《备件工作流程及制度》

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1、备件管理制度备件工作流程图消耗量库存活单其它信息I整理上架定位存放i清洁、保养收集信息，制订计划，审批上传，动态跟催 凭单验货，依货制单，差异制单，单单相符 出库凭单，先单后料，依单发料，验料签单 人人有责，各负其责，出入分离，科学管理 备件工作流程描述，收集信息，制订计划，审批上传，动态跟催i. 备件计划员应根据备件的消耗情况、库存情况，服务顾问提供的缺件登记情况（对缺件要签字确认并30分钟内向业务部提供解决方案和预计解决时间）,车间提供的维修信息及季节等因素合理预测下一周期需求量（要用excel计算再调整，对突变量要了解分析原因），制定备件计划。由计划员制作采购申请单（订单底稿）报备件经理

2、审核，报站长召开相关会议，修改订单，报材料会计审核，站长、服务总监审批。2、审批完订单底稿后，计划员依订单底稿制作采购计划（订单）， 相关审核后，发往厂家完成订货并将单据及时报财务备案。 备件计划员要电话跟 踪催促主机厂及时发货，掌握货物在途动态。凭单验货，依货制单，差异制单，单单相符。3、到货后，库房管理员和计划员一起验收箱数，及包装箱的封口状态，同 时对玻璃制品、大灯、CD、装饰条等易损、易变形件进行验收，如果无异常则 签收。如果包装箱有破损、变形、封口开裂等异常状况，须开箱依装箱活单 对货物进行活点验收，若有损坏缺件请运输商负责赔偿。4、备件管理员签收后须两人以上开箱依装箱活单对货物逐样

3、进行活点验收，若有差异则填写验货异常现象记录表，及时与厂家或供货商联系，办 理索赔。依照先进先出的原则（新货摆在旧货后面或下面）整理上架，定位存放。 无位置码的要先编码后上架，同时更新系统。 备件计划员及时办理入库手续， 打 印入库活单，有关人员签字后附装箱活单、验货异常现象记录表索赔 单当日报财务。如遇特殊情况，办理入库最多不超过 3天。财务要当日审核单 据之间是否相符，并与发票相一致。5、入库必须按车型入库，即库房必须按主机厂的车型分系列建立备件库。所有入库物资（包括赠品等）必须及时按实物办理入库手续，保证一物一码且帐、 物、卡、证、资金相符。多收的办理盈利入库，误发的 （包括多发、少发、

4、错发、 漏发）与厂家办理索赔业务，并报财务挂帐。损坏的如果可以确定责任和处理结 果的及时处理，不能确定责任有可能将来索赔的，先办理入库及索赔手续，报财务挂账处理。拆新车必须按车架号办理入库手续，不得负出库，恢复新车办理负 入库手续处理。6、退料单；维修工退料，库房管理员要先确认备件完好无损，在领料单签字后方可电脑退料，并打退料单双方签字确认。 为操作简便，未结算之前可以在 出库单上负出库。出库凭单，先单后料，依单发料，验料签单。7、领料单出库；备件管理员依任务委托书上料，并打领料单，库房管 理员按领料单上的品名、型号、数量发料，收货人要现场验收，确认无误后双方 签字认可。一联留存作出库单，一联

5、随任务委托书带走。8、 销售单（或调拨单）出库；在不影响生产情况下，进行备件销售工作，打 印销售单（一式三联），见用户签字与财务收款盖章后发料，销售单一联 留收款员处，一联留存作出库单，一联交顾客带走。内部转库使用调拨单或销售 单，要及时办理入库单一起转财务。9、预约单出库；预约备件到货后要按照预约信息制作标识并存放在预约 货位等待用户来站更换，未经预约的服务顾问和用户同意不得挪用。10、借条出库，非本维修车间人员不得借料，本维修车间人员外出服务， 救援，试件诊断借料时，本人写借条，需有部门主管和站长签字，五白元以上备 件借条需有服务总监签字。经备件主管备案签字后，备件管理员方可发料。11、出

