公文写作培训课件PPT材料.ppt

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1、1,公 文 写 作 琐 谈,王建辉 2014年10月,2,第一讲：既熟悉又陌生的公文写作,3,第一讲：既熟悉又陌生的公文写作,常用公文 党政机关公文 公文写作的基本要求 公文的格式（版头、主题和版记） 公文的格式（用字、用纸、装订及其他） 公文的语言及其表达 公文写作的步骤与方法,4,从管理人员的能力要求说起,管理人员的能力要求：能干 能说 能写 一般管理人员应具备的能力 预测能力 综合分析能力 逻辑思维能力 理解能力（属于认知能力） 组织能力 讲话能力 推进落实能力 写作能力 （属于日常工作能力） 学习实践能力 创新能力（能力提升的主要途径及其可能获得的结果） 沟通能力 适应能力 情绪控制能

2、力（属于处理人际关系能力） 领导人员应具备的能力 领导能力 决策能力 规划能力 激励能力 特殊情况处理能力（包括突发事件） 各类专业人才应具备的能力 谈判能力 公关能力 专业能力等,5,常用公文（6类）*,一、行政性公文，指一切国家机关、企事业单位、人民团体在公务活动中经常使用的，在制发程序、执行落实上比较规范、约束力较强的公文。 按党政机关公文处理工作条例所列，共15种，包括：决议、命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、公报、议案、报告、请示、批复、意见、函、纪要。还有将指示、条例、规定等列入的。 二、事务性公文，也是党政机关、企事业单位及社会团体常用的一类文书，跟党政公文比较起来，它是

3、一种更广义的公文，它的格式显得较为随意（相对而言），例如不需要有文件头、签发人、发文字号、公章等正式公文的必备项目。比较常见的有：工作计划、工作总结、工作规划、调查报告、讲话稿、制度、规定、信息、简报等。 *其实远不止6类，这里选择了常见的。,6,常用公文（6类）,三、会议公文包括开幕词、主持词、贺辞、大会工作报告、讲话（发言）稿、会议记录、座谈纪要、闭幕词等。 四、专用公文常见得有下列几类 外交公文，包括照会、备忘录、条约等。 军事公文，包括作战命令、战报、嘉奖令等。 财经公文，包括经济合同、可行性研究报告、商务考察报告等。 司法公文，包括起诉书、判决书、立案报告等。 科技文书，包括科技考察

4、报告、测试报告、技术总结报告、申请鉴定 报告、实验报告等。 五、礼仪文书包括请柬、邀请书、欢迎词、祝（贺）词、题词、欢送词、 贺信（电）、讣告、悼词、唁电（函）等。 六、专用书信包括介绍信、证明信、推荐信、求职信、表扬信、批评信 感谢信、慰问信、决心书、挑战（应战）书、倡议书、 号召书、检讨书、保证书、聘书、申请书等。,7,党政机关公文的概念,党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。摘自党政机关公文处理工作条例 2012年4月16日，中

5、共中央办公厅和国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知公布了党政机关公文处理工作条例。该条例自2012年7月1日起施行。同时，1996年5月3日中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例和2000年8月24日国务院发布的国家行政机关公文处理办法停止执行。 条例的发布，标志着我国党政公文终于合二为一了。对于促进办公的制度化、规范化和程序化，提高办公效率具有很重要的意义。,8,党政机关公文处理工作条例（中发办201214号） 列举的主要公文种类,决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。 命令(令)。适用于(依照有关法律)公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性(行政)措施、批准授予和晋

6、升衔级、嘉奖有关单位和人员。 决定。适用于对重要事项或者重大行动作出（安排）决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 公报。适用于公布重要决定或者重大事项。 公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 通告。适用于在一定范围内公布（社会各有关方面）应当遵守或者周知的事项。 意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 注：与原国家行政机关公文处理办法的区别： 1.原为13种，新增了决议和公报； 2.（*）内为删去的内容； 3.绿色字体为增添的内容。,9,党政机关公文处理工作条例（中发办201214号） 列举的主要公文种类,通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和

7、有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（2012年的） 附2000年定义适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员 通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者告知重要情况。 报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，（答）回复上级机关的询问。 请示。适用于向上级机关请求指示、批准事项。 批复。适用于答复下级机关（的）请示事项。 议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 （会议

8、）纪要。适用于记载（、传达）会议主要情况和议定事项。,10,公文写作的基本要求 （一）,符合党和国家的方针政策、法律法令和上级机关的有关规定。 准确表达决策机关意图*。 要符合客观实际，符合工作规律。 公文的撰写必须及时、迅速，讲究效率，不能拖拉、积压。 符合保密制度的要求。 符合公文制作格式。不合格式是撰写公文时所犯的最低级的错误。也是最不该犯的错误。 *据研究，一个人通常只能说出心中所想的80%，但对方听到的最多只能是60%，听懂的却只有40%，结果执行时，只有20%了。你心中的想法也许很完美，但下属执行起来却差之千里。这是所谓的“沟通的漏斗”现象。例,11,公文写作的基本要求（二）,词章

