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1、会前筹备会议筹备方案的拟订内容 ： 1 确定会议的主题和议题 2名称 3 时间和地点 ( 会场大小适中、 交通方便、 环境适合、 附属设施齐全如：设备停车场、场租合理 )4 与会代表的组成 5 议程 6 所需的设备和工具 7 文件的范围以及文印或复制工作 8 住宿和餐饮安排 9 经费预算 10 会议的筹备机构与人员分工。 （总指挥 （或秘书长）整个活动的总负责、总协调；副总指挥 （或副秘书长） 协助总指挥，负责常务工作；宣传策划组会议形式、 发奖形式、 奖品礼品定制、 条幅内容、 制作、 娱乐活动策划；会务组 负责参会代表的吃、住、 行、 接送站等， 以及相关物资、资料的准备， 费用的预算、
2、决算等；秘书组 会议内容的策划、发言稿的跟踪、 PPT制作、会议资料的整理、汇编1、 1 会议议程 主管副总经理主持2会议议题 3 会场设备和用品准备公司前台秘书 4 会议材料准备 总经理办公室 5 会议服务工作 行政部综合协调2、 1 会议召开办法 2 会议筹备工作 3 会议食宿 4会议经费 5 开幕式拟请公司总裁讲话作用 ： 1 确保会议的周密组织 2 服务质量和沟通协调到位 3 领导的意图得以贯彻执行。电话会议 ： 交流信息的特点 1 方便灵活，准备时间短，回复迅速，是电子通信会议中花费最少的， 更能激发创造性思维， 容易修正自己的观点 2 缺少身体语言， 难以进行互动交流， 缺少文本，
3、 难以传递大量细节信息 3 为了提高电话会议的效率可搭配使用其他通信方式4 适用于分公司不远规模不大的企业 信息工作要求 1 准确发出开会信息， 说明是否设分会场， 强调准时到会 2 认真发放会议书面信息材料 3 合理安排会场信息传输设备 4按时接通电话 5互相通报出席情况 6做好会议记录 7 做好讲话准备视频会议 ： 特点 1 打破了空间的限制 2 节省时间、 费用 3 实现了声音图像同时传送 4交流效果好 4适用于布置重要工作、宣布重大决定、商量紧急措施 5 局限： 初始准备时间较长， 投入成本高， 没用面对面的互动效果，交流不够深入广泛信息工作要求 1 发出开会信息 2分发文件信息资料
4、3 布置会场 4设置与检查会场信息传输设备 5做好会议信息准备 6 采用先集中后分散的形式 7 汇总情况信息远程会议筹备方案特点 1 远程会议具有节省时间和金钱 , 使用录音带做永久记录 , 交流更加直接 , 简短的优点 2 应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务 , 并提前一周与电信会议服务公司预约 , 明确提出自己的要求 , 并提前将会议日期、 会议起止时间、 会议参加人数、 与会者的电话号码、 主持人姓名等告诉服务公司 3 提前向客户发邀请并确认 4 会议程序、 议程及其他材料必须提前寄给与会者 5要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常摆放是否符合要求 6 会议主持人应做好会议进程
5、的引导工作，提高座谈会的效率会务机构分工的要求 ： 会务机构分工主要指会议组织部门和人员落实。 具体要求 :1 要根据会议的规模和类型组织人员队伍 2 会务机构要分工明确、责任到人 3 加强协调，定期沟通制定程序 1 组建会议筹备委员会2 分成筹备小组 3 形成筹备方案 4领导审核方案会务筹备情况检查内容 ： 1 会议准备是否充分： 会期、会议规模、与会人员名额分配） 2会议期间能否排除各种干扰 3 环境条件与用品准备 4 文件材料的准备情况 5 会场布置情况的检查 6会议保卫工作检查： 制定了安全制度和操作规程， 并张贴上墙； 明确安全工作责任人和管理人， 并张贴上墙；安全出口、疏散通道畅通
