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1、OFFICE办公软件培训 信息化发展应用部 2010年10月,目 录,一、Excel图表制作 二、Excel数据统计分析 三、Excel函数运用 四、其它,图表用于总结规律和传递特定信息，是数据的可视表现，强调数据之间的关系，且图表具有动态性，有助于发现数据所不能注意的趋势和模式。 图表用于总结规律和传递特定信息，是数据的可视表现，强调数据之间的关系，且图表具有动态性，有助于发现数据所不能注意的趋势和模式。,一、图表制作方法,创建图表的方法： 1、一键生成法：F11 2、自由点取法：使用图表工具栏，选择图表类型。操作：视图-工具栏-图表 3、按部就班法：使用图表向导。操作：插入-图表，分4步完
2、成图表的制作。 生成基本图表后，通过右键各功能按钮进行信息完善，如“图表选项”。,如何将此图片快速、准确的移动到PPT中？ 1、shift+编辑，复制图片 2、照相功能(工具-自定义-命令-工具-照相机),4,二、数据统计分析,1、在Excel工作表的数据列表中插入分类汇总 分类汇总功能可实现把所有记录根据要求条件进行汇总 。 示例二：分类汇总.xls 插入外部分类汇总方法： 1、选中需进行分类汇总的源数据区域，点击工具栏“数据”“分类汇总” 2、“分类汇总”对话框中各项说明: a、 在“分类字段”框中，单击外部分类汇总的列。在右面的示例中，应当单 击“地区”。 b、在“汇总方式”框中，单击要
3、用来计算分类汇总的汇总函数。在右面的示 例中，应当选择“求和”。 c、在“选定汇总项”框中，对于包含要计算分类汇总的值的每个列，选中其复 选框。在上面的示例，应当选择“月销售额”。 d、如果想按每个分类汇总自动分页，请选中“每组数据分页”复选框。 e、若要指定汇总行位于明细行的上面，请清除“汇总结果显示在数据下方” 复选框。若要指定汇总行位于明细行的下面，请选中“汇总结果显示在数 据下方”复选框。 f、通过重复以上步骤，可以再次使用“分类汇总”命令，以便使用不同汇总函 数添加更多分类汇总。若要避免覆盖现有分类汇总，需清除“替换当前分 类汇总”复选框。,二、数据统计分析,2、数据筛选 筛选是查找
4、和处理区域中数据子集的快捷方法。筛选区域仅显示满足条件的行，该条件由用户针对某列指定。不满足条件的数据被隐藏。筛选功能支持多列筛选，且每次筛选是在上次筛选结果的基础上进行筛选，减少了数据的子集。对于筛选过的数据子集，无需重新排列、移动便可复制、查找、打印等。为获得最佳结果，同一列的数据格式必须相同，不能混合使用文本、数值等格式，否则筛选结果按出现次数多的数据类型值执行。 Excel 提供了两种筛选区域的命令： a、自动筛选：包括按选定内容筛选，它适用于简单条件。 b、高级筛选：适用于复杂条件。 高级筛选对话框中“等于”是对数字或字符串的，筛选出与所选数字或字符串完全一样的内容。 “始于”、“包
5、含”等是针对字符串的，比如有ABCADBC这三个字符串，使用“始于”功能，后面框中输入A，就会把ABC与AD这两个字符串筛选出来。,二、数据统计分析,3、Excel中 “高级筛选”删除重复记录 当表格中有重复记录时，可用“高级筛选”功能删除重复记录。 示例：示例四：其它.xls 具体方法：选中表中所有记录，选择“数据-筛选-高级筛选”，单击“将筛选结果复制到其它位置”，在“复制框”中输入单元格引用，选中“选择不重复的记录”后确定。 特别说明：选取粘贴单元格时，一定要确保与数据源区域列数相同,二、数据统计分析,3、多表间数据计算 如何把多个格式一致的报表数据汇总显示到一个总表中 使用公式？ 文件
6、目录变更时公式随之变更，公式长度受限制，仅支持30个求和参数。使用“合并计算”功能便能轻松快捷实现多表间的数据统计。 使用“合并计算”功能要求各表需要具备的条件： 每个区域分别置于单独的工作表中。不要将任何区域放在需要放置合并的工作表中。 且每个区域具有相同的布局。 设置要合并的数据 操作方法 1、创建一个新表，用来保存汇总后数据，选择其中一个单元格，作为合并后数据计算存放的第一个单元格。 2、打开“数据”“合并计算” ，在“函数”框中，单击需要用来对数据进行合并的汇总函数。 3、单击“引用位置”框，再单击要进行合并的第一个区域的工作表标签，键入区域的给定名称，再单击“添加”。对每个区域重复这
7、一步骤。 如果要在源区域的数据更改的任何时候都自动更新合并表，并且确认以后在合并中不需要包括不同的或附加的区域，请选中“创建连至源数据的链接”复选框。 Excel 不将源数据中的行或列标志复制到合并中。如果需要合并数据的标志，需从源区域进行复制或手工输入,？,=sum(D:绩效1.xls互评模板!$Y$19,D:绩效2.xls互评模板!$Y$19,D:绩效3.xls互评模板!$Y$19)？,EXCEL函数的作用：简化公式、实现其它方法无法实现的计算、提高编辑 数据的速度、实现判断功能。EXCEL中包含财务、统计、数学、日期与时间函 数等300多个函数，如何发现函数? 插入函数的方法： 1、手工
