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1、药业有限公司财务制度之采购货物、接受劳务业务付款及发票取得管理制度 第 1 页 共 20 页 2009-01-01 采购货物（工程劳务）合同、付款及 发票管理制度 *财字 2009 第 005号 目的：为规范公司各类采购货物（工程劳务）合同、付款及采购（或劳务） 发票的管理，结合公司实际情况，制定本制度。 适用范围：*公司 内容： 公司各类采购业务、 工程劳务业务按实际情况不同分以下几种情况处 理： （1） 、预付款业务， （2） 、货到付款业务， （3） 、以货易货业务。 第一条、财务对合同管理规定 公司各类货物采购及工程劳务业务均需签订合同（ 目的：为规范公司各类采购货物（工程劳务）合同、
2、付款及采购（或劳务） 发票的管理，结合公司实际情况，制定本制度。 适用范围：*公司 内容： 公司各类采购业务、 工程劳务业务按实际情况不同分以下几种情况处 理： （1） 、预付款业务， （2） 、货到付款业务， （3） 、以货易货业务。 第一条、财务对合同管理规定 公司各类货物采购及工程劳务业务均需签订合同（对于零星办公用品的采 购，价值在 500 元以下的，凭经部门经理核准的采购计划单进行采购，不需订合 同 对于零星办公用品的采 购，价值在 500 元以下的，凭经部门经理核准的采购计划单进行采购，不需订合 同） ，具体规定如下： （一） 、合同的签订及审批 1、采购业务合同：公司生产用各类材
3、料物资及固定资产的采购 ） ，具体规定如下： （一） 、合同的签订及审批 1、采购业务合同：公司生产用各类材料物资及固定资产的采购合同的签订 应由供应部采购业务经办人经根据经批准的采购计划单及采购合同价格申 报单进行。 采购计划单 、 采购价格申报单及采购合同按采购物资属性及价值 不同由相应的领导审批： （1） 、正常生产用直接原辅材料及机物料等低值易耗品 采购由分管副总批准； （2） 、技术改造、设备等固定资产采购，采购价值 2 万元 以下的由分管副总批准，超过 2 万元的由董事事长（总经理）批准。 （3） 、对于 设立最低库存量的材料物资，由供应部提出采购计划单经保管员核实库存报 合同的签
4、订 应由供应部采购业务经办人经根据经批准的采购计划单及采购合同价格申 报单进行。 采购计划单 、 采购价格申报单及采购合同按采购物资属性及价值 不同由相应的领导审批： （1） 、正常生产用直接原辅材料及机物料等低值易耗品 采购由分管副总批准； （2） 、技术改造、设备等固定资产采购，采购价值 2 万元 以下的由分管副总批准，超过 2 万元的由董事事长（总经理）批准。 （3） 、对于 设立最低库存量的材料物资，由供应部提出采购计划单经保管员核实库存报 药业有限公司财务制度之采购货物、接受劳务业务付款及发票取得管理制度 第 2 页 共 20 页 2009-01-01 分管副总批准后实施采购 分管副
5、总批准后实施采购 2、工程劳务业务合同：公司所有工程建设及设备安装、保暖、维修等接受 劳务业务， 应提前签订工程劳务合同及工程预算表。 2、工程劳务业务合同：公司所有工程建设及设备安装、保暖、维修等接受 劳务业务， 应提前签订工程劳务合同及工程预算表。 合同额在 2 万元以下的由分 管副总批准，超过 2 万元的工作劳务合同由总经理批准。 合同额在 2 万元以下的由分 管副总批准，超过 2 万元的工作劳务合同由总经理批准。 （二） 、合同内容填写要求 （1） 、 合同内容应按规范格式内容完整填写， 合同中要特别约定发票事项 （采 购业务需分增值税专用发票与增值税普通发票， 接受劳务需取得本公司主
