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1、文书与档案管理复习资料整理绪论第一章1、文书是人们在生产和生活中为了记录事项，管理事务，交流情况，依照一定体式制作的具有现实效用的文字材料。广义的文书既包括公务文书也包括私人文书；狭义的文书特指公务文书。2、档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事各方面活动直接形成的历史记录。3、文书是档案的重要来源，档案是文书的主要归宿。具体而言，有两层意思：一、文书和档案是同一文件在生命周期中不同阶段的不同称谓，具有相同的来源；二、文书有条件地转化为档案（对日后实际工作和科学研究有一定查考利用价值的文件才有必要作为档案保存，另外要按照一定的规律集中保存起来）4、文书和档案的作用可以概括为六个方面
2、：规范作用、指导作用、联络作用，凭证作用、参考作用和教育作用。5、文书、公文和文件之间的关系：广义文件文书公文狭义文件6、档案的定义包括要素：1）档案的本质属性；2）档案的来源；3）档案形式的多样性7、公文的分类：第一，按作用可分为通用公文（可分为法定公文和非法定公文）和专用公文；第二，按行文方向可分为下行文、平行文、上行文；第三，按来源和使用范围可以分为外发文件（发文） 、收来文件（收文）和内部文件；第四，按功能性质分为法规性公文、指挥性公文、部署性公文、执照性公文、报请性公文、批答性公文和奖惩性公文；第五，按时限要求可分为紧急公文和普通公文；第六，按机密程度可分为机密公文和普通公文8、档案
3、的种类：可以根据形成的历史时期、档案内容、载体形式、档案的所有者、内容体式进行分类9、文书和档案的作用。基本功能是记载信息。具体作用：1）规范作用；2）指导作用；3）联络作用；4）凭证作用；5）参考作用；6）教育作用第二章1、文书工作是社会组织的文书工作机构和人员遵守相关法规制度的规定，通过一系列相互衔接的环节，完成文书的制作、办理和管理（文书的三项基本内容或基本任务） ，为组织工作服务的工作。2、文书工作的原则：及时、准确、安全、精简3、文书工作组织机构分为三种类型，1）中心机构；2)专门机构；3）分支机构4、文书工作组织方式的类型分集中形式和分散形式5、档案工作的性质有：1）管理型 2）服
4、务性 3）政治性6、狭义的档案工作也就是档案业务工作，包括八个环节：档案收集、档案整理、档案坚定、档案保管、档案统计、档案检索、档案提供利用和档案编研7、档案工作的基本原则：1）集中统一地管理国家全部档案；2）维护档案的完整与安全；3）便于社会各方面的利用8、文书工作与档案工作的联系与区别。联系：1）文书工作和档案工作的对象有交叉；2）文书工作和档案工作前后相继；3）文书工作和档案工作相互影响；4）文书工作和档案工作长期处于“一体化”的状态；区别：1）工作对象不同。一是文书，一是档案；2）工作任务不同；3）服务对象和工作目的不同；4）工作机构不同第三章1、制文阶段包括环节：1）交拟 2）拟稿（
5、P68 发文搞纸样式以及熟读国家行政机关公文处理办法 ）3）核稿 4）签发 5）复核2、签发的种类：正签、代签、核签（又叫加签，由部门领导签字后再送主管领导签发） 、会签（两个以上社会组织联合发文时，各组织的负责人共同签发）3、签发内容包括：签发意见、签发人姓名、签发日期4、制发阶段：1）打字排版 2）校对 3）印制 4）用印5、文书制作的要求：1）真实反映法定作者意图；2）严格遵守公文格式要求；3）准确把握公文写作特点；4）严格控制公文制作程序6、第二节 P7697 熟读第四章（重要）1、狭义的文书办理主要是指按照国家的相关规定，通过一系列前后相继的环节完成文件制作、阅读、承办等工作，主要包