8、输入：EXCEL自动补充函数末尾的括号,使用CTRL+SHIFT+A可以看到函 数的参数说明 2、插入-函数：可根据需求自定义函数且给出函数的参数对话框,三、函数运用,1、用sum函数做减法 示例：有一连续的单元格区域：A1至A20，计算此区域中除去A2和A19的和 sum函数计算方法：=sum(A1,A2:A18,A20), sum函数减法方法后：=sum(A1:A20,-A2,-A19),三、函数运用,2、sumif函数：统计某个单元格区域中符合指定条件的单元格总和 使用格式：SUMIF（条件区域，判断条件，实际的求和区域）（若“实际的求和区域”与“条件区域”是一个区域，可省略） 注：SU
9、M函数是用来计数的，统计所选择区域的数值总和。 使用格式：SUM（条件区域） SUMIF对SUM进行了引伸和拓展，只有符合求和条件的才进行统计，比如计算“金额”在1元以上的数据总和、按照人员或产品分类计算数据总和等。,三、函数运用,计算公式：=SUMIF($D3:$D8,张三,$C3:$C8),应用举例：在下表中统计出销售人员张三的销售总额？,示例三：销售报表.xls,3、COUNTIF函数。即计数求和函数。统计某个单元格区域中符合指定条件的单元格数目 使用格式： COUNTIF（条件区域，计数条件） 说明：=countif(B3:D7,D3) ，即单元格D3在D3至D7单元格区域内出现的次数
10、,三、函数运用,计算公式：=Countif($D3:$D8,张三”),应用举例：在下表中统计出销售人员张三的订单数？,特别提醒：允许引用的单元格区域中有空白单元格出现 注：COUNT函数是用来计数的，统计所选择区域的数值型单元格个数。 使用格式：COUNT（条件区域） COUNTIF是COUNT函数的引伸与拓展，在计数时加上先前条件，只有符合计数的条件才进行统计计算。,示例三：销售报表.xls,4、rank函数。即排序函数。 使用格式： =rank(number,ref,order), a、number为需排序的数字 b、ref为引用的区域 c、order为排序方式，为0按降序排列，不为0按升
11、序,三、函数运用,计算公式：=RANK(E12,$E12:$E14),示例：示例三：销售报表.xls 应用举例：在下表中统计出销售人员张三的销售金额排名？,1、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据 有时在编辑某个工作表（Sheet1）时，需要查看其它工作表中（Sheet2、Sheet3）某个单元格的内容，这时 便可利用Excel的“监视窗口”功能来实现。 执行“视图工具栏监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其中的“添加监视”按钮，展开“添加监视点” 对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重复前述操作，添加其它“监视点”。 设置后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”
12、，即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。,四、其它,2、Word与Ppt内容互转 Office系列软件中的各个组件中都有着良好的通讯关系。用户不仅可以将Word转化成幻灯片，也可以将幻灯片中 的“备注、讲义或者大纲转化成Word文件。 方法： a、将PPT内容转换至WORD文档格式： 执行“文件”-“发送”-“Microsoft Word”命令。在弹出的“发送到Microsoft Word”对话框中根据需要 选择粘贴方式。 b、将word文档内容嵌入到ppt中 点击“插入对象由文件创建”，选择需要嵌入的内容，“确定”即可。,四、其它,？思考：,如何运用IF函数，计算出销售人员的资金？
13、所用示例：示例三：销售报表.xls各区销售汇总表（一） 资金发放方法：如果某人的订单总额大于￥1500，则“奖金”为销售总额的10%，否则“奖金” 为销售额的5%。 注：逻辑高手IF函数是一个条件函数，它可以通过设置的条件进行逻辑判断。 函数格式：=if(设定条件,当目标单元格与设定条件相符时返回的函数值,当目标单元格与设定条件不符时返回的函数值)。 结果：第1位销售人员“销售奖金”的计算公式应=IF(D121500,10%,5%)*D12 结合刚才的知识，推测一下这个公式中3个参数的涵义吧。“D121500”是IF函数的判断条件，“10%”是条件成立的操作，“5%”是条件不成立的操作。,培训结束 谢谢！,
