全国NVQ《企业行政管理》培训讲义二PPT参考课件

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1、NVQ企业行政管理 （二级） 课程讲义 OSTA中英职业资格证书合作项目办公室,2,第二单元：设备、材料、服务与供应,标准与大纲： 计划课时：10.5 各类办公设备的范围和功能，操作方法和一般维护； 邮件室的专有设备与维护； 发送邮件的各种服务以及其适宜范围； 选择货物或服务供应商的理由，包括费用、方便性、送货方式和可靠性等因素； 办公用品和易耗品的范围及其存储； 遵循操作规范使用设备并注意安全,第二单元 ：设备、材料、服务和供应,中心思想： 熟悉现代办公设备的使用与维护， 提供最佳的投递邮件的服务， 学会办公用品的采购与存储。,仔细学习本章后，你应该能够： 陈述以下设备的功能、优点、操作和一

2、般维护方法：复印机、传真机、电信设备（包括电话答录设备）、寻呼机和移动电话、多功能设备（联合使用）、计算机、文字处理机和打字机、装订和压膜设备； 了解邮寄室的专有设备和服务功能； 辨别投递邮件的各种服务和其适用范围； 不同供应商的选择；,说明办公室中需要的办公用品和易耗品的范围； 说明办公室易耗品和打印器材所要求的贮存，如何综合考虑安全和费用； 说明发现、报告和记录设备发生故障而请求修理时应采取的行动； 说明在使用设备时应遵守的安全操作规程,主要内容： 一、办公室常用设备的主要功能（教材2.1） 二、办公室邮件设备与邮政服务（教材2.2、2.3） 三、办公用品的采购与存储（教材2.4、2.5、

3、2.6） 四、办公设备的维修与安全（教材2.7、2.8）,设备、材料、服务和供应,常 用 设 备,邮 件 与 邮 政,采 购 与 存 储,维 修 与 安 全,一、办公室常用设备的主要功能,办 公 设 备,复印机,固定电话,移动电话,计算机,打字机,传真机,寻呼机,通讯设备,文字处理器,装订设备,讲授内容,使 用 功 能,优 点 缺 点,操 作 方 法,设 备 维 护,一、办公室常用设备的主要功能（教材2.1） 1、办公室复印机、传真机的使用功能、操作方法与维护 复印机 传真机,2、固定电话系统的使用功能、操作方法与维护 电话总机 电话机 答录机,3、寻呼机、移动电话和多功能通讯设备的使用功能、

4、操作方法与维护 寻呼机、 移动电话、 多功能通讯设备,4、计算机、文字处理器、打字机和装订设备的使用功能、操作方法与维护 计算机 文字处理器 打字机 装订设备,一、办公室常用设备的主要功能（教材2.1） 1、办公室复印机、传真机的使用功能、操作方法与维护 （1）、复印机的使用功能、操作方法、一般维护和注意事项 复印机的功能： 操作方法： 一般维护原理： 一般注意事项：,（2）、传真机的使用功能、特点、操作方法及一般维护 传真机的使用功能： 传真机的特点： 传真机的操作方法： 传真机的一般维护,作业 21 联系一或两家办公设备公司，索取办公室设备目录，收集一些普通传真机的检索和高级传真机的资料。

5、列出每一种传真机的功能。 答案 传真型号功能描述备注 CanonFax-B155 发送速度：约6秒/页；打印速度：2页/分钟；最大原稿尺寸：A4；供纸道容量：A4 约100张；自动输稿器：A4约 20页普通传真机CanonFax-L250发送速度：约6秒/页；打印速度：4页/分钟；最大原稿尺寸：B4；供纸道容量：250张；自动输稿器：A4 30页；B4 20页；存储器容量：672K高级传真机,2、固定电话系统的使用功能、操作方法与维护 （1）、电话总机的使用功能 电话总机主要分为两种： （1）PBX是专用小型交换机。这种类型的电话总机操作板有一名接线员，其工作就是接听电话，并转接到适当的分机号

6、码。接线员也经常接入或接出工作人员的外线电话。 （2）多线或按键电话系统，并能在任一分机上回答来电。,PBX是专用小型交换机。,多线或按键电话系统，并能在任一分机上回答来电,（2）、电话机的使用功能、操作方法与维护 电话机的使用功能有： 呼叫限制。呼叫转送。呼叫记录。数字声音应答。不同的铃声。暂停等待（秘密工具）。分机锁定。免提。中断。信息待用指示器。等待音乐。重拨。电话会议。转接。电话留言。,（3）、答录机的使用功能、操作方法与维护 答录机与电话机相连，通过事先录制好信息，使呼叫者在一天的任何时候都可以留言。 使用功能有： 使用方法有：等到预先录制的信息结束，在特殊的提示音之后立即讲话；清楚

