本（除本公司格式合同外，应当填写完整充分）、合同附件、对方基本资质证件（营业执照复印件、组织机构代码证复印件、法定代表人身份证复印件、税务登记证复印件、一般纳税人证明文件等）、对方特殊资质证件（若有）、双方签订人（非法定代表人）授权委托书、被授权人身份证明等。法务人员应当全面把握合同签订的安全性，并在合同审核表中的意见栏备注风险提示，如实填写审核意见或建议。（4）经营管
6、理部/法务复审通过后应当提交财务部门再次复审。财务部门应当对合同的付款方式、规费缴付及对方纳税资质等有关交易资金的安全和税收合规性操作等条款进行仔细分析，并结合法务意见决定是否同意签订合同。第9条 合同签批流程及权限（1）采购、销售合同由主办部门申请、部门总监审批报经营管理部法务、财务部复审后300万以下的报总经理决策，300万以上的报董事长签批。（首次签订合同董事长批准，公司固定合同不需要经营管理部复审）（2）集采采购、集采销售合同由主办部门申请，部门总监决策，同时要报经营管理部法务复审。（3）物流、仓储、系统外包合同由经营管理部申请，服务审批报财务复审，20万以下签批至总经理，50万以下签
7、批至董事长，同时签批至股份公司分管副总。（4）银行借款（抵押、担保）合同由财务部申请，总经理审批，董事长决策。第10条 合同签订规则（1）合同签订人一般为法定代表人或授权代表人，公司应当定期公布具有合同签订资格的授权代表人名单，并分别出具授权委托书。在授权有效期内超越权限范围以及未被授权人员签订的合同视为无效合同，盖章人员应当拒绝在此类合同上使用任何公司印章。财务部门应当对合同签订人资格进行最终审查，对不符合签订资格的人员签订的合同，应当拒绝执行合同收付款业务并立即向总经理汇报。（2）合同签订实行审批人与盖章人岗位权责相互独立制度。盖章人有义务对合同审核表以及合同文本、合同附件等进行形式审查，
8、对出现审核表内容不全、有“不同意签订”意见、合同没有编号、合同中有需要填写的空白处且未填写任何内容、签订人未签字、对方合同落款署名与印章不符、合同或附件文本瑕疵（包括缺页、漏印、错印、字迹模糊、页面污染、装订错误等）、合同份数与合同条款约定不符等情况的，盖章人员应当拒绝盖章并告知合同承办人员予以完善，合同承办人员按要求予以更正后方可给予办理盖章手续。（3）合同或协议文本及其附件应当使用“合同专用章（鉴于公司暂无合同专用章，可用行政公章代替）”，对于合同页数在两张及其以上的，应当集齐所有资料于右侧页边共同加盖一枚骑缝章（或称“合页章”）。（4）对于需要传真件签订的合同，应当在合同中有明确约定“本
9、合同传真件签订有效”字样，盖章签订之后同样使用传真件发送给对方，并要求对方在合理期限内回寄合同原件。复印件一律不予签订。（5）对于公司先予签字盖章的合同，应当及时将原件寄至对方指定收件人，并采用书面形式明确要求对方及时办理合同签订手续，并在留存相应份数的合同原件后于合理期限内如数回寄给公司指定收件人。未如数回寄合同原件的，合同不发生效力，紧急情况下可要求对方发送签订完整的合同电子扫描件，经公司相关领导批准后可按照合同有效签订执行。否则一律按照无效合同处理，业务部门和财务部门应当中止与该合同相关的业务交易操作，直至收到对方回寄有效签订的合同原件。第四章 合同借阅管理第11条 合同原件的涵义本细则
10、中“合同原件”系指包括合同审核表、合同正本、合同附件、对方基本资质证件复印件（营业执照复印件、组织机构代码证复印件、法定代表人身份证复印件、税务登记证复印件、一般纳税人证明文件等）、对方特殊资质证件（若有）复印件、双方签订人（非法定代表人）授权委托书、被授权人身份证明等在内的所有资料原件。第12条 合同原件的保存（1）对于合作方先行签字盖章的合同，我方公司签订之后，合同承办人应当首先将公司一方需要保留的原件移交法务人员，其余合同正本及附件邮寄至合作方指定的收件人处。对于我方公司先行签字盖章的合同，应当及时邮寄至合作方指定的收件人处，提醒对方及时办理合同签订手续并回寄合同原件。（2）法务人员收到
11、合同原件后应当及时对合同原件进行扫描存档，之后由法务人员将合同原件转交至公司档案专职管理人员并保存。档案管理人员应当对合同原件建立档案，实行档案专业化管理。第13条 合同的查阅与借阅（1）公司对合同原件的查阅实行严格管理。合同原件的查阅应当履行借阅审批手续，具体规则依据公司档案管理的相关规定执行。（2）为满足业务部门的合同使用需求，合同承办人在移交合同原件之前可以复印留底，业务部门应当注重合同复印件材料的保管，不得随意丢弃，若有中途丢失，经申请获批后由法务人员调取合同电子扫描件进行打印。未经批准，法务人员不得向任何人发送合同电子扫描件。第14条 合同原件非经公司总经理审批不得外借。第五章 附则第15条 本制度由公司合同管理部门负责解释。第16条 本制度自批准之日起实施。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期6