9、必须准确、严密、鲜明、生动。 （一）条理清楚，层次分明，中心突出（或要求主要事项突出）。 （二）文字要精炼，篇幅要简短。 （三）遣词用句要准确。 观点要明确，概念要准确，切忌模棱两可，含糊其词，这样 容易产生产生岐义。 讲究提法，把握好分寸（即所谓“得体”，拟在“请示”一节展开讨论） （四）符合逻辑（详见后面的举例）。 （五）不要生造缩略语，一些平时用简称的单位或事物使用全称。 （六）正确使用标点符号和顺序号（后面会有具体分析）。,12,公文的格式,公文格式即公文规格样式，是指公文中各个组成部分的构成方式，它和文种是公文外在形式的两个重要方面，直接关系到公文效用的发挥。包括公文组成、公文用纸和

10、装订要求等。 2012年6月29日，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布了党政机关公文格式国家标准（GB/T 9704-2012）。该标准已于2012年7月1日起正式实施。我们在编写公文中必须严格执行国家行政机关公文格式(GB/T 97042012)各项规定。 此标准是对国标国家行政机关公文格式(GB/T 9704-1999 )的修订。该标准规定了党政机关公文通用的纸张要求、排版和印制装订要求、公文格式各要素的编排规则，并给出了公文的式样。是我们编写公文中必须遵守的规则。 公文格式各要素划分为版头（过去称眉首）、主体、版记三部分。其中，公文首页红色分隔线以上的部分成为版头；公文首

11、页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。,13,公文的版头 (一),下面我们对照国家行政机关公文格式的规定，逐一认识一下它们，并讨论一下在编写实践中常见的问题。 版头 包括密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号和签发人等部分。 密级和保密期限 如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心左上角（原规定为右上角）第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。 ！涉密公文应根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”

12、和保密期限。,14,公文的版头 (二),紧急程度 如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格 标识在版心左上角（原规定为右上角）第1行， 两字之间空1字； 如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等 级顶格标识在版心左上角第1行， 紧急程度 顶格标识在版心左上角第2行。 紧急公文应分别标注“特急”、“加急”。 发文机关标志 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文 可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘 为35mm。（原规定25mm ）颜色为红色。,15,公文的版头 (三),发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和发文 顺序号组成。在发文机关标识下空2行位置

13、， 用3号仿宋字，居中排布；年份、序号用阿拉 伯数码标注；年份应标全称，用六角括号“ ”括入；发文序号不编虚位 (即1不编为001)，不加“第”字，在阿拉伯数码后加“号”字。 上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。 签发人 上行文需标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。 发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色分隔线。,16,公文的主体（一）,公文主体包括标题、主送机关、正文、附件说明、 成文日期、印章、附注等部分。 标题：由发文机关名称、事由和文

14、种组成。 红色分隔线下空2行，用2号小标宋体字， 分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意 完整，排列对称，间距恰当。（梯形或菱形） 主送机关 ：是公文的受理机关，应当用机关全称或规范化简称。 标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个 主送机关名称后标全角冒号。,17,公文的主体（二）,公文正文即公文的主体。用来表述公文的内容。 主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。 数字、年份不能回行。 ！公文首页必须显示正文。 附件说明是公文正文的说明、补充或参考材料。 公文如有附件，在正文下一行左空2字，用3号仿宋体 字编排“附件”二字，后标全角冒号。如有多个附件，使

15、用阿拉伯数字标注附件顺序号。附件名称后不加标点符号。 发文机关署名、成文日期和印章： 发文机关署名：发文机关要署全名。一般右空二字编排。用印时可用印章代替。 成文日期：署会议通过或发文机关负责人签发的日期。一般右空四字编排。用阿拉伯数字字将年、月、日标全，年份应用全称，月、日不编虚位（即1不编为01） 加盖印章是公文生效标识。 (单一或联合用印） 一般要求是：朱在墨上，骑年压月。印章顶端应当距正文一行以内。,18,公文的版记,版记 包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分。 主题词 “主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号； 词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。公文主题词应包

16、括 反映公文内容的类别词、反映公文主题的词、公文文种的词 组构成。 抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关。 公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右各空1字，用4号仿宋体字标识“抄送”，后标冒号； 抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送 机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。 印发机关和印发日期 ：公文的送印机关和送印日期。用4号仿宋体字编排在版记末条分隔线上。印发机关左空一个字，印发日期右空一个字。月、日不编虚位（即1不编为01），后要加“印发”二字。,19,用字用纸装订及其他,用字标题用字，2号小标宋体字。 正文用字：三号仿宋体字。 文内标题用字： 一级标题用三号黑体字，句末不用标点；二级标题用三号楷体字，句末用标点；三、四级标题用三号仿宋体字，句末用标点。 ！使用简