公司会议管理制度-新修订

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1、公司会议管理制度 第一章第一章 总总 则则 第一条 本制度中会议指的是，在公司经营管理过程中因纵向、横向协调沟通的 需要，或者是针对公司运作过程中所出现的问题而召开的各种会议。 第二条 本制度适用于公司及各部门的工作会议和专项会议，如公司领导工作例 会、总经理办公会、公司产销计划会、部门例会、各种专项会议等。 第三条 制订本制度的目的是指导和规范公司经营管理会议的运作，目的在于改 进公司会风，提高会议质量，减少会议数量、缩短会议时间。 公司决策层如董事会和决策委员会等的会议按照公司章程和单项 有关制度或条例执行。 第二章第二章 召开会议应遵循的基本原则召开会议应遵循的基本原则 第四条 会议的召

2、开须遵循下面几个基本原则： 1一致性原则。公司的经营管理会议讨论的原则或议题须同公司现行制度 保持一致性，遵循制度所规定的准则或者同制度构成一个完整的体系。 其它制度包括：公司章程、公司的考评制度、公司的报酬制度、公司的 业务运作流程、公司的工作报告制度等以及其它制度和规章。 2流程化原则。对于特定的会议类型，制定相应的运作流程，按照一定的 模式进行，做好必要的准备工作，以便总经理对所有公司内部所召开的 经营管理会议进行有效的指导和控制。 3有效性原则。每一次所召开的公司经营管理会议都应该达到的预定的效 果，绝对不能“会而不议，议而不果”。在召集会议前，应通知与会者 有关会议的议题、是否要求其

3、发言等。每次会议只通知与会议议题有关 的人员出席。 4节约性原则。 会议的召开应该遵循节约性原则， 时间要安排得恰当有效。 会议的主持人根据会议的内容以及重要程度将有关事项在会议召开之 前界定好。主持人和发言人的时间也应有所限定。 5求同存异原则。会议上应该允许不同意见的出现，要让持有不同意见的 人畅所欲言。关于一般的问题，可以采纳少数服从多数的原则，但对于 事关重大或比较严肃的议题，则应采纳智者的意见。 6民主集中原则。会议讨论议题，应本着集思广益的原则，鼓励与会者充 分参与讨论，由会议主持人将集体的意见集中在一起，形成会议共识。 7会议备档原则。对于会议过程中所出现的所有重要事情，特别是经

4、营管 理的一些原则问题的讨论，都应该记录下来，以备查阅，作为公司日后 工作的参考资料。 第三章会前准备第三章会前准备 第五条公司召开的公司级会议会务服务统一归口办公室负责。各部门召开会 议需用公司会议室的，应向办公室书面提出，由办公室统筹安排。 第六条会议召集人在会议召开 5 日前将会议的主题、地点、时间和对与会者 的要求等下发或通知所有与会者。 第七条会议主持人和与会人员都应在会议召开 3 日前做好有关准备工作，包 括拟好会议提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决 定草案等。 记录人根据会议通知和与会者的会前准备资料在会议召开2 日前拟定会议议程交会议召集人审核。 第八条所有与会

5、者都应该遵守公司的会议制度， 不迟到， 不早退， 不无故缺席。 因为特殊原因不能完整地参加会议的与会者，应提前向会议召集人说 明情况，并且将自己的观点尽量用书面的形式转达给会议召集人，由 会议召集人代为表达。 第九条会议的基本人员应该包括：召集人，与会者，记录员。会议原则上应 由召集人主持，也可由召集人指定他人代为主持。 第四章 会议组织及要求第四章 会议组织及要求 第十条会议组织遵照“谁主办，谁组织”的原则。 第十一条 会议主持人须遵守以下规定： 1主持人应不迟于会前 5 分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前 准备。 2主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题及 目标、

6、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。 3会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、 必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保 议程顺利推进及会议效率。 4属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体 议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决 事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。 5主持人应将会议议决事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完 成时限等会后跟进安排向与会人员明确。 第十二条 参会人员须遵守以下规定： 1应准时到会，并在会议签到表上签到； 2准确、充分地表达自己的立场，会议发言应言简意赅，

7、紧扣议题； 3会议讨论过程中，与会者应注意文明用语。 4遵循会议主持人对议程控制的要求； 5属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言； 6遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门 另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场； 7做好本人的会议纪录。 第五章 会议记录第五章 会议记录 第十三条 公司各类会议均应设专用记录本进行会议记录并由会议召集人确定专 人负责记录。会议记录应遵守以下规定： 1以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理 会议纪要； 2会议记录应坚持实事求是的原则，尽量采用实录风格，确保记录的原始 性，记录员应署名

8、； 3对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样； 4会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于会议后 2 个工作日呈 报会议主持人审核签名； 5负责会议考勤记录，并报会议主持人核准； 6做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的会 议签到表的考勤记录报考勤人员。 第十四条 会议纪要和会议记录的发放、传阅、归档： 1 公司级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定，并由办公室存档 备查，按年度移交公司档案室。 2各部门的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管； 3会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按 照公司文档管理制度和保密制度

