《《办公室文秘人员如何写好公文类工作总结》》由会员分享，可在线阅读，更多相关《《办公室文秘人员如何写好公文类工作总结》（11页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、精品文章办公室文秘人员如何写好公文类工作总结一、工作总结的涵义和特点工作总结，通常叫总结，是通过对以往工作的回顾、反思和分析研究，找出成绩与问题、经验和教训，得出规律性的认识，用以指导今后工作实践的一种应用文体。总结所要解决和回答的，是某一时期的工作中已经做了什么，如何做的，有什么经验教训。它要求把零星的、肤浅的、表面的、感性的认识，上升到全面的、系统的、本质的、理性的认识。由此可见，总结的实质就是运用辩证唯物主义的观点，把过去的工作实践提升到理论高度予以认识的写作活动。总结具有以下特点：第一，自我性。总结是人们自身实践的产物。它以客观评价自身工作活动的经验、教训为目的，以回顾自身工作情况为基
2、本内容，以自身工作实践的事实为材料，其总结归纳出来的理性认识反映的是自身工作实践的规律。因此，自我性是总结的最本质特点。它要求总结的内容必须真实，总结的材料要来源于自身实践，不能东拼西凑、添枝加叶;总结的观点必须恰如其分，只能是从自身实践活动中抽象出来的认识，不能任意粉饰、拔高。第二，归纳性。总结应当忠实于自身工作实践活动。但是，总结不是对工作实践作简单的复制，完全照搬工作实践活动的全过程，而是通过对实践活动的回顾，对实践作本质的概括。它不仅要反映工作做得怎么样，而且还要阐明为什么这样做，今后应当怎么做。要在回顾工作实践活动全过程的基础上，对工作中的成绩与问题、经验与教训进行分析研究，把感性认
3、识上升为理性认识，归纳出能够反映事物本质的规律。这也正是总结的价值所在。三，群众性。无论哪一个部门、哪一个单位的总结，都要集中反映群众的工作实践，反映群众创造的成绩和经验。第四，证明性。就是说总结的基本表达手段是被动的（严格地说是证明），它要用自身实践活动中的真实的、典型的材料来证明所得出的各个判断的正确性。二、总结的作用xx同志曾经指出。在生产斗争和科学试验的范围内，人类总是不断发展的，自然界也总是不断发展的，永远不会停止在一个水平上。因此，人类总得不断地总结经验，有所发现，有所发明，有所创造，有所前进。这是对总结作用的精辟论述。概括起来，总结具有以下作用：第一，可以全面、系统、客观地对以往
4、工作进行评价，做到心中有底。第二，通过总结，可以肯定成绩、发现问题，分析成功与失败的经验、教训，进一步认识客观事物的发展规律，制订出更加切实可行的方针、政策、计划，指导今后的工作。第三，可以提高我们的工作水平和领导能力。通过总结可以为领导机关提供情况和经验、教训，以便领导机关从实际出发，加强科学管理，更好地指导工作。特别是对典型经验、先进做法进行总结推广，可以对面上工作起到促进作用。三、总结的分类总结的类别，有许多划分方法，但从总结涉及的范围来看，可以分为两类。一是全面总结。也叫综合总结，这是对某一个单位、部门、系统或地区某一阶段各个方面工作的全面总结、内容广泛、注重全局。如xx市人民政府20
5、xx度工作总结，就需对经济发展、社会事业、机关建设等多个方面进行总结。综合总结内容比较全面，但并不是必须面面俱到，而应选择成绩最显著、经验最突出或对全局工作最重要的某几个方面去总结。二是专题总结。也叫专题经验总结。这是对某一方面工作、某项任务，或者工作中的某个突出问题作的专门总结。这种总结在实际工作中使用得也比较多，它要求内容集中、重点突出、针对性强。如市政府办公室曾为市政府原秘书长xx写过一篇署名文章，题目是坚持两全一高指导思想深入开展三无一有竞赛活动，发表在秘书工作上。这篇文章就是对如何在全市政府系统办公室提出两全一高指导思想，怎样开展三无一有竞赛活动进行专题总结的。写专题总结，要在对某一
