商务办公实训项目指导书

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1、四川信息职业技术学院二0一二年一月十六日商务办公实训项目指导书项目一 公司商务岗位概述【项目目标】1、掌握公司商务助理（文员）岗位职责、工作内容、素质要求等。2、了解电脑相关办公设备和网络设备（传真、文印、WiFi、邮件、网盘、移动硬盘等）。3、掌握商务礼仪如职业形象、言谈举止、电话、接待、乘车等常用礼仪。任务一 岗位职责和办公设备概述【任务目标】1、通过该任务的学习，使学生能够了解作为公司商务助理（文员）应该拥有的职业素养，了解应有的岗位职责、具体的工作内容。2、通过该任务的学习，了解电脑相关办公设备和网络设备（传真、文印、WiFi、邮件、网盘、移动硬盘等）。【任务内容和案例解析】一、岗位职

2、责相关内容（一）秘书人员的基本素养秘书人员在机关的核心部位工作，工作内容广泛、复杂，必须具备良好的政治素质和道德品质、广博的知识和文化修养、较强的业务技能和良好的心理素质。1、政治和道德素质要求秘书人员必须有坚定的政治方向，时刻保持政治上的敏锐性，关心国内外时事，准确理解和把握党和国家重大方针和决策，要勇于接受新观念，使自己具有较高的思想理论水平。文秘人员必须忠诚。文秘人员的特殊地位要求其必须热爱自己的事业，对事业忠诚，对领导忠诚，对人民群众忠诚，不能把职务作为谋取个人私利的筹码。文秘人员必须坚持实事求是。实事求是我们党和国家制定正确方针、政策的基础，是执行好方针、政策的前提，只有坚持实事求是

3、，才能不唯上、不唯书，才能从实际出发，把工作做好。文秘人员必须遵守职业道德。文秘人员必须忠于职守，服从领导，热情服务，谦虚谨慎，心怀全局，勤于奉献，严守机密，淡泊名利。2、知识结构要求渊博的基础知识，是从事好文秘工作的前提。文秘人员不仅要有广泛的哲学、政治经济学、逻辑学等知识，还要有丰富的汉语言、文学、艺术、管理数学、统计学及历史、地理、法律等多方面知识。文秘工作人员要具备精深的专业知识，包括秘书学知识、文书写作、档案管理、调研、会务、信访等方面知识。在现代文秘工作中更要具备良好的电脑、网络、社会交际等知识。文秘人员同时还要具备公共管理、外语知识、地方知识等。一个企业的文秘人员，除了要掌握扎实

4、的办公室知识外，还应了解并掌握与本企业相关的业务知识，也就是必须具备所在行业和部门的专业知识，这是文秘工作专业化的基本要求。如市场营销知识、金融知识、企业的兼并收购、资产重组知识、企业内部的管理知识等。3、能力要求秘书的能力要求是从事秘书工作所不可缺少的本领和才干。秘书人员除应具备有良好的观察力、记忆力、注意力、想象力、思维力等外，还要具备以六方面专业性能力。(1) 语言表达能力 不但要求口头表达能力强，写作能力也必须达到较高水平。(2) 处理日常事务的能力 秘书人员从事的工作范围广，要善于同各种事、各种人打交道，有能力做到左右逢源。(3) 管理能力 秘书人员是领导管理工作的辅佐者，必须要具备

5、相应管理能力。(4) 应变能力 应变是秘书人员综合能力的体现，只有善观察、早预见，灵活应对多变工作，才能为领导决策提供优质服务。(5) 社交能力 文秘人员要讲求交往艺术，善于用社交手段增进友谊和团结，缓和化解各种矛盾。(6) 专业操作能力 能熟练掌握与工作有关的设备、工具和技术的要领，如熟练运用电脑、电话机、复印机、照相机、摄像机等。4、心理素质要求(1) 顽强自信 秘书工作人员要有较强的自信心、顽强毅力和果敢作风，能够自觉地确定工作目标，顽强、努力地实现目标，并完成任务。 (2) 理智冷静 秘书工作人员对自己工作要有正确评价。工作顺利时不骄傲自大，工作失误或受到误解时，不灰心丧气，要做到善于