7、地说出你的姓名和你的单位的名字；给出你留言的日期和时间；详细说明给谁留言；拼写不常见的词，特别是姓名和地址；缓慢重复信息中的数字；保持信息简洁；挂断之前，对你所留言的人说谢谢或其它礼貌用语。,3、寻呼机、移动电话和多功能通讯设备的使用功能、操作方法与维护 （1）寻呼机的使用功能及优缺点 （2）移动电话的使用功能、操作方法与维护 （3）多功能通讯设备使用功能和优缺点 多功能设备是多种功能联合使用的办公设备，主要有传真机、个人计算机等。与单一功能设备比较，多功能设备的优点是，总成本低，办公室占地空间小。其缺点是更新和维修费用高。,4、计算机、文字处理器、打字机和装订设备的使用功能、操作方法与维护

8、（1）计算机的使用功能、操作方法与维护 计算机是办公设备的一种，包含计算机硬件和办公软件。硬件包括；输入数据的键盘和鼠标，处理数据的主机，存储数据的硬盘和软盘，以及产生数据的显示器和打印机。软件包括；数据库、电子表格、文字处理、财务、桌面出版、绘图、电子邮件、日常记录和集成软件等。,计算机设备和磁盘,（2）、文字处理器的使用功能、操作方法与维护 （3）使用打字机的原因和主要功能 （4）装订设备的使用功能、操作方法与维护,作业23 使用文字处理器准备包括以下信息的“通知”。要求使用不同的字体，下划线和加粗强调重要内容，并打印一份。然后在“通知”周围加边框线在打印一份。与其他学员所作比较，判断哪一

9、个更好。 将在HENRYS PIZZA HOUSE，QUAYSIDE BUILDING 举行圣诞节晚会，时间是12月9日晚7点。是否参加，请告诉67号房间的CHRIS BANKE。,答案 圣诞晚会 地点：Henrys Pizza House, Quayside Buildings 时间：12月9日晚7点 是否出席，请通知67号房间CHRIS BANKS 圣诞晚会 地点：Henrys Pizza House, Quayside Buildings 时间：12月9日晚7点 是否出席，请通知67号房间CHRIS BANKS,教学方法： 教师讲课； 情景练习；把学生分为两组，其中一组为“复印组”按照相

10、关能力的要求，学会使用复印机，并取得相关的证据。另一组为“传真组”学会使用传真机，并通过现场使用取得相关的证据。 分组讨论；重点开发电话等设备的其它功能,组织学生参观办公室并现场模拟使用办公设备。 教师首先会使用上述办公设备。 把现场考评与本单元讲课同步进行。,二、办公邮件设备与邮政服务,邮 件 设 备,自动邮件开启设备,自动邮资盖印机,封面打印机,分捡设备,拆叠和插入设备,称重设备,发送邮件方法,急件类,密件类,物件类,电子邮件,传真件,航空邮件,快递服务,挂号邮寄,特保邮寄,文件挂号,回执挂号,包裹邮寄,货运服务,1、邮件收发专有设备的功能和服务 （1）自动邮件开启设备，即开信刀。 （2）

11、自动邮资盖印机， （3）封面打印机， （4）分捡设备， （5）折叠和插入设备， （6）稳重设备。,2、选择发送邮件的最佳方法 （1）急件，可选择以下几种方法： 电子邮件 传真 在英国皇家邮政提供的特殊投递、数据邮寄、头等邮件等优先服务。 航空邮寄 快递服务,（2）密件，可选择以下几种方法： A、挂号邮寄、特保挂号 B、回执挂号 （3）物件可选择 包裹邮寄 货运服务,二、办公室邮件设备与邮政服务（教材2.2、2.3） 1、邮件收发专有设备的功能和服务 邮件收发专有设备有： （1）自动邮件开启设备，即开信刀。这种设备用于开启信件，将信封送入机器后，机器能切掉信封顶部很突出的一条，而将信件开启。,自

