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1、XXXX Co., Ltd.XXXX 公 司 文件名称： 文件资料管理控制程序文件编号：XX/Q-047 版本：V0修订号:00页码：12 / 12文件履历表序号版本号内 容制定、修改确认、废止日期制定1V0新 规 作 成制定2020-10-19杨 帆1. 目的为确保所有与质量/环境管理体系（以下简称：管理体系）有关的文件与资料的适宜性和有效性，使管理体系所使用之文件迅速、正确流通，对文件的编制、批准、修改、发放、回收、废弃等整个流程做出相应的及要求，从而进行有效的管理。2. 使用范围 2.1 IATF16949：2016/ISO9001:2015及ISO14001:2015管理体系涉及到所有
2、文件与资料均适用。2.2 不包括记录的控制，记录的控制按品质/环境记录控制程序执行。3. 职责3.1 管理者代表：管理手册/方针、文件的审核。3.2 总经理：负责一、二级文件的批准。 3.3 文控中心3.1.1 负责文件格式、代码、编号及保存期限的规定。3.1.2 负责文件的受控、发行、旧版回收、管理以及正本文件的保存3.1.3 负责过期文件的作废及处理。3.4 各部门3.2.1 负责文件的编制、评审、更新；3.2.2 负责文件的执行；3.2.3 负责接收到的受控文件的保存、管理。4. 术语与定义4.1管理手册：建立品质、环境管理系统所依据的文件；4.2程序文件：为进行某项活动或过程所规定途径
3、的文件；4.3作业基准书：对作业活动中参数、材料规格、作业标准、设备标准条件设定及作业活动的途径、要求与方法的具体操作性文件。4.4外来文件：非本公司人员所撰写或版权属于公司外部者；4.5临时文件：文件里规定的内容（例如：作业条件、作业参数、作业方法等）还没有正式确定，需要在试运行过程对其进行再次确认的文件。4.6 记录：阐述所取得的结果或提供完整活动的证据的文件。4.7 受控文件：经批准后有文书管理员编号受控，加盖【受控文件章】印章的文件。5. 程序5.1 文件格式/标识 5.1.1 程序文件格式和操作指示书格式一般应包含但不限于以下内容：a）目的b）使用范围c）职责d）术语定义e）运作程序
4、f）相关记录g）相关文件h）运作流程图如果部分项目不适用时，在标题下填写“无”即可，但仍需保留标题。5.1.2 文件代码文件类型代码文件类型代码管理手册/方针品质记录FM品质程序文件QMS环境记录EF环境程序文件EMS质量警报QAL三级操作类文件按照各部门代码控制计划CP临时文件LS过程失效模式及效果分析FMEA外来文件WL/5.1.3 部门代码部门代码部门代码部门代码部门代码品管部QC采购部PR涂装部CD工务部EM工程部ED模具部TD总经办G0仓管部WH行政部HR注塑部MDPMC部LD标准化部SD市场部MK电镀部PD财务部FD5.1.4文件编码原则5.1.4.1 各类文件由文控中心统一编号。
5、5.1.4.2 为了确保文件编号的唯一性，文控中心应按以下编号原则对文件进行编号。a）管理手册： YG/- V 文件版本号（V0,V1，V2）文件流水号（01，02）管理手册/方针代码 公司代码b）程序文件： YG/Q - V 文件版本号（V0,V1，V2） 文件流水号（001，002） 二级文件代码 质量体系代码（环境体系代码：E） 公司代码c）作业基准书: YG/- V 文件版本号（V0,V1，V2）文件流水号（001，002）部门代码公司代号d）FMEA： YG/ FMEA - V文件版本号 （V0,V1，V2） 文件流水号（001，002） 文件代码 公司代号e）控制计划： YG/CP
