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1、企业公文写作 与行文规范 北京市高校文科学报研究会副理事长兼秘书长 2013.5,2020/12/3,2,公文概述,党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。,2020/12/3,4,企业公文（包括传真、电报、电子文件等）是实施企业管理和进行商务活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法治企和进行商务活动的重要工具。 李荣融：“管理科学是现代企业制度的重要内容。加强企业管理是企业增强竞争力的迫切要求，也是中央企业的一项重要工作。公
2、文是实施管理的重要工具，做好公文处理工作，对于企业优化管理流程、提高管理效率、加强内部控制、促进科学决策都具有十分重要的意义。”,一、企业公文的概念,公文旨在“办事”,一种管理工具,2020/12/3,5,二、公文的特征,公文是由法定作者制成并向一定的对象发布,公文必须反映与处理公务活动,公文有一套规范的体式和相互关联、衔接有序的处理程序。,公文具有合法性、权威性、强制性、时效性等性质。,2020/12/3,6,三、公文的作用,一是法规和准绳作用,二是领导和指导作用,三是沟通和合作作用,四是宣传和教育作用,五是记录和凭证作用,2020/12/3,7,党政机关公文处理工作条例（中央中央办公厅、国
3、务院办公厅2012年4月16日发布，2012年7月1日起正式实施） （原中共中央办公厅1996年印发的中国共产党机关公文处理条例和国务院2000年发布的国家行政机关公文处理办法于2012年7月废止） 党政机关公文格式（国家质量技术监督局、国家标准化管理委员会2012年6月29日发布，2012年7月1日起正式实施） （原国家质量技术监督局1999年发布的国家行政机关公文格式2012年7月废止） 国务院公文主题词表（1997年12月国务院办公厅发布，1998年2月1日起执行）（新条例的公文要素中取消了“主题词”一项）,四、公文处理的依据法规依据,GB/T 97042012党政机关公文格式 GB/T
4、 15834-1995标点符号用法 GB/T 15835-1995出版物上数字用法的规定 GB/T 16159汉语拼音正词法基本规则 GB/T 148 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸 GB 3100 国际单位制及其应用 GB 3101 有关量、单位和符号的一般原则 GB 3102.1-13（空间和时间等所有部分）量和单位,四、公文处理的依据国标依据,公文的种类,一、公文不同的分类方法及种类,1、按特点和作用分 （1）指挥性公文。如命令（令）、决议、决定、批复、意见等。 （2）告知性公文。如公报、通报、公告、通告、通知、函等。 （3）报请性公文。如议案、报告、请示等。 （4）记录性公文。如纪要。,2
5、、按行文方向分： （1）上行文。如报告、请示等。 （2）下行文。如批复等。 （3）平行文。如函。 3、按秘密等级分： （1）绝密公文。 （2）机密公文。 （3）秘密公文。,4、按紧急程度分： （1）特急公文。 （2）加急公文。 5、按适用范围分： （1）通用公文。是指党政机关、社会团体、企事业单位均使用的公文。 （2）专用公文。是指外交、司法、军事等特殊部门用于专门业务的公文。,二、公文的分类及演变,（一）党的机关公文 第一次，1950年4月至1954年8月，中央办公厅先后下发了关于统一文件纸形与格式的规定、关于规定党内文件的纸形与格式等问题的通知，规定凡各级党委的各种文件及印行的文件汇集、党
6、内刊物，均一律使用16开纸，文字竖排，右侧装订。 第二次，1956年1月，中央办公厅颁发了关于党内文书改为横写、横排的通知。自此，党内文件由竖排改为横排，公文格式进一步规范和完善。,第三次，1989年4月，依据国家技术监督局颁布的国家机关公文格式等三项国家标准，中央办公厅首次颁布了有关党内公文的规章中国共产党各级领导机关文件处理条例 (试行)，对文件种类和格式作了具体规定，明确党的文件主要种类为13种。 第四次，1996年5月3日，中央办公厅正式颁布了中国共产党机关公文处理条例，文种确定为14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等。,（二）行
7、政机关公文 第一次，1951年9月，政务院首次颁布了公文处理暂行办法，规定我国行政机关公文为7类12种。 第二次，1957年10月，国务院秘书厅又发布了关于对公文名称和体式的几点意见，对部分文种作了调整，但仍是7类12种。 第三次，1981年2月，国务院办公厅颁布了国家行政机关公文处理暂行办法，将行政机关公文的文种重新规定为9类15种。,第四次，1987年2月，国务院办公厅颁发了国家行政机关公文处理办法，正式规定行政机关公文的种类为10类15种。 第五次，1993年11月，国务院办公厅又对这一办法进行了修订，规定行政机关公文的种类为12类13种。 第六次， 2000年8月，国务院颁发了国家行政
8、机关公文处理办法，规定行政机关公文的文种为13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。,（三）党政机关公文的统一 2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发党政机关公文处理工作条例（中办发201214号），规定该条例自 2012年7月1日起施行。同时废止了1996年5月中办印发的中国共产党机关公文处理条例和2000年8月国务院印发的国家行政机关公文处理办法。 新条例规定公文种类为15种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。,三、党政机关公文处理工作条例的新特点,（一）重新界
