《有效的时间管理》PPT幻灯片

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1、时 间 管 理,1,一个活到72岁的美国人的时间分配,睡觉：21年 工作：14年 个人卫生：7年 吃饭：6年 旅行：6年 排队：6年 学习：4年 开会：3年 打电话：2年 找东西：1年 其它：3年,2,时间管理日趋重要,寻求事业、家庭与社会生活平衡的需要 信息爆炸 竞争的压力 你的客户对品质的要求,3,主要内容,时间管理的概念和误区 时间管理的基本原则 时间管理的技巧和方法,4,时间管理的概念和误区,5,时间管理的概念,什么是时间？ 哲学家说：时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。 时间的基本特性 1、供给毫无弹性 2、无法积畜 3、无法取代 4、无法失而复得,1、

2、时间管理的概念,6,时间管理自我管理改变习惯,时间的基本特性时间本身不是问题，时间管理实际上是如何善用及分配你的时间。 使自己更富效能，而不紧是效率。 效率：把事情很快做完。 效能：把事情很快很对地做完。,7,原因： 1、因过分强调“知难行易” ； 2、不做计划也能获得实效； 3、不了解做计划的好处； 4、计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心； 5、不知如何做计划。,时间管理的误区,误区一：工作缺乏计划,结果 1、目标不明确 2、没有进行工作归类的习惯 3、缺乏做事轻重缓急的顺序 4、没有时间分配的原则,8,误区二：组织工作不当,建议： 1、学会如何接受请托 2、学会利用资源 3、学会

3、接受新角色（管理者）接受新的挑战 4、授权时学会控制关键点 5、分析流程，减少多余原则,产生原因： 1、组织结构导致工作内容重复、环节纵多 2、只要授权，就可以节约时间 3、亲力亲为 4、沟通不良,9,误区三：时间控制不够 误区四：整理整顿不足（5S）,10,误区五：进取意识不足 为何你我都不满意现状, 但是却安于现状 1.无奈 2.不确定改变之后会更好 3.因为现状是你我最熟悉的 当你开始不满现状时, 表示会有新的事物发生在你的身上但是要用对 “新的思考方式”,11,时间管理的基本原则,12,一、目标管理原则,如何制定目标：目标体系的SMART原则 S-Specific 具体，不能笼统 M-

4、Measurable 可度量 A-Attainable 可实现 R-Realistic 现实性，指目标是实实在在的 T-Time bound 时限，完成目标的期限,13,建立目标体系,14,制定部门工作目标可用5W1H来完成,What：目标是什么 目的： 前提条件： 具体工作对像： 操作方法： 执行重点： 相关问题：,When：什么时候执行最合适 确定具体的起始日期、结束日期： 确定各阶段时间内需要完成哪一部分的工作任务: 确定发生意外时的宽限日期和补救措施,Where：选择什么地点最节约资源,Who：选择最适宜的人选（责任人、参与人）,Why：这样操作的原因： 决策的理由,How：怎样做才最

5、有效： 时间、资源的节约：操作规范、流程优化、奖惩措施,15,目标管理与工作的计划性 工作方法三段论,目标,方法,行动,计划,计划是从目标到方法的桥梁,16,二、计划管理原则,如何做计划 1、确立目标； 2、探寻完成目标的各种途径； 3、选定最佳的完成方式； 4、将最佳途径转化成月/周/日的工作事项； 5、编排月/周/日的工作次序并加以执行； 6、定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。,17,怎样制定工作计划 年度计划 季度计划 月度计划 周计划 每天工作任务,事先的了解： 1 、所在部门的业务定位 2 、所在岗位的业务定位 3 、上级主管的业务目标 4 、上级主管对你的期望和要

6、求 5 、与其它相关岗位的业务接口关系,18,常用计划制作工具 WBS工作任务解（阶段、步骤、任务、活动4个基本架构）：反映层次 8个衡量标准： 1、是否全部分解完毕 2、WBS分解的所有活动是否全部定义了项目的工作 3、 所分解的活动是否可行 4、是否包含临时的里程碑和监控点 5、 WBS的分解结构是否合适 6、分解后的活动在逻辑上是否能形成一个大的活动 7、是否集成了所有的关键因素 8、逻辑上是否合理、清楚和简单 GANTT甘特图：时间分配,19,5W2H工具 Why：为什么要做这项任务，对目标是否支持 What：任务的内容和达成的目标 When:在什么时间段进行 Where：任务发生的地

7、点 Who:哪些人员参加此任务，由谁负责 How to:用什么方法进行 How much:需要多少成本,20,百杰目标计划示例,目标：360万； 分解：招生240万，10-12个班；院校合作120万 任务分解1 任务分解2 阶段和关键事件,21,建议：1、首先解决计划中最难的那一部分。 2、计划时间节点留有弹性,22,游戏： 道具：一只桶，一堆小石头，几块大石头，一堆细沙，一杯水 问题：怎样的顺序装会使这只桶里装的东西最多,23,三、象限原则：运用四象限方法排列你的工作：,24,工作优先级综合分析 四象限坐标图,重要度,紧迫性,A 重要而且紧迫, 紧迫但不重要,D 不重要不紧迫, 重要但不紧迫