6、问题有深刻认识的基础上，进行严密的分析、论证，做出结论，通常是按照提出问题、分析问题、解决问题这样一条线索来进行构思的。四、总结的写法（一）总结的一般写法总结，特别是专题总结，有各种各样的写法，但不管怎样的写法，一般都要有以下几方面的内容：1.标题。总结的标题大体有两类构成形成。一是公文式标题。也叫四项式标题，由单位名称、时间、事由、文种等项组合而成。有的是完全式标题，即四项都有，如xx县人民政府20xx度工作总结;有的是不完全式标题，省去文种以外的一项或两项，如xx年三无一有竞赛活动总结工作总结等。二是非公文式标题。也叫新闻式标题，常用于专题总结，这种标题比较灵活，一般又分为单标题和复式标题
7、两类。单标题。即用所要表述的中心观点作为标题。如xx年初政府系统办公室三无一有竞赛活动总结表彰大会上，偃师市作的典型发言强化调查研究服务领导决策，用的就是这种单标题的形式。复式标题，即既有正题又有副题，正题突出中心，副题注明单位、时间、事由和文种。如综合治理齐抓共管持之以恒xx县整顿社会治安工作总结。2.正文。总结的正文由前言、主体和结尾三部分组成。（1）前言。即正文的开头，要求简明扼要，紧扣中心，有吸引力，一般是概述基本情况，为主题内容的展开作必要铺垫。写法比较灵活，通常有以下几种方式：概述式。概括介绍基本情况，即交待工作的背景、时间、地点、条件等，不要求全求详，一般不要涉及与中心无关的事项
8、。结论式。先明确提出总结出的结论，使人了解经验教训的核心所在，然后再引出下文。提示式。对工作的主要内容作提示性、概括性的介绍，它不概括经验，只提示总结的工作内容和范围。提问式。先设问提出问题，点明总结的重点引起人们的关注。对比式。对有关情况进行比较，以说明成绩，阐明优势，引出下文。总结也可以综合应用上述几种方式开头，但都要交待清楚基本情况，要通过适当的归纳和概括，用一些基本的统计数字来说明，以增强表达效果。（2）主体。这是总结的核心部分，主要包括下列内容。一是做法、成绩与经验。这是总结的主要内容，要求写得详细、具体。要写明做了哪些工作，采取了怎样的措施、方法和步骤，有什么效果，取得了哪些成绩，
9、取得成绩的主客观原因是什么，哪些做法是成功的、行之有效的，有什么经验和体会。这些内容中，做法、成绩是基础材料，经验、体会是总结的重点，在全文中占有主导地位。这部分内容一般比较丰富，写作中要处理好主次详略的关系。那些关键性的、有创造性的做法要介绍得详尽、具体、清楚，突出的经验体会要重点阐明，其他内容则可写得概括、简单一些。具体写作时，做法可以单独写，也可以和经验结合起来写。经验可以分条开列，自成一个部分，也可以结合工作进度来写，将其融入每部分之中。写经验时，不但要指出具体经验是哪些，还要用典型材料对经验加以充分的阐述，提示经验的意义和效果。在形式上，有的列小标题，有的不列;有的用序数逐条标出，有
10、的则根据内在逻辑关系分段表述。二是问题与教训。要写出工作中存在的问题与不足，以及它们给工作带来的影响、造成的损失，分析出现问题、失误的主客观原因及由此得出的教训。不同的总结对这部分内容的轻重处理也不尽相同，比如着重反映问题的总结，就要把这部分作为重点来写。三是今后的工作设想和努力方向。这是在总结经验教训的基础上，针对工作的实际问题，提出改进措施，或者说明今后打算，或者说明工作发展趋势，展望工作前景，提出新的目标。（3）结尾。可以概述全文，可以说明好经验带来的效果，可以提出今后努力方向或改进意见，也可以不要结尾段，以今后的工作打算作为结束语。3.落款。写上总结的单位名称，标明时间，题目中已有单位
11、名称的，可只标明时间。（二）总结常用的结构形式。写总结没有固定的模式，以上所述各个部分所占的比重和笔墨多少，各个部分根据什么样的逻辑联系起来，强调什么，突出什么，都应根据实际工作的情况和总结的侧重点来考虑，所选择的素材应当反映事物内在的联系，服从全文的中心。其结构原则，一是要根据客观材料，在总结所要表达的总的观点指导下，确定总结写哪几个部分。二是要根据事物内在的联系，确定各个部分之间、部分与中心之间的关系，即结构各个部分之间的关系。三是要根据客观实情确定中心和重点。四是要根据各部分之间的关系、总结的重点以及认识规律，确定各个部分的次序。一般说来，总结不外乎从纵横两个角度来组织材料，安排结构。通