6、控制自己的情绪，不喜形于色或自暴自弃。(3) 宽怀大度 秘书工作的从属地位决定秘书人员要有开朗稳健的心理状态，要善于乐观对待工作，绝不能对工作中出现的误解、所受的委屈等耿耿于怀，甚至赌气、怠工，要多换位思考，不苛求于别人。（二）我国现行文秘工作机构的设置我国现行的文秘工作机构在各级党政机关、社会团体和企业事业单位的主要表现形式是办公厅或办公室。一般省部级及以上单位设办公厅，如中共中央办公厅，地（市）级及以下单位设办公室，如苍溪县民政局办公室、国营821厂办公室等。文秘工作机构的其它表现形式也很多，如现在的企业及个体设置的文秘公关部、综合部等。一个较大的文秘工作机构一般又根据其职能设置相应内设机

7、构。如省部级单位办公厅内设多个职能处室，地（市）单位办公室内设相应职能科，如图1.1；公司办公室设多个职能部，如图1.2。 （三）办公室布置办公室布置是文秘工作的重要工作之一，它对于优化领导办公条件和提高自身工作效率都有重要作用。办公室布置所有物质条件的主要要素为：光线、颜色、音乐、空气、声音。这些要素间相互联系，相互影响，且与办公室的位置、布置、装备等有关。1、 办公室的进门设计，必须加以仔细地考虑。办公室门口就像一个关卡，进门的方位、摆设、设计，会影响整个办公室的吸引力，并影响办公者的心情；2、 办公桌宜放在自然光线较好的位置；3、 座椅后面，不宜有通道，更忌讳有人走动；4、 办公室宜摆设

8、喜阴耐旱植物，如兰草、文竹等；5、 办公室内的门不宜太多，门太多容易分散注意力；6、 办公室电脑等重要设备应放置在办公者方便办公的地方。（四）会务工作1、会议的分类目前，我国常见的会议主要有以下几种：例行工作会议如省政府第次常务会、集团公司上半年生产形式分析会等。（1） 专题会议通常称业务会议。如市环保工作会等。（2） 联席会议如川陕甘渝政协工作联席会。（3） 布置和总结会议如公司2005年工作总结会、乡春耕生产动员会等。（4） 座谈会如老干部座谈会、教育发展座谈会等。（5） 学术性会议如市铝产业发展研讨会等。（6） 群众大会如国际大厦工程竣工庆祝大会等。（7） 现场会议如县乡村道路建设现场会

9、。（8） 预备会议如县人大届次代表大会预备会议。2、会议的要素与作用一般会议的构成要素有：会议的名称、时间、地点、主持人、参会人员、主要议题、进行方式、文件材料、结果等。会议的作用主要有：收集和分析信息；方案酝酿和决策；下达决策指令，采取管理行动；增进友谊和团结，刺激地方经济。3、会前工作 做好会前准备工作是开好会议的重要环节。开会的指导思想必须明确，开会就是为了解决问题，可开可不开的会一定不开，要尽力精减会议。会议的规模、时间、规格都要以问题为度，并非时间越长越好，规模越大越好，规格越高越好。（1） 安排会议议题（2） 确定会议步骤（3） 拟定与会人员范围或名单（4） 办理会议报批手续（5）

10、 发会议通知（6） 准备会议文件和材料（7） 选择和布置会场（8） 排列座次座次包括主席台座次和其他与会者座次。主席台座次，以主席台人员的职务（或社会地位、声望）高低排列，最高的排在主席台第一排的正中间，其余按高低顺序，以正中间座位为点，面向会场，依左为上、右为下的原则排列。若有几排位，其他各排的排位可灵活掌握。座位要摆置座签，座次须报领导审定。其他与会者面对主席台，座次排列既要服从会议目的，又要体现平等精神。如按汉字笔划排列，按地理位置排列，按行业系统排列等。一般，会议座次安排方案如图1.3所示。（9） 办妥后勤服务事宜（10） 做好新闻发布工作（11） 进行全面的会前检查4、会中工作会议期

11、间，是秘书工作最活跃的阶段，秘书的工作能力将受到最严格的检验。这时秘书工作的中心任务是，掌握会议动态，协助领导指挥与控制会议进程，并通过精心的组织和良好的服务，使会议沿着既定的目标进行。（1） 搞好签到工作（2） 热情接待会议成员（3） 协助领导掌握情况，控制会议进程（4） 担任会议记录，编写会议简报（5） 调派车辆（6） 通讯保障（7） 居住服务（8） 会场服务（9） 会议的新闻报道（10） 会议的宣传（11） 会议的参观（12） 会议文体活动5、会后工作（1） 会议文件的收退（2） 会议文件的立卷归档（3） 会议文件汇编（4） 处理遗忘的物品（5） 完善会务工作（6） 寄感谢信（7） 打印

12、会议纪要（8） 开总结会二、办公设备概述(一) 传真传真指通过有线电或无线电装置把照片、图表、书信、文件等的真迹传送到远方。其实际操作方法：把写好的文章或某文件，轻轻插入传真机文件输入口，拨通对方的传真机号码，对方回复后，按“开始”（有的是“发送”）按钮就可以了。 通常传真发送方式如下： 先将手写的信涵纸插进去，当听到“滴”的轻轻一声，拿起电话，播对方号码 等候信号音。当听到信号音时，按传真键进行发送，最后挂电话。(二) WiFiWiFi全称wireless fidelity,是当今使用最广的一种无线网络传输技术。 实际上就是把有线网络信号转换成无线信号，供支持其技术的相关电脑，手机，PDA等

13、接收。手机如果有WiFi功能的话，在有WiFi无线信号的时候就可以不通过移动联通的网络上网，省掉了流量费。但是WiFi信号也是由有线网提供的，比如家里的ADSL，小区宽带等，只要接一个无线路由器，就可以把有线信号转换成WiFi信号。WiFi最主要的优势在于不需要布线，可以不受布线条件的限制，因此非常适合移动办公用户的需要，具有广阔市场前景。目前它已经从传统的医疗保健、库存控制和管理服务等特殊行业向更多行业拓展开去，甚至开始进入家庭以及教育机构等领域。(三) 复印机复印机是从书写、绘制或印刷的原稿得到等倍、放大或缩小的复印品的设备。复印机属模拟方式，只能如实进行文献的复印。今后复印机将向数字式复

14、印机方向发展，使图像的存储、传输以及编辑排版（图像合成、信息追加或删减、局部放大或缩小、改错）等成为可能。它可以通过接口与计算机、文字处理机和其他微处理机相连，成为地区网络的重要组成部分。多功能化、彩色化、廉价和小型化、高速仍然是重要的发展方向。1. 准备工作 2. 注意事项 3. 使用技巧 4. 日常维护复印机复印的速度快，操作简便，与传统的铅字印刷、蜡纸油印、胶印等的主要区别是无需经过其他制版等中间手段，而能直接从原稿获得复印品。复印份数不多时较为经济。(四) 网盘网盘，又称网络U盘、网络硬盘，是一些网络公司推出的在线存储服务。向用户提供文件的存储、访问、备份、共享等文件管理功能，使用起来

15、十分方便。不花钱的移动硬盘。用户可以把网盘看成一个放在网络上的硬盘或U盘，不管你是在家中、单位或其它任何地方，只要你连接到因特网，你就可以管理、编辑网盘里的文件。不需要随身携带，更不怕丢失。网盘的原理其实就是网络公司将其服务器的硬盘或硬盘阵列中的一部分容量分给注册用户使用，因此网盘一般来说投资都比较大，所以免费网盘一般容量比较小，目前一般为300M到10G左右；另外为了防止用户滥用网盘还往往附加单个文件最大限制，目前一般为100M到1G左右，因此免费网盘一般只用于存储较小的文件。而收费网盘则具有速度快、安全性能好、容量高、允许大文件存储等优点，适合有较高要求的用户。目前我国常见的网盘有：城通网盘、T盘（金山网络出品）、EverBox（盛大网盘）、115网盘、微软skydrive、迅载网盘、千军万马网盘、网丫场、PocketDisk启明网盘、抽屉网盘、UUShare、网易网盘、iBoxFile、WebDisk、126网盘、139邮箱网盘等。(五) 移动硬盘移动硬盘(Mobile Hard disk)顾名思义是以硬盘为存储介质，计算机之间交换大容量数据，强调便携性的存储产品。