6、括收文办理和发文办理两个方面，一般不包含文书的保管和立卷、整理和归档等环节2、文书办理的特点：1）连续性 2）失效性 3）保密性 4）集成性 5）规范性3、办文可以按照先后顺序划分为拟制、处理、执行和暂时保管四个阶段4、行文方式：1）逐级行文。指直接向所属的上一级组织或下一级组织行文，或者说是按层次一级级行文的方式；2）多级行文。指上级领导组织直接将文件发到基层组织，或同时直接和更基层的下级组织行文的方式；3）直达行文。指上级领导组织直接将文件发到基层组织，或直接向公众传达的行文方式；4）越级行文。指下级组织在非常必要的时候，越过自己的直接上级领导机关向更高层的上级组织直至中央的行文方式；5）
7、直接行文。平行行文是同级或没有隶属关系的组织之间的行文；6）联合行文5、行文规则包括以下几个方面：1）行文要尊重社会组织的隶属关系；2）行文要尊重组织职权；3）行文要考虑是否确有必要；4）行文要明确发文权限；5）同级社会组织可以联合发文；6）经批准公开发布的公文同发文机关正式印发的公文具有同等效力6、收文办理的程序，就是收文处理的运转流程，即收文处理的方法、步骤，由收进阶段和阅办阶段组成。7、收文办理流程：详见 P120 始8、收文登记的种类主要有：1）簿册式登记；2）卡片式登记；3）联单式登记；4）计算机登记。 （P124 收文登记簿）9、文件处理单：P12510、文件阅办阶段包括环节：1）
8、拟办；2）批办；3）分发；4）承办；5）注办；6）催办；7）归卷11、承办是文件处理的核心和关键环节，分为传阅、传达、拟稿几种。做好承办工作，应注意一下几点要求：1）承办上级文件，首先要消化理解上级指示的内容实质，这是承办任务的基础；2）承办下级的轻视、报告，首先，对请示要着重审核所请示问题的事由、依据情况、要求是否符合实际，是否正确；3）统筹规划，妥善安排12、内部文件特点：1）实用性；2）保密性；3）多样性13、内部文件的分类：1）日常事务类；2）原始记录类；3）核心信息类；4）规范制度类14、内部文件管理的内容： 1）制发与传递；2）整理与分类；3）保存与保护；4）利用与查询第五章1、文
9、书管理的意义：1）有利于提高文书工作的质量和效率；2）有利于保证文书的安全；3）为档案工作奠定坚实基础2、文书管理工作的原则：1）统一管理原则；2）分类管理原则；3）安全保密原则；4）方便利用原则第六、七章1、文书终结处理的主要内容：立卷、案卷、归档文件整理、归档2、立卷也称文书立卷，是指文书部门或业务部门将处理完毕的，具有保存价值的公文，按照它们在形成过程中的联系和规律进行系统整理编目，组成案卷的工作，它是整理与保管档案文件的一种重要手段和方法。3、 归档文件整理规则4、档案收集主要有两个方面内容：1）社会组织档案室对本组织需要归档的档案的收集工作；2）档案馆对各现行机关和撤销机关具有长久保
10、存价值的档案以及历史档案的征集和接收工作5、文书立卷的要求：1）保持文件之间的内在联系与完整；2）正确反映本组织工作的历史面貌；3）要区分文件材料的保持价值；4）要方便保管、检索和利用6、文书立卷的步骤：编制立卷类目平时归卷年终调整定卷组卷卷内文件的排列和编号拟写案卷标题填写卷内文件目录和备考表填写卷案封皮装订案卷7、立卷类目通常由类目名称、条款名称和条款号，即类、目、号三部分组成8、立卷方法：立卷（组卷）的基本方法是通过分析、研究，找出文件的特征，再将具有某方面共同特征和密切联系的文件组合成案卷，这种方法称作“特征立卷法” 。按六个特征立卷，就有六种方法：1）根据问题特征立卷；2）按时间特征立卷；3）按文种特征立卷；4）按作者特征立卷；5）按通讯者特征立卷；6）按地区特征立卷9、 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
