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1、档案管理现代化与文档一体化管理一、什么是档案管理现代化以现代管理科学为指导，应用现代的管理方法和手段，充分采用先进技术和设备，充分发挥档案管理人员的主动性、积极性、创造性，对档案管理的传统方法和做法进行改革，使档案管理逐步实现系统化、定量化、信息化、智力化。 二、档案管理现代化的意义（一）为什么要实现档案管理现代化（背景）随着现代社会的不断发展，尤其是信息技术的飞速发展，社会信息化程度不断提高，档案工作面临着新的挑战，同时也出现了很多新的问题和新的矛盾。主要表现在：1在管理方面。随着档案事业的不断发展，档案的种类和数量急剧增长，给保管和利用带来一系列问题。新型载体档案（电子文件）的产生，数量越
2、来越大，所占比例越来越高，而它的收集、整理、归档、存贮、鉴定、安全管理等都需要新的理念和方法。2在利用方面。同时，利用者也对档案工作提出了更高的要求，他们希望档案部门能及时地无遗漏地向其提供所需要的档案材料，并迅速传递到每一个需要利用的地方。手工管理的落后状态，无法解决档案工作面临的种种难题，不可避免地会影响档案事业的发展。不改革传统的工作模式，不改变传统管理思路和管理方法已经很难适应信息化社会的新要求，档案行业就很难继续生存，档案事业就很难继续发展。如何解决这些新问题、新矛盾呢?就是走现代化之路。（二）实现档案管理现代化的意义1可以使档案的收集与管理安全、及时。安全、及时、有效地做好以电子文
3、件为主体的新型载体档案的收集与管理工作，适应档案事业自身发展的需要。2可以迅速查阅档案。建立计算机检索终端，提供快速复印和复制服务。利用者从显示屏幕上可速查阅到所需的档案材料，获得所需的复制本，给利用档案创造极为方便的条件。 利用计算机和现代通讯设备，将使档案信息的处理传递的时间大大缩短，档案馆将从保管史料的基地，发展为名副其实的科学研究和各方面利用档案信息的中心。3可以改善档案保管条件。利用现代科技，改善档案保管条件，加强对档案的保护，最大限度的延长档案寿命。4可以减少存储空间并保护原件。缩微技术与计算机的广泛运用，将给档案的保管带来极大的方便，档案的体积大为缩小，以计算机输出缩微胶卷（片）
4、的形式提供档案材料，能确保档案原件不受损坏，使之延年益寿，留传给子孙后代。 三、档案管理现代化的主要内容（现代档案管理基础）p24（一）管理手段的现代化。1利用计算机技术完成文档一体化管理2运用多媒体技术将不同载体档案以数字形式存入计算机，方便利用者查询。3网络技术和虚拟技术运用，改变了传统档案馆收集、归档和信息利用的方式。4自动控制技术可以实现对库房的自动化管理，自动控制温湿度、防火、警卫。5条型码技术可以运用借阅环节，提高工作效率。6数据库技术、数据压缩技术、海量存储技术、电子影象技术可对数字化档案进行存储、管理、索引，代替纸张等传统的存储方式。具有文本快速录入、文档海量存储备份、查询方便
5、快速、节省存储空间、文档共享、保持档案原貌、延长档案寿命的特点。7网络安全技术：防火墙技术、网络入侵检测技术、网络防病毒技术、网络文件备份技术等。8一些新技术，如语音识别、文字扫描模式识别、超文本和超媒体信息处理等方面的应用已逐步从研究阶段进入实用领域。计算机的每一项新的技术发展，几乎都会在档案管理中找到用武之地。档案信息的多样性，及其巨大的数量，为新技术的应用提供了广阔的天地。（二）管理方法现代化1文件归档新模式2档案移交与接收新模式3档案整理工作新模式（1）开始了以“件”为单位整理立卷的变革（2）实行“全过程管理模式”（3）采取“前端控制理论”（4）提高了整理工作质量4档案鉴定工作新内容5
6、库房自动化管理新模式6档案保护新思路7统计工作自动化8档案利用网络化（三）档案工作新模式档案管理从传统手工管理模式向现代化、网络化管理模式转变；从以档案实体保管为重点、实体利用为主要利用方式，转变为以数字化信息管理为主、电子文本为主要利用方式。 南大之星档案管理网络版6.0(B/S)产品综述（四） 档案资源信息化 档案资源信息化就是将档案资源和档案各项管理过程，通过信息和系统加工和计算机网络和传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开开利用，实现档案信息资源的社会共享。信息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑，是新时期档案管理现代化的核心内容，其主要包括：一是档案信息资源建设，即通过数
7、字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库；二是档案基础平台建设，包括档案网络建设和管理系统开发应用，建立档案作息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。档案管理现代化的出路在于信息化，可以预见，在未来20年，档案资源信息建设作为档案管理现代化的核心内容，将不断推动档案管理现代化的发展。 （四）档案管理标准化 档案管理标准化也是档案管理现代化的一项重要基础，档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的，档案标准化通过制定和贯彻各种标准、规范，使技术应用和分工协作有了统一的科学准则和依据，保证了档案各项工作能
