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1、公文写作规范及相关知识 一、公文的基本知识 （一）公文的含义 公文，系公务文书的简称，是党政机关、社会团体、企事业单位以及其他社会组织行使法定职权、处理日常事务时经常使用的一种文体。公文有其特定的撰写程式和行文格式，是传达党和国家的方针政策、发布党规政令、指导和商洽工作、请示和答复问题、报告情况、交流经验的一种重要文字工具。公文是应用文中最重要且用途最为广泛的一种文体。 公文有狭义和广义之分。狭义的公文特指国家行政机关公文处理办法中规定的13种行政公文和中国共产党机关公文处理条例中规定的14种党的主要公文。广义的公文则涵盖了全部通用公文和专用公文。所谓通用公文，是指党政机关、社会团体、企事业单
2、位等普遍使用的公文；所谓专用公文，是指在一定的业务范围内，按照特定需要而专门使用的公文。专用公文具有很强的专业特点，如外交公文，法规公文，司法公文，经济公文，公关公文，军事公文，等等。 （二）公文的特点 1、明确的公务性。 2、鲜明的政治性。 3、极高的权威性。 4、作者的法定性。 5、较强的时效性。 6、体式的特定性。 7、文风的朴实性。 8、严格的程序性。 （三）公文的作用 1、领导和指导作用。 2、规范和约束作用。 3、宣传和教育作用。 4、联系和知照作用。 5、依据和凭证作用。 以上是公文的现实效用，还具有历史效用，可以存史。 （四）公文的分类 1、按基本使用范围分为：通用公文（法定公
3、文、普通事务文书）和专用公文。 2、按行文的方向分为：上行文（请示、报告等）、下行文（决定、指示、批复等）、平行文（函等）以及通行文（意见、会议纪要等）。 3、按公文的内在属性分为：规范性公文（规定、条例、章程、办法、细则等）、指令性公文（命令、指示、决定等）、指导性公文（批示、意见等）、知照性公文（通知、通报、公报、简报等）、公布性公文（公告、通告、布告等）、商洽性公文（函等）、报请性公文（请示、报告等）、记录性公文（会议纪要、大事记等）。 4、按制发机关的性质分为：党内公文、行政公文、群众团体公文、联合行文等。 5、按公文办理的时间要求分为：特急公文、紧急公文、常规公文等。 6、按机密程度
4、分为：绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文。 7、按公文的规范程度和约束力分为：规范性公文和非规范性公文。 8、按公文的载体分为：传统纸质公文和电子公文。 （五）公文的文种及其适用范围 国务院办公厅发布、自2001年1月1日起施行的国家行政机关公文处理办法规定，国家行政机关公文文体主要有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13个种类。其中，决议、指示、公报、条例、规定为党的机关公文专用，命令、公告、议案为行政机关公文专用。主要是按照新的国家行政机关公文处理办法执行的，所使用的文种同行政机关公文文种。 1、命令（令） 命令（令）属下行文。国家行
5、政机关公文处理办法指出：它“适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员”。2、决定 决定是党政机关共有的一个公文文种，但就适用范围而言，决定在行政机关比在党的机关要广泛得多。在党的机关，决定“用于对重要事项做出决策和安排”，而在行政机关，决定则“适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项”。 3、公告 公告“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”。它一般以国家各级领导机关的名义发布，社会团体、企事业单位和基层组织不使用这一公文文种。4、通告 通告“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”。5
6、、通知 通知“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项”。通知与通告的功能相近，其最大的不同在于，通知有特定的受文者，通告则无；通知有专指的约束力，通告则仅有泛指的约束力；通知与机关的经常性工作密切相关，通告则与社会事务联系密切，如此而已。 6、通报 通报“适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况”。公告与通告面向整个社会，具有较强的公众性，通知与通报则主要是面向机关，具有较强的业务性。通知与通报的适用范围有一定的重合，但也有各自专享的“领地”，不能做人为的取舍。 7、议案 议案“适用于各级人民政府按照法律程序向同级
7、人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项”。议案有其独具的特色，因而是公文中的重要成员。8、报告 报告“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。行政机关与党的机关均使用报告这一文种，而且适用范围也基本相同。 9、请示 请示“适用于向上级机关请求指示、批准”。请示与报告都属于上行文，两者的区别在于，报告只是客观地将有关情况汇报给上级机关，无需上级机关答复，而请示则是将自己无权或无力处理的事项及相应的对策主张反映给上级机关，上级机关必须明确予以答复。可见请示与报告是两种完全不同的文种，且不可相互混淆。 10、批复 批复“适用于答复下级机关的请示事项”。下级机关用请示向上级
8、机关行文，上级机关即须以批复做出相应的答复。 11、意见 意见“适用于对重要问题提出见解和处理办法”。12、函 函“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。函的答复功能仅仅适用于不相隶属的机关之间，这是它与批复的一点重要不同。 13、会议纪要 会议纪要“适用于记载、传达会议情况和议定事项”。 党的机关专用的公文文种有： 14、决议 决议被列为党的机关14个法定公文文种的首位，可知它在党的机关公文中居于突出重要的地位。中国共产党机关公文处理条例指出：决议“用于经会议讨论通过的重要决策事项”。15、指示 指示属下行文，“用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和