12、常采用以下一些形式。1.分部式。即按照情况成绩经验问题一意见或者主旨一一做法效果体会的顺序，先写主要工作情况，即做了哪些工作，取得了什么成绩，然后写主要做法，经验、教训或体会。这种写法将总结分成了几个大部分，依次来写。为了做到眉目清楚，每个部分可用小标题，或者用序号列出。这是长期以来写总结沿用的习惯写法，所以又称传统式或程序式结构法。这种写法的好处是容量较大，眉目清楚，适用于大型总结、全面总结。2.阶段式。这是把要总结工作的整个过程，按时间顺序划分成几个阶段来写。每个部分把其中一个阶段的工作情况、经验教训结合在一起来写。采用这种纵式结构，全文脉络清楚，便于突出工作的发展进程和每个阶段工作的特点
13、，适用于同期较长而又有明显阶段性的工作总结。如三讲教育工作总结。运用这种结构形式，一定不要记流水帐，要注意突出各个阶段的特点，注意各阶段之间的连贯性。3.条文并列式。这是把总结的内容按性质分类，逐条逐项排列。一种是以经验体会为序分条，结合经验体会的分析阐述，自然地介绍工作情况，夹议夹叙，讲清问题;一种是以工作项目为序分条，在介绍工作情况的基础上，引出经验教训。两种写法，前者更佳。各条有相对的独立性，又围绕中心有密切的联系。各条文之间，表面看是一种并列形式，实质上要体现一定的逻辑关系，或者是并列关系，或者是主从关系等等。这种结构形式，能突出总结的理论性，适用于专题经验总结，也称之为经验体会式。4
14、.总分式。这种结构形式常用于全面总结。先总述工作情况，如形势、背景、成绩，然后再分若干项主要工作逐次总结。它区别于条文式的地方是：它的开头部分即综述部分比条文式写的更周到、全面、详尽些;它的主体部分既可以分条，也可分部分列小标题，且分项一般按工作内容、范围来分类。运用这种结构方式要突出重点，不是主要方面的工作，不必专门列项来写，可在总述情况时加以交待。分项总结的工作，也不必面面俱到，平均用力。5.贯通式。这是围绕中心，按时间顺序或者事物发展顺序，抓住主要线索，层层分析说明，总结工作的全过程。它不分条款，不用小标题，前后贯通，一气呵成，按自然段落安排层次。这种结构适合内容比较单一的专题总结。五、
15、撰写总结应该注意的几个问题。（一）要有正确的指导思想和实事求是的精神。总结工作的目的是为了检查工作任务的完成情况，明确工作中的成绩与问题，从中取得经验教训，以利今后工作的开展。因此，总结必须准确地反映客观真实情况，不能用主观的框框去套客观事物;不能脱离实际，生编硬造，借题发挥;也不能为了邀功请赏、哗众取宠而夸大成绩、掩饰问题、文过饰非。要实事求是地总结工作，必须有科学的态度和正确的思维方式，坚持用辩证唯物主义的观点分析问题。既要看到工作的有利条件，又要看到不利条件;既要看到主流，又要看到支流;既要看到工作成绩，又要看到问题和不足;既要看到现在的工作成绩，还要看到将来的发展趋势和前景。不要采取肯
16、定一切或否定一切的简单态度，也不要静止地看问题。这样才能得出符合客观实际的认识，用以指导今后的工作。（二）要占有丰富的材料，掌握全面情况和整个工作进程。选择材料，一是要选择能为中心服务的材料。材料太多，不但罗嗦，且会淹没中心。凡不能表达中心或与中心无关的材料，要坚决舍弃。二是要选择最典型、最有代表性并能反映问题本质的材料。三是要选择新颖、有特色的材料。总之，写总结必须占有丰富的材料，既要有面上的材料，又要有点上的材料。面上的材料有概括性、可以反映事物的全貌;点上材料具体、生动，能够通过个性更深刻地反映事物的共性。只有占有丰富的材料，掌握全面情况，写起总结来才能避免以偏概全、挂一漏万，才能准确地找出最能反映全局工作的经验教训。（三）要抓住重点问题，总结出规律性的东西。首先，要注意确定重点和