6、管税务 机关许可的劳务发票， （二） 、合同内容填写要求 （1） 、 合同内容应按规范格式内容完整填写， 合同中要特别约定发票事项 （采 购业务需分增值税专用发票与增值税普通发票， 接受劳务需取得本公司主管税务 机关许可的劳务发票，并注明出具时限为收货后一个月内寄达） 、并注明出具时限为收货后一个月内寄达） 、详细品名规格 单价、结算方式、结算时限、费用承担及供应商（服务商）帐号信息等内容。 （三） 、合同的报送及执行 （1） 、合同报送：各类采购及工程劳务合同由公司各分管业务责任人负责 详细品名规格 单价、结算方式、结算时限、费用承担及供应商（服务商）帐号信息等内容。 （三） 、合同的报送及
7、执行 （1） 、合同报送：各类采购及工程劳务合同由公司各分管业务责任人负责签 订 签 订， 报分管领导核准后由业务经办人将生效的合同报送一份到财务部材料会计处 存， ， 报分管领导核准后由业务经办人将生效的合同报送一份到财务部材料会计处 存，同时实施采购。 同时实施采购。 （2） 、合同执行：（2） 、合同执行：所有采购合同业务均应由供应部实施采购，劳务合同由工 程设备部执行实施， 对于特殊情况下经总经理特批的采购 （工程劳务） 业务除外。 所有采购合同业务均应由供应部实施采购，劳务合同由工 程设备部执行实施， 对于特殊情况下经总经理特批的采购 （工程劳务） 业务除外。 财务部将按合同约定执行
8、付款事宜， 款项支付与否及支付方式原则上按合同规定 正常办理。在付款时，除支付财务帐面应付帐款外，在提交用款申请的同时还应 附有合同，对一次签定合同、同一价格多次进货的，在第一次进货时发票要附合 同,在以后价格不变的业务发票后可不附合同，但要在价格发生变化时的第一笔 业务发票后附有供货方的调价函 （各类包装材料采购业务， 供应部采购员应于每 月 5 日前报一份经董事长批准的按不同供应商分材质、 规格填列的各类包装材料 采购价格表交财务部， 作审核采购价格之参考依据。 月中如有变化应及时列表经 财务部将按合同约定执行付款事宜， 款项支付与否及支付方式原则上按合同规定 正常办理。在付款时，除支付财
9、务帐面应付帐款外，在提交用款申请的同时还应 附有合同，对一次签定合同、同一价格多次进货的，在第一次进货时发票要附合 同,在以后价格不变的业务发票后可不附合同，但要在价格发生变化时的第一笔 业务发票后附有供货方的调价函 （各类包装材料采购业务， 供应部采购员应于每 月 5 日前报一份经董事长批准的按不同供应商分材质、 规格填列的各类包装材料 采购价格表交财务部， 作审核采购价格之参考依据。 月中如有变化应及时列表经 药业有限公司财务制度之采购货物、接受劳务业务付款及发票取得管理制度 第 3 页 共 20 页 2009-01-01 董事长批准后报至财务部备案） 。 （3） 、财务部不受理涂改及未经
10、公司董事长（总经理）或有权签字副总签批 的合同。 第二条、付款管理规定 董事长批准后报至财务部备案） 。 （3） 、财务部不受理涂改及未经公司董事长（总经理）或有权签字副总签批 的合同。 第二条、付款管理规定 采购（往来）付款业务流程图：采购（往来）付款业务流程图：业务经手人持用款申请（含附件）1、财务部往来会计核实 2、申请人分管领导签字3、财务负责人签字4、董事长（总经理）签批5、财务 出纳员付款 所有因采购货物、接受劳务的付款业务均需凭经核准的“用款申请”付款。 “用款申请”由业务经办人出具，经财务部往来会计、部门负责人及分管领导审 核，报财务及总经理审批后，按财务管理制度规定手续办理付
11、款事宜。各 所有因采购货物、接受劳务的付款业务均需凭经核准的“用款申请”付款。 “用款申请”由业务经办人出具，经财务部往来会计、部门负责人及分管领导审 核，报财务及总经理审批后，按财务管理制度规定手续办理付款事宜。各采购采购业 务经办人员应对所提交的用款申请中列示的收款人信息及帐号的真实性、 准确性 负责，如因提供收款人信息不真实造成财务误付款，给公司带来经济损失的，由 业 务经办人员应对所提交的用款申请中列示的收款人信息及帐号的真实性、 准确性 负责，如因提供收款人信息不真实造成财务误付款，给公司带来经济损失的，由 采购采购业务责任人承担责任； 因用款申请中收款人帐号信息错误造成退汇、 退票