9、要求”。16、公报 公报“用于公开发布重要决定或者重大事件”。相对于通报而言，公报的公开程度更高，而且涉及内容的重要性一般来说也更强。如国务院公报、最高法院公报等等。 17、条例 条例“用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度”，属规范性公文。18、规定 规定“用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范”。规定与条例一样，也属规范性公文。（六）公文的行文规则 公文的行文规则，是关于公文制发的基本原则和基本方法的概括和总结。 1、行文原则。有2条值得注意：（1）“少而精”的原则。（2）不以机关名义向领导个人报送公文原则。2、行文关系。分为领导与被领导关系、指导与被
10、指导关系、互不统属关系三类。 3、行文方式。根据制发机关划分，可分为单独行文和联合行文；根据接收机关划分，可分为纵向行文（逐级行文、多级行文、越级行文、通行行文）和横向行文。 4、具体要求。（1）恪守隶属关系，一般不越级行文。因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。”国家行政机关公文处理办法有相同规定。（2）明晰发文权限，向适宜的对象行文。 （3）尊重机关职权，准确认定主送机关和抄送机关。（4）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。 （5）需要联合行文时，作者应是同级机关。（6）关于“请示”的具体规定。“请示”应当一文一事；请示事项涉及其他机关职权范围的问题时，应与
11、有关机关协商一致，如未能达成一致，需在请示中写明；请示问题应当提出明确的意见；请示一般只写一个主送机关；请示不得抄送其下级机关；“报告”不得夹带请示事项。 二、公文的格式规范 公文的格式，指的是公文的外观形式，它既包括组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上的排列和标识规则，也包括公文的用纸要求和印制规范，换言之，公文的格式就是公文的书面结构与公文的用纸和印制规范的总和，是对公文的文面要求。公文格式的特点具有较强的规范性。规范的公文格式有利于维护公文的严肃性，使公文的写作规范化、标准化，不仅增加公文的美学效果，而且方便对其进行阅读与传递、处理，提高工作效率。 （一）公文的书面格式 公文的书面
12、格式，是指公文全部文面组成要素的排列顺序和标识规则。国家行政机关公文格式将公文的书面格式划分为眉首、主体、版记三部分，并分为秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、抄送机关、印发机关和印发日期等7个要素。置于公文首页红色反线（又称间隔横线）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含红色反线）以下至主题词（不含主题词）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。 眉首。眉首一般由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线等要素组成，实际上就是置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上
13、的各要素。 1、公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。2、秘密等级和保密期限 秘密等级和保密期限是对涉及党和国家秘密的公文的保密程度和传递处理的要求，是在一定时间内只限于特定范围的人员知晓的。党和国家机关的公文密级均为“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级，3、紧急程度 紧急程度是对公文送达和办理的时间要求。党的机关公文的紧急程度分为“特急”、“加急”两种，国家行政机关公文的紧急程度分为“特急”、“急件”两种。4、发文机关标识 发文机关标识，中国共产党机关公文处理条例称之为“版头”。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成，5、发文字号 发文字号由发文
14、机关代字、年份和序号组成。6、签发人 发文机关签发签批公文的领导人的姓名。7、红色反线 红色反线一般标印在发文字号之下4mm处，其长度与版心等宽（即156mm）。 主体。主体一般由标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、附注等要素组成。 1、标题 公文的标题是对公文内容的概括和对行文目的的揭示，因而应当准确扼要地反映公文的主要内容。公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。书写批转、转发、印发或贯彻上级机关发出的公文的标题，应将事由写清楚，而不能只写原文发文字号。下发行政法规、规章的公文标题用“发布”，下发隶属机关的公文标题用“批转”，下发上级、同级和不相隶属机关的公文标题用“转发”，印（转）发“方案”、“计划”等没有抬头的公文或其他资料性的公文，标题中一般不冠原制发机关名称，而将原制发机关名称及成文时间在印发的原文标题下注明，并用圆括号括起来。 2、主送机关 主送机关是指公文的主要接收机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。如果主送机关较多，则应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，同性质或同级别的机关之间用顿号，不同性质或不同级别的机关之间用逗号。主送机关一般在标题下空1行、左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。
