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1、此次培训的目的,了解撰写Word文档的一些基本原则和要求 掌握Word2007的一些实用技巧和工具,为以后的项目工作做好准备,1,目录,Word2007实用技巧 Word撰写的基本要求 Word2007界面简介 Word2007常用技巧,2,目录,Word2007实用技巧 Word撰写的基本要求 Word2007界面简介 Word2007常用技巧,3,4,撰写Word文档的4个原则,一致,版面布局风格一致 段落风格一致 表格风格一致 页眉页脚风格一致,清晰,清晰是指文档的层次关系要清晰,能让读者迅速把握所阅读的内容属于文档的第几个层级 要做到这一点不仅需要文档的作者本身思路清晰,而且需要通过统
2、一风格的多级编号把文档的层级关系明晰准确的标识出来,协调,协调是指字号、行距要有协调的比例 对于Word文档的正文,最小字号为小四,页眉页脚的字号大小可以适当设置的小一些,如小五号 行距一般设置为1.5倍,简洁,工作文档切忌过于花哨,应该简洁素雅 避免在文档中使用过多的字体类型 公司的内部文档经常使用的中文字体和西文字体分别是华文楷体和Arial 交付给客户的文档遵照客户对字体的要求,目录,Word2007实用技巧 Word撰写的基本要求 Word2007界面简介 Word2007常用技巧,5,Word2007界面简介,6,Office按钮:单击弹出Office下拉菜单,包括新建、保存和打印等
3、常用操作,设置作者、标题等文档属性,添加数字签名,以及进行Word设置,快速访问工具栏:快速启动命令,在该工具栏中,可以自由添加和删除命令,标题栏:显示文档名称、软件名称,右侧是窗口最小化、还原、关闭按钮,功能区选项卡标签:用于切换功能区,单击标签可在不同功能区间切换,双击标签隐藏功能区,功能区:以按钮、输入框、下拉列表等形式显示Word命令,单击组右下角的小箭头 可启动对话框,滚动条:内置滑块,拖拉滑块即可改变页面显示的位置,标尺:显示定位光标、图片、图形和文字等的位置,也可以在上面定义制表位,状态栏:显示文档相关信息,可以调节屏幕显示比例和视图模式等,浮动工具栏:拖动鼠标选择文本,然后指向
4、选定内容,浮动工具栏以淡出的形式显示,指向浮动工具栏则变为实体,目录,Word2007实用技巧 Word撰写的基本要求 Word2007界面简介 Word2007常用技巧 快捷键使用 基础操作 编辑文本 列表和编号 使用样式和模板 插入应用 表格应用 目录与交叉引用 页面布局 其他技巧,7,Word2007常用技巧快捷键使用(1),组合键快捷键,8,F12 另存为,Word2007常用技巧快捷键使用(2),组合键快捷键(续),9,Word2007常用技巧快捷键使用(3),使用键提示 按ALT键启动键提示 按对应于要显示的选项卡的键提示 如对于“开始” 选项卡,按 H 将显示该选项卡的命令对应的
5、所有键提示 按ESC退至功能区键提示,10,Word2007常用技巧基础操作(1),新建文档 直接在文件夹中新建 使用“Ctrl+N”快捷键新建空白文档 使用Word“新建”功能,从本机模板或文件创建,或使用Office Online模板 打开文档 在文件夹中双击打开Word文件 使用Word“打开”功能,可以选择不同视图模式(如预览),以及多种打开方式(如打开并修复) Word2007打开Word2003文档时会在标题栏显示“兼容模式”字样 保存文档 使用“Ctrl+S”快捷键保存或F12功能键另存 使用Word“保存”或“另存为”功能,可以将文件保存为Word2003兼容格式,还可以将文件
6、发布为PDF或XPS格式 系统默认每隔10分钟会自动保存一次文档 在Word选项的“保存”页签可以设置默认保存选项(如保存格式和路径),11,请务必养成随手保存文档的习惯,并定期将文档另存,以免文档丢失,Word2007常用技巧基础操作(2),打印文档 “打印”将会打开打印设置对话框 “快速打印”会将文档立即发送到打印机 打印预览,可通过“页面设置”设置文档页面布局,通过“双页”按钮或“显示比例”设置显示多页 关闭文档 关闭Word时会自动提示是否需要保存未保存的文档 保护文档 通过Office下拉菜单中的“准备加密文档”设置保存密码 通过 “审阅”功能区标签页中的“保护文档限制格式和编辑”功