9、定了公文处理的概念 办法规定“公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。” 条例规定，“公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。”将公文办理工作概括为“拟制、办理、管理”三个工作环节。“拟制”包括了“起草、审核、签发”三个环节（办法中隶属于发文办理），同时将“整理（立卷）、归档”划归至公文办理范畴。,（二）增加了公文的文种 办法中规定公文种类为13种，新条例中增加了“决议” （适用于会议讨论通过的重大决策事项）和“公报”（ 适用于公布重要决定或者重大事项），同时将“会议纪要”改为“纪要”，共计15种。 条例比办法增加了决议、
10、公报2种；比原中国共产党机关公文处理条例增加了命令（令）、公告、通告、议案4种，减少了指示、条例、规定3种。因为“指示”在公文中从来没用过； “条例” “规定”可以用通知印发。,（三）公文要素做出了调整 条例规定：“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成”。增加了“份号”、“发文机关署名”、“页码”，删除了“主题词”。 对涉密文件、紧急公文、联合行文、公文标题等有了明确的规定：涉密文件要标注份号；紧急公文标注“特急”“加急”；联合发文可以单独用主
11、办机关名称；公文标题应标明发文机关；有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖公章等。 新增联合行文公文首页版式、信函格式首页、命令（令）格式首页版式等式样。,（四）行文规则上做了具体规定 向上级机关行文：“原则上主送一个上级机关” （办法只对请示作此规定)；“党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权”；“请示”应当一文一事，并要提出倾向性意见；“除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”； 向下级机关行文：“党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文
12、，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。”“党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。”,（五）文件签发程序更加规范 条例规定：“重要公文和上行文由机关主要负责人签发”（办法只对上行文作此规定）；“党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发”。,（六）公文办理环节更加简明 将公文办理系统地归类为收文办理、发文办理和整理归档三个大方面，五个条款，更为系统合理。 在“收文办理”中，将“审核”改为“初审”，将“分办”、“批办”并入“承办”，并增加了“传阅”、“答复”
13、2个环节。 “发文办理”的环节由8个减少为4个，其中，“起草”、“审核”、“签发”3个环节列入“公文拟制”，“用印”并入“印制”。 条例将发文办理的“分发”改为“核发”，规定：“公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。”,（七）公文管理环节更加严格 “党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理。设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。” 第三十二条对“复制、汇编机密级、秘密级公文”也做出了明确详细的规定。,四、党政机关公文的文种属性,（一）决议 适用于会议讨论通过的重大决策事项。 决议是经过会议讨论
14、通过，对某些重大事项、重大问题作出决策、并要求贯彻执行的公文文件。它体现了集体或集团的意志，具有无可辩驳的集体性，以及权威性、规范性。 （二）决定 适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 决定是领导机关发出的，带有制约、规范、指导作用的下行文。分为：1表彰决定；2处分决定；3关于重大行动或重要事项的决定。,（三）命令 适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。 命令（令）有3个特点，即：具有强制性、有限定的发令机关、发布命令必须以法律和法令为依据。在具体使用中命令（令）可以分为公布令、行政令、任
15、免令、嘉奖令等。 （四）公报 适用于公布重要决定或者重大事项。 公报具有权威性、指导性和新闻性。常见种类：1、会议公报。是用以报道重要会议或会谈的决定和情报的公报。2、事项公报。党政高级机关用以发布重大情况、重要事件或向人民群众公布重大决策、重要事项或重大措施时使用的公报。3、联合公报。用以发布国家之间、政党之间、团体之间经过会议达成的某种协议。,2020/12/3,27,(五)公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 第一类是向国内外宣布重大事项的公告。它通常以国家机关名义或者授权新华社向国内外庄重宣布某一重大事项。如宣布国家领导人的选举结果、出访、颁布法律、重要法令，公布重大科技成果
16、等等。 第二类是宣布影响面很大的专门事项的公告。由有关职能部门按法定程序发布的，有的也因涉外工作的需要而发布。如按商标法规定的注册商标公告，以及公布企业破产的公告，企业换证公告，质量监督公告等等。 第三类是向特定对象发布的公告。公告内容单一，篇幅一般比较简短简明扼要地写出公告依据、公告事项。结尾一般以“现予公告”、“特此公告”作结语。,2020/12/3,28,(六)通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 通告的标题大体有三种：一是由发文机关、事由和文种三部分组成；二是只有发文机关和文种组成；三是只写文种通告。通告文种各行政主管部门使用的比较多，时常见诸报端。如公安部门发布的车辆年检、交通管制的通告，工商部门发布的企业许可证年审的通告等等。 如国务院国资委关于部分中央企业规范简称的通告,2020/12/3,29,(七)意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 意见的指导性很强，有时是针对当时带有普遍性的问题发布的，有时是针对局部性的问题而发布的，意见往往在特定的时间内发生效力。 从行文方向看可以是上行文，也可以是下行文。作为上行文，可用