6、，疏散指示标志、 应急照明完好； 设备线路；用火用电有无违章情况；消防设施 （消防水泵、 消防栓、 灭火器材） ； 防窃听装置； 防盗设施；安全重点部门的管理情况 7 其他。原则： 1 全面周到，注重细节，逐项落实。 2 眼见为实，实地检验。方法 1 听取会议筹备人员的汇报：侧重困难和问题；汇报时间正当；对薄弱环节及时调整加强； 听取汇报的领导加强前期调查 2 会前现场检查 :确保所有事项条理清晰，资料应使各种人都能读；注意气味； 树立入场登记台； 佩戴徽章名牌；准备接待休息室；安排接待、服务人员； 远程会议加强对设备的检查结果的形式 : 书面 . 口头 . 协调会工作程序 : 开会检查的程序
7、 1 会议筹备机构自我检查， 以书面报告形式报领导小组 2 会议领导小组确定汇报会的时间和地点并发出协调会通知 3 召开协调会并在会上现场解决问题 4 会后对检查中发现的问题予以催办和落实 . 现场检查的程序 1 指定路线和确定重点并通知有关筹备部门 2 制作检查单 3 逐一现场核对并明确记录 4对未达要求的整理出整改和修订意见并予以纠正新闻发布会的注意事项 1 确定主题 2 选择发布良机 3 确定地点 4落实邀请对象 5 确定主持人， 发言人 6、准备会议资料：发言稿、回答提纲、报道提纲。 7 预算会议所需费用： 场租、 交通费用、 人员劳务费、茶点、礼品 8、其他准备工作：会场布置、音响设
8、备的调试、礼品的准备、 工作人员的仪态举止训练等。庆典活动组织工作重点 1.前期调查研究 2精心策划准备 3 舆论宣传工作 4 选择最佳时机 5 发放请柬， 邀请嘉宾光临 6 安排接待服务人员 7编排活动程序 8 准备开幕词9 做好场地布置工作 10 做好各种物质准备 11准备礼品 12安排其他活动 13 善后工作处理联谊会的宣传工作注意事项： 1妥善处理与新闻界的关系 2 注意内外有别， 严守公司秘密 3 为召开记者招待会提供必需的信息资料4 提供信息时应综合考虑对象、 时效、 费用等原则 5 与新闻媒体沟通时要以礼相待、 以诚相待、 平等相等、迅速及时。对检查所发现问题的纠正 1 分析问题
9、的性质和范围确定其对会议的质量的影响程度 2 找出产生问题的原因， 寻找解决问题的方法 3在人财物方面为纠正偏差做好相应准备 4 责任到人抓紧落实将纠正结果通报会议文件审核内容 ： 1 准确性和完整性 2 具体内容：会议文件与会议主题的关系，中心突出、观点明确、条理分明、事实准确， 是否存在与国家和组织的方针、 政策、 法规相冲突的内容，是否与实际相符， 是否进行了会商方法 : 対较法、折校法、读校法工作程序 1 起草该文件的秘书自审 2 主管秘书初审 3 如内容涉及部门较多，要进行会审 4 审核修改后主要领导或主管领导进行终审与领导沟通有关会议事宜意义： 1 提高效率 2 出现双方或多方矛盾
10、时只有领导才能从组织的整体利益出发 3 领导有知情权 4可使筹备小组的每个成员都更好地了解自己的工作原则 ：时间性、及时性、全面性方法 :会议负责人定期口头汇报；书面报告； 领导亲自参加会议， 其他途径时机： 1 会议中需要使用到的车辆、 会议室等出现冲突， 而且经过秘书的协调无法解决时 2 向领导汇报会议的进展 3 向领导递交会议总结报告程序 ： 1 明确会议目标：明确会议领导与各小组的任务； 明确会议涉及范围； 会议工作所要求的质量标准； 会议要达到的阶段性目标； 制定目标时留出意外情况时间 2 明确沟通会议有关事宜的方法和途径 3 确定沟通的时间地点与会人员 4 检查沟通所用各类文件资料
11、 5向领导汇报会议筹备情况和进展6 听取领导指示或与领导进行双向沟通 7 将记录送给领导。注意事项 1 落实部署 2 定期沟通 3在会前会中会后不同时期沟通中要突出各自的重点会议应急方案内容 1. 会议中可能出现的问题：人员问题、 行为、 健康与安全、 场地、设备、资料 2. 明确问题出现时负责解决的会议工作人员方法 ： 同上作用 ： 1 早作准备，未雨绸缪 2 有效缓解危机， 提高会议管理效率 3统一步调， 当问题出现时能有回旋余地工作程序： 1 预测情况 2 准备应对备选方案 3 讨论会议紧急情况 4确定会议应急方案注意事项 ： 1 住宿安排要妥善 2 餐饮服务要周到 3 交通保障应落实到