9、的有关规定执行。 第六章 会议精神的督办及执行第六章 会议精神的督办及执行 第十五条会议跟进 1 会议决议、决策事项需要会后跟进落实的，按照部门职责分工由主办部 门跟进落实，会议主持人另有指定的，从主持人指定； 2 会议跟进的依据以会议决议、纪要及会议原始记录为准； 3 办公室负责会议议定事项的督办和催办，定期检查会议决议、纪要及会 议记录及落实情况，并将督办和催办情况报告会议主持人，并将作为考 核当事人工作的依据； 4 部门会议的跟进落实、督促检查工作由各部门自行安排。 第七章 会议纪律和要求第七章 会议纪律和要求 第十六条公司级会议的保密 1 与会人员要严格遵守保密纪律，不得将会议内容、讨

10、论的有关情况向外 泄露。 2 会议议决事项，应严格保密，除按规定履行职责需要外，与会人员不得 外传会议讨论和议决情况。 3 故意泄漏、传播会议有关情况的，视负面影响的大小作出相应处罚。 第十七条管理权责和处罚 1办公室负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。 2会议主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处 罚。 3迟到、早退、缺席 （1） 迟到：参会人员在会议规定召开时间后 5 分钟内未到的，计为迟到； （2） 早退：凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议结束前 5 分钟提前 离开会场的，计为早退; （3） 缺席：凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而 不参

11、加会议的，计为缺席。 第十八条处罚 1无正当理由迟到、早退每次处 10 元的罚款； 2无正当理由缺席每次处以 20 元的罚款； 3凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承 担。 4以上处罚由会议记录人将召集人签字确认的会议记录出勤记录交人力资 源部从工资扣除。 第八章 附则第八章 附则 第十九条本制度自下发之日起执行。 第二十条本制度由办公室负责解释。 第九章 会议运作流程 第二十一条 根据本制度的总则和基本要求，会议的召开应遵行下面的流程： 流程编号流程名称 责任部门层级版本号 部门 节点 编制批准第 2 页 共 3 页审核实施日期（编制人）（审核人）（批准人）(日期)

12、 流程目的 3级 会议运作流程会议运作流程 办公室 提高会议质量，减少会议数量、缩短会议时间 适用范围 适用于神奇制药集团所有会议运作 会议发起人（主持人） 1 5 4 3 2 ABC 开始 拟定会议通知 流程结束 XXXXXXXXXXXXXXXXXX 6 01 记录人 下发会议通知 与会人 宣布议程、布置任 务或下达指令 会议总结（形成 会议决议） 会议效果评价 落实会议决议 签发会议记录8 7 会议准备资料收集会前准备 签到 会议讨论 形成意见、作出决 定 拟定会议议程审核 是 否 会议记录 会议运作流程工作标准 编号： 编制日期： 重要步骤重要步骤 工作内容的简要描述工作内容的简要描述重

13、要输入重要输入重要输出重要输出相关文件相关文件 A1会议召集人在会议召开 5 日前将会议的 会议通知会议通知 会议管理 主题、地点、时间和对与会者的要求等 拟定成会议通知，交指定会议记录人下 发。 制度 C1OA 下发会议通知，并手机短信提示手机提示短信 B2 与会者根据会议通知要求，拟定会前准 备资料， 并在开会 3 日前交会议记录人。 会前准备资料 C2 记录人按时收集会前准备资料，并提醒 与会者提交资料。 提醒电话 C3 记录人根据会议通知和与会者的会前准 备资料在会议召开 2 日前拟定会议议 程交会议召集人审核。 会议议程 草案 A3审核会议议程 。 ABC4参会者提前 5 分钟进入会

14、场签到。签名 A5 会议主持人（召集人）宣布会议开始， 宣读会议议程、布置任务或下达指令。 AB5 会议讨论过程中，与会者应注意文明用 语。发生争执时，会议主持人应该采取 恰当的方式进行协调。 A7由主持人（召集人）对会议进行总结。 B7 会议效果与主持人 （召集人） 对会议的准备及过程的 把控有很大关系，为保证会议效果，提高会议质量； 与会者在会议结束后需对会议效果进行不记名评价 或表决，评价或表决内容只有两项：务实、务虚；或 者好、 不好。 如采取表决方式进行时主持人 （召集人） 需回避， 最后由记录人在会场将会议效果的统计结果 用百分比的形式告知所有与会人员包括主持人 （召集 人）。 会议效果的统计结果 C7 会议记录人应坚持实事求是的原则，记 录会议议题、出勤情况、讨论要点，包 括形成的一致意见和不同意见。记录员 应署名。会议记录须在会议结束后 2 个 工作日内签发。 会议记录 【附件：会议记录范本】 第一页：封面 一、会议基本情况 会议时间 会议地点 会议主题 会议召集人 会议主持人 与会人员 会议出勤 迟到： 原因： 早退： 原因： 缺席： 原因： 记录页数共 页（连同本页封面） 记录附件散发文件 页； 主持人讲话稿 页； 与会者发言稿 页 签 字记录员： 主持人： 召集人： 续页：记录正文 二、会议进程记录 结束页 三、会议结果（决定或决议等）