6、- - V 文件版本号 （V0,V1）状态代码（试产:LS，量产:E） 文件流水号（001，002） 控制计划代码公司代号 f）外来文件： YG/ - - V 文件版本号 （V0,V1） 文件流水号（001，002） 外来文件代码公司代号 g）临时文件： YG/ / LS- V 试生产文件： 文件版本号 （V0,V1） 文件流水号（001，002） 临时文件代码 部门代码 公司代号5.1.4.3 文件改版控制 所有受控文件原始版本号为V0，每修订一次，需上升版本依次变更为V1，V2,V3 以此类推。5.1.5 文件副本号规定为便于相同文件不同部门的区分保管，特作下列副本编号规定，并要求副本号章
7、与受控文件发行章同行。 部门副本号部门副本号部门副本号部门副本号品管部1采购部5涂装部9工务部13工程部2模具部6总经办10仓管部16行政部3注塑部7物控部11标准化部17营业部4电镀部8财务部125.2 文件的制订、修订/更改5.2.1 文件制订：各部门应根据实际需要，制定相应的文件并交相关权责人员批准/签字。若文件涉及到几个部门的职责时，必要时应交相关部门负责人审议。5.2.2 文件修订/更改：5.2.2.1 若文件规定与实际操作不符或规定不切实际等情况时，应及时对文件进行修订/更改，修订完成后交相关权责人员批准/签字。5.2.2.2 为了确保文件的更改和现行修订/更改状态得到识别，可采用
8、文件版本号升级的方法区分。5.2.2.3 文件有修订/更改时，应在文件的“修改履历”中注明修订/更改内容及日期。修订者应将修订/更改的内容简明扼要的在修订/更改履历记录中阐述，以便了解文件的修订/更改情况。5.3 文件审批权限为了确保文件的充分性与适宜性，文件发行前必须得到审批，审批权限如下：5.3.1 管理手册：由指定人员负责编制、管理者代表审核以及最高管理层批准。5.3.2 程序文件：由主导部门负责编制，关联部门负责审议，管理者代表审核以及最高管理层批准。5.3.3 三级文件（作业基准书等）：各部门负责编制，部门负责人审批。5.3.4 有害物质清单（即：环境管理物质一览表）：文控中心编制，
9、管理者代表审核，最高管理层批准。5.4 文件的受控分发/回收/废除5.4.1 文件制定部门按照5.2的要求完成文件的制作和审批后，将正本文件提交文控中心。文控中心对文件进行编号受控管理，如需分发按照文件上的分配部门复印适当份数加盖【受控文件章】、【受控日期】印章及【副本号】印章，分发至相关部门。文件接收人员在文件发放/回收记录表中签收。如有旧版文件，需先回收旧版，回收时核对编号、版本号及数量，并在相应的文件发放/回收记录表中做好回收记录。5.4.2 文件废除文件若需取消而作废，由提出人填写文件补发/取消申请表经批准后，将申请单交由文控中心处理，由文控中心对其进行回收、废止。5.5 文件管理5.
10、5.1 受控文件管理 5.5.1.1 受控正本文件一律由文控中心保存，并建立受控文件一览表进行管理。副本文件由各部门自行保管。5.5.1.2 现场使用之文件应置于作业场所，非现场使用之文件由各使用部门指定专人保管。5.5.1.3文件若有缺页、破损、数量增加或减少时，申请部门填写文件补发/取消申请表交所属部门负责人批准后，文控中心予以补发、更换。5.5.1.4 各部门所领的各类受控文件若有丢失，由文控中心向文件丢失部门发出纠正措施报告（CAR），要求其提交改善措施进行整改。5.5.1.5 临时文件发行后，若1月内无其它的正式文件发行，文控中心应组组织相关部门对其进行评审，文控中心应按评审结果对其作出相应的处理。5.5.1.6文控中心每月现场随机抽取20份文件，并与最新版本发放记录进行比对，确认文件一致性，进行评估。若发现现场有旧版本文件使用或新旧版本文件同时使用，文控中心向责任部门发出纠正措施报告（CAR），要求其提交改善措施进行整改。5.5.2 失效文件的管理5.5.2.1为了防止失效文件的非预期使用，由文控中心对回收之失效文件作统一处理。文控中心应在失效文件上加盖【文件作废章】及【作废日期】印章后作再生纸在公司内部使用