8、够有机地联系起来，并且在档案的管理中得最佳的效益。在信息时代，信息的共享与网络和沟通更依赖于统一的标准与规范，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资源的共享、网络平台的链接等等，都需要通过建立一系列的标准、规范来实现，必须通过制定和建立各类档案管理标准，形成档案管理标准体系，来确保档案管理现代化各项工作的有效实现。 （五）档案干部知识化 由于设备的现代化和管理的科学化，需要建设一支具有现代化科技知识和业务知识的档案专业干部队伍。他们不仅要具有较高的政治素养和积极进取的精神，还应懂得电子计算机的基本理论和基本技能，能够进行技术操作和管理，在档案专业有较深的造诣和较高的文化和历史知识，这样才
9、能适应档案工作现代化的需要。 四、文件档案一体化管理（一）、文档一体化管理的概念文档一体化是从公文处理和档案管理的连续性和整体性的规律出发，通过计算机技术应用将其有机地联系起来。按照统一的规范和标准，组成一个综合的管理大系统，对公文处理和档案管理信息进行存储、控制、加工、传输，以实现对公文和档案管理的整体优化，消除和减少重复劳动为机关工作提供高效率、高质量的管理。（二）、文档一体化的内容1文件、档案生成控制的一体化指在文件最初生成阶段、对电子文件在系统设计阶段，就应当树立档案管理意识，确保生成文件符合档案管理功能要求。 2文件、档案管理一体化是指对文件、档案的运动流程实施统筹规划，全面控制和综
10、合管理，包括管理体制的统一设计、组织机构的统一设置、管理人员的统一配备、管理制度的统一制定等。3文件、档案利用一体化是指对文件、档案的利用进行合理协调，树立为社会各界服务的意识，使文件和档案都能够及早并最大限度地发挥作用。（三）、文档一体化管理的意义1为什么要实现文档一体化管理 P308文件工作和档案工作的内在联系要求实现文档一体化管理有效管理电子文件的前提是实现文档一体 2实现文档一体化管理的意义文档超前控制，可以使档案收集完整、系统、便捷、准确、安全；提高信息检索效率；提高工作效率；有利于人、财、物的合理利用。（四）、文档一体化管理的理论基础 1文件生命周期理论20世纪80年代文档一体化管
11、理理论正式提出，并将当时传入我国的文件生命周期理论作为其重要理论基础。用文件生命周期理论从系统论的观点来看，将文件管理和档案管理两个有着密切联系的系统看作是一个统一的系统工程，采取统一的工作制度和方法来控制前后各有特点但又相互连续、衔接的工作程序是必要的，而且是可行的。文件生命周期理论充分考虑了电子文件各个阶段的管理，在一定程度上突破了由文件向档案的单向运动，将档案对文件的影响做了某种程序上的规定。这一理论的提出也表明电子条件下的文件档案一体化管理开始延伸到了文件管理系统的设计阶段。2文件连续体理论文件连续体理论澳大利亚学者弗兰克90年代提出，该理论认为文件管理是“往复运动于从生成到处置的连续
12、体中的一个过程”， 文件连续体理论构建了一个由四个坐标轴（文件形成轴、业务活动轴、价值表现轴和文件保管形式轴）组成的坐标系，用以描述文件生成、管理、保存中的各种要素及其相互影响。这种过程打破了原来文件生命周期理论中阶段之间截然分开的界限，认为文件与档案是融合在一起的，没有明显界限，这个理论的意义在于提倡档案工作者提早介入电子文件管理，要求文件管理工作在文件生成之时或之前就开始，这样有利于维护电子档案的真实、完整。文件连续体理论与传统的文件生命周期相比，文件连续体模式更加详细、全面、直观地展现出文件的整个运动过程，解决了一些文件生命周期理论无法回答的问题，为一体化的理论与实践开拓了更广阔的思路。
13、 分布式保管（各单位自管）（五）、电子时代的文档管理一体化模式 集中式保管（档案馆集中管） 教材P323 分散、集中相结合 对于失去现行效用的电子文件保管模式问题，目前在国际档案界尚未达成共识，加拿大哥伦比亚大学和美国匹兹堡大学提出了两种具有代表性的管理方案，即由档案馆集中保管和由各机构分别保管。这两种方案分别得到了一些国家学者和档案管理机构在理论上和实践上的支持。得电子时代的文档管理一体化应采用分布式保管模式，这样更利于电子文件的文档管理一体化。匹兹堡大学的分布式保管模式主张文件开成机构应该自始自终保管自己的电子文件，而不是将进入档案阶段的电子文件移交档案馆，档案馆对于非现行电子文件的保管进
14、行指导和帮助，并具有一定的控制权。理由如下：电子文件具有系统依赖性；技术和资源的有限性使得档案馆不可能保管所有机构的文件，特别是一些需要专门软硬件才能阅读的文件，主要的困难来自技术支持方面。如果档案馆安装和保管各机构电子文件的运行设备，建立与之相同的技术环境，其成本很高，管理工作十分复杂，档案馆很可能会因为资金和技术上的困境而难以有效管理好这些需要长久地保管的电子文件，而形成机构能够胜任电子文件的技术维护。因此，电子时代要实现文档一体化管理，应采用分布式保管模式。（六）、文档一体化实现的步骤目前，1.手工环境下,计算机辅助管理 2.OA环境下的双轨制未来, 建立功能涵盖电子文件生命周期全部管理
15、活动的电子文件管理系统我国在20世纪80年代中期首次提出文档一体化的概念，90年代出现了手工环境及计算机辅助管理环境下的文档一体化管理。90年代中期，办公自动化的普及，出现了双轨制。在双轨制下，文档一体化已不再体现为单纯的计算机辅助管理，计算机与网络的作用在文档管理中得到进一步体现（如自动分类技术）这时的一体化已经突破了传统手工条件下文件、档案管理的简单模拟，文件管理与档案管理出现了更多的交叉与融合。在未来，文件、档案管理更加趋向一体化。其最佳实现方式是建立功能涵盖电子文件生命周期全部管理活动的电子文件管理系统。在建立系统的条件不成熟时，可以通过对现有的办公自动化系统或档案管理系统的改造来促进一体化的进程。（七）、电子时代文档一体化管理对文件、档案工作者提出的要求计算机的产生和应用，对人类科学