12、位 4医疗卫生工作要有备无患 5会议通讯服务力求标准稳定可靠迅速 6娱乐生活要丰富多彩 7会议值班要制度健全， 人员要坚守岗位会中服务提示会议按计划进行推进会议进程的应遵循原则： 1 认真倾听， 最少限度打断谈话， 多提开方式、 探索式的问题 2 树立自信心， 确信自己能对任何冲突产生积极影响 3消除交流障碍 4强调问题5使用精湛的人际交流技巧 6 根据会议目标的需要， 创造相应的环境气氛， 掌握会议议程， 控制讨论节奏， 维护会间秩序， 排除外界干扰。方式方法： 1 会议开始前明确开始和结束的时间保证准时开会散会2 议题开始前， 规定讨论范围并保证平等发言， 适时终止讨论， 及时下结论 3
13、议题结束后简单总结并宣布结束。工作程序 1了解议题和议程 2准时宣布开会 3 有效引导议题会议经费使用的监督会议经费类型： 与会人员、 参展商、联合主办者、 广告赞助和捐助、 公司分配、 录音录像带出版物、 旅行餐饮使用方面： 场租、 办公、 设备和用品、 文件、 宣传交际、 住宿、 伙食、交通、其他方法 ： 报告和会议、 授权与自我控制、 质量、 损益平衡表、 比率分析、审核时要逐项细审。使用的程序 :1 申请经费 2 主管领导审批 3财务部审批 4 财务人员提取现金或填写支票 5 经费支出 6审核会议经费支出处理会中突发事件类型 ： 人员问题， 健康与安全， 处理行为方法 ：同上程序 ：
14、1 向领导报告 2 启动会议应急方案 3 调动会议有关人员及时进行补救和处理 4 必要时向公共应急机构请求支援 5 善后工作注意事项 ： 1 责任分工： 综合管理，统筹安排； 增强责任意识； 加强岗位责任制。 2 突发事件与规章制度： 应急方案的定期检查制度； 突发事件的第一时间报告制度； 各种应急设施的检查维护制度； 值班工作责任到人制度会后落实会议总结工作目的 检查目标实现情况、小组执行情况、 总结经验教训、 奖惩人员解决遗留问题内容 ： 会议名称、 时间、地点、 规模、与会代表人数、主要议题 , 参加会议的上级领导人 , 会议的主持者 , 领导报告或讲话的要点 , 对会议的基本评价和贯彻
15、要求 , 会议的决议情况及今后的工作任务布置等。方法 ：座谈会 表彰会 书面总结要求： 1 有理有据，实事求是 2 会议工作总结要依据岗位责任制和工作任务的内容逐条检查 3 会议的总结应一分为二，激励为主。 4切实回顾和检查会议工作中好的方面和存在的问题程序 ： 1 对会议征询意见，拟就工作总结稿 2 向领导报告会议结论 3总结定稿 4 印发 5 归档 6组织全体工作人员进行总结撰写会议总结注意事项： 及时、全面、科学撰写新闻注意事项： 及时、 准确审核会议评估工作内容 ： 1 构成有效会议的要素 ： 目标清晰， 适当时间地点形式， 紧凑的议程， 准确的信息传递， 周密的前期准备，精心挑选的参
16、会人员。参会人员得当的表现， 领导人员良好控制力， 合理内容安排 2 影响会议效率的主要因素 ：会议必要性；会前期准备工作的质量；责任分工；会议的多，长，大，高；支出超标、 浪费惊人； 准备不充分质量不高；组织不当标准 ： 1 目标：是否达成，主持人的准备，发言者发言是否引起共鸣， 会议形式地点是否合适， 资料是否及时 2会议时间评估 3与会人员参与会议的状态和收获 4 会议服务评估 5 会议实际费用、 成本支出 6 再度召开时继续推进与维持的事项。方法： 4 对会议管理工作的总体评估应该覆盖会议方案、会议时间、会议地点、 参会人员范围、 食宿安排、会议经费的各项活动方案等。5对主持人的评估 6 对会议工作人员的评估 7 设计评估表应考虑表格的长度、 填写难易程度、 问题设计、问题方式、分析数据方式等。8 会议评估要力求科学、高效。最好在确定了会议目的的早期策划阶段就设计了一份问卷； 要避免与会人员的反感工作程序 ： 1 分析影响会议效果的因素 2设计会议效果评估表 3汇总评估结果。注意事项 ： 1 避免欠缺会议记录 2落实不力 3 不对
