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1、怀集县祥龙林化产品有限公司程序文件标 题：文件控制程序文件编号：EP-005版 号：A/0页 数：1 / 5生效日期：拟制： 日期:审核： 日期:批准： 日期:受控印章:分发编号:分发日期:1. 目的对与环境体系有关的文件及资料(包括适用的外来文件)进行控制，确保各有关场 所使用文件的版本是有效的。2. 适用范围适用于环境体系有关的文件和资料的控制。3. 职责3.1. 总经理负责管理手册的批准。3.2. 管理者代表负责管理手册的审核；程序文件和第三层文件的批准。3.3. 各部门主管负责本部门程序文件和相关部门程序文件的审核。3.4. 相关文件的编制由本部门或公司指定人员编写。3.5. 各部门管
2、理员负责本部门文件编号及文件的管理。3.6. 办公室负责公司环境管理体系文件的发放和管理。4. 工作程序4.1. 新文件的登记4.1.1. 文件编制者从部门文件管理员处取得文件号。4.1.2. 文件管理员根据4.4的规定对新文件进行编号，并填写“环境管理体系文件活单”记录文件标题及文件号等。4.2. 文件的编写4.2.1. 管理手册和程序文件由管理者代表组织编写。4.2.2. 其它管理文件由相关部门组织编写。4.3. 文件的审批4.3.1. 管理手册、环境方针和目标由管理者代表审核、总经理批准。程序文件由相关部门人员编制，部门主管审核、管理者代表批准。4.3.2. 检验方法标准及检验规范由品管
3、部负责编制，品管部主管审核，管理者代表批准。4.3.3. 其它部门级管理文件由相关部门经理审核、管理者代表批准。4.3.4. 公司级管理文件由总经理批准。4.3.5. 文件在审核的同时需拟定分发部门“文件分发活单”,再由此文件签发人负责批准。4.4. 文件编号控制4.4.1.文件编码规则:(1)管理手册EM-00(2) 程序文件|E |P | 口口 |I 顺序号 程序文件(3) 第三层文件部门代码，见(5) 第三级文件(4) 表格编号E回一口口口口1 顺序号 表格代码(5)文件分发编号部门代码：01:总经理 02:管理者代表03:市场部04:办公室 05:品管部 06:收脂部07:安全办 08
4、:生产技术部09:财务部4.4.2. 文件版次控制修改次数版本号门/一丁 修改次数从0开始，每次修改提升一次；当修改次数达到 10次时或对文件进 行重大改动时，版本号提升一次，版本号用 A、B、C代替。例如：当A/9再 次进行修改时，版本号为B/0。4.5. 文件的收发4.5.1. 受控文件在提交给文件管理员前须交至本部门文件管理员处，文件管理员对文件进 行以下确认：a. 是否进行有效的批准；b. 标题、文件号、版本号、贞数是否完整；如有不完整的情况时，退回编写人进行修正。4.5.2. 文件管理员根据需要的分发数量进行复印，在复印文件上加盖“受控文件”印章。4.5.3. 文件管理员把文件分发给
5、有关部门，文件接收人员在“受控文件分发回收记录”上 签收。4.5.4. 受控文件的原稿存放在办公室。4.5.5. 当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用其他人的文件复印，应填写“文件领用申请表”，经部门负责人及此文件的签发人批准后，到办公室办理领用手续。公司内不得使用未加盖“受控文件”印章的复印件，一经发现，由办公室收回，并 追究其责任。4.5.6. 外发文件必须由部门主管级以上人员批准方可发外。4.6. 文件的以旧换新4.6.1. 当文件丢失时，须填写“文件领用申请表”，经办公室批准，由文件管理员进行发 放，同时应在“受控文件分发回收记录”中注明。给出新的分发编号。4.6.2. 当文件
6、使用部门由于正常使用文件而造成文件的损坏需更换时，由文件使用部门用 损坏的旧文件到办公室换新文件。4.6.3. 以旧换新的文件办公室文件管理员要做好登记，并注明原因。旧文件作废，新文件 的分发编号和原分发编号相同。4.7. 文件的更改4.7.1. 文件需更改时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写“文件更改 申请单”说明更改原因。4.7.2. 文件更改的审批应由原审核、批准人进行，当原审批人不在职时可由接替其岗位的 人员审批。4.7.3. 文件更改批准后，由相关部门文件管理员实施更改，更改后交办公室。办公室文件 管理员按“受控文件分发回收记录”的名单及数量发放修改后的文件，同时收回
7、作 废的旧文件。4.8. 文件的作废作废的文件由办公室文件管理员按“受控文件分发回收记录”收回并记录，作废文 件由办公室负责统一销毁。需作资料保留的作废文件由办公室负责人批准后， 加盖“保留资料”、“作废文件”印章方可留档。4.9. 文件的管理办公室负责在每次内部环境审核前全面检查各类在用文件的有效性，核查各使用者手中的文件，发现问题及时处理。4.10. 非受控文件的发放，在原文件反面签收或可不进行登记，非受控文件修改时，不作回 收，由受文部门销毁。4.11. 外来文件的控制4.11.1. 直接引用的各类外来文件，由文件对口管理部门主管批准后交由办公室登记发放。文件的发放管理参照4.4条和4.8条执行。4.11.2. 办公室负责不定期到有关部门核查所使用的国际标准、国家标准、部颁标准、行业 标准等外部文件是否有效版本，及时更换过期文件。4.11.3. 各部门文件管理员对发放到企业外部的受控文件（如发放到外协厂的加工图纸、技 术规范等）进行发放登记及更改、作废的控制。5. 支持性文件5.1 无6. 记录6.1 环境管理体系文件活单6.2 受控文件分发回收记录6.3 文件更改申请单6.4 文件领用申请表