12、的， 该笔业务金融机构手续费由业务责任人个人承担， 由此造成的误工误产及一切后 果由业务责任人承担。 所有付款业务的用款申请单， 除第一次付款的新增供应商 外， 均需由业务经办人到财务部往来会计处查询并填写与收款单位帐面往来余额 情况后方可继续下一流程环节。 业务经办人在申请正常业务付款时需持 “用款申 请” 依上述签批流程图顺序依次履行签字手续， 如因董事长出差不能及时签批的， 经财务负责人签批后付款；如属特殊业务付款，则由业务部门负责人、董事长签 批， 最后交财务负责人审核后付款。 出纳员在接到业务经办人交来的经财务负责 人或董事长总经理批准付款的用款申请时， 按实际批复的付款金额及付款方
13、式付 款， 如果批复付款栏及批复付款方式栏为空的， 按申请付款金额及付款方式办理 付款手续。 1、预付款业务：无特殊情况，除采购生产急需材料业务外，其他预付款业 业务责任人承担责任； 因用款申请中收款人帐号信息错误造成退汇、 退票的， 该笔业务金融机构手续费由业务责任人个人承担， 由此造成的误工误产及一切后 果由业务责任人承担。 所有付款业务的用款申请单， 除第一次付款的新增供应商 外， 均需由业务经办人到财务部往来会计处查询并填写与收款单位帐面往来余额 情况后方可继续下一流程环节。 业务经办人在申请正常业务付款时需持 “用款申 请” 依上述签批流程图顺序依次履行签字手续， 如因董事长出差不能
14、及时签批的， 经财务负责人签批后付款；如属特殊业务付款，则由业务部门负责人、董事长签 批， 最后交财务负责人审核后付款。 出纳员在接到业务经办人交来的经财务负责 人或董事长总经理批准付款的用款申请时， 按实际批复的付款金额及付款方式付 款， 如果批复付款栏及批复付款方式栏为空的， 按申请付款金额及付款方式办理 付款手续。 1、预付款业务：无特殊情况，除采购生产急需材料业务外，其他预付款业 药业有限公司财务制度之采购货物、接受劳务业务付款及发票取得管理制度 第 4 页 共 20 页 2009-01-01 务在未结算总货款或工程款前，不得预付全部价款。 务在未结算总货款或工程款前，不得预付全部价款
15、。 预付款业务流程图：预付款业务流程图：业务经手人持用款申请（含合同采购计划单等附件）财务部往来会计 核填帐面往来余额分管领导签字财务负责人签字董事长（总经理签字）财 务出纳员付款 （1） 、预付款业务付款手续：业务经办人员出具经分管经理、财务经理及总 经理、 董事长批准的用款申请附合同书、 采购计划单， 到财务办理支付款项手续。 （2）、对于预付货款的经济业务, 各物资采购及工程劳务部门必须慎重把 关,确保与供应商业务关系良好，合同正常执行。对于财务帐面“应付账款”中 连续半年出现未发生变化负数金额的业务单位, 由各物资采购部门业务经办人 负责将款项追回, 以避免公司利益受到损失（预付工程款
16、不在此内）。 2、货到付款业务：原则上必须先取得发票再付款，但在不超出财务规定的 到票时间内付款的，按财务管理制度货币资金及承兑汇票管理制度中的付 款规定办理。具体如下： （1） 、预付款业务付款手续：业务经办人员出具经分管经理、财务经理及总 经理、 董事长批准的用款申请附合同书、 采购计划单， 到财务办理支付款项手续。 （2）、对于预付货款的经济业务, 各物资采购及工程劳务部门必须慎重把 关,确保与供应商业务关系良好，合同正常执行。对于财务帐面“应付账款”中 连续半年出现未发生变化负数金额的业务单位, 由各物资采购部门业务经办人 负责将款项追回, 以避免公司利益受到损失（预付工程款不在此内）。 2、货到付款业务：原则上必须先取得发票再付款，但在不超出财务规定的 到票时间内付款的，按财务管理制