8、,25,急事 要事,26,四、20/80原则：花更多的时间在重要的事上 先做最重要的事情,你知道圆的面积占正方形面积的多少吗？,你知道去掉圆的面积正方形面积还剩下多少吗？,结论： 做重要的少数事情,27,请运用“80、20”法则，找出自己日常工作任务中重要的20%。 个人模式：自发回忆法 团队模式：头脑风暴法,28,案例分析,一天下午，G公司的生产部经理李华正在参加公司召开的企业发展战略研讨会，由于晚上要给他女朋友过生日，心理在盘算这件事。突然收到手机短信，两个同学从外地出差来此，约李华晚上参加校友聚会。这时主持人宣布，由于这次会议时间紧，请全体与会人员晚上要参加分组讨论。刚一散会，五金车间的

9、一名班长满头大汗跑进会场，拉着李华就往外走，原来几名工人与运输部门的几个搬运工发生纠纷，现在打起架来了，车间主任和在场的保安制止不了，因此派一个班长来找李经理。 假如你是李华，此时此刻你该怎么办？,29,韵律原则 “韵律原则”包括两个方面的内容： 一是保持自己的韵律，具体方法如：掌握自己的生物钟；对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断，要多用打扰性不强的沟通方式（如e-mail），要适当的与上司沟通减少来自上司地打扰等； 二是要与别人的韵律相协调，具体的方法如：不要唐突拜访对方，了解对方的行为习惯等。,五、韵律原则,30,六、方圆原则,没有规矩，不成方圆 1、在进行工作的时候，一定要念念不忘这个

10、工作应于何时截止。 2、即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。 3、由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。 4、制定规则，守纪律。,31,七、精简法则优化工作流程和细节,用SWOT分析法对流程进行分析 化繁为简地优化流程 推倒重来也是流程优化 让工作环境理加简洁 善用网络提高效率,32,以百杰招生咨询为例,确定咨询中角色定位：前期学习顾问、职业指导顾问；面咨:转化拿单 展示咨询手册（资质、产业人才需求介绍、企业人才输出合同（含岗位）就业学员信息展示产品（课程体系、培养特色、达到的能力、培养时间、价格、付费模式）观察学员反应解

11、决学员提问转化 不紧适用于单个咨询也适合群咨,33,时间管理的技巧、方法持之以恒,34,1、并行工作模式 什么情况下能并行工作 举例,35,2、串行工作模式 什么情况下必须串行工作 举例,36,3、并行串行如何兼顾 学一点统筹学,37,4、工作任务转移 学会授权与借力 依据企业管理的组织原则 遵照公司岗位职责和权限 合理分权为授权的前提 非指挥权限关系的借力 依靠个人非职务影响力 注意事项 授权有度，控权有方 借力要适当，注重实效,38,陈明宇是一名大专生，在某公司担任办公室行政助理，杂务事特别多，有天上午刚上班办公室主任就给他安排了六件事： A、去交通监控中心处理公司小车闯红灯罚款事宜； B

12、、到市工商局办理营业执照地址变更的相关手续； C、拟写一份国庆节放假以及安全注意事项的通知； D、协助业务部经理找情绪不稳定的业务员王笑天谈话； E、复印机故障需联系售后服务单位前来维修； F、后天主管市场的张副总去北京，安排订机票。 主任交待完任务就外出办事去了，这时公关部文员马丽来到他办公桌前坐下，随意地同他聊了起来。其实这几天他自己正面临本科进修班的考试阶段，又要抽时间复习，面对这样的情况： 陈明宇应该如何对待和安排好一天的时间？ 请你帮助小陈做一个时间安排的设计方案。,案例分析,陈明宇应如何安排时间？,39,5、培养一次把事情做对的习惯,做正确的事 正确地做事,40,6、工作饱和是有效

13、利用时间最佳方法,工作饱和与成就感,41,7、会议的时间管理,42,8、应酬的时间管理,43,9、不要让别人浪费你的时间,主动沟通和汇报 逆势操作,44,准备之一：长期准备（4） 购买相关书籍/增加知识储备/提高能力 训练你的快速阅读能力 把常用的文件/文具放好（学习5S管理方法） 养成存放思想档案和作记录的习惯,凡事预则立，不预则废。,20条建议：,45,准备之二：临时准备（5） 提前准备（一天之计在于昨天下班前，一周之计 在于周日，一月之计在于月底） 将相关的工作列在一起 把工作计划放到随时可见的地方 每天早晨比规定时间起早十分钟 做好正式工作前的准备工作,46,要培养的好习惯（7） 利用

14、各种装备如电话/信件等节省时间 把最困难的事放在效率最高的时候 利用零碎时间处理例行性事务 午餐或下班前开会效率最高/避免上午开会 休息片刻/伸个懒腰/冲杯咖啡/茶/其他饮料 集中时间处理邮件 每晚沉思片刻/回顾与总结,建议：时间管理的实用方法,47,与外部产生联系时的应变能力（4） 站着接待一向健谈的来访者 从不主动闲聊/尽量回避来闲聊者 管理电话：主动拨号/与被动接听 如遇琐事缠身能快速摆脱 经理人员的时间管理 抓大放小/充分授权 行政人员的时间管理 认清自己的角色和职责,建议：时间管理的实用方法,48,希望讲座达到以下几个目的,重新反思我们时间管理的态度 学会制定目标、计划的工具 马上花时间做我们方块二的事情 重新梳理优化我们团队的工作流程 学会会议时间管理、一次把事情做对,49,树立理念培养习惯持之以恒做最好的自己,50,请完成以下问题,1、如何制定目标 2、做计划有哪有几种常用工具 3、今天所讲的时间管理法则有哪些 4、结合自己的工作内容和时间管理技巧，谈谈如何提高自己工作效能,51,