12、动邮件开启机,2）自动邮资盖印机。 （3）封面打印机。 （4）分捡设备，主要有鸽笼式信件架、金属丝信件盘等。 （5）折叠和插入设备。 （6）称重设备。,2、选择发送邮件的最佳方法 （1）如果文件或信息需求很急，最重要的是考虑信件或信息的发送速度，在这种情况下，可选择以下几种方法： 电子邮件 传真 在英国皇家邮政提供的特殊投递、数据邮寄、头等邮件等优先服务。 航空邮寄 快递服务,（2）需要安全和保密投递时，可选择以下几种方法： A、邮寄费贵重物（现金、珠宝等）可用挂号邮寄、特保挂号等方式 B、重要且保密的文件选用文件挂号、回执挂号等邮寄服务 （3）物品类的邮寄可选择包裹邮寄 （4）运输不适合其它

13、方式的大型物品可选择货运服务,作业 26 查找五家快递公司，记录它们的名字、地址和电话号码。 以小组为单位工作，联系这些快递公司，询问它们提供的服务和费用的信息。并详细整理比较每一个公司的信息，放在活页夹中，为将来参考。,答案：,五家快递公司名录,教学方法： 教师讲课、 分组讨论，把学生分为两组，讨论“什么是最佳的邮政服务”在小组讨论的基础上，各选出一名代表在全班上发言由老师做点评。 情景练习，由学生相互模拟接收或发送邮件各一次，并根据邮件的类型选择最佳的邮寄方式。,参观大型收发室或邮政局 现场模拟与现场考评结合起来，并取得相关的证据。,三、办公用品的采购与存储,采 购 与 存 储,选择货物和

14、服务的供应商,办公用品和易耗品的范围,办公易耗品的存储,怎样选择供应商,价格、预算、费用,方便性和位置,送货和服务质量,安全性,可靠性,三、办公用品的采购与存储（教材2.4、2.5、2.6） 1、选择货物和服务的供应商 价格、预算、费用 方便性和位置 送货和服务质量 安全性 可靠性,2、办公用品和易耗品的范围 纸薄类 笔尺类 小装订类 归档用品类 专用易耗品类 3、办公易耗品的存储,三、办公用品的采购与存储（教材2.4、2.5、2.6） 1、选择货物和服务的供应商 选择货物和服务的供应商时要考虑以下几点：（1）现金付款是否有折扣（2）货物的费用是否包括运费（3）批量订购是否提供折扣（4）如果有

15、折扣如何按单位有关政策开发票（5）如果不提供折扣，是否有其它优惠的付款方式。（6）供货的便捷和供应商的位置（7）交付期、送货、服务质量（8）供应商及有关工作人员的可靠性、信誉（9）有关货物的安全性,2、识别办公用品和易耗品的范围 办公用品及易耗品的范围包括：（1）纸簿类：A4、B5等类型办公用复印纸；带单位抬头用纸；普通白纸；复写纸；便条纸；留言条；标签纸；牛皮纸；专用复写纸；大、中、小及开窗信封；横格笔调本；速记本；专用本册（如现金收据本）（2）笔尺类：铅笔、圆珠笔、钢笔、彩色笔、白板笔、橡皮、各种尺子、修正液（3）小装订类：大头针、曲别针、剪刀、打孔机、订书机、订书钉、橡皮筋；胶带、起钉器

16、（4）归档用品：各种文件夹、档案袋、收件日期戳（5）办公设备专用易耗品：打字机用色带、修正液等；复印机用黑盒等；计算机用磁盘、磁盘盒等。,3、办公易耗品的存储 办公易耗品要按以下方法进行存储： （1）储藏间或物品柜要上锁（2）各类物品要贴标签（3）新物品置于旧物品的下面（4）体积大、分量重的放置在最下面（5）小的物品、常用的物品应放在前面，易于见到和领取（6）储藏间要有良好的通风和照明，房间保持干燥（7）订立物品发放制度，确定物品发放人,教学方法： 教师讲课、 分组讨论、“怎样选择供应商？” 情景练习；把学生分为两组，一组模拟供应商，向另一组模拟办公室人员推销办功用品，在标准划定的范围内，使双方都进入角色，教师可以作为裁判，根据双方的表现和最终的结果，即是否成功地采购或销售出办公用品。来为学生打分。,教学方法： 讲课、 讨论、 模拟购物 实际操作,四、办公设备的维修与安全,维 修 安 全,办公设备故障登记本,办公设备安全规范,办公设备维修