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1、时 间 管 理,1,一个活到72岁的美国人的时间分配,睡觉:21年 工作:14年 个人卫生:7年 吃饭:6年 旅行:6年 排队:6年 学习:4年 开会:3年 打电话:2年 找东西:1年 其它:3年,2,时间管理日趋重要,寻求事业、家庭与社会生活平衡的需要 信息爆炸 竞争的压力 你的客户对品质的要求,3,主要内容,时间管理的概念和误区 时间管理的基本原则 时间管理的技巧和方法,4,时间管理的概念和误区,5,时间管理的概念,什么是时间? 哲学家说:时间是物质运动的顺序性和持续性,其特点是一维性,是一种特殊的资源。 时间的基本特性 1、供给毫无弹性 2、无法积畜 3、无法取代 4、无法失而复得,1、
2、时间管理的概念,6,时间管理自我管理改变习惯,时间的基本特性时间本身不是问题,时间管理实际上是如何善用及分配你的时间。 使自己更富效能,而不紧是效率。 效率:把事情很快做完。 效能:把事情很快很对地做完。,7,原因: 1、因过分强调“知难行易” ; 2、不做计划也能获得实效; 3、不了解做计划的好处; 4、计划与事实之间极难趋于一致,故对计划丧失信心; 5、不知如何做计划。,时间管理的误区,误区一:工作缺乏计划,结果 1、目标不明确 2、没有进行工作归类的习惯 3、缺乏做事轻重缓急的顺序 4、没有时间分配的原则,8,误区二:组织工作不当,建议: 1、学会如何接受请托 2、学会利用资源 3、学会
3、接受新角色(管理者)接受新的挑战 4、授权时学会控制关键点 5、分析流程,减少多余原则,产生原因: 1、组织结构导致工作内容重复、环节纵多 2、只要授权,就可以节约时间 3、亲力亲为 4、沟通不良,9,误区三:时间控制不够 误区四:整理整顿不足(5S),10,误区五:进取意识不足 为何你我都不满意现状, 但是却安于现状 1.无奈 2.不确定改变之后会更好 3.因为现状是你我最熟悉的 当你开始不满现状时, 表示会有新的事物发生在你的身上但是要用对 “新的思考方式”,11,时间管理的基本原则,12,一、目标管理原则,如何制定目标:目标体系的SMART原则 S-Specific 具体,不能笼统 M-
4、Measurable 可度量 A-Attainable 可实现 R-Realistic 现实性,指目标是实实在在的 T-Time bound 时限,完成目标的期限,13,建立目标体系,14,制定部门工作目标可用5W1H来完成,What:目标是什么 目的: 前提条件: 具体工作对像: 操作方法: 执行重点: 相关问题:,When:什么时候执行最合适 确定具体的起始日期、结束日期: 确定各阶段时间内需要完成哪一部分的工作任务: 确定发生意外时的宽限日期和补救措施,Where:选择什么地点最节约资源,Who:选择最适宜的人选(责任人、参与人),Why:这样操作的原因: 决策的理由,How:怎样做才最
5、有效: 时间、资源的节约:操作规范、流程优化、奖惩措施,15,目标管理与工作的计划性 工作方法三段论,目标,方法,行动,计划,计划是从目标到方法的桥梁,16,二、计划管理原则,如何做计划 1、确立目标; 2、探寻完成目标的各种途径; 3、选定最佳的完成方式; 4、将最佳途径转化成月/周/日的工作事项; 5、编排月/周/日的工作次序并加以执行; 6、定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。,17,怎样制定工作计划 年度计划 季度计划 月度计划 周计划 每天工作任务,事先的了解: 1 、所在部门的业务定位 2 、所在岗位的业务定位 3 、上级主管的业务目标 4 、上级主管对你的期望和要
6、求 5 、与其它相关岗位的业务接口关系,18,常用计划制作工具 WBS工作任务解(阶段、步骤、任务、活动4个基本架构):反映层次 8个衡量标准: 1、是否全部分解完毕 2、WBS分解的所有活动是否全部定义了项目的工作 3、 所分解的活动是否可行 4、是否包含临时的里程碑和监控点 5、 WBS的分解结构是否合适 6、分解后的活动在逻辑上是否能形成一个大的活动 7、是否集成了所有的关键因素 8、逻辑上是否合理、清楚和简单 GANTT甘特图:时间分配,19,5W2H工具 Why:为什么要做这项任务,对目标是否支持 What:任务的内容和达成的目标 When:在什么时间段进行 Where:任务发生的地
7、点 Who:哪些人员参加此任务,由谁负责 How to:用什么方法进行 How much:需要多少成本,20,百杰目标计划示例,目标:360万; 分解:招生240万,10-12个班;院校合作120万 任务分解1 任务分解2 阶段和关键事件,21,建议:1、首先解决计划中最难的那一部分。 2、计划时间节点留有弹性,22,游戏: 道具:一只桶,一堆小石头,几块大石头,一堆细沙,一杯水 问题:怎样的顺序装会使这只桶里装的东西最多,23,三、象限原则:运用四象限方法排列你的工作:,24,工作优先级综合分析 四象限坐标图,重要度,紧迫性,A 重要而且紧迫, 紧迫但不重要,D 不重要不紧迫, 重要但不紧迫