6、库要快捷及时准确，手续齐全。库存为零，不得出库。保证位置码 准确无误，标识活楚，并做好整理保养工作，保证在库备件无灰尘，无损伤，满 足使用要求，做到帐、物、卡一致。销售的备件原则上不进行退换，特殊情况报 站长处理。12、备件管理员每天要进行永续盘点；财务每月进行抽盘，每年进行一次 全盘。备件主管每月进行库存分析，对库存进行科学合理的动态管理。人人有责，各负其责，出入分离，科学管理。备件经理：1. 负责备件计划管理与制定工作，包括正常订货计划，紧急订货计划，确 保进货渠道正规，储备合理，保证维修所需的备件供应。2. 负责制订备件管理、领用、仓储的规章制度以及备件储定额，建立和保 证与备件业务相适

7、应的工作流程，快速准确地供给备件，有效地支持维修车间。3. 及时、全面的掌握备件部运作情况，分析备件采购 /库存/发放等方面存 在的问题，并制定解决方案，确保配件的科学管理。4. 负责对本部门工作流程、规章、标准、考核办法及本部人员岗位责任制 度的编制、报批、组织实施。5. 负责备件市场调研，经济分析，收集和反馈备件的有关信息，及时向上 级传递、反馈。6. 负责提高本部员工整体素质与工作能力的培训计划提出与实施。7. 负责处理客户配件投诉及原因分析/报告。备件计划员：1. 及时了解各车型备件销售/库存情况，根据环境季节、车辆维修状况， 保障备件销量/库存的前提下，减少积压件，保证资金有效运作制

8、定合理的备件 计划。3. 每日9: 00前打印按领料人的领料日报报财务，随时关注库存量与 消耗量，收集相关供求信息，当库存低于下限或供求发生变化时，及时填写采 购申请单报备件经理处安排采购，增加库存。库房重要备件，不得零库存。4. 及时填写备件业务月报表上报有关部门。5. 及时发现呆滞件，并及时申报备件经理。6. 对电脑系统的维护，保证电脑数据的安全性。 备件管理员：1. 负责配件检验/活点/核对/入库/上架/保管/发货。2. 对配件库存进行统计，并及时反馈给配件计划员。3. 严把出、入库关，为一线工人提供便捷优质的服务。4. 配合财务部门做好盘点工作。5. 负责仓库日常维护及卫生管理，保持仓

9、库整洁、卫生。6. 做好仓库的安全/防火/防锈工作。7. 及时发现呆滞件，并及时申报备件经理。备件仓库的基本要求备件仓库在服务站工作中的地位是至关重要， 大部分业务都是围绕备件仓库 所展开的。提高备件仓库的管理水平,不仅对于管理服务站的资产有着重要的作 用，而且是服务站的信誉和形象之所在。建立一套严格的仓库管理制度及出、入 库管理规定是十分必要的。1、备件仓库的出、入库必须采用计算机管理，利用备件管理软件在计算机 上建立库存账务系统。出入库手续必须按规定车型办理，通用件办理调 拨手续。2、非仓库有关工作人员严禁进入库存区域。领导带人参观库房时，管理员 要全程陪同。3、库房区域的布置：首先把常用

10、件放在最易接近区，其次根据库房的空间 和配件和形状及功能选择合适的货架进行合理的摆放，并有明显标识。4、备件仓库的工作区域应有明显的标牌， 如备件领料口、办公区、发料区、 验货区、危险品库等。5、货架的摆放要整齐划一，每一过道要有明显的标志，货架应有位置码系 统。货位要有零件号、零件名称与最高、最低库存量等信息。6、应有足够的进货、发货通道和周转区域。并配备一定数量的照明、通风 和消防器材。7、将索赔件分开摆放；将油漆等易燃危险品分开摆放。并有明显的标识。8、依靠计算机对库存备件建立安全库存系统。对每种备件设置最高、最低 库存量。随时掌握库存短缺、超储、呆滞情况。9、应定期对备件仓库备件进行盘点与抽查。如实的反映存货的增减变动情 况与结存情况，使帐实相符。总结与找出仓库管理的薄弱环节，分析原 因并加以改善，不断提高仓库管理水平。10、关丁盘点与抽查有差错的结果，现规定有盘亏的由库房人员自行以进 价标准赔偿。