7、能限制对文档格式或内容进行编辑,并启动强制保护增加密码控制 视图模式和显示比例 页面视图、阅读版式视图、Web版式视图、大纲视图和普通视图 Word选项,12,Word2007常用技巧编辑文本,文本输入 即点即输:在任意位置双击即可输入 通过Word选项“校对”页签设置自动更正选项 通过“审阅”功能区标签页中的拼写和语法 进行拼写和语法检查 粘贴图片 建议利用选择性粘贴,选择插入图片的格式(常用的是Bitmap) 格式设置 利用格式刷 批量设置文本格式:单击刷一次,双击刷多次 利用拼音指南 给文档中的部分文字加入拼音 利用更改大小写 自动实现大小写转换 利用带圈字符 给文本加圈 制表对齐包括:
8、左对齐、右对齐、居中、小数点对齐和竖线对齐 段落缩进包括:左缩进、右缩进、首行缩进、悬挂缩进 查找与替换 除了查找文本,还可以按格式查找或替换(如可用于统一字体),13,Word2007常用技巧列表和编号,列表 编号 多级编号,14,若要使文档层次清晰,必须在编写文档之前建立一整套多级编号,对文档同一层级的内容用同一种风格的编号标识出来 多级编号的关键在于设置文档的每一层结构所对应的格式,包括编号的格式、编号的风格、编号的起始数字、位置、制表位(Tab)、缩进、字体等等 注意设置各级编号不同的样式及大纲级别,以便统一编号样式,Word2007常用技巧使用样式和模板(1),使用现有样式 新建样式
9、 检查和管理样式,15,当文档涉及多人共同撰写时,请务必定义样式并保存模板,请在撰写时使用现有样式,以便文档合并,Word2007常用技巧使用样式和模板(2),模板的使用和管理 如果想在将来的工作中重复使用某个文档中已经设置好各种样式,那么需要将该文档“另存为”模板(样式库) 储存为模板后可以将模板中的文字内容全部删除,但是模板中储存的各种样式并不会因为文字内容的删除而不复存在 模板必须放在路径C:Program FilesMicrosoft OfficeFirm Templates下,才能加载应用到新的文档 在创建新的文档时,在“我的模板”中选择已保存的模板即可,16,插入应用,插入封面 插
10、入Smart Art 插入书签/超链接 插入签名 插入对象(将文件附加到word文档中) 勾选“链接到文件”,则在插入的对象和源文件之间建立了一个链接,任何对源文件的改动都会反映到插入的对象中(这一功能的实现仅限于本地机) 勾选“显示为图标”,则被插入对象作为一个图标展现,而不展现对象内容 通过“设置图片/对象格式”的“板式”页签设置图片环绕方式 插入公式及符号 插入脚注尾注 文档部件 文档属性:有关描述或标识文件的详细信息 插入域:可用于插入日期、页码等,域代码可编辑 构建基块管理器:构建基块是存储在库中可重新使用的内容片断或其他文档部分,17,表格应用,插入表格 将文本转换为表格:选择要转
11、换的文本插入文本转换为表格 表格格式化 表格布局 插入行、列;删除行、列 拆分、合并单元格 重复标题行 表格自动填充 排序 在表格中使用公式 调整列宽 鼠标拖动单元格右侧调整列边线:整体表格宽度不变,改变列边线两侧两列的列宽 Ctrl+鼠标拖动调整列边线:整体表格宽度不变,改变当前列以后的各列宽 Shift+鼠标拖动调整列边线:当前列宽变化,其它各列列宽不变 Ctrl+ Shift+鼠标拖动调整列边线:整体表格宽度不变,平均分布当前列后的所有列 快速去掉表格:选定表格布局转换为文本,18,目录与交叉引用,利用样式自动生成目录 Word可抓取“标题1”至“标题9”的文字内容做成目录,如果需要改变
12、这种默认,可通过“选项”进行设置 “修改”可设置各级目录的文本样式 文档内容调整后可以更新目录,可更新整个目录或仅更新页码 可以插入题注(图、表等),利用题注生成图目录、表目录 交叉引用 可以针对编号项、标题、脚注、尾注、书签、公司、表格等使用交叉引用 通常用于引用图表编号或参考文献 文档内容调整后,可选中包含交叉引用的文档后,右键单击“更新域”,则引用的图表或参考文献编号会自动更新,19,页面布局,设置页面格式 页边距和纸张 分节、分栏和分页(分节后可针对不同节设置不同页面格式、页眉页脚等) 行数、字符数和网格 改变文字方向 插入页眉页脚 通过“链接到前一条页眉”实现不同节的页眉或页脚不同 插入页码,可设置页码的编号形式(如罗马数字或阿拉伯数字)、接续前一节编号或设置新编号的起始号码 在页眉文字下加上横线以使页眉和正文之间有较好的视觉分割效果:页面布局页面背景页面边框 页面效果 背景 水印 使用主题改变页眉效果,20,其他技巧,审阅 利用修订模式,标注修改内容 增加批注 接受或拒绝修订内容 文档比较 邮件合并 利用大纲视图的主控文档功能 制作动态文档 需在Word选项的“常用”页签中勾选“在功能区显示“开发工具”选项卡” 可以使用包括组合框、下拉列表、日期选取器在内的各种控件 更高级应用:宏,21,样例文档,22,谢谢!,23,