8、,25,急事 要事,26,四、20/80原则:花更多的时间在重要的事上 先做最重要的事情,你知道圆的面积占正方形面积的多少吗?,你知道去掉圆的面积正方形面积还剩下多少吗?,结论: 做重要的少数事情,27,请运用“80、20”法则,找出自己日常工作任务中重要的20%。 个人模式:自发回忆法 团队模式:头脑风暴法,28,案例分析,一天下午,G公司的生产部经理李华正在参加公司召开的企业发展战略研讨会,由于晚上要给他女朋友过生日,心理在盘算这件事。突然收到手机短信,两个同学从外地出差来此,约李华晚上参加校友聚会。这时主持人宣布,由于这次会议时间紧,请全体与会人员晚上要参加分组讨论。刚一散会,五金车间的
9、一名班长满头大汗跑进会场,拉着李华就往外走,原来几名工人与运输部门的几个搬运工发生纠纷,现在打起架来了,车间主任和在场的保安制止不了,因此派一个班长来找李经理。 假如你是李华,此时此刻你该怎么办?,29,韵律原则 “韵律原则”包括两个方面的内容: 一是保持自己的韵律,具体方法如:掌握自己的生物钟;对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断,要多用打扰性不强的沟通方式(如e-mail),要适当的与上司沟通减少来自上司地打扰等; 二是要与别人的韵律相协调,具体的方法如:不要唐突拜访对方,了解对方的行为习惯等。,五、韵律原则,30,六、方圆原则,没有规矩,不成方圆 1、在进行工作的时候,一定要念念不忘这个
10、工作应于何时截止。 2、即使外部没有规定截止的日期,自己也要树立一个何时完成的目标。 3、由于不得已原因而不能按期完成时,一定要提前和相关部门取得联系,将影响缩小在最小范围内。 4、制定规则,守纪律。,31,七、精简法则优化工作流程和细节,用SWOT分析法对流程进行分析 化繁为简地优化流程 推倒重来也是流程优化 让工作环境理加简洁 善用网络提高效率,32,以百杰招生咨询为例,确定咨询中角色定位:前期学习顾问、职业指导顾问;面咨:转化拿单 展示咨询手册(资质、产业人才需求介绍、企业人才输出合同(含岗位)就业学员信息展示产品(课程体系、培养特色、达到的能力、培养时间、价格、付费模式)观察学员反应解
11、决学员提问转化 不紧适用于单个咨询也适合群咨,33,时间管理的技巧、方法持之以恒,34,1、并行工作模式 什么情况下能并行工作 举例,35,2、串行工作模式 什么情况下必须串行工作 举例,36,3、并行串行如何兼顾 学一点统筹学,37,4、工作任务转移 学会授权与借力 依据企业管理的组织原则 遵照公司岗位职责和权限 合理分权为授权的前提 非指挥权限关系的借力 依靠个人非职务影响力 注意事项 授权有度,控权有方 借力要适当,注重实效,38,陈明宇是一名大专生,在某公司担任办公室行政助理,杂务事特别多,有天上午刚上班办公室主任就给他安排了六件事: A、去交通监控中心处理公司小车闯红灯罚款事宜; B
12、、到市工商局办理营业执照地址变更的相关手续; C、拟写一份国庆节放假以及安全注意事项的通知; D、协助业务部经理找情绪不稳定的业务员王笑天谈话; E、复印机故障需联系售后服务单位前来维修; F、后天主管市场的张副总去北京,安排订机票。 主任交待完任务就外出办事去了,这时公关部文员马丽来到他办公桌前坐下,随意地同他聊了起来。其实这几天他自己正面临本科进修班的考试阶段,又要抽时间复习,面对这样的情况: 陈明宇应该如何对待和安排好一天的时间? 请你帮助小陈做一个时间安排的设计方案。,案例分析,陈明宇应如何安排时间?,39,5、培养一次把事情做对的习惯,做正确的事 正确地做事,40,6、工作饱和是有效
13、利用时间最佳方法,工作饱和与成就感,41,7、会议的时间管理,42,8、应酬的时间管理,43,9、不要让别人浪费你的时间,主动沟通和汇报 逆势操作,44,准备之一:长期准备(4) 购买相关书籍/增加知识储备/提高能力 训练你的快速阅读能力 把常用的文件/文具放好(学习5S管理方法) 养成存放思想档案和作记录的习惯,凡事预则立,不预则废。,20条建议:,45,准备之二:临时准备(5) 提前准备(一天之计在于昨天下班前,一周之计 在于周日,一月之计在于月底) 将相关的工作列在一起 把工作计划放到随时可见的地方 每天早晨比规定时间起早十分钟 做好正式工作前的准备工作,46,要培养的好习惯(7) 利用
14、各种装备如电话/信件等节省时间 把最困难的事放在效率最高的时候 利用零碎时间处理例行性事务 午餐或下班前开会效率最高/避免上午开会 休息片刻/伸个懒腰/冲杯咖啡/茶/其他饮料 集中时间处理邮件 每晚沉思片刻/回顾与总结,建议:时间管理的实用方法,47,与外部产生联系时的应变能力(4) 站着接待一向健谈的来访者 从不主动闲聊/尽量回避来闲聊者 管理电话:主动拨号/与被动接听 如遇琐事缠身能快速摆脱 经理人员的时间管理 抓大放小/充分授权 行政人员的时间管理 认清自己的角色和职责,建议:时间管理的实用方法,48,希望讲座达到以下几个目的,重新反思我们时间管理的态度 学会制定目标、计划的工具 马上花时间做我们方块二的事情 重新梳理优化我们团队的工作流程 学会会议时间管理、一次把事情做对,49,树立理念培养习惯持之以恒做最好的自己,50,请完成以下问题,1、如何制定目标 2、做计划有哪有几种常用工具 3、今天所讲的时间管理法则有哪些 4、结合自己的工作内容和时间管理技巧,谈谈如何提高自己工作效能,51,