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1、 郑州中兴工程监理有限公司标准编号：ZXJL/CX-06 沟通与交流控制程序版本：C版批准：李振文编制： 总 工 室 实施日期：2009 年6月1日郑州中兴工程监理有限公司发布中 国郑 州修 订 记 录序号页码条款修 订 内 容修订日期修订通知编号1目的规范质量、环境与职业健康安全方面内外信息的沟通与交流，确保三标一体管理体系信息沟通与交流的及时性、有效性，以达到持续改进，增强顾客及相关方满意的目的。2 范围适用于本公司的质量、环境与职业健康安全方面信息的内外协商、沟通的管理。3 权责3.1公司总工室负责本程序的编制、修订和解释工作。3.2 公司总工室负责顾客、其它相关方、地方及行业管理部门对
2、本公司质量、环境与职业健康安全方面信息的接收、传递工作。3.3 总工室负责工程质量的标准、规范；新工艺应用信息；检查、验证、评定方法信息；不合格品评定信息；新产品、新工艺信息的传递工作。3.4 经营部负责过程中的资源要求；与顾客有关的过程（包括顾客提供产品）变更信息；3.5 办公室负责合格供方信息；采购品验证标准、验证方法、验证时间等信息；设施、设备状况信息；新产品、新材料信息的传递工作。3.5 总工室负责职业健康安全、环境信息的传递工作。3.6 办公室负责内部职工的合理化建议和意见的接收、传递、反馈工作。3.7 其它各部门负责相应业务范围内的内部信息传递工作。4 定义（无）5 程序说明5.1
3、 内、外部信息交流包括（但不限于）以下内容：a质量、环境与职业健康安全目标、指标、管理方案完成或变更情况的信息；b质量、环境与职业健康安全管理体系内审、外审、管理评审信息；c质量、环境与职业健康安全法律、法规、标准与其它要求变更信息；d机构的变动和调整；e体系文件、记录的修改和修订；f过程监视和测量、环境及职业健康安全绩效测量结果；g纠正和预防措施的实施及验证；h应急准备与响应情况；i三标一体管理体系培训情况；j各部门之间的日常联络、报表、其他信息通报等；k三标一体管理体系各运行控制程序执行情况；l来自社区居民的投诉和抱怨；m来自供方、上级部门、职工及其他外部相关方的信息；n公司环境和职业健康
4、安全管理要求向外部传递的信息。5.2 信息交流、协商及沟通的方式有关质量、环境与职业健康安全管理体系方面的信息，可通过文件、会议、宣传栏、计算机网络、合理化建议、口头等方式进行交流沟通。5.3 内部信息交流管理5.3.1 公司总工室负责将三标一体管理手册、程序和作业文件、管理方针、重大危险源和重要环境因素、目标指标及管理方案下发到公司各部门，并监督其贯彻执行。5.3.2 各主管部门必须将以下信息采用书面文件的形式向相关部门传递：三标一体管理方针、目标的变更；机构的变动和调整；管理评审和内、外审的实施及其结果；纠正和预防措施的实施及结果；管理体系文件、记录的修改和修订；重大危险源和重要环境因素的
5、变更；顾客对产品要求的变更；过程中的资源（人力、设备、环境）要求；与顾客有关的过程（包括顾客提供产品）信息变更；检查、验证、评定方法和变更信息；不合格品评定处置信息；检测、测量装置需求信息；绩效监测结果的信息。5.3.3 各执行部门应及时将以上相关信息用会议、宣传栏等形式向本部门相关人员进行传递。5.3.4 三标一体管理体系运行中产生的信息由其产生部门相关人员填写信息交流登记表交公司总工室。要求答复的应在二日内给予答复，一般信息由相关责任部门答复，重大信息由总工室答复。5.3.5 紧急情况发生时，信息交流由应急准备与响应控制程序规定的职责部门执行。5.3.6 合理化建议与信息交流登记公司职工可
6、随时以书面形式向公司提交合理化建议，填写信息交流登记表；公司办公室负责合理化建议的收集、登记、传递并组织合理化建议鉴定，根据合理化建议的收集情况按“公司合理化建议管理办法”定期或不定期进行公布和奖励。5.3.7定期管理例会由公司总经理主持，每半个月召开一次。研究制定公司的生产经营方面的方针、策略、决策；调度、协调公司生产计划、监理组织、质量进度、安全环保；分析、研究公司质量、环境与职业健康安全方面的不合格、不符合、事故隐患。参加人员为公司领导班子全体成员，各部门主要负责人。会议决定的事项以会议记录为准，各部门应遵照执行。5.3.8 协商和沟通a.各部门接收到有关质量、环境保护和职业健康安全的通
7、知、文件、管理要求等信息后，应及时按照规定的要求向本部门职工传达；b.在制定职业健康安全和环境管理方针、目标指标、管理方案及程序时；在开展危险源辨识、环境因素识别、管理体系评审以及其它有关职业健康安全和环境管理事务工作时征求职工意见；c.公司利用多种形式的宣传，如宣传栏、监理简讯、宣传条幅、知识竞赛等，提高职工“质量”、“安全”、“环保”意识；d.职工有抱怨和投诉时，可以向本部门职业健康职工代表、部门领导之中的任意一人申诉，也可越级向公司投诉，上述部门和人员应将职工的投诉记录在信息交流登记表上，并通知和协助相关部门和人员进行调查解决。对于职工所在部门能够自己解决的问题，由本部门自行解决；本部门
8、解决不了的，由公司总工室协助解决；e.如果各部门职工发现其工作区域存在有质量问题、有害状况时，应立即向本部门负责人汇报，负责人应及时纠正。如不能立即纠正，应制定恰当的措施予以保护或警告其他职工存在危险，继续采取措施直至危险消除，并及时将纠正结果反馈给报告的职工；f.各部门要充分调动和发挥职工参与质量、职业健康安全和环境管理的积极性，并通过职工的参与和建议，与职工进行交流和协商。5.4 外部信息交流管理5.4.1 各部门将收到的上级部门有关质量、职业健康安全和环境管理文件呈报公司领导批阅后，按公司领导批示办理。5.4.2 需要呈报上级部门有关质量、职业健康安全和环境管理的报告，由总工室组织编写，
9、管理者代表审批后上报。5.4.3对于公司认为需要就重要环境因素对外部相关方交流沟通的话，应建立主动的对外交流的方法，如主动邀约外部相关方协商，各相关部门主动将公司的质量、职业健康安全和环境管理方针、要求及作业环境的职业健康安全条件通报给相关方，必要时以合同方式进行约定。5.4.4 对于相关方提出的有关质量、职业健康安全和环境管理方面的意见或投诉，公司总工室及时填写信息交流登记表，由总工室会同相关部门提出处理意见或建议，报管理者代表批准后执行，总工室负责将处理情况向相关方回复。5.4.5外部交流与沟通的方式双方洽谈、会议、文件、纪要、监理交底、服务及回访、顾客的表扬信、满意度调查表、电子媒体等形式。5.5 信息的查询5.5.1 信息可通过信息归口管理部门进行查询。5.5.2 查询涉及公司生产经营数据、质量、顾客投诉等的信息按记录控制程序执行。6 相关文件6.1记录控制程序 ZXJLCX-026.2应急准备与响应控制程序 ZXJLCX-236.3环境因素、危险源辨识与评价程序 ZXJLCX-037 记录7.1信息交流登记表 ZXJL/CX